Arsip yang dikelola berupa arsip dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan inaktif yang diklasifikasikan dalam bentuk Sistem Abjad. Pada Kantor Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara, surat-surat arsip-arsip disusun berdasarkan nama-nama instansiperusahaan. Jadi setiap surat yang berasal dari
instansi lain dikelompokkan menjadi satu. Misalnya surat yang berasal dari Dirjen Pajak dikelompokkan dalam satu file. Begitu juga dengan yang menyangkut
segala arsip pegawai di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara, dimana arsip disusun berdasarkan nama perorangan dari pegawai dan didalam
kotak arsip tersebut dicantumkan juga nomor induk pegawai serta foto pegawai. Kantor Dinas Pendidikan Tapanuli Utara mengelola arsip secara manual.
Adapun penggunaan komputer hanya digunakan untuk mendukung pekerjaan di kantor yaitu untuk mengetik surat-surat yang diperlukan. Misalnya surat pensiun
pegawai, daftar gaji pegawai, nama-nama pegawai, surat keluar dan sebagainya.
3.6 Sarana dan Perlengkapan Kearsipan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara
Dalam pengelolaan kearsipan, Kantor Dinas Pendidikan Tapanuli Utara dilengkapi sarana dan perlengkapan kearsipan antara lain sebagai berikut :
1. Sarana Kearsipan :
a Indeks, Yaitu tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat
penyimpanan dan penemuan kembali arsip. b
Lembar Tunjuk Silang, Yaitu suatu formulir yang digunakan untuk mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda, tetapi mengenai satu
perihal yang sama.
c Lembar Disposisi, Yaitu suatu lembaran khusus yang berfungsi mencatat
pendapat seseorang pejabat mengenai urusan dalam suatu dinas. d
Kartu Kendali, Yaitu kartu yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan surat-surat keluar yang sifatnya penting.
e Daftar surat masuk dan keluar
f Buku Expedisi, Yaitu buku yang merupakan tanda bukti penerimaan surat
bagi organisasi yang berisi kolam tanggal, keterangan, dan tanda bukti serta nama terang penerima surat.
g Buku agenda berita terimamasuk, Yaitu buku yang mencatat segala surat-
surat yang masuk. Buku agenda berita terima ini terdiri dari kolom nomor surat, tanggal nama pengirim, isi ringkas surat, keterangan lain yang perlu.
h Buku agenda berita kirimkeluar, Buku ini hampir sama dengan buku
agenda berita terima. Namun bedanya buku agenda berita kirim mencatat segala surat yang keluar.
2. Peralatan Kearsipan
a Mesin Tik, Fungsinya untuk menyusun huruf yang menggantikan cara
menulis dengan tangan. Jadi alat ini membantu dalam membuatmengahsilkan data.
b Komputer, Yaitu rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan
pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksiprogram yang diberikan serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bila diperluka
c Filling Cabinet, Lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk
menyimpan arsip secara vertical.
d Ordner, Yaitu semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak
arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya.
e Rak buku lemari terbuka, Yaitu rak untuk menyimpan buku-buku seperti
di perpustakaan atau untuk meyimpan ordner dan sejenisnya. f
Lemari Arsip, Yaitu lemari besar untuk menyimpan segala macam arsip atau dokumen yang berukuran besar seperti bagan, ordner dan lain-lain.
g Alat Perekam, Yaitu alat untuk merekam data-data dan biasanya
merupakan arsip yang bersifat penyimpanan jangka panjang dibandingkan dengan arsip dari kertas.
h Kaset, Fungsinya untuk menyimpan hasil rekaman dari alat rekam.
i Skat atau Guide, Merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok
masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip.
j Folder sampul arsip, Yaitu map tanpa daun penutup pada sisinya dan
dilengkapi tabtonjolan untuk menempatkan kode arsip. k
Stempel kantor, Dikaitkan dengan kearsipan stempel kantor berfungsi untuk menstempel setiap surat yang masuk dan distempel dibagian
belakang surat. l
Kotak kartu kendali, Yaitu suatu tempat yang dipergunakan untuk menyimpan semua kartu kendali.
BAB IV
PENYAJIAN DATA
4.1 Deskripsi Data Penelitian
Dalam Bab IV akan disajikan dan dibahas tentang data dan informasi yang diperoleh selama mengadakan penelitian di Kantor Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara melalui kuesioner, observasi dan wawancara. Adapun kuesioner yang disebarkan terdiri dari dua bagian yaitu :
A. Karakteristik Responden. B. Variabel Penelitian yaitu variabel bebas X pengelolaan kearsipan
terdiri dari 22 pertanyaan untuk indikator dan variabel terikat Y pengambilan Keputusan terdiri dari 7 pertanyaan untuk indikator.
Untuk memperoleh gambaran yang jelas dari data-data yang diperoleh dari kuesioner tersebut digunakan tabel distribusi yang kemudian diinterpretasikan
sebagai berikut : A.
Karakteristik Responden Data yang menyangkut karakteristik responden meliputi : Jenis kelamin,
usia dan lama bekerja . Berdasarkan hasil penyebaran kuesioner yang dilakukan, maka dapatlah dianalisis dan diklasifikasikan data tersebut ke dalam tabel-tabel
berikut:
Tabel 4. 1 : Karakteristik Responden Menurut Jenis Kelamin No
Jenis Kelamin Frekuensi
1 Perempuan
28 56
2 Laki-laki
22 44
Jumlah 50
100
Sumber : Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan tabel 4.1 dapat diketahui bahwa keseluruhan responden
berjumlah 50 orang yang terdiri dari 28 orang perempuan dan 22 orang laki-laki. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, mayoritas pegawai pada
Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara berjenis kelamin perempuan .
Tabel 4.2 : Karakteristik Responden Menurut Usia
No Umur
Frekuensi
1 21 - 30
2 4
2 31 - 40
16 32
3 41 - 50
27 54
4 51 keatas
5 10
Jumlah 50
100
Sumber : Hasil penelitian 2015 Berdasarkan tabel 4.2 terlihat bahwa para pegawai yang bekerja dominan
berada dalam usia antara 41 sampai 50, usia ini cukup produktif yakni usia yang masih layak untuk melaksanakan pekerjaan yang dibebankan kepadanya dan juga
pengalaman kerja beserta ketelitian pada usia ini sangat bagus.
