Tahapan Penerapan SOP Tahapan Penerapan SOP pada Layanan Pemustaka FITK a. Pengetahuan dan Manfaat SOP
80
fotokopi SOP yang kemudian di tempel dan dialaksanakan oleh setiap pustakwan.
3 Pelatihan dan pembinaan pengetahuan SOP Walaupun tidak ada
pelatihan dan pembinaan formal
mengenai pemahaman
SOP, pada
awal penerapannya
ada pembinaan pemahaman SOP melalui rapat setiap minggu sekali
selama sebulan yang memberi penjelasan tentang SOP, manfaat SOP, seperti peningkatan layanan, dan dokumen SOP.
Berikut jawaban para informan ketika ditanya mengenai pelatihan dan pembinaan pengetahuan SOP:
“…Tidak ada pembinaan dari kepala perpustakaan, dari pihak fakultas tidak ada pembinaan, Cuma ada rapat
yang memberi penjelasan tentang SOP, Yang dibahas yah tentang manfaat SOP seperti peningkatan layanan, dokumen,
faromulir-formulir,
dan hanya untuk persiapan Audit, selama sebulan dan setiap minggunya ada rapat persiapan
sekali…”
20
Berbeda dengan pustakawan yang baru bekerja sejak 2010, 2012 dan 2014 mengaku belum diberi pembinaan maupun
pelatihan mengenai pengetahuan SOP. mereka berharap adanya pembinaan dan pelatihan sehingga memiliki pemahaman dan
mengapa diperlukan penerapan SOP. “Yah tergantung SOPnya, perlu gak kita, jika perlu yah
berarti perlu ya boleh ada dilakukan Pembinaan SOP, karena SOP belum terlalu dalam saya”
21
20
Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.
21
Wawancara pribadi dengan Rahmat.
81
“Belum pernah
selama setahun
di sini,
maupun pelatihan yah perlu biar kita lebih memahami tentang SOP”
22
“Disinikan Fakultas FTIK sudah ISO, jadi biasanya ada pembinaan. Cuma sejak saya disini belum ada pembinaan,
jadi bagaimana saya mau bina anak buah, sementara saya juga belum dibina”
23
Melihat kondisi pada saat ini dimana adanya pustakawan baru, kepala pustakawan maupun pihak ISO FITK perlu melakukan kembali
sosialisasi, distribusi SOP ke unit-unit dan pembinaan maupun
pelatihan pemahaman SOP baik secara formal maupun non formal. Tahapan penerapan SOP perpustakaan FITK diatas sejalan
dengan yang pernyataan Darmono, bahwa langkah-langkah yang diperlukan untuk perencanaan implementasi SOP adalah sosialisasi
SOP kepada para pengguna, pendistribusian SOP kepada pengguna, analisis kebutuhan pelatihan jika diperlukan.
24
22
Wawancara pribadi dengan Dewi.
23
Wawancara pribadi dengan Lolytasari
24
Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures SOP untuk Perpustakaan Perguruan
Tinggi,” artikel
diakses pada
25 September
2010 dari
http:library.um.ac.idindex.phpArtikel-Pustakawanpengembangan-standard-operating-procedures- sop-untuk-perpustakaan-perguruan-tinggi.html
82
3. Pemanfaatan dan
Penerapan SOP
Pada Layanan
Pemustaka Perpustakaan FITK
a. Pemanfaatanpenggunaan SOP perpustakaan FITK
Pada awal
mula diterapkan
SOP, pustakawan
FITK memanfatkan dan menggunakan SOP sebagai pedoman dalam
melakukan pekerjaannya. Berbeda dengan keadaan saat ini, wujud SOP hanya sebatas dokumen yang kurang dimanfaatkandigunakan
maupun dibaca. Berikut kutipan wawancaranya: “…pada awalnya yah digunakan namun yah gitu de, saat
ini hanya sebatas dokumen Standar, untuk pekerjaan mengacu kepada SOP tapi kalau disitu kan ada senyum, sapa, salam,
namun hal itu jarang dilakukan… mungkin karena kurang sosialisasi, dan tidak adanya pelatihan…”
25
Hal serupa dijawab oleh informan lainnya, bahwa dalam
pekerjaannya telah menggunakan SOP “…pake lah, namun saya hanya melayani pengembalian dan
peminjaman saja…” “…Yah seharusnya digunakan namun karena keterbatasan
pustakawan sehingga kurang di gunakan…”
26
Selanjutnya, informan yang lain menjawab bahwa tidak pernah menggunakan SOP, berikut kutipan wawancaranya:
“…Belum, karna saya tidak tau tentang dokumen SOP memang SOP itu apa sih dek jelaskan? “Sop itu dokumen yang
disusun sebagai pedoman pustakawan dalam melaksanakan pekerjaan yang standard sesuai prosedur” oooh kalau begitu sop
25
Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.
26
Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.
83
itu ada namun pasti ada namun saya tidak tau dan belum pernah saya baca…”
27
Kepala urusan perpustakaan FITK yang sedang menjabat saat ini, mengakui bahwa dia belum membaca dokumen SOP perpustakaan
FITK yang diterapkan saat ini. Selanjutnya, menurutnya ketika ditanyakan tentang apakah pustakawan perpustakaan FITK melakukan
pekerjaaanya sesuai dengan SOP? beliau mengakui bahwa belum semua dari bekerja berdasarkan SOP. berikut kutipan jawabannya:
“…Saya terus terang saja, saya kan baru tiga bulan disini jadi kalau mengenai baca atau tidaknya saya belum baca.
Karena pernah jadi pustakawan jadi sudah ke bayanglah, walau tidak membaca SOP…“ “…Kalau melihat kinerja berdasarkan
SOPnya, begini de, sebelum saya kesini KAURnya udah meninggal dan juga belum ada penambahan pegawai, ternyata
setelah saya disini ada penambahan pegawai, jadi berarti ada salah satu pegawai yang belum bekerja berdasarkan SOP,
karena mungkin sebelumnya mereka 3 orang, yang satu pengolahan, dan dua lainnya yang sudah bekerja berdasarkan
SOP, dan sekarang ada satu orang, berarti belum semuanya bekerja berdasarkan SOP…”
28
Berdasarkan hasil
wawancara diatas
diketahui kurangnya
pemanfaatanpenggunaan SOP sebagai pedoman dalam melakukan pekerjaanya, disebabkan oleh:
1. Kurangnya tenaga pustakawan 2. Tidak ada sosialisasi dan pelatihan mengenai SOP
3. Tidak mengetahui bahwa perpustakaan FITK menerapkan SOP 4. Ada penambahan pustakawan
27
Wawancara pribadi dengan Rahmat.
28
Wawancara pribadi dengan Lolytasari.
84
Ketika ditanya
bagaimana mengetahui
prosedur layanan
pemustaka Pustakawan perpustakaan FITK melakukan pelayanan hanya berdasarkan hal berikut ini:
1. Melakukan prosedur pelayanan melalui bimbingan kepala
perpustakaan dan pustakawan lainnya “…Yah
dari ibunya
pimpinan, ada
bimbingan dari
pustakawan sebelunya…”
29
2. Melakukan pelayanan dengan berpatokan pada sistem otomasi pada
komputer khususnya
dalam hal
pengembalian dan
perpanjangan. “saya tinggal mengikuti alur kerja yang ada dalam computer.
sudah ada
disni semua,
seperti pengembalian
dan perpanjangan…”
30
3. Berdasarkan pengalaman bekerja di perpustakaan, sehingga sudah mempunyai gambaran bagaimana prosedur kerja di perpustakaan,
walaupun tanpa membaca SOP. “Karena
pernah jadi
pustakawan jadi
sudah ke
bayanglah, walau tidak membaca SOP…”
29
Wawancara pribadi dengan Dewi.
30
Wawancara pribadi dengan Rahmat.
85
Hal ini sangat disayangkan mengingat SOP disusun sebagai panduan tertulis dalam menjalankan kegiatan sehari-hari di suatu
lembaga untuk menjamin standar mutu hasil pekerjaan.
31
Selanjutnya menurut AAH, seharusnya setelah dibuat SOP tersebut menjadi suatu tuntutan bagi pustakawan untuk menggunakan
dan memanfaatkan SOP dalam melakukan pekerjaanya. “…sebenarnya SOP hanya sebagai prosedur kerja saja jadi
tergantung siapa yang akan melakukannya, tapi ketika sudah di SOPkan menjadi suatu tuntutan bahwa itu harus di lakukan terhadap
kerjaan itu…”
32
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa walaupun proses pelayanan Pemustaka khususnya layanan sirkulasi di perpustakaan
FITK telah mengacu pada SOP yang ada, namun SOP haruslah
dimanfaatkan sebagai pedoman dan diterapkan dalam menjalankan kegiatan pekerjaan guna menjamin kulitas mutu pelayanan.
31
B Mustafa dan Yuyu Yulia, “Memenuhi Harapan Pengguna tentang Layanan Prima Perpustakaan Melalui Penerapan SOP Standard Operation Procedure.
32
Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.
86
Berdasarkan hasil wawancara kesuluruhan penelitian ini , Pemanfaatan SOP perpustakaan dapat digambarkan sebagai berikut
Gambar 2: Diagram pemanfaatan SOP Perpustakaan FITK Pemanfaatan SOP perpustakaan
FITK
Tidak digunakan oleh pustakawan yang bekerja selama tiga tahun
kebawah Digunakan oleh pustakwan yang
telah bekerja selama tujuh tahunan
Dimanfaatkan karena: 1. Ada sosialisasi
2. Ada pembinaanpelatihan 3. SOP didistribusikan kesetiap
sub. Bagian. 4. adanya
pengawasankontrol dan
evaluasi SOP
audit mutu
Alasan tidak dimanfaatkan: 1. Tidak
mengetahui bahwa
perpustakaan FITK
menerapan SOP 2. Kurangnya
pengetahuan tentang SOP
3. Melakukan prosedur
pelayanan melalui bimbingan kepala perpustakaan.
4. Melakukan pelayanan
berpatokan pada
sistem otomasi
5. mempunyai pengalaman kerja sehingga tidak membaca SOP
6. Tidak ada
pengawasankontrol dan
evaluasi penerapan SOP
87