Tanggapan Responden Terhadap Variabel X: Pengelolaan Kearsipan

Tabel 4.4 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Menerima Naskah Dinas Secara Rutin Pilihan Jawaban Jawaban Responden Frekuensi a Selalu b Sering 20 40 c Kadang-kadang 19 38 d Hampir tidak pernah 11 22 e Tidak pernah Jumlah 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.1 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan sering menerima naskah dinas secara rutin sebayak 20 orang 40, kadang-kadang sebayak 19 orang 38, hampir tidak pernah 11 orang 22. Hal ini dikarenakan dinas pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara sering menerima informasi secara tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang diterima dari instansi ataupun dinas lain. Tabel 4.5 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kebenaran Alamat Naskah Dinas Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 11 22 b Sering 21 42 c Kadang-kadang 13 26 d Hampir tidak pernah 5 10 e Tidak pernah Jumlah 50 100 Sumber : Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.5 dapat diketahui bahwa untuk pertanyaan tentang ditelitinya kebenaran alamat naskah dinas kebanyakan responden menjawab sering, artinya bahwa para pegawai yang menangani masalah kearsipan sudah teliti dalam melaksanakan tugasnya, yaitu pada saat menerima naskah dinas pegawai meneliti secara baik kebenaran alamatnya, hal Ini dilakukan dengan tujuan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat merusak nama baik kantor ataupun nama baik pemimpin karena kesalahan dalam pembalasan surat. Tabel 4.6 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibubuhkan Paraf Pada Penerimaan Naskah Dinas Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 14 28 b Sering 21 42 c Kadang-kadang 13 26 d Hampir tidak pernah 2 4 e Tidak pernah Jumlah 50 100 Sumber : Kuesioner Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.6 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan sering membubuhkan paraf sebagai bukti pada naskah dinas yang diterima. Hal ini menunjukkan bahwa para pegawai menyadari betapa pentingnya membubuhkan paraf pada setiap naskah dinas yang diterima, karena dengan demikian berarti naskah dinas yang masuk sudah sampai dan sudah diterima oleh pihak yang bersangkutan. Hal tersebut juga dilakukan untuk menghindari bila terjadinya penyimpangan, misalnya kemungkinan surat yang telah disampaikan hilang atau ada pemberitahuan belum dikirimkan, sehingga mudah untuk mengurusnya karena sudah ada bukti penerimaan. Tabel 4.7 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kelengkapan Lampiran Naskah Dinas Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 9 18 b Sering 21 42 c Kadang-kadang 16 32 d Hampir tidak pernah 4 8 e Tidak pernah 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.7 diatas menunjukkan bahwa jawaban responden pada kategori selalu sebayak 9 orang 18, sering sebayak 21 orang 42, kadang-kadang sebayak 16 orang 32, hampir tidak pernah sebayak 4 orang 8. Mayoritas responden menjawab pada kategori sering meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas, hal ini menunjukkan bahwa pegawai Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara memahami dengan meneliti kelengkpan lampiran naskah dinas dapat menjadi petunjuk tetntang dokumen yang disertakan bersama surat yangbersangkutan. Tabel 4.8 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Naskah Dinas Penting atau Naskah Dinas Biasa Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 2 4 b Sering 26 52 c Kadang-kadang 17 34 d Hampir tidak pernah 5 10 e Tidak pernah Jumlah 50 100 Sumber : Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.8 dapat diketahui bahwa untuk pertanyaan ditentukannya naskah dinas penting atau biasa kebanyakan responden menjawab sering. Hal ini menunjukkan dengan menentukan naskah dinas penting atau naskah dinas biasa pegawai dapat menentukan warna kartu kendali yang dipergunakan hal ini memudahkan menentukan tempat penyimpanan dan jika sewaktu-waktu diperlukan maka dapat dengan cepat ditemukan . Tabel 4.9: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Kode Klasifikasi dan Indeks Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 14 28 b Sering 17 34 c Kadang-kadang 16 32 d Hampir tidak pernah 3 6 e Tidak pernah Jumlah 50 100 Sumber : Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.9 diatas dapat diketahui bahwa mayoritas responden menjawab sering menentukan kode klasifikasi dan indeks. Hal ini dilakukan sebagai tanda pengenal surat yang paling tepat sehingga pada saat pegawai memerlukan arsip maka dapat dengan mudah ditemukan kembali. Dengan demikian dapat menghemat waktu dan tenaga dan juga dengan menentukan kode klasifikasi dan indeks maka sistem kearsipan dapat dengan mudah dimengerti dan tidak menimbulkan kesalahan dalam pelaksanaanya. Tabel 4.10: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakan Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 9 18 b Sering 21 42 c Kadang-kadang 18 36 d Hampir tidak pernah 2 4 e Tidak pernah 50 100 Sumber : hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.10 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menjawab sering dilaksanakan pencatatan terhadap surat masuk dan surat keluar. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pelaksanaan pengelolaan kearsipan atau dengan kata lain pencatatan arsip dilakukan agar arus jalannya surat masuk dan surat keluar lebih teratur dan tertib. Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam buku agenda. Kegiatan ini dilakukan dengan maksud untuk mempermudah dalam pengendalian. Tata cara pencatatan disesuaikan dengan sifat surat yaitu surat penting, surat biasa dan surat rahasia, misalkan surat keluar memakai kode KEL, surat masuk memakai kode MSK. Surat yang diterima diberi nomor dan dicatat dalam buku agenda sesuai dengan tanggal pada waktu surat itu diagendakan. Hal ini digunakan untuk membantu mencari surat yang disimpan dalam file. Tabel 4.11: Distribusi Jawaban Responden Tentang Sarana Dan Prasarana Kearsipan Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Sangat memadai 1 2 b memadai 11 22 c Cukup memadai 30 60 d Kurang memadai 6 12 e Tidak memadai 2 4 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.11 dapat diketahui bahwa mayoritas responden yang menyatakan sarana dan prasarana kearsipan di Kantor DISPENBUD Kabupaten TAPUT cukup memadai berjumlah 30 orang 60, dilanjutkan dengan memadai 11 orang 22, kurang memadai 6 orang 12, sangat memadai 1 orang 2 dan tidak memadai berjumlah 2 orang 4. Demi menunjang kelancaran para pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya perlu didukung sarana dan prasarana kearsipan yang baik maka diperlukan suatu fasilitas yang dapat menunjang kegiatan tersebut. Hal ini dilakukan antara lain adalah untuk : menjamin keawetan atau daya tahan arsip dan menjamin keamanan arsip dari bahaya kebakaran dan pencurian. Karena Salah satu tujuan kearsipan menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus dipelihara dari berbagaimacam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban udara. Oleh karena itu Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara harus lebih memperhatikan sarana dan prasarana yang telah dimiliki karena ntuk Tabel 4.12: Distribusi Jawaban Responden Tentang Arsip yang Penting Dicatat dalam Kartu Kendali Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 12 24 b Sering 18 32 c Kadang-kadang 15 30 d Hampir tidak pernah 5 4 e Tidak pernah Jumlah 50 100 Sumber : Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan tabel 4.12 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan sering mencatat arsipsurat yang penting dalam kartu kendali. Hal ini dilakukan karena kartu kendali berfungsi untuk mencatat arsipsurat yang sifatnya penting. Selain dicatat pada buku agenda, surat yang masuk bisa dicatat pada kartu kendali. Pencatatan surat dalam kartu kendali, surat-surat yang masuk di bedakan sesuai sifat surat. Penggunaan kartu kendali ini adalah sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi. Kegiatan ini dilakukan oleh seorang pencatat yang bertugas menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti, mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali, lembar pengantar surat rahasia. Tabel 4.13: Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu kendali Berdasarkan Urutan Nomor Kode Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 10 20 b Sering 20 40 c Kadang-kadang 18 36 d Hampir tidak pernah 2 4 e Tidak pernah Jumlah 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.10 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan sering menyusun kartu kendali berdasarkan urutan nomor kode. Hal ini dilakukan untuk mempermudah petugas bagian kearsipan dalam menemukanmencari arsip bila diperlukan. Tabel 4.14: Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu Kendali Berdasarkan Instansi dan Menurut Urutan Waktu Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 14 28 b Sering 21 42 c Kadang-kadang 12 24 d Hampir tidak pernah 3 6 e Tidak pernah 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.14 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan sering menyusun kartu kendali berdasarkan instansi dan urutan waktu. Hal ini dilakukan untuk menjadi petunjuk dalam penyimpanan arsip dan mempermudah petugas bagian kearsipan dalam menemukanmencari arsip bila diperlukan dan Tabel 4.15: Distribusi Jawaban Responden Tentang Penyediaan Tempat Khusus bagi Penyimpanan Arsip Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 7 14 b Sering 22 44 c Kadang-kadang 20 40 d Hampir tidak pernah 1 2 e Tidak