4.2.2 Analisa Sistem Berjalan
Sistem yang berjalan pada biro perlengkapan adalah sebagai berikut :
Persediaan Pemasok
Staf biro perlengkapan I
2. Memesan Persediaan ATK
Staf biro perlengkapan II
4. Pegawai mengecek barang jika ada yang rusak maka dibuat retur
5. Pencatatan barang masuk oleh pegawai
Pegawai biro lain
7. Meminta kebutuhan ATK 13. Veriikasi Laporan
14. Memberikan Laporan
Kepala biro perlengkapan
12. Memberikan ATK 3.Pemasok mengirimkan ATK
1. Mencari informasi barang
6. ATK disimpan dibagian persediaan
11. Pencatatan barang yang diberikan
9. Menunggu barang sedang dicek 10. Mengambilkan ATK
8. Mengecek persediaan ATK
Gambar 4.2 Sistem Berjalan
1. Staf biro perlengkapan I melakukan pencarian berbagai macam barang yang dibutuhkan dengan datang langsung. Atau dengan
adanya media cetak, dan memanfaatkan media eletronik untuk mendapat informasi barang-barang yang sedang dibutuhkan.
2. Staf biro perlengkapan I melakukan adanya pemesanan kepada pemasok, maka pegawai biro perlengkapan mengujungi pemamsok
dengan datang langsung atau hanya lewat telpon. 3. Pemasok melakukan pengiriman barang yang telah dipesan oleh biro
perlengkapan. 4. Staf perlengkapan II mengecek barang yang dikirim oleh pemasok.
Jika ada barang yang tidak sesuai dengan pemesanan maka perlu adanya pembuatan retur kepadapemasok.
5. Staf perlengkapan II melakukan pencatatan barang yang telah dikirim oleh pemasok.
6. ATK disimpan oleh staf perlengkapan dapat disimpan kebagian gudang persediaan.
7. Pegawai biro lain meminta permintaan kebutuhan ATK dengan datang langsung kebagian biro pelengkapan.
8. Ketika adanya permintaan barang dari pegawai biro lain, maka staf perlengkapan melakukan pengecekkan barang yang diminta tersedia
atau tidak terkadang banyak pemintaan akan tetapi ketidak tersediaan barang yang dimiliki
9. Pegawai biro lain menungu barang yang sedang dicek, barangnya dibutuh tersedia atau tidak tersedia pada biro perlenngkapan.
10. Staf biro perlengkapan II, mengambilkan barang yang dibutuhkan. 11. Staf perlengkapan dapat melakukan pencatatan barang apa saja yang
dibutuhkan dan yang tersedia pada biro perlengkapan. 12. Setelah itu staf biro perlengkapan II memberikan barang yang telah
tercatat sebagai barang yang telah dikeluarkan oleh biro pelengkapan.
13. Staf biro perlengkapan II melakukan verifikasi terlebih dahulu kepada staf biro perlengkapan I .
14. Memberikan laporan kepada pimpinan biro perlengkapan.
4.2.2.1 Kelemahan Sistem Berjalan
Berdasarkan analisa
sistem berjalan
pada biro
perlengkapan diatas, maka didapat kelemahan sistem berjalan sebagai berikut :
1. Ketika melakukan pemesanan kepada pemasok dengan datang langsung maka membutuhkan rentan waktu yang
cukup lama sehingga dalam melakukan pemesanan membutuhkan waktu yang banyak, dan dengan melakukan
pemesanan melalui telpon. Kecil kemungkinan tidak diangkat dikarenakan pemasok pun memiliki pelanggan yang banyak,
bukan hanya dari biro perlengkapan saja.
2. Pada biro perlengkapan sering mengabaikan ketersediaan barang maka sulitnya menentukan waktu yang tepat untuk
melakukan kapan pemesanan dapat dilakukan kepada pemasok.
3. Ketika barang sudah dipesan kepada pemasok dengan membutuhkan waktu yang cukup lama yang tidak dapat
diterka, dikarenakan jarak yang tidak selalu berdekatan dengan biro perlengkapan sehingga barang yang dipesan
hingga sampai dibiro perlengkapan sering mengalami terjadinya keterlambatan barang, maka biro perlengkapan
tidak dapat memenuhi kebutuhan dari biro perlengkapan yang sesuai dengan tepat waktu.
4. Ketika barang sudah dikirim dan dilakukan pengecekan barang sesuai atau tidak dengan yang dipesan, dengan
melihat dari jumlah barang yang sesuai atau melihat dari mereknya barang yang dipesan sesuai atau terjadi kesalahan,
maka biro perlengkapan melakukan retur pengembalian barang yang telah rusak kepada pemasok, akan tetapi dengan
harus adanya surat pengantar dari biro perlengkapan membutuhkan waktu untuk mengantar surat pengantar yang
ditujukan untuk retur barang yang dipesan kepada pemasok.
5. Dengan banyaknya pencatatan barang yang keluar masuk sering terjadinya kelalaian pencatatan yang dilakukan oleh
biro perlengkapan. 6. Ketika pegawai biro lain berkunjung dengan datang ke biro
perlengkapan memakan waktu karena biro perlengkapan memiliki gedung yang berbeda, hal hasil dengan melakukan
permintaan barang kepada biro perlengkapan sering terjadinya kehabisan stok, maka biro lain tidaklah
membawakan hasil yang sesuai dengan membawa ATK. 7. Dengan banyaknya permintaan yang dilakukan oleh biro lain,
biro perlengkapan seringanya menemukannya pemborosan pemakaian ATK yang dilakukan oleh biro lain yang tidak
sesuai dengan pemakaian. 8. Sering terjadinya laporan laporan yang tidak sesuai dengan
barang yang dipesan dan barang yang dipakai. 9. Banyaknya penyelewengan yang dilakukan oleh orang-orang
tidak berwewenang sehingga tidak sesuai dengan fakta kenyataan yang ada.
4.2.3 Solusi Pemecahan Masalah
Kategori