kedalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi. Oleh karena itu arsip
tidak dapat memberikan informasi secara maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur. Sehingga akan membantu pimpinan dalam
merencanakan dan mengambil keputusan, selain itu juga dapat menghemat waktu, tenaga pikiran dan biaya.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik mengadakan penelitian
dengan judul “ HUBUNGAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DENGAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI KANTOR DINAS PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN KABUPATEN TAPANULI UTARA”.
1.2 Rumusan Masalah
Menurut Winarno Surakhmad 1994: 34 “masalah adalah kesulitan yang menggerakkan orang untuk memecahkannya”. Dengan demikian suatu masalah
dapat diselesaikan jika ada keinginan dan motivasi individu yang bersangkutan untuk memecahkan masalah tersebut. Berdasarkan latar belakang yang telah
dikemukakan di atas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah apakah terdapat hubungan antara Pengelolaan Kearsipan dengan
Pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara?
1.3 Tujuan Penelitian
Setiap pekerjaan apapun bentuk dan jenisnya pasti mempunyai tujuan yang hendak dicapainya. Demikian pula dengan penelitian ini, penliti juga
mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Sesuai dengan perumusan maslah tersebut diatas, maka tujuan penelitian ini adalah untuk:
1. Mengetahui bagaimana pengelolaan kearsipan di Kantor Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara. 2.
Mengetahui bagaimana pengambilan keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan KebudayaanTapanuli Utara.
3. Mengetahui apakah ada hubungan anatara pengelolaan kearsipan dengan
pengambilan keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara.
1.4 Manfaat Penelitian
2. Manfaat Teoritis
a. Hasil penelitian ini diharapkan dapat mengkaji lebih dalam tentang
ilmu kearsipan. b.
Hasil penelitian ini dapat mengembangkan wawasan dibidang kearsipan.
3. Manfaat Praktis
a. Bagi penulis, menambah dan meningkatkan wawasan serta
pengetahuan di bidang kearsipan yang sangat dibutuhkan di masa sekarang dan masa yang akan datang.
b. Bagi instansi, sebagai sumbangan pemikiran dan masukan yang positif
dalam menunjang pencapaian tujuan.
1.5 Kerangka Teori
Kerangka teori merupakan model konseptual tentang bagaimana teori behubungan berbagai faktor yang didefenisikan sebagai masalah yang penting.
Teori adalah konsep-konsep dan generalisasi hasil penelitian yang dapat dijadikan sebagai landasan teoritis untuk pelaksanak penelitian. Sebagai titik tolak atau
landasan berfikir untuk memecahkan masalah, perlu adanya pedoman teoritis yang membantu. Untuk itu perlu disusun suatu kerangka teori yang memuat
pokok-pokok pikiran yang mengambarkan dari sudut mana maslah tersebut disoroti. Berdasarkan rumusan diatas, peneliti mengemukakan berapa teori,
pendapat ataupun gagasan yang akan dijadikan landasan berfikir dalam penelitian ini.
1.5.1Pengertian Arsip dan Kearsipan
Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata
“arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia”
berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti “Gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya dalam bahasa
Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini Sedarmayanti, 2003: 7. Istilah Kearsipan berasal dari akar kata Arsip. Arsip pada prinsipnya
mengandung pengertian defenitif yang sama, namun demikian para ahli cenderung memberikan pengertian arsip yang berlainan satu dengan lainnya,
tergantung pada sudut pandang dan point penekanan utama yang diberikan didalamnya sebagaimana dikemukakan oleh Liang Gie 2000:18 bahwa arsip
adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali. Barthos 2005:1 menyebutkan arsip adalah setiap catatan
tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan- keterangan mengenai sesuatu subyek pokok persoalan ataupun peristiwa yang
dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Jadi yang termasuk arsip misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga,
kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya. Menurut Wiyasa 2003:79 arsip adalah kumpulan berkas baik berupa
tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata dan diatur serta disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera
diketemukan kembali. Moekijat 2002:75 berpendapat kearsipan adalah penempatan kertas-
kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas surat apabila
diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat
.
