2.
Melaporkan kepada Top Management tentang kinerja SMM dan kebutuhan apapun untuk perbaikan
3.
Memastikan promosi kesadaran tentang persyaratan pelanggan di seluruh organisasi
4.
Mengidentifikasikan dan mengelola program-program untuk perbaikan sistem mutu
5.
Mengkoordinasikan pengembangan SMM antar bagian yang terkait dalam perusahaan
6.
Merencanakan dan memantau program audit mutu internal
7.
Mengkoordinasikan pelaksanaan training yang berkaitan dengan penerapan ISO 9001:2000
8.
Melakukan komunikasi ke pihak-pihak eksternal seperti badan sertifikasi
4.2.2. Pendekatan proses Process Approach
Penerapan ISO 9001:2000 pada PT Jamsostek Persero Kantor Cabang Bandung I pada dasarnya merupakan pengembangan
dari kegiatan pengendalian mutu secara terpadu yang berorientasi pada pendekatan proses Process Approach. Keunggulan pendekatan
proses adalah kendali terus-menerus yang diberikan terhadap hubungan antara proses-proses secara individu yang ada dalam sistem
proses, maupun kombinasi dan interaksi di antara proses-proses tersebut. PT Jamsostek Persero Kantor Cabang Bandung I berusaha
mengedepankan mutu dalam setiap kegiatan operasional perusahaan. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya pengembangan sistem
pengendalian mutu secara berkesinambungan serta mencakup seluruh bagian perusahaan dan melibatkan semua karyawan perusahaan.
Pendekatan proses ini dijabarkan dan dijelaskan uraian dan interaksinya terkait dengan proses pemenuhan mutu dan dimaksudkan
untuk memenuhi persyaratan pelanggan serta persyaratan yang ada di peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Proses-proses yang
ada dikelompokan ke dalam 3 kelompok proses dimana uraian dan interaksi antar proses tersebut digambarkan secara umum dalam
Bisnis Model PT Jamsostek Persero Kantor Cabang Bandung I yang terdapat di Lampiran 3. Adapun 3 kelompok proses tersebut, antara
lain : 1. Proses Manajemen
Yaitu semua proses yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan.
Adapun kegiatan-kegiatan yang termasuk ke dalam proses ini adalah :
a. Penetapan Kebijakan dan Sasaran Perusahaan Sebagai tekad bersama dalam penerapan Sistem
Manajemen Mutu, maka PT. Jamsostek Persero Kantor Cabang Bandung I menetapkan Kebijakan Mutu Perusahaan.
Kebijakan mutu perusahaan ini disosialisasikan kepada seluruh karyawan melalui media komunikasi internal yang ada, yaitu
Rapat-rapat rapat mingguan, rapat bulanan, rapat kerja, dan sebagainya, Laporan Rutin, Papan Pengumuman, dan
Disposisi. Kebijakan Perusahaan ini akan ditinjau ulang minimal
1 satu tahun sekali pada saat rapat tinjauan manajemen serta dievaluasi realisasinya di dalam Key Performance Indicator
KPI perusahaan. Agar Kebijakan Mutu Perusahaan dapat diterapkan pada aktifitas sehari-hari, maka dibuatkan kerangka
kerja berupa sasaran mutu yang tertuang dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan RKAP tahun berjalan.
b. Penetapan Tanggung Jawab, Wewenang dan Persyaratan Jabatan
Dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari, karyawan PT Jamsostek Persero Kantor Cabang Bandung I dari
tingkatan Kepala Cabang hingga Staf bekerja berdasarkan uraian kerja yang berlaku dan telah ditetapkan. Uraian
tanggung jawab, wewenang dan persyaratan kompetensi untuk seluruh jabatan di PT Jamsostek Persero Kantor Cabang
Bandung I mengacu kepada Surat Keputusan Direksi Nomor : KEP286112007 tanggal 15 November 2007 tentang Kode
Jabatan, Nama Jabatan, Uraian Tugas dan Persyaratan Jabatan PT. Jamsostek Persero Kantor Wilayah dan Kantor Cabang.
2. Proses Utama Yaitu semua proses yang berkaitan dengan proses operasional dan
pelayanan. Kegiatan-kegiatan yang termasuk ke dalam proses ini, antara lain :
a. Proses Perluasan Kepesertaan Proses perluasan kepesertaan merupakan proses yang
bertanggung jawab dalam pembuatan rencana dan program dalam pencapaian target penambahan kepesertaan baru. Proses
ini berkaitan dengan penyediaan, pemeliharaan data potensi, sosialisasi, pengelolaan dan pengendalian supplies dan
kemitraan dalam rangka perluasan kepesertaan. b. Proses Pembinaan Kepesertaan
Proses pembinaan kepesertaan merupakan proses pembuatan rencana dan program dalam mengembangkan dan
menjalin komunikasi yang baik kepada pihak-pihak yang terkait dengan kepesertaan PT Jamsostek Persero Kantor
Cabang Bandung I sebagai peningkatan pelayanan. Proses ini merupakan proses yang berkaitan dengan kegiatan pembinaan
melalui kemitraan, pembinaan dan administrasi kepesertaan, pengadaan persediaan dan sosialisasi.
c. Proses Pelayanan Jaminan Proses Pelayanan Jaminan merupakan proses penentuan
arah kebijakan pelayanan jaminan yang berkaitan dengan kegiatan pengendalian, analisa statistik atau laporan, kerjasama
medis, pelayanan dan JPK. Proses ini merupakan keterkaitan antara Bidang Pelayanan dan Bidang JPK.
