5. Dengan banyaknya pencatatan barang yang keluar masuk sering terjadinya kelalaian pencatatan yang dilakukan oleh
biro perlengkapan. 6. Ketika pegawai biro lain berkunjung dengan datang ke biro
perlengkapan memakan waktu karena biro perlengkapan memiliki gedung yang berbeda, hal hasil dengan melakukan
permintaan barang kepada biro perlengkapan sering terjadinya kehabisan stok, maka biro lain tidaklah
membawakan hasil yang sesuai dengan membawa ATK. 7. Dengan banyaknya permintaan yang dilakukan oleh biro lain,
biro perlengkapan seringanya menemukannya pemborosan pemakaian ATK yang dilakukan oleh biro lain yang tidak
sesuai dengan pemakaian. 8. Sering terjadinya laporan laporan yang tidak sesuai dengan
barang yang dipesan dan barang yang dipakai. 9. Banyaknya penyelewengan yang dilakukan oleh orang-orang
tidak berwewenang sehingga tidak sesuai dengan fakta kenyataan yang ada.
4.2.3 Solusi Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah yang dilakukan oleh penulis dalam menyelesaikan masalah adalah dengan mebuatkan rancang bangun
sistem informasi pemesanan ATK pada biro perlengkapan, sistem yang
dibuat sebagai media alat bantu dalam kinerja biro perlengkapan dalam menyelesaikan masalah yang ada.
4.2.4 Analisa Sistem Usulan
Analisis sistem usulan dengan adanya sistem informasi pemesanan persediaan ATK tidak perlu banyak memakan waktu dalam
melakukan pemesanan persediaan ATK. Pihak-pihak yang terkait dapat melakukan kegiatan pemesanan dengan media online saja, yang saling
terhubung oleh internet.
Pemasok
3. Melihat katalog yang ada
Staf biro perlengkapan
Pegawai biro lain
15. Melihat barang masuk
Kepala biro perlengkapan
12. Pengembalian barang yang telah rusak
Kepala biro lain
4. Memberikan katalog produk 2. Melihat data pemasok
Server . 1. Mengisi data pemasok
13. Melihat pengembalian barang 11. Melihat pemesanan yang ada
5. Melalukan permohonan barang Database
8. Kelola data barang kedalam sistem
6. Memberikan validasi permohonan barang 9. Lihat data barang
7. Mengecek permohonan barang
17. Melihat barang keluar 10. Melakukan pemesanan
14. Mengelola barang masuk 16. Mengelola barang keluar
18. Melihat barang keluar 19. Melihat laporan
Gambar 4.3 Sistem Usulan
1. Mengisi data pemasok agar tersimpan pada sistem. 2. Pemasok melihat data yang tersimpan pada sistem.
3. Adanya katalog yang tersedia untuk pemasok, agar media katalog tersebut sebagai media produk-produk yang tersedia oleh para
pemasok, sehingga biro perlengkapan dapat melihat-lihat barang yang tersedia.
4. Staf biro perlengkapan melihat berbagai macam-macam katalog produk yang tersedia pada sistem.
5. Ketika pegawai biro lain ingin melakukan permintaan kebutuhan ATK, sebelum itu harus adanya verifikasi terlebih dahulu kepada
kepala biro masing-masing agar dapat diketahui oleh kepala biro masing-masing dan dapat disetujui untuk tidak lanjutnya agar sampai
kebiro perlengkapan untuk dapat melakukan permintaan barang yang sesuai dengan kebutuhan oleh biro tersebut.
6. Ketika kepala biro melihat dan mengetahui adanya permintaan barang, maka kepala biro dapat melakukan pengambilan keputusan
dengan memberikan validasi bahwa kebutuhan tersebut dapat diminta kebiro perlengkan agar dapat melakukan permintaan kepada
staf perlengkapan. 7. Dengan adanya persetujuan validasi oleh kepala biro lainnya, maka
kebutuhan persediaan
dapat ditindak
lanjuti dengan
staf perlengkapan agar dapat dilihat ketersediaan barang tersebut ada
atau tidak dibagian persediaan. Setelah diberikan validasi oleh
kepala biro lainnya, tentang adanya kebutuhan barang tersebut, maka staf perlengkapan melakukan pengelolaan barang yang telah
dikeluar. 8. Mengelola data barang kedalam sistem agar dapat mengetahui lebih
detailnya barang-barang ada pada sistem. 9. Staf perlengkapan melakukan pengecekkan data barang yang ada
pada sistem. 10. Melakukan pemesanan kepada berbagai pemasok yang akan pilih,
dengan memberikan pemesanan sebagai daftar pemesanan apa saja yang akan dipesan.
11. Dengan adanya pemasok yang diberikan memiliki hak izin akses agar dapat masuk kedalam sistem. Sehingga pemasok dapat melihat
adanya pemesanan atau tidak dari biro perlengkapan, dengan melihat pemesanan yang diberikan dari biro perlengkapan.
12. Barang yang telah dikirim oleh pemasok maka akan ditindak lanjutin dengan memberikan konfirmasi kepada pemasok barang, jika dalam
pemeriksaan kembali barang-barang dipesan tidak memenuhi pemesanan, terkadang suka terjadinya kendala dengan pengiriman
barang yang tidak layak, atau mengalami cacat produk dan terkadang kesalahan pemasok dalam mengirim barang yang salah yang tidak
sesuai dengan pemesanan. Dengan itu staf biro perlengkapan hanya dengan memberikan surat retur kepada pemasok yaitu pengembalian
barang.
13. Dengan adanya pengembalian barang oleh staf perlengkapan, maka pemasok akan melihat adanya retur dengan adanya pengembalian
barang yang diberikan oleh staff perlengkapan setelah itu barang akan diambil kembali dan akan dikirim kembali barang yang sesuai
dengan pesanan. 14. Biro perlengkapan melakukan penginputan barang-barang yang
masuk agar dapat disimpan kedalam sistem. 15. Kepala biro biro perlengkapan dapat melihat berbagai macam barang
yang masuk. 16. Biro perlengkapan melakukan penginputan barang-barang yang telah
keluar agar dapat disimpan kedalam sistem. 17. Dengan adanya barang yang telah keluar, maka pegawai biro lain
dapat melihat kembali secara detail barang yang telah dikeluarkan dengan mengambil barang tersebut dengan datang langsung kepada
biro perlengkapan. 18. kepala biro perlengkapan dapat melihat kembali secara detail barang
yang telah dikeluarkan 19. Memberikan laporan kepada kepala biro perlengkapan.
4.2.5 Perbandingan Sistem Berjalan dengan Sistem Usulan
