1. Bertanggung jawab pada kebersihan kantor.
2. Bertanggung jawab pada keamanan kantor.
3. Membuka dan menutup kantor .
4. Membantu bagian sarana dan prasarana
j. Jabatan Fungsional
o Fungsi Pengawas
1. Menerima dan mengelolah laporan guru.
2. Untuk mengusulkan pensiun PNS.
3. Membuat dan mengetik DP3.
4. Membuat buku register untuk PNS.
o Fungsi Penilik
1. Untuk membantu dibidang keuangan pada UPTD Pendidikan dan
Kebudayaan Kebuapten Tapanuli Utara 2.
Untuk membantu dibidang pengawasan. 3.
Melaksanakan tugas yang diberikan oleh UPTD Pendidikan dan Kebudayaaan dan tugas dari ka sub Bag TU.
3.5 Pengelolaan Kearsipan pada Kantor Dinas Pendidikan Tapanuli Utara
Pengelolaan kearsipan pada Kantor Dinas Pendidikan Tapanuli Utara berpedoman pada Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Negara.
Pengelolaan Kearsipan Negara tersebut meliputi penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengurusan, penyimpanan, penemuan kembali arsip, peminjaman dan
penyusutanpemusnahan arsip.
Arsip yang dikelola berupa arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan inaktif yang diklasifikasikan dalam bentuk Sistem Abjad. Pada Kantor Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara, surat-surat arsip-arsip disusun berdasarkan nama-nama instansiperusahaan. Jadi setiap surat yang berasal dari
instansi lain dikelompokkan menjadi satu. Misalnya surat yang berasal dari Dirjen Pajak dikelompokkan dalam satu file. Begitu juga dengan yang menyangkut
segala arsip pegawai di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara, dimana arsip disusun berdasarkan nama perorangan dari pegawai dan didalam
kotak arsip tersebut dicantumkan juga nomor induk pegawai serta foto pegawai. Kantor Dinas Pendidikan Tapanuli Utara mengelola arsip secara manual.
Adapun penggunaan komputer hanya digunakan untuk mendukung pekerjaan di kantor yaitu untuk mengetik surat-surat yang diperlukan. Misalnya surat pensiun
pegawai, daftar gaji pegawai, nama-nama pegawai, surat keluar dan sebagainya.
3.6 Sarana dan Perlengkapan Kearsipan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara
Dalam pengelolaan kearsipan, Kantor Dinas Pendidikan Tapanuli Utara dilengkapi sarana dan perlengkapan kearsipan antara lain sebagai berikut :
1. Sarana Kearsipan :
a Indeks, Yaitu tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat
penyimpanan dan penemuan kembali arsip. b
Lembar Tunjuk Silang, Yaitu suatu formulir yang digunakan untuk mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda, tetapi mengenai satu
perihal yang sama.
