3. Pengirim mempunyai tugas : a. Mengirim surat pada alamat.
b. Menyampaikan konsep pada pengendali.
1.5.8 Penemuan Kembali Arsip
Cara Penemuan kembali arsip dapat dilakukan : a.
Dalam hal diketahui masalahnya, melalui kartu kendali berwarna putih. b.
Dalam hal diketahui kode klasifikasinya, melalui kartu kendali berwarna putih.
c.
Dalam hal diketahui indeks suratnya, melalui kartu kendali berwarna putih.
d.
Dalam hal diketahui tanggal dan nomor serta asal naskah dinas melalui kartu kendali berwarna hijau.
e.
Dalam hal diketahui nomor urut, melalui daftar pengendali
1.5.9 Peminjaman Arsip
a. Peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan kartu tanda bukti peminjaman.
b. Peminjaman mengisi tanda bukti peminjaman rangkap tiga. 1.
Lembar I : Disimpan sebagai file sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
2. Lembar II : Disertakan pada arsip yang dipinjam.
3. Lembar III : Disimpan sebagai sarana penagihan.
c. Tanda bukti peminjaman ditandatangani oleh peminjam, petugas yang melayani peminjaman dari kepala unit kearsipan.
d. Peminjaman wajib mengembalikan arsip selambat-lambatnya dalam batas waktu yang ditentukan.
e.
Penyimpan wajib menagih arsip yang belum dikembalikan dalam batas waktu yang ditentukan.
Menurut Sedarmayanti 2003:20 adapun yang menjadi tahapan pengelolaan kearsipan adalah :
1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan
arsip, yaitu dibentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya. 2.
Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu tahap dimana surat masukkeluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah
itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.
3. Tahap referensi yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses sehari-
hari setelah surat tersebut diklasifikasikan dalam indeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip.
5. Tahap pemusnahan yaitu pemusnahan terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai guna lagi yang dapat dilakukan oleh Lembaga Negara dan swasta.
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai
gunanya didaftar. Kemudian dipindah ke penyimpanan pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah. Tahap
ini tahap terakhir dalam kearsipan.
1.5.10 Pengertian Pengambilan Keputusan
Kategori