13. Dengan adanya pengembalian barang oleh staf perlengkapan, maka pemasok akan melihat adanya retur dengan adanya pengembalian
barang yang diberikan oleh staff perlengkapan setelah itu barang akan diambil kembali dan akan dikirim kembali barang yang sesuai
dengan pesanan. 14. Biro perlengkapan melakukan penginputan barang-barang yang
masuk agar dapat disimpan kedalam sistem. 15. Kepala biro biro perlengkapan dapat melihat berbagai macam barang
yang masuk. 16. Biro perlengkapan melakukan penginputan barang-barang yang telah
keluar agar dapat disimpan kedalam sistem. 17. Dengan adanya barang yang telah keluar, maka pegawai biro lain
dapat melihat kembali secara detail barang yang telah dikeluarkan dengan mengambil barang tersebut dengan datang langsung kepada
biro perlengkapan. 18. kepala biro perlengkapan dapat melihat kembali secara detail barang
yang telah dikeluarkan 19. Memberikan laporan kepada kepala biro perlengkapan.
4.2.5 Perbandingan Sistem Berjalan dengan Sistem Usulan
Dengan adanya perbandingan dari sistem berjalan dengan sistem usulan, maka dapat diketahui kegiatan satu sama yang lain yang lebih
mempermudah kegiatan pekerjaan yang ada pada biro perlengkapan.
Daftar Tabel 4.1 Perbandingan Sistem Berjalan Dengan Sistem Usulan Sistem Berjalan
Sistem Usulan Hasil dicapai
Mencari informasi dengan
datang langsung barang
yang tersedia
atau melalui browser
tersedia. Tersedianya
media untuk para pemasok
untuk memperlihatkan produk-produkk
yang tersedia.
Biro perlengkapan
dapat melihat-lihat dengan hanya
melalui sistem.
Melakukan pemesanan harus
datang langsung atau
melalui telpon.
Pemesanan dapat
dilakukan dengan
masuk kedalam sistem, setelah itu pemasok
dapat melihat berbagai macam pesanan yang
telah dipesan oleh biro perlengkapan.
Dengan melalui
sistem pemesanan
ini dapat
dilakukan mempermudah dan cepat,
sehingga menguntungkan kedua belah
pihak Biro perlengkapan dan pemasok.
Hanya melihat
perkiraan stok
barang yang ada pada
biro perlengkapan,
sehingga terjadi
pembelian barang yang tidak sesuai
atau pun
kekurang barang. Pemesanan
dapat ditentukan
dengan banyaknya
jumlah barang yang dibutuhkan
agar saat dipesan agar tidak
mengalami kekurangan kebutuhan
barang atau
pun kelebihan barang yang
telah dipesan. Dengan adanya sistem ini
dapat menetralisir kejadian dalam melakukan pembelian
barang kepada pemasok yang sesuai dengan kebutuhan .
Hanya dengan
perkiraan waktu hanya pada biro
perlengkapan. Dapat
menentukan waktu yang tepat untuk
menentukan pemesanan kepada pemasok.
Dapat mengetahui
waktu yang
tepat, kapan
saja melakukan
pemesanan, sehingga
dapat mencegah
kehabisan stok barang. Ketika
adanya retur
kepada pemasok
maka biro perlengkapan
harus mengirimkan
surat
pengantar tersebut
kepada pemasok.
Dengan mengirimkan
data-data kedalam
sistem barang apa saja yang harus di retur
kepada pemasok, maka pemasok dapat melihat
data retur tersebut. Sehingga tidak perlunya biro
perlengkapan datang untuk mengantar surat retur. Karena
sudah melalui sistem, hanya tinggal menunggu saja barang
yang akan dikirim kembali oleh pemasok.
Biro lain datang ke
biro perlengkapan
untuk meminta
Hanya dengan adanya persetujuan dari kepala
biro masing-masing,
maka biro
tersebut Untuk mempermudah kegitan
permintaan kebutuhan barang yang diminta, tanpa harus
datang.
kebutuhan barang yang dibutuhkan,
akan tetapi
terkadang ketika sudah datang ke
biro perlengkapan belum
tentu barang
tersebut tersedia pada biro
perlengkapan. dapat
melakukan permintaan kebutuhan
kepada biro
perlengkapan, tanpa
harus datang terlebih dahulu,
karena biro
perlengkapan akan
memberikan respon
ketika barang tersebut tersedia atau tidak ada
tersedia.
Biro perlengkapan
tidak dapat
menentukan mana biro lain
yang selalu
melakukan permintaan yang
terlalu sering
sehingga tidak
dapat mendetek
siapa saja kah, yang
sering melakukan
pemborosan pemakaian
barang. Sistem
ini dapat
melihatkan siapa aja yang telah melakukan
pemakaian barang yang terlalu sering, sehingga
dapat black list tersebut. Untuk memperingatkan. Agar
tidak melakukan pemakaian yang terlalu sering, tidak
sesuai dengan kapasitasnya. Sehingga dapat menghemat
pemakaian barang.
Biro perlengkapan
menyajikan laporan
hanya berbentuk
manual. Adanya sistem ini maka
dapat memberikan
laporan yang lebih jelas terarah dan tepat yang
sesuai dengan informasi barang yang ada.
Memperkecil terjadinya
penyimpangan dari orang- orang
yang tidak
berwewenang.
Kepala biro
hanya dapat
melihat laporan
dalam bentuk
manual. Dengan adanya sistem
maka kepala biro dapat melihat laporan melalui
sistem yang tersedia. Dapat mempermudah kepala
dalam melihat barang masuk, barang keluar, dan laporan.
4.2.6 Kebutuhan Sistem dan User