Adapun tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan pemerintah Barthos, 2005:12
1.5.2 Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan
petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil
keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip Serdamayanti, 2003:19 adalah sebagai
berikut : 1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian bukti otentik 3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
1.5.3 Fungsi Arsip
Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam pengertian ini dapat dipahami bahwa didalam arsip terdapat data ataupun
informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam
organisasi dan kebutuhan individual Surojo, 2006 : 37 Fungsi arsip menurut
Undang-undang No.40 Tahun 2009 dibedakan menjadi 2 dua yaitu :
1. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-
hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi : a. Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan
kerja. b. Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip inaktif. c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip statis ini merupakan
pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
1.5.4 Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan penggunaan arsip. Menurut Serdamayanti 2003:104 nilai guna arsip
dapat dibedakan atas :
1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi
penciptaan arsip itu sendiri, meliputi : a. Nilai guna administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada
suatu organisasi. b. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan
informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian
terapan.
2. Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi
kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk
menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi, dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya.
c.
Nilai guna Informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah
1.5.5 Ciri-Ciri Kearsipan yang Baik
Karena kegunaan arsip yang sangat penting bagi suatu organisasi, maka setiap instansi pemerintah maupun swasta harus mampu melaksanakan suatu
sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri tertentu, seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto 1991: 30-32 sebagai
berkut : 1.
Mudah dilaksanakan, Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan,
pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip. 2.
Mudah dimengerti, Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam
pelaksanaannya. Dengan kata lain sistem kearsipan harus sederhana. 3.
Murahekonomis, Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana biaya
maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan kearsipan. 4.
Tidak memakan tempat, Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung gedung arsip = archives storage, rak arsip, almari
dan sebagainya. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya system kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak
memakan tempat.
5. Mudah dicapai, Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan
arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
6. Cocok bagi organisasi, Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya
cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup organisasi. 7.
Fleksibel atau luwes, Fleksibel atau luwes berarti sistem filling yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat
mengikuti perkembangan organisasi. 8.
Dapat mencegah kerusakan, Salah satu tujuan kearsipan menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk
kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung
jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip- arsip harus dipelihara dari berbagaimacam bentuk kerusakan yang
disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara.
1.5.6 Peralatan Kearsipan
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip- arsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Ada 11 sebelas peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan
swasta maupun pemerintah Wursanto, 1997:32, yaitu :
1. Map
a. Map Biasa Stofmap foli, dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio 21x34cm untuk sementara. Keuntungannya ialah praktis,
dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan
mudah lepas. b. Stopmap tali Portapel, memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya,
terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.
c. Map jepitan Snelhecter, memakai jepitan dari logam untuk memegang wakrat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
d. Map tebal Briefordner, memakai jepitan khusus dan bentukknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri tegak. Penyimpanannya
lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila diperlukan.
2. Folder
Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpanwarkat di dalam filling cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekatpemisah dalam penyimpanan arsip
4.Filing Cabinet File Cabinet
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.
5. Almari arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.
7. Kursi
Ada 4 empat jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha clerical chair.
b. Kursi yang digunakan sekretaris secretarical chair. c. Kursi yang digunakan para eksekutif executive chair.
d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat conference chair.
8. Berkas kotak Box File
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat. Setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis.
9. Rak Arsip
Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keeping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-
berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun.
10. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin
fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas Perforator.
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.
1.5.7 Pengelolaan Kearsipan
Menyangkut masalah pengelolaan kearsipan yang dilaksankan di berbagai instansi, menurut Martono 1994:37 pada umumnya terdiri atas pen
gurusan naskah dinas masuk,naskah dinas keluar, penemuan dan penyimpanan.
Pengurusan Naskah Dinas Masuk
Kegiatan ini merupakan langkah dari proses pengelolaan arsip yang terdiri atas : a.
Penerimaan, mempunyai arti menerima naskah dinas masuk, serta meneliti kebenaran alamat membubuhkan paraf pada bukti penerimaan, membuka
sampul, meneliti kelengkapan lampiran naskah kepada pengarah pimpinan untuk didisposi.
b. Pencatatan, mempunyai tugas mencantumkan nomor kode, klasifikasi dan
indeks pada naskah dinas, mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali serta mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam
lembar pengatur.
c. Pengendalian, mempunyai tugas menyimpan naskah kedalam file sebagai
pengganti arsip selama naskah dinas berada pada unit pengolah d.
Penyimpanan, mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar III berwarna kuning yang diterima kembali dari tata usaha pengolah kedalam
file sebagai arsip selama naskah dinas masih berada di unit pengolah.
Pengurusan Naskah Dinas Keluar
Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh tata usaha pengolah dari unit kearsipan.
a. Tata Usaha Pengolah mempunyai tugas :
1. Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap tiga berwarna
putih, kuning dan merah. 2.
Menyampaikan konsep beserta tiga kartu kendali kepada pengendali pada unit kearsipan.
3. Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor kode.
b. Unit Kearsipan