pernah 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.15 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan sering disediakan tempat khusus bagi penyimpanan arsip. Tempat khusus yang dimaksud seperti lemari dan sebagainya. Dengan adanya tempat khusus tersebut maka keutuhan dan keamanan arsip dapat terpelihara. Terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan, pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat. yang terpenting adalah arsip disimpan dengan baik, dipelihara dan dicegah dari berbagai bentuk kerusakan. Tabel 4.16: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilakukannya Penyimpanan Di Tempat yang Mudah Dijangkau Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 2 4 b Sering 22 44 c Kadang-kadang 20 40 d Hampir tidak pernah 5 10 e Tidak pernah 1 2 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.16 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan sering dilakukan penyimpanan di tempat yang mudah dijangkau. Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan arsip – arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara melakukan penyimpanan arsip disebuah ruangan yang mudah dijangkau. Tabel 4.17: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ketepatan Ditemukan Arsip di Rak Katalog Cocok Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 10 20 b Sering 19 38 c Kadang-kadang 16 32 d Hampir tidak pernah 3 6 e Tidak pernah 2 4 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.17 dapat diketahui bahwa untuk pertanyaan tentang ketepatan ditemukannya arsip di rak katalog kebanyakan responden menjawab sering. Hal ini disebabkan arsip-arsip telah dikelompokkan menurut pola klasifikasi tertentu sehingga pada saat pegawai membutuhkan arsip tidak lagi menemui kesalahan Karena arsip–arsip merupakan sumber informasi atau data yang dapat melancarkan tugas pekerjaan dan menjadi dasar pimpinan dalam mengambil keputusan secara tepat mengenai permasalahan yang dihadapi, maka arsip perlu disimpan secara sistematis sehingga apabila diperlukan kembali dapat ditemukan dengan cepat Tabel 4.18: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditemukannya Arsip dengan Cepat Bila Diperlukan Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 2 4 b Sering 24 48 c Kadang-kadang 20 40 d Hampir tidak pernah 4 8 e Tidak pernah Jumlah 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.18 dapat diketahui mayoritas responden menyatakan sering dapat menemukan arsip dengan cepat bila diperlukan. Hal ini menunjukkan bahwa penyimpanan arsip di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara sudah. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu dapat diperlukan, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya. Tabel 4.19: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dipergunakannya Prosedur Tertentu dalam Meminjam Arsip Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 11 22 b Sering 15 36 c Kadang-kadang 22 38 d Hampir tidak pernah 2 4 e Tidak pernah Jumlah 50 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.19 dapat diketahui untuk pertanyaan tentang dipergunakannya prosedur tertentu dalam meminjam arsip kebanyakan responden menjawab kadang-kadang. Hal ini menunjukkan bahwa Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara memberikan keleluasan kepada pegawai untuk meminjam arsip, hal ini sangat disayangkan karena tanpa mengunakan prosedur dalam peminjaman arsip dapat menyebabkan hilangnya arsip tanpa ada pertanggung jawaban dari sipeminjam. Tabel 4.20 : Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Tanda Bukti Peminjaman Bagi Instansi Lain Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 1 2 b Sering 5 10 c Kadang-kadang 6 12 d Hampir tidak pernah 30 60 e Tidak pernah 8 16 Jumlah 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.20 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan hampir tidak pernah membuat tanda bukti peminjaman arsip. Hal ini disebabkan Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara tidak meminjamkan arsipnya pada instansi lain. Peminjaman hanya dilakukan pada masing-masing bagian pada suatu instansi yang berkaitan. Tabel 4.21: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditetapkannya Jangka Waktu dalam Peminjaman Arsip Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 3 6 b Sering 1 2 c Kadang-kadang 11 22 d Hampir tidak pernah 13 26 e Tidak pernah 22 44 Jumlah 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.21 dapat diketahui bahwa Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara juga tidak melaksanakan proses penetapan jangka waktu dalam peminjaman arsip. Hal ini dikarenakan kantor tersebut tidak ada meminjamkan arsipnya pada instansi atau kantor lain. Peminjaman hanya dilakukan oleh kepala bagian atau kepala seksi. Para staf juga diperbolehkan meminjam arsip namun tidak selalu menetapkan jangka waktu dalam peminjaman arsip. Tabel 4.22: Distribusi Jawaban Responden Tentang Sanksi yang Diberikan Bila Terlambat Mengembalikan Arsip Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 1 2 b Sering 2 4 c Kadang-kadang 10 20 d Hampir tidak pernah 11 22 e Tidak pernah 26 52 Jumlah 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.22 dapat diketahui bahwa Kantor DISPENBUD Kabupaten TAPUT tidak memberikan sanksi bagi pegawai yang terlambat mengembalikan arsip. Hal ini dapat memicu para pegawai berlambat-lambat dalam mengembalikan arsip yang dipinjam. Oleh Karena itu kantor tersebut perlu memberikan sanksi bagi para peminjam arsip demi keamanan arsip yang dimilikinya. Sehingga informasi yang terkandung di dalam arsip tidak berkurang. Tabel 4.23: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakannya Pemusnahan Arsip Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 2 4 b Sering 5 10 c Kadang-kadang 18 36 d Hampir tidak pernah 13 26 e Tidak pernah 12 24 Jumlah 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan Tabel 4.23 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan kadang-kadang melakukan pemusnahan arsip. Hal ini dikarenakan Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten TAPUT kadang-kadang melakukaan pemusnahan Arsip sebahagian arsip yang tidak dipergunakan dikirim lagi ke Badan kepegawaian Daerah BKD. Pemindahan ini dilakukan satu kali dalam 5 tahun. Tabel 4.24: Apakah Bapakibusaudara membuat daftar arsip terhadap arsip yang dimusnakan Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 2 4 b Sering 13 26 c Kadang-kadang 25 50 d Hampir tidak pernah 7 14 e Tidak pernah 3 6 Jumlah 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan tabel 4.24 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan kadang-kadang membuat daftar arsip terhadap arsip yang dimusnahkan. Hal ini terjadi karena pada Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabuapten Tapanuli Utara proses pemusnahan atau pemindahan terhadap arsip yang tidak diperlukan lagi masih belum sempurna, sehingga untuk dikemudian hari perlu diperbaiki dan ditingkatkan lagi.

4.3 Tanggapan Responden Terhadap Pengambilan Keputusan

Variabel terikat dalam penelitian ini adalah tahapan pengambilan keputusan dengan indikator-indikator sebagai berikut: identifikasi dan defenisi masalah, pengumpulan dan pengolahan informasi, pencarian alternatif, pengkajian berbagai alternatif, penentuan pilihan atas berbagai alternatif, pelaksanaan keputusan dan penilaian. Selanjutnya indikator-indikator tersebut dituangkan dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan. Berikut ini akan disajikan jawaban responden terhadap variabel terikat dengan tabel distribusi frekuensi. Tabel 4.25: Distribusi Jawaban Responden Tentang Identifikasi dan Defenisi Masalah sebelum Pengambilan Keputusan Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 42 84 b Sering 6 12 c Kadang-kadang 2 4 d Hampir tidak pernah 6 e Tidak pernah Jumlah 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan tabel 4.25 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu mengidentifikasi dan membuat defenisi sebelum pengambilan keputusan. Pemecahan masalah umumnya bermula dari adanya situasi yang tidak menguntungkan yang berperan sebagai suatu stimulus untuk bertindak. Kondisi demikian harus dicermati oleh pimpinan. Dengan pengidentifikasian dan pendefenisian prolematika pengambilan keputusan akan dapat menggunakan teori ilmiah dengan berbagai ragam paradigma., teknik tertentu digabung dengan kreativitas, inovasi, intuisi dan hasil pemikiran yang objektif, sehingga keputusan yang diambil merupakan keputusan yang tepat. Dengan teridentifikasinya masalah maka pihak pimpinan telah mengetahui masalah riil yang dihadapi untuk mencapai tujuan organisasi, hal ini dapat digunakan sebagai acuan oleh Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara untuk pengumpulan informasi dan pembuatan alternatif pemecahannya. Tabel 4.26: Distribusi Jawaban Responden Tentang Mengumpulkan dan Mengolah informasi sebelum Pengambilan Keputusan Pilihan Jawaban Jawaban Responden F a Selalu 45 90 b Sering 5 10 c Kadang-kadang 8 d Hampir tidak pernah e Tidak pernah Jumlah 50 100 Sumber: Hasil Penelitian 2015 Berdasarkan tabel 4.26 dapat diketahui bahwa mayoritas responden menyatakan selalu Mengumpulkan dan mengolah informasi sebelum pengambilan keputusan. Untuk pengambilan keputusan yang tepat diperlukan informasi. Pada tahap ini pimpinan akan berusaha mencari informasi yang relevan dengan permasalahan yang dihadapi informasi tersebut paling tidak memiliki lima persyaratan yakni “ mutakhir, lengkap, dapat dipercaya bersumber dari data yang diolah dengan baik dan disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami.