Berinteraksi dengan khalayak
Tahap 2: Berinteraksi dengan khalayak
Pada tahap ini organisasi mulai menjalin hubungan atau interaksi dengan masing ‐masing perusahaan yang tertarik menjadi sponsor beasiswa dengan
Gambar 3.7. Contoh 4. Memelihara Hubungan dengan Khalayak
memaparkan secara detil program beasiswa.
Target khalayak
15 perusahaan yang berpotensi menjadi sponsor
Gambar 3.5. Contoh 2. Berinteraksi dengan Khalayak Menyampaikan laporan
Perubahan yg diinginkan
Mengundang perusahaan lain untuk
Tindakan lanjutan
berpartisipasi menjadi sponsor
Jumlah yang diharapkan Menetapkan perusahaan sponsor menjadi duta Target khalayak
15 perusahaan yang berpotensi menjadi sponsor
program beasiswa
Perubahan yg diinginkan Terlibat diskusi tentang program sponsorship dari
Target waktu
Akhir tahun pelajaran
perusahaan
Tindakan lanjutan
Para pengusaha tertarik dengan usaha organisasi
Jumlah yang diharapkan
Sepertiga dari komunitas perusahaan tertarik menjadi
sponsor
Target waktu
Bulan Agustus
Daftar Pustaka
Cangara , Hafied. 2005. Pengantar Ilmu Komunikasi. Rajawali Pers, Jakarta. Vivian , John. 2008. Teori Komunikasi Massa, terjemahan. Denis McQuail, 1987, Teori Komunikasi Massa. Salemba Humanika, Jakarta. Patterson, Sally J & Janel M. Radtke. 2009. Strategic Communications for Non Profit
Organizations: Seven Steps to Creating a Succesfull Plan. Second Editon. John Willey & Sons, Hoboken, New Jersey, USA.
Syam, Nina, Atwar Bajari & Dadang Sugiana, 2004, Modul Kuliah Universitas Terbuka: Perencanaan Pesan dan Media, Universitas Terbuka, Jakarta.
Sumber Online:
http://kampuskomunikasi.blogspot.com/2008/06/analisis ‐khalayak.html http://kampuskomunikasi.blogspot.com/2008/06/analisis ‐khalayak.html
Whellen dan Hunger (dalam Amir, 2011: 12) misalnya, menyebut analisis situasi dengan istilah analisis lingkungan, yang merupakan langkah awal dalam manajemen strategik. Whellen dan Hunger menyebut fungsi utama analisis
lingkungan BAB adalah mengumpulkan informasi. Cornelissen (2004: 104) menyebut 4
analisis situasi dengan istilah analisis strategis, yang terdiri tiga aktivitas analisis,
SITUASI
ANALISIS
yakni: 1) analisis lingkungan organisasi; 2) analisis pasar dan persaingan; dan 3)
analisis stakeholder atau pemangku kepentingan.
Fleet (2012) juga menyebutkan tiga langkah awal dalam perencanaan
Oleh: Almy Zarlis, S.T.
strategis adalah melakukan analisis, yakni: 1) analisis persoalan dengan melihat konteks;
2) analisis lingkungan; dan 3) analisis stakeholder atau pemangku
kepentingan.
Analisis situasi atau lingkungan pada hakikatnya adalah aktivitas memetakan persoalan dengan serangkaian metode atau cara yang terukur. Karena itu, analisis situasi menjadi dasar melangkah ke tahapan berikutnya
A. Pendahuluan dalam perencanaan komunikasi. Melakukan analisis situasi atau lingkungan bertujuan untuk membantu pemegang kendali dalam organisasi tersebut mendefinisikan lapangan kerja dan mendapatkan informasi mengenai kekuatan
KOMUNIKASI merupakan hal yang tidak terpisahkan dalam tatanan kehidupan
yang akan mempengaruhi rencana komunikasi.
berorganisasi. Organisasi yang baik adalah organisasi yang mampu mengetahui Sebuah analisis situasi atau lingkungan yang komprehensif melihat daerah dan mengendalikan lingkungan di mana mereka bekerja dan beraktivitas.