3. Proses Pendukung Yaitu semua proses yang mendukung kelompok proses utama.
Adapun kegiatan-kegiatan yang termasuk ke dalam proses ini adalah :
a. Proses Pengelolaan Sistem Teknologi Informasi Proses pengelolaan sistem teknologi informasi merupakan
proses yang bertanggung jawab dalam memberikan dukungan bagi proses utama dan proses pendukung lainnya berupa
pengelolaan data operasi serta pelayanan dan penanganan masalah yang berhubungan dengan kebutuhan sistem
informasi. Proses pengelolaan sistem teknologi informasi dilakukan oleh bidang teknologi informasi berkaitan dengan
penyediaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana terutama ketersediaan dan kehandalan perangkat teknologi informasi
seperti komputer, jaringan sistem, server dan sebagainya. b. Proses Keuangan dan Akuntansi
Proses Keuangan merupakan proses yang bertanggung jawab sebagai proses pendukung untuk merencanakan,
mengarahkan dan mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan kondisi keuangan perusahaan guna optimalisasi penggunaan
aset atau harta perusahaan dalam memenuhi kewajiban perusahaan serta juga berfungsi mengendalikan biaya
operasional perusahaan dalam bentuk perencanaan keuangan, penyelesaian transaksi keuangan dan investasi, monitoring,
evaluasi dan pelaporan keuangan dan investasi. Proses ini mencakup Pajak, Kas atau Bank, dan Settlement Custody.
Proses Akuntansi merupakan proses yang bertanggung jawab sebagai proses pendukung untuk merencanakan,
mengarahkan serta mengkoordinasikan kegiatan pembukuan transaksi keuangan dan penyusunan laporan yang diperlukan
guna menjelaskan kondisi keuangan perusahaan. Proses ini
mencakup akuntansi cabang dan akuntansi PKP Peningkatan Kesejahteraan Peserta .
c. Proses Sumber Daya Manusia Proses Sumber Daya Manusia SDM merupakan proses
pendukung yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan
pengelolaan SDM berdasar pada manajemen SDM berbasis kompetensi guna mendapatkan SDM yang memiliki motivasi
tinggi dan produktifitas tinggi dalam menunjang pencapaian sasaran usaha perusahaan. Proses yang berkaitan dengan
kebutuhan rekrutmen dilakukan dengan mengajukan permintaan melalui memo Kepala Cabang ke Direktorat Umum
dan SDM di Kantor Pusat. d. Proses Umum dan Pengadaan
Proses Umum merupakan proses yang bertanggung jawab dalam memberikan dukungan operasional bagi proses utama
dan proses pendukung lainnya. Proses ini terkait dalam hal pengadaan dan penyediaan barang dan jasa serta pengelolaan
sarana dan prasarana perusahaan. Proses ini melibatkan Bidang Personalia dan Umum.
Proses Pengadaan merupakan proses pendukung yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengarahkan,
mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan barang atau jasa guna memenuhi kebutuhan perusahaan secara
tepat guna dan tepat sasaran dengan harga yang wajar sesuai ketentuan dan anggaran yang ditetapkan. Proses yang terdapat
di bidang Personalia dan Umum terkait pengadaan diantaranya adalah melakukan proses pembelian, outsourcing, evaluasi
terhadap rekanan atau mitra kerja, memastikan kecukupan persyaratan pembelian yang ditentukan sebelum
dikomunikasikan ke pemasok hingga verifikasi terhadap produk yang dibeli.
Proses Sarana dan Prasarana merupakan proses pendukung yang bertanggung jawab untuk merencanakan,
mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan penggunaan, pemeliharaan dan administrasi sarana dan
prasarana inventaris perusahaan guna menunjang kelancaran dan optimalisasi kegiatan perusahaan. Proses yang terdapat di
bidang Personalia dan Umum terkait dengan sarana dan prasarana meliputi pengelolaan sarana dan prasarana seperti
gedung, ruang kerja, transportasi, komunikasi termasuk pengelolaan lingkungan kerja di PT Jamsostek Persero
Kantor Cabang Bandung I. e. Proses Management Representative
Proses Management Representative adalah semua proses yang dikendalikan oleh Management Representative MR
meliputi kegiatan tinjauan manajemen, pengendalian dokumen, pengendalian catatan, audit mutu internal, pengendalian produk
tidak sesuai, pemantauan kepuasan Pelanggan serta tindakan perbaikan dan pencegahan.
Proses tinjauan manajemen dilakukan oleh Manajemen secara berkala sesuai rencana minimal dua kali dalam setahun
untuk memastikan bahwa sistem manajemen terpadu yang diterapkan telah berjalan efektif. Proses tinjauan manajemen
dilakukan dalam Rapat Tinjauan Manajemen RTM yang dihadiri oleh Kepala Cabang selaku Top Management,
Management Representative Wakil Manajemen, seluruh
Kepala Bidang, Lead Auditor, Sekretaris ISO dan beberapa Staf terkait.
Proses pengendalian dokumen merupakan proses pengendalian dokumen SMM di PT Jamsostek Persero
Kantor Cabang Bandung I. Prosedur ini berlaku untuk seluruh dokumen sistem manajemen mutu internal maupun eksternal
dan mencakup mulai dari pembuatan, pengesahan,
pendistribusian, penyimpanan, revisi dan pemusnahan dokumen.
Dokumen internal adalah dokumen yang berasal dari internal PT Jamsostek Persero Kantor Cabang Bandung I
yang berhubungan dengan ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu seperti Manual Mutu, Prosedur, Instruksi
Kerja, Formulir, Petunjuk Teknis dan peraturan internal lainnya. Dokumen eksternal adalah dokumen yang berasal dari
luar PT Jamsostek Persero Kantor Cabang Bandung I seperti Surat Keputusan Direksi, peraturan, ketentuan, kebijakan dan
undang-undang yang terkait dengan ruang lingkup penerapan SMM.
Rekaman Mutu adalah dokumen sebagai bukti suatu kegiatan yang telah dilaksanakan terkait dengan penerapan
SMM. Proses pengendalian rekaman merupakan proses pengendalian rekaman SMM di PT Jamsostek Persero Kantor
Cabang Bandung I untuk menjamin semua rekaman mutu dipelihara dan dikendalikan dengan baik agar memudahkan
pencarian dan pengambilan data selama waktu yang ditentukan. Prosedur ini mengatur pengendalian rekaman mutu mulai dari
identifikasi, pengumpulan, penyimpanan, penentuan masa simpan hingga pemusnahan.
Proses Audit Mutu Internal merupakan proses pelaksanaan audit internal SMM di PT. Jamsostek Persero
Kantor Cabang Bandung I untuk menjamin keefektifan penerapan SMM. Proses ini meliputi semua tahapan dalam
pelaksanaan audit internal dan pemeriksaan kesesuaiannya terhadap standar SMM. Audit internal dilaksanakan sedikitnya
dua kali dalam setahun dimana MR bertugas menunjuk Lead Auditor
beserta tim audit. Lead Auditor adalah orang yang memimpin dan bertanggung jawab terhadap tim audit dan hasil
audit yang dilakukan. Auditor harus orang independen yang
tidak berkaitan atau bertanggung jawab langsung dengan prosedur atau proses yang diaudit.
Proses pengendalian produk tidak sesuai merupakan proses yang bertujuan untuk memberikan pedoman dalam
melakukan pengendalian produk tidak sesuai yang terjadi di PT. Jamsostek Persero Kantor Cabang Bandung I baik yang
berasal dari eksternal Pelanggan, Kantor Pusat, dan sebagainya ataupun internal. Proses ini meliputi semua
kegiatan mulai dari penerimaan keluhan, identifikasi tindak lanjut hingga penentuan tindakan perbaikan dan pencegahan
yang akan dilakukan. Proses pemantauan kepuasan Pelanggan merupakan
proses pemantauan persepsi pelanggan terhadap kinerja PT Jamsostek Persero Kantor Cabang Bandung I baik dengan
metode survey atau lainnya untuk mendapatkan masukan bagi manajemen untuk peningkatan kepuasan pelanggan dan
peningkatan berkesinambungan. Proses ini meliputi semua kegiatan mulai dari perencanaan dan pelaksanaan survey
hingga analisa hasil survey dan penetapan tindakan perbaikan dan pencegahan yang akan dilakukan.
Proses tindakan perbaikan dan pencegahan merupakan proses yang bertujuan memberikan pedoman dalam penetapan
dan pelaksanaan tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian dan tindakan pencegahan terhadap potensi ketidaksesuaian
yang terjadi di PT. Jamsostek Persero Kantor Cabang Bandung I. Proses ini meliputi semua kegiatan mulai dari
identifikasi masalah, analisa penyebab, penentuan serta evaluasi tindakan perbaikan dan pencegahan yang diharapkan
akan menjadi salah satu sarana untuk peningkatan berkesinambungan continuous improvement.
4.2.3. Kebijakan dