Pengawasan pelaksanaan dan revisi SOP
98
karenah itu, penulis menanyakan apakah ada supervisi yang menangani SOP Perpustakaan FITK. Berikut jawaban informan:
“…Menurut saya sih ada” Apa pernah di control? “…Belum pernah paling hanya pudek dua atau kabag yang
datang bertanya mengenai perpustakaan…”
42
“…Ada sih, tapi tidak pernah ditinjau, paling ada dari pudek yang menanyakan tentang jaringan dan masalh
ruangan…”
43
“… Ada tim iso yang bertangggung jawab, namun beberapa
tahun ini
tidak pernah
ada control dan
verivikasi…”
44
“…Ada Supervisi, dari pihak Fakultas, tiap tahunnya dia mengawasicontrol? Seharusnya iya, namun beberapa
tahun terakhir tidak direvisi, tidak di control, dan tidak diverivikasi namun seharusnya ada control, mulai tahun
2011…”
45
Selanjutnya, AAH menjelaskan bahwa “…Yah biasanya itu ada ketika Audit,
yang dijadwalkannya 3 kali setahun untuk internal, dan eksternalnya sekali dalam 4 tahun untuk
mendapatknan sertifikat ISO…”
46
Sebenarnya ada
supervisi yang
harusnya mengawasi,
mengkontrol dan mengevaluasi pelaksanaan penerapan SOP.
Dilakukan ketika audit internal yang dijadwalkan tiga kali setahun
42
Wawancara pribadi dengan Rahmat.
43
Wawancara pribadi dengan Dewi.
44
Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.
45
Wawancara pribadi dengan Lolytasari.
46
Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.
99
dan empat kali setahun untuk eksternal guna mendapatkan sertifikat ISO. Namun, sejak tahun 2011 tidak ada pengawasan
maupun evaluasi dari tim ISO dan pihak FITK terkait penerapan SOP.
Darmono menjelaskan bahwa, monitoring dilakukan untuk melihat sejauh mana penerapan SOP dan bagaimana SOP bisa
memberikan kontribusi
terhadap peningkatan
kinerja Perpustakaan.
47
Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa, pengawasan dan kontrol dalam penerapan SOP harus selalu
dilakukan. Pengawasan perlu dilakukan untuk memastikan agar SOP
yang sudah dibuat selalu dijadikan pedoman dalam
melakukan pekerjaan
diperpustakaan khusunya
pelayanan. Sehingga kegiatan pekerjaan yang dilakukan secara konsisten dapat
menjamin peningkatan kualitas layanan perpustakaan. Hal diatas
sejalan dengan pedoman mutu FITK yang dijelaskan, bahwa audit mutu merupakan proses pengujian
sistematik dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan
hasil yang
berkaitan sesuai
dengan pengaturan
yang direncanakan dan apakah pengaturan-pengaturan yang disebut ini
diterapkan secara efektif dan mencapai tujuan.
48
47
Darmono, “Pengembangan Standard Operating Procedures SOP untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi”.
48
FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Jakarta : FITK UIN Jakarta, 2008, h. 2.22
100
2 Evaluasi dan Revisi SOP Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, bahwa beberapa
tahun terakhir kegiatan penerapan SOP diperpustakaan FITK sudah tidak lagi dikontrol apalagi dievaluasi. Hal tersebut mempengaruhi
penilaian terhadap penerapan SOP dan apakah dokumen SOP perlu direvisi atau tidak. Menurut RMH, SOP sekarang ini tidak perlu
direvisi karena sudah bagus. RMH sependat dengan LTS, bahwa yang mengetahui mengenai revisi tergantung pengawas namun
menurutnya SOP yang ada sudah baik dan tidak perlu dirvisi. Sedangkan menurut AAH, SOP perlu direvisi dan disederhanakan
kembali karena cakupan SOP sekarang terlalu luas. Berikut kutipan wawancaranya
“…tidak perlu, karena SOP yang ada sudah bagus…”
49
“…Yang tahu pihak pengawas, namun kami dari pihak palaksana baik-baik saja…”
“…Yah paling perlu disederhanakan kembali, karena cakupannya terlalu luas dan langkah-langkahnya terlalu
panjang…”
50
Darmono menjelaskan kegiatan evaluasi difokuskan pada penilaian SOP itu sendiri apakah perlu ada perubahan dan
penambahan. SOP perlu secara terus menerus untuk dievaluasi agar
49
Wawancara pribadi dengan Ria Maria Hidayat.
50
Wawancara pribadi dengan Ade Abdul Haq.
101
prosedur dalam perpustakaan selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang optimal.
51
Selanjutnya menurut Mohammad Aries Secara periodik SOP perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir karena apabila ada
perubahan kebijakan harus terlihat pada SOP. Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku, masih relevan atau bahkan SOP sudah
tidak diperlukan.
52
Berangkat dari pendapat diatas, SOP perpustakaan FITK perlu dievaluasi dan direvisi kembali mengingat adanya beberapa
kebijakan baru
pada layanan
bebas pustaka
dan layanan
peminjaman buku untuk fotokopi.