baik di dalam maupun di luar organisasi. Analisis internal yang membahas Lingkungan di sekitar organisasi inilah yang dikatakan sebagai sumber informasi
operasi organisasi dan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan (SW). Analisis yang akan berpengaruh besar terhadap rencana komunikasi dari sebuah
eksternal memeriksa kekuatan yang mempengaruhi setiap organisasi, mencari organisasi. Akan diketahui seberapa besar kekuatan yang akan diperolehnya dan
peluang dan ancaman (OT). Analisis SWOT memberikan informasi penting untuk berpengaruh terhadap kinerja dan aktivitas dari organisasi tersebut.
implementasi sukses dari rencana komunikasi strategis.
Komunikasi yang efektif diawali dengan pemahaman yang jelas tentang Tantangan bagi Perencana Komunikasi adalah untuk: lingkungan organisasi itu berada. Setiap organisasi harus melakukan pemeriksaan secara berkala terhadap lingkungannya atau yang disebut juga
Mengumpulkan informasi yang akan memungkinkan anggota untuk dengan analisis. Dalam perencanaan komunikasi, juga diperlukan serangkaian
memahami strategi organisasi saat ini dan sebelumnya;
analisis. Salah satunya yang dianggap penting adalah melakukan analisis situasi. Menilai program organisasi, efektivitas, dan posisi kompetitif; Dalam Tentukan peluang dan tantangan relatif terhadap kebutuhan pemegang konsep perencanaan komunikasi, analisis situasi menempati tahap
pertama merancang perencanaan komunikasi strategis. Identifikasi isu-isu strategis tambahan atau tantangan yang dikemukakan Di dalam Wikipedia, analisis situasi menurut Cutlip (1985; 205) adalah
kepentingan dan orang-orang yang mereka layani;
yang mungkin ada.
merupakan tahap pengumpulan data yang ditempuh peneliti sebelum merancang
dan merencanakan program. Analisis situasi bertujuan untuk mengumpulkan
informasi mencakup jenis dan bentuk kegiatan, pihak atau publik yang terlibat,
B. Analisis Internal
organisasi adalah suatu sikap deskriptif, bukan seperti kepuasan kerja yang lebih bersifat evaluatif.
ANALISIS internal dilakukan untuk menilai berbagai hal relevan yang terlibat Dalam budaya organisasi ini kita mengupayakan mengukur bagaimana atau bertanggung jawab dalam proses apa yang diinginkan dan apa yang menjadi
para karyawan memandang organisasi mereka (Robbins, Stephen, 2008: 256‐266): sumber daya organisasi untuk ditawarkan ke publik. Analisis internal menurut Patterson dan Radtke (2009: 44) adalah kegiatan
a. Apakah mendorong kerja tim?
melihat budaya organisasi dan tujuan struktur, program dan manajemen, sumber
b. Apakah menghargai inovasi?
c. daya Apakah menekan inisiatif? manusia dan keuangan, dan infrastruktur fisik dan teknologi. Sebuah
prinsip dasar dari model perencanaan komunikasi strategis adalah bahwa semua Sebuah rencana strategis yang efektif komunikasi harus merupakan refleksi
manajer senior perlu memahami pentingnya komunikasi internal dan eksternal. akurat dari budaya organisasi. Ini harus mencerminkan hubungan kerja saat ini, Dengan memeriksa potongan‐potongan masalah, staf dan dewan harus mampu kemitraan, ekspektasi kinerja, dan kerangka organisasi. Jika rencana ini memahami tidak hanya apa yang mungkin tetapi juga apa yang diperbolehkan membahas infrastruktur saat ini, juga harus mencakup strategi komunikasi untuk diberi seperangkat fakta. membantu dewan, staf, dan konstituen kunci lainnya memahami dan Morissan (2012: 40) mengatakan bahwa aspek lain yang perlu diperhatikan
mendukung perubahan yang diinginkan arah.
dalam melakukan analisis internal adalah penilaian terhadap kekuatan dan
Di antara pertanyaan untuk dipertimbangkan:
kelemahan organisasi atau merek dari perspektif citra atau image yang dimiliki.
Seringkali citra yang dibawa perusahaan atau merek ke pasaran memberikan Berapa besar kewenangan yang dimiliki anggota staf dalam pekerjaan
dampak yang signifikan dalam menentukan keberhasilan promosi yang
dilakukan. Dengan kata lain, perusahaan atau organisasi yang sudah memiliki Apakah ada aliran informasi yang relatif bebas dalam organisasi, atau reputasi atau citra yang bagus akan berada pada posisi yang selangkah lebih maju
mereka?
apakah orang cenderung untuk tidak berbagi?
dalam memasarkan produknya. Bagaimana sikap di organisasi yang terbuka dan ramah, takut dan Oleh karena itu, analisis internal yang memperhitungkan kekuatan dan
paranoid, sinis?
kelemahan organisasi dalam pandangan citra yang dimiliki organisasi atau Apakah anggota staf merasa bahwa mereka diperlakukan dengan adil? perusahaan akan menjadi penting sebelum organisasi tersebut mengeluarkan
Apakah ada hubungan pelaporan yang jelas dan pemahaman bersama produk tentang bagaimana departemen bekerja dengan satu sama lain? apa yang akan dipasarkan ke publik. Menganalisa hal ini perlu
Apakah ada tim antar departemen yang bekerja secara teratur di dalam keterlibatan semua pihak bukan saja orang dalam organisasi, akan tetapi orang
departemennya masing-masing?
yang berada di luar organisasi juga berkepentingan dalam menilai bagaimana
Apakah ada tanggung jawab yang tumpang tindih?
mereka memandang organisasi anda.
Setelah Perencana Komunikasi memiliki pemahaman yang jelas tentang
Budaya Organisasi
nilai ‐nilai inti organisasi, dapat menentukan apakah akan bekerja dalam Budaya organisasi menurut Schein, (1985: 168) adalah sebuah sistem makna
parameter ini atau mencoba untuk perubahan lembaga. Penggunaan model bersama yang dianut oleh para anggota yang membedakan suatu organisasi dari
perencanaan komunikasi strategis, yang mengasumsikan penggunaan kelompok organisasi ‐organisasi lainnya. Sistem makna bersama yang dimaksud adalah
kerja jangka pendek antar departemen, dapat menjadi katalisator bagi hubungan sekumpulan karakteristik kunci yang dijunjung tinggi oleh organisasi.
kerja yang baru bagi sebuah organisasi dalam merencanakan komunikasi di Budaya organisasi berkaitan dengan bagaimana karyawan atau anggota
dalamnya.
organisasi memahami karakteristik budaya suatu organisasi, dan tidak terkait dengan apakah karyawan menyukai karakteristik itu atau tidak. Budaya
Selain pemahaman budaya organisasi, pendekatan perencanaan strategis dalam rencana tersebut. Banyak rencana dibiarkan begitu saja menjadi dokumen umum untuk analisis internal organisasi adalah untuk memeriksa kekuatan
yang tersimpan rapi karena tidak diproses secara cepat, tidak ada komitmen organisasi dan kelemahan dalam lima bidang:
bersama di dalam organisasi terhadap rencana yang telah disusun bersama, atau ada sikap membiarkan atau menyabotase rencana tersebut.
1. Administrasi Seringkali struktur administrasi organisasi tidak sejalan dengan apa yang
2. Program diprioritaskan. Mengevaluasi proses administrasi dan struktur departemen
3. Sumber Daya organisasi, 4. dan membentuk struktur tersebut jika diperlukan kembali, dapat Infrastruktur
5. Pengembangan Organisasi membantu organisasi untuk beroperasi secara lebih efisien untuk memenuhi
tujuannya. Menyatukan seluruh perencanaan komunikasi dan proses Bekerja dengan dewan dan staf, Perencana Komunikasi harus
implementasinya dapat membantu pendekatan model baru dalam kerja‐kerja mengidentifikasi kekuatan organisasi dan kelemahan di masing‐masing lima
organisasi. Dengan cara ini, perencana komunikasi membantu organisasi untuk bidang di atas. Jika Perencana Komunikasi melakukan latihan ini secara
memahami bagaimana rencana tersebut akan mempengaruhi pekerjaan apa yang independen, harus berbagi temuan dengan tim manajemen senior untuk
akan dilakukan dan bagaimana itu dilakukan di masa yang akan datang. memastikan bahwa mereka mengerti dan setuju dengan interpretasi dan asumsi
yang dicapai oleh Perencana Komunikasi. Tim manajemen senior mungkin
Program
memutuskan untuk mengatasi beberapa masalah secara terpisah untuk Program dalam suatu organisasi merupakan hal yang fundamental dalam memastikan bahwa Perencana Komunikasi dapat merencanakan strategi untuk
berjalannya suatu organisasi. Bagaimana merencanakan program yang dimulai mengatasi kelemahan organisasi dan membuat penggunaan terbaik dari kekuatan
dari merumuskan masalah utama organisasi, penetapan tujuan, penyusunan dalam konteks komunikasi.
program aksi, antisipasi ketidakpastian, dan lain‐lain. Dan dilanjutkan bagaimana mengimplementasikan program komunikasi organisasi sehingga berjalan dengan
Administrasi capaian yang signifikan. Mengembangkan program dengan inisiasi program baru Administrasi menurut Kamus Terbaru Bahasa Indonesia (2008), adalah usaha dan
dan memanfaatkan peluang dalam organisasi hingga dilakukan monitoring dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk
evaluasi dari program yang digulirkan. Semua hal ini direncanakan agar mencapai tujuan. Dalam arti luas merupakan seluruh proses kerja sama antara
komunikasi yang dibangun berbentuk program yang terukur dan memiliki tujuan dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana
positif bagi organisasi.
prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Perencanaan komunikasi yang efektif dapat memastikan bahwa yang Dalam analisis situasi suatu organisasi, administrasi merupakan hal yang
menjalankan program dan layanan apa yang mereka butuhkan. Dengan melihat sangat penting untuk diperhatikan, bagaimana kelompok manusia di dalam
program ‐program secara teliti akan diketahui mana program yang berjalan baik organisasi tersebut kerja sama, proses atau usaha, bimbingan, kepemimpinan,
dan mana yang tidak berjalan.
pengawasan dan tujuan dari organisasi tersebut. Program dari anggota organisasi diminta secara aktif untuk berpartisipasi Perencanaan komunikasi yang sukses didukung secara penuh oleh tim
dalam proses perencanaan komunikasi yang akan membantu Perencana manajemen di dalam organisasi tersebut, bagaimana komitmen tim terhadap
Komunikasi memahami apakah program yang diinginkan bekerja dengan baik. rencana strategis secara keseluruhan, mempromosikan misi dan tujuan organisasi
Menentukan akar penyebab setiap kekuatan dan kelemahan dapat membantu dan mengakui bahwa komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam
perencana komunikasi untuk menyesuaikan tujuan komunikasi yang baru dalam segala aspek administrasi kerja organisasi.
meningkatkan keberhasilan semua program dan jangkauannya. Manajer senior harus menerima rencana tersebut dan mendorong
departemen mereka untuk berusaha memperbaiki temuan dan rekomendasi
Sumber Daya
Hal ‐hal inilah yang menjadi analisis internal dari infrastruktur organisasi Organisasi merupakan semua tentang orang‐orang yang terlibat dan jenis
bagi perencana komunikasi. Sehingga dapat ditentukan kelemahan dan kekuatan keterampilan dan sumber daya yang mereka bawa ke hadapan kita. Dalam arti
dari organisasi tersebut dalam membuat perencanaan komunikasi yang terukur luas, sumber daya manusia organisasi meliputi tidak hanya staf tetapi juga
dan terencana.
anggota dewan, relawan, donor, dan pendukung. Apa jenis sumber daya manusia juga kebutuhan organisasi, dan bagaimana hal itu membuat penggunaan terbaik
Pengembangan Organisasi
dari apa yang tersedia untuk itu? Pengembangan Organisasi pada dasarnya adalah serangkaian proses dari Sumber Daya Manusia merupakan faktor sentral dalam pengelolaan suatu
pengetahuan, teori‐teori, dan kegiatan praktis dikaitkan dengan perilaku organisasi. Mereka yang menjadi penggerak roda organisasi dalam mencapai dan
organisasi secara efektif yang akan menguatkan organisasi dalam menyukseskan mewujudkan tujuan dan sasaran yang ditetapkan. Karena itu, produktivitas
tujuan dari organisasinya. Serangkaian proses yang terencana ini juga berupaya organisasi sangat ditentukan oleh produktivitas SDM yang bersangkutan. Dalam
bagaimana meningkatkan kualitas dan sekaligus meningkatkan produktivitas analisis internal, sumber daya menjadi hal yang sangat diperhatikan agar
anggota organisasi. Pengembangan yang dilakukan terfokus terhadap bagaimana pemberdayaan sumber daya menjadi bermutu dan tidak menjadi masalah.
mengetahui dan memecahkan kelemahan dan masalah yang terjadi pada Ada dua kriteria yang harus diperhatikan, yaitu motivasi kerja tinggi dan
organisasi tersebut, sehingga akan terbangun kembali strategi, struktur, dan kemampuan unggul. Ukurannya akan ditentukan dari skala organisasi, tantangan
proses yang lebih baik dan konsisten.
yang dihadapi, serta rencana strategis pengembangan sumber daya. Hal inilah Pengembangan organisasi inilah yang membantu perencana komunikasi yang menjadi analisis internal bagi perencana komunikasi agar kelemahan dan
dalam menyusun kelemahan apa saja yang dihadapi organisasi selama kekuatan berjalannya organisasi mampu direncanakan dengan terukur dan baik.
menjalankan roda organisasinya. Pengembangan terkadang dilakukan di tengah Proses komunikasi strategis memberikan kesempatan untuk melibatkan
perjalanan program yang dilakukan dan bahkan ada juga diawal dan menjadi semua sumber daya manusia organisasi dengan cara merevitalisasi organisasi dan
evaluasi semua manajemen di akhir masa perjalanan programnya. Hal ini akan komitmennya untuk misinya. Mungkin sederet dari keterampilan (dan sikap)
menguatkan dan menambah gairah baru untuk menyusun bagaimana rencana dapat ditingkatkan melalui pelatihan atau perekrutan. Membantu staf, relawan,
komunikasi organisasi di masa yang akan datang.
dan dukungan papan pelaksanaan rencana komunikasi strategis bisa menjadi Pengembangan secara jangka panjang bisa diartikan bagaimana komponen penting dari perencanaan kerja.
mendapatkan kucuran dana untuk organisasi. Pengembangan yang mengacu pada kebutuhan untuk menjangkau dan memupuk, atau mengembangkan Infrastruktur sehingga organisasi mampu menguatkan pondasi keuangannya. Perencana
Infrastruktur organisasi antara lain mencakup sumber daya keuangan, perangkat komunikasi harus mampu bekerja dengan anggota organisasi yang lain untuk kerja yang memadai, dan teknologi tepat guna.
mendukung hubungan dengan para pendonor keuangan organisasi tersebut. Untuk beberapa hal, infrastruktur menentukan bagaimana posisi yang baik
Setiap organisasi apa saja butuh pengembangan jangaka panjang. Mendapatkan itu adalah untuk memenuhi tujuan program dan melaksanakan tujuan
dukungan dari semua pihak dalam pengembangan organisasi akan menjadi komunikasi. Apakah lingkungan fisik (misalnya, ketersediaan parkir, keamanan,
modal yang sangat penting untuk keberlangsungan organisasi baik itu sumber tanda, ruang untuk diskusi rahasia) cukup untuk memenuhi kebutuhan anggota
dayanya maupun program yang ingin dicapai.
staf dan klien? Apakah organisasi memiliki peralatan (misalnya, saluran telepon cukup dan stasiun kerja komputer, kemajuan perangkat lunak dan database) untuk mendapatkan pekerjaan? Apakah ada ruang kerja umum, ruang pertemuan, dan pusat ‐pusat lainnya untuk memungkinkan semua anggota staf untuk terlibat dalam pekerjaan penting yang dilakukan?
C. Analisis Eksternal
Segi Demografi
Menganalisis segi demografi yaitu berupa data kependudukan merupakan hal
ANALISIS
eksternal memeriksa makro ‐ lingkungan ‐ dunia di mana organisasi yang penting bagi organisasi. Salah satunya adalah memahami terjadinya perubahan kependudukan dalam masyarakat (misalnya, penduduk yang tua,
berfungsi setiap hari. Sama pentingnya dengan memahami kekuatan internal kelahiran bayi, arus pengungsi imigran baru) dapat menjadikan tuntutan yang yang akan mempengaruhi rencana komunikasi strategis, perencana komunikasi
baru terhadap sumber daya organisasi, layanan, dan staf dalam mencermati harus mempertimbangkan lingkungan eksternal. Semakin suatu organisasi
ulang fokus dari misi organisasi atau program yang telah digulirkan. Adanya mengetahui dan memahami tentang lingkungan di mana ia bekerja, maka
penduduk baru menjadi sasaran baru dalam menggulirkan program-program semakin baik mampu menjalankan strategi, sasaran, dan mengembangkan pesan
yang dipersiapkan organisasi dan hal ini akan memunculkan sumber daya yang yang baru untuk pekerjaan penting lain dalam organisasi tersebut. akan membawa keberhasilan. Mengantisipasi setiap perubahan yang terjadi akan membuat organisasi lebih
Sebagai bagian dari proses ini, melihat persaingan—yaitu, organisasi lain efektif dalam mengggulirkan program bagi mereka yang membutuhkan.
dengan misi serupa dengan instruksi organisasi. Sebuah latihan sederhana adalah
untuk mengidentifikasi kelompok dan individu yang secara aktif bersaing untuk
Segi Ekonomi
audiens yang sama dan mendukung bahwa setiap organisasi berusaha untuk Hal lain yang juga penting dalam aktivitas menganalisis lingkungan eksternal mempengaruhi. Semua organisasi yang bersaing dapat memberikan program‐
adalah menganalisis segi makro ekonomi. Salah satunya adalah memahami program terjadinya perubahan dalam indikator ekonomi (misalnya, naik atau turunnya dan jasa yang sama dengan organisasi lainnya, atau setiap organisasi jumlah pengangguran) akan meningkatkan pengguliran program-program
tersebut mungkin melakukan hal yang sama di samping apakah hal yang baru dalam sebuah organisasi. Ekonomi yang sehat dapat meningkatkan
dilakukan tersebut benar atau salah. kucuran dana yang menjadi sumber pendanaan bagi organisasi yang bergerak Memahami di mana posisi organisasi kita dibandingkan dengan organisasi
secara aktif. Dan apabila terjadi penurunan ekonomi akan memungkinkan sejenis lainnya adalah bagian yang sangat penting dari pekerjaan branding dan
perlambatan gerak program dari organisasi tersebut dan memungkinkan akan positioning . terjadi perpindahan sumber daya manusia dalam organisasi tersebut.
Analisis eksternal biasanya membahas makro‐lingkungan. Setiap peluang
baru atau masalah yang ada akan berkembang menjadi kekuatan‐kekuatan baru Kondisi politik juga merupakan faktor penting yang bisa mempengaruhi roda
Segi Politik
seiring waktu. Tantangan bagi organisasi adalah harus mampu mengambil organisasi. Karena itu, para perencana komunikasi organisasi perlu keuntungan dari kemungkinan yang muncul, dan juga bagaimana menghindari
memahami kondisi makro politik di masyarakat. Langkahnya adalah dengan ancaman yang berkelanjutan agar dipersiapkan dengan cermat. Dengan
melakukan analisis terhadap situasi, kebijakan yang ada, baik yang secara memeriksa nasional maupun lokal. Di negara berkembang seperti Indonesia, situasi kekuatan‐kekuatan eksternal, sebuah organisasi akan memiliki politik bahkan menjadi harga mati bagi iklim investasi. Para investor sangat
gambaran yang jelas, di mana ia berdiri dan memiliki peluang baru untuk berharap adanya iklim politik yang kondusif dan mapan. Sebaliknya,
mengambil keuntungan. terjadinya gejolak politik hanya akan melahirkan ketidakpastian dalam segala
Lima kekuatan luar menimbulkan peluang dan ancaman (OT) untuk
hal.
organisasi: