Tahapan Penerapan SOP Tahapan Penerapan SOP pada Layanan Pemustaka FITK a. Pengetahuan dan Manfaat SOP

80 fotokopi SOP yang kemudian di tempel dan dialaksanakan oleh setiap pustakwan. 3 Pelatihan dan pembinaan pengetahuan SOP Walaupun tidak ada pelatihan dan pembinaan formal mengenai pemahaman SOP, pada awal penerapannya ada pembinaan pemahaman SOP melalui rapat setiap minggu sekali selama sebulan yang memberi penjelasan tentang SOP, manfaat SOP, seperti peningkatan layanan, dan dokumen SOP. Berikut jawaban para informan ketika ditanya mengenai pelatihan dan pembinaan pengetahuan SOP: “…Tidak ada pembinaan dari kepala perpustakaan, dari pihak fakultas tidak ada pembinaan, Cuma ada rapat yang memberi penjelasan tentang SOP, Yang dibahas yah tentang manfaat SOP seperti peningkatan layanan, dokumen, faromulir-formulir, dan hanya untuk persiapan Audit, selama sebulan dan setiap minggunya ada rapat persiapan sekali…” 20 Berbeda dengan pustakawan yang baru bekerja sejak 2010, 2012 dan 2014 mengaku belum diberi pembinaan maupun pelatihan mengenai pengetahuan SOP. mereka berharap adanya pembinaan dan pelatihan sehingga memiliki pemahaman dan mengapa diperlukan penerapan SOP. “Yah tergantung SOPnya, perlu gak kita, jika perlu yah berarti perlu ya boleh ada dilakukan Pembinaan SOP, karena SOP belum terlalu dalam saya” 21 20 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat. 21 Wawancara pribadi dengan Rahmat. 81 “Belum pernah selama setahun di sini, maupun pelatihan yah perlu biar kita lebih memahami tentang SOP” 22 “Disinikan Fakultas FTIK sudah ISO, jadi biasanya ada pembinaan. Cuma sejak saya disini belum ada pembinaan, jadi bagaimana saya mau bina anak buah, sementara saya juga belum dibina” 23 Melihat kondisi pada saat ini dimana adanya pustakawan baru, kepala pustakawan maupun pihak ISO FITK perlu melakukan kembali sosialisasi, distribusi SOP ke unit-unit dan pembinaan maupun pelatihan pemahaman SOP baik secara formal maupun non formal. Tahapan penerapan SOP perpustakaan FITK diatas sejalan dengan yang pernyataan Darmono, bahwa langkah-langkah yang diperlukan untuk perencanaan implementasi SOP adalah sosialisasi SOP kepada para pengguna, pendistribusian SOP kepada pengguna, analisis kebutuhan pelatihan jika diperlukan. 24 22 Wawancara pribadi dengan Dewi. 23 Wawancara pribadi dengan Lolytasari 24 Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures SOP untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi,” artikel diakses pada 25 September 2010 dari http:library.um.ac.idindex.phpArtikel-Pustakawanpengembangan-standard-operating-procedures- sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html 82 3. Pemanfaatan dan Penerapan SOP Pada Layanan Pemustaka Perpustakaan FITK a. Pemanfaatanpenggunaan SOP perpustakaan FITK Pada awal mula diterapkan SOP, pustakawan FITK memanfatkan dan menggunakan SOP sebagai pedoman dalam melakukan pekerjaannya. Berbeda dengan keadaan saat ini, wujud SOP hanya sebatas dokumen yang kurang dimanfaatkandigunakan maupun dibaca. Berikut kutipan wawancaranya: “…pada awalnya yah digunakan namun yah gitu de, saat ini hanya sebatas dokumen Standar, untuk pekerjaan mengacu kepada SOP tapi kalau disitu kan ada senyum, sapa, salam, namun hal itu jarang dilakukan… mungkin karena kurang sosialisasi, dan tidak adanya pelatihan…” 25 Hal serupa dijawab oleh informan lainnya, bahwa dalam pekerjaannya telah menggunakan SOP “…pake lah, namun saya hanya melayani pengembalian dan peminjaman saja…” “…Yah seharusnya digunakan namun karena keterbatasan pustakawan sehingga kurang di gunakan…” 26 Selanjutnya, informan yang lain menjawab bahwa tidak pernah menggunakan SOP, berikut kutipan wawancaranya: “…Belum, karna saya tidak tau tentang dokumen SOP memang SOP itu apa sih dek jelaskan? “Sop itu dokumen yang disusun sebagai pedoman pustakawan dalam melaksanakan pekerjaan yang standard sesuai prosedur” oooh kalau begitu sop 25 Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat. 26 Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq. 83 itu ada namun pasti ada namun saya tidak tau dan belum pernah saya baca…” 27 Kepala urusan perpustakaan FITK yang sedang menjabat saat ini, mengakui bahwa dia belum membaca dokumen SOP perpustakaan FITK yang diterapkan saat ini. Selanjutnya, menurutnya ketika ditanyakan tentang apakah pustakawan perpustakaan FITK melakukan pekerjaaanya sesuai dengan SOP? beliau mengakui bahwa belum semua dari bekerja berdasarkan SOP. berikut kutipan jawabannya: “…Saya terus terang saja, saya kan baru tiga bulan disini jadi kalau mengenai baca atau tidaknya saya belum baca. Karena pernah jadi pustakawan jadi sudah ke bayanglah, walau tidak membaca SOP…“ “…Kalau melihat kinerja berdasarkan SOPnya, begini de, sebelum saya kesini KAURnya udah meninggal dan juga belum ada penambahan pegawai, ternyata setelah saya disini ada penambahan pegawai, jadi berarti ada salah satu pegawai yang belum bekerja berdasarkan SOP, karena mungkin sebelumnya mereka 3 orang, yang satu pengolahan, dan dua lainnya yang sudah bekerja berdasarkan SOP, dan sekarang ada satu orang, berarti belum semuanya bekerja berdasarkan SOP…” 28 Berdasarkan hasil wawancara diatas diketahui kurangnya pemanfaatanpenggunaan SOP sebagai pedoman dalam melakukan pekerjaanya, disebabkan oleh: 1. Kurangnya tenaga pustakawan 2. Tidak ada sosialisasi dan pelatihan mengenai SOP 3. Tidak mengetahui bahwa perpustakaan FITK menerapkan SOP 4. Ada penambahan pustakawan 27 Wawancara pribadi dengan Rahmat. 28 Wawancara pribadi dengan Lolytasari. 84 Ketika ditanya bagaimana mengetahui prosedur layanan pemustaka Pustakawan perpustakaan FITK melakukan pelayanan hanya berdasarkan hal berikut ini: 1. Melakukan prosedur pelayanan melalui bimbingan kepala perpustakaan dan pustakawan lainnya “…Yah dari ibunya pimpinan, ada bimbingan dari pustakawan sebelunya…” 29 2. Melakukan pelayanan dengan berpatokan pada sistem otomasi pada komputer khususnya dalam hal pengembalian dan perpanjangan. “saya tinggal mengikuti alur kerja yang ada dalam computer. sudah ada disni semua, seperti pengembalian dan perpanjangan…” 30 3. Berdasarkan pengalaman bekerja di perpustakaan, sehingga sudah mempunyai gambaran bagaimana prosedur kerja di perpustakaan, walaupun tanpa membaca SOP. “Karena pernah jadi pustakawan jadi sudah ke bayanglah, walau tidak membaca SOP…” 29 Wawancara pribadi dengan Dewi. 30 Wawancara pribadi dengan Rahmat. 