pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diper
lukan dapat dengan cepat dan tepat di temukan”. Berdasarkan beberapa pengertian kearsipan tersebut, dapat
disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu kegiatan pengelolaan arsip mulai dari penerimaan, pengumpulan, pencatatan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip dengan menggunakan aturan tertentu sesuai yang telah ditetapkan. Tujuan dari
pengelolaan arsip ialah agar ketika dibutuhkan kembali arsip dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
b. Ruang Lingkup Kearsipan
Ruang lingkup kearsipan yaitu kegiatan-kegiatan dalam pengelolaan arsip mulai dari penerimaan arsip sampai dengan
pemusnahan arsip. Menurut Syamsul Anwar 1999: 24 ruang lingkup kearsipan meliputi:
1 penciptaan dan penerimaan warkat 2 pengumpulan dan pengaturan warkat
3 pengendalian warkat 4 pemeliharaan dan perawatan warkatarsip
5 penyimpanan arsip 6 pemusnahan arsip
Menurut Dewi Anggrawati 2004: 19 menyebutkan bahwa ruang lingkup kegiatan kearsipan sebagai berikut
Ruang lingkup kegiatan kearsipan dimulai dari kegiatan penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan dan
berakhir dengan penyusutan. Namun demikian, inti dari semua kegiatan itu adalah kegiatan penyimpanan dan penemuan
kembali.
Penciptaan warkat merupakan awal dari kegiatan kearsipan. Penciptaan warkat atau arsip dapat berupa surat, formulir, daftar, dan
sebagainya. Setelah penciptaan warkat selesai kemudian warkat tersebut ditindaklanjuti sesuai kebutuhan. Warkat yang telah ditindaklanjuti
kemudian diserahkan pada bagian kearsipan untuk disimpan sebagai arsip.
Pada bagian kearsipan, arsip-arsip yang ada dikumpulkan dan kemudian disimpan dengan menggunakan sistem dan aturan tertentu
agar suatu saat ketika diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Arsip perlu untuk dipelihara agar arsip baik dari segi
fisik maupun isi arsip, tidak mengalami kerusakan. Arsip yang disimpan semakin lama akan semakin bertambah banyak, untuk
menghindari terjadinya penumpukan arsip, arsip yang sudah tidak terpakai dapat disusutkan dengan cara memindahkan arsip ke bagian
arsip statis. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, dapat dimusnahkan dengan cara dibakar atau dihancurkan dengan mesin
penghancur kertas.
c. Tujuan Pengelolaan Arsip
Arsip perlu dikelola agar arsip tetap terjaga karena mungkin suatu saat arsip tersebut diperlukan kembali. Pengelolaan arsip ini
bertujuan agar arsip tidak hilang, tidak rusak baik dari segi fisik maupun isinya, dan apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah
dan cepat. Menurut Syamsul Anwar 1999: 26 tujuan pengelolaan arsip ialah sebagai berikut:
1 Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman 2 Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan
dengan cepat dan tepat 3 Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam
mencari arsip yang dibutuhkan 4 Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip
5 Untuk menjaga kerahasiaan arsip 6 Untuk menjaga kelestarian arsip
7 Untuk
menyelamatkan pertanggungjawaban
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-
kegiatan kemasyarakatan.
Menurut Dewi Anggrawati 2010: 9 tujuan pengelolaan arsip ialah:
1 Memelihara arsip dengan baik. 2 Menyimpan warkat dengan sistem yang tepat, sehingga
mudah ditemukan kembali secara cepat dan tepat. 3 Menyediakan tempat penyimpanan yang memadai.
4 Menjamin keselamatan warkat, baik isi maupun bentuknya. 5 Memberikan pelayanan peminjaman warkat dengan baik.
Berdasarkan dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan pengelolaan arsip ialah untuk menjamin keselamatan arsip baik
bentuk fisik maupun isinya, untuk menjaga keamanan kerahasiaan arsip, memberikan pelayanan peminjaman arsip, dan agar mudah
mendapatkan kembali dengan cepat apabila arsip tersebut dibutuhkan.
d. Sistem Penyimpanan Arsip
