10. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin
fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas Perforator.
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.
1.5.7 Pengelolaan Kearsipan
Menyangkut masalah pengelolaan kearsipan yang dilaksankan di berbagai instansi, menurut Martono 1994:37 pada umumnya terdiri atas pen
gurusan naskah dinas masuk,naskah dinas keluar, penemuan dan penyimpanan.
Pengurusan Naskah Dinas Masuk
Kegiatan ini merupakan langkah dari proses pengelolaan arsip yang terdiri atas : a.
Penerimaan, mempunyai arti menerima naskah dinas masuk, serta meneliti kebenaran alamat membubuhkan paraf pada bukti penerimaan, membuka
sampul, meneliti kelengkapan lampiran naskah kepada pengarah pimpinan untuk didisposi.
b. Pencatatan, mempunyai tugas mencantumkan nomor kode, klasifikasi dan
indeks pada naskah dinas, mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali serta mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam
lembar pengatur.
c. Pengendalian, mempunyai tugas menyimpan naskah kedalam file sebagai
pengganti arsip selama naskah dinas berada pada unit pengolah d.
Penyimpanan, mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar III berwarna kuning yang diterima kembali dari tata usaha pengolah kedalam
file sebagai arsip selama naskah dinas masih berada di unit pengolah.
Pengurusan Naskah Dinas Keluar
Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh tata usaha pengolah dari unit kearsipan.
a. Tata Usaha Pengolah mempunyai tugas :
1. Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap tiga berwarna
putih, kuning dan merah. 2.
Menyampaikan konsep beserta tiga kartu kendali kepada pengendali pada unit kearsipan.
3. Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor kode.
b. Unit Kearsipan
Unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan dan pengiriman.
1. Pengendali mempunyai tugas : a. Memberikan nomor urut pada kartu kendali.
b. Menyimpan kartu kendali berwarna putih menurut urutan nomor kode. c. Menyampaikan kartu kendali berwarna kuning pada penyimpanan.
2. Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna kuning menurut urutan nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah dinas tersebut
masih berada di unit pengolah.
Kategori