85 Hal ini sangat disayangkan mengingat SOP disusun sebagai panduan tertulis dalam menjalankan kegiatan sehari-hari di suatu lembaga untuk menjamin standar mutu hasil pekerjaan. 31 Selanjutnya menurut AAH, seharusnya setelah dibuat SOP tersebut menjadi suatu tuntutan bagi pustakawan untuk menggunakan dan memanfaatkan SOP dalam melakukan pekerjaanya. “…sebenarnya SOP hanya sebagai prosedur kerja saja jadi tergantung siapa yang akan melakukannya, tapi ketika sudah di SOPkan menjadi suatu tuntutan bahwa itu harus di lakukan terhadap kerjaan itu…” 32 Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa walaupun proses pelayanan Pemustaka khususnya layanan sirkulasi di perpustakaan FITK telah mengacu pada SOP yang ada, namun SOP haruslah dimanfaatkan sebagai pedoman dan diterapkan dalam menjalankan kegiatan pekerjaan guna menjamin kulitas mutu pelayanan. 31 B Mustafa dan Yuyu Yulia, “Memenuhi Harapan Pengguna tentang Layanan Prima Perpustakaan Melalui Penerapan SOP Standard Operation Procedure. 32 Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq. 86 Berdasarkan hasil wawancara kesuluruhan penelitian ini , Pemanfaatan SOP perpustakaan dapat digambarkan sebagai berikut Gambar 2: Diagram pemanfaatan SOP Perpustakaan FITK Pemanfaatan SOP perpustakaan FITK Tidak digunakan oleh pustakawan yang bekerja selama tiga tahun kebawah Digunakan oleh pustakwan yang telah bekerja selama tujuh tahunan Dimanfaatkan karena: 1. Ada sosialisasi 2. Ada pembinaanpelatihan 3. SOP didistribusikan kesetiap sub. Bagian. 4. adanya pengawasankontrol dan evaluasi SOP audit mutu Alasan tidak dimanfaatkan: 1. Tidak mengetahui bahwa perpustakaan FITK menerapan SOP 2. Kurangnya pengetahuan tentang SOP 3. Melakukan prosedur pelayanan melalui bimbingan kepala perpustakaan. 4. Melakukan pelayanan berpatokan pada sistem otomasi 5. mempunyai pengalaman kerja sehingga tidak membaca SOP 6. Tidak ada pengawasankontrol dan evaluasi penerapan SOP 87

b. Penerapan SOP pada Layanan Sirkulasi

Selanjutnya untuk memastikan bahwa pustakawan FITK telah melakukan pekerjaannya sesuai dengan SOP, penulis kemudian melakukan observasi lapangan selama satu minggu yaitu dari tanggal 2 juni 2014 sampai dengan 6 juni 2014, kemudian membandingkan dengan dokumen SOP yang telah disusun. berikut data pelayanan yang kami kami teliti: Tabel 8: daftar obbservasi penelitian pada layanan pemustaka No Jenis layanan Jumlah pelayanan 1 Layanan peminjaman 45 2 Layanan pengembalian 52 3 Perpanjangan peminjaman 7 4 Layanan foto kopi buku mahasiswa FITK 8 5 Layanan foto kopi buku bukan mahasiswa FITK 5 6 Layanan bebas pustaka 14 7 Layanan pendaftaran anggota lama 3 Diketahui bahwa menurut pustakwan FITK, meskipun dokumen SOP perpustakaan FITK kurang dimanfaatkan, prosedur layanan sirkulasi yang ada di perpustakaan FITK sudah sesuai dengan dokumen SOP yang telah disusun. Namun dari hasil pengamatan penulis ada beberapa langkah prosedur yang tidak sesuai dengan prosedur SOP yang ada. Berikut SOP pelayanan sirkulasi dan penjelasan penerapannya: 88 1 Layanan peminjaman Gambar 2: SOP peminjaman buku Berdasarkan observasi yang penulis lakukan, menunjukan bahwa proses peminjaman buku di perpustakaan FITK telah sesuai dengan prosedur dokumen SOP nomor: FITK-POS-PERPUS-11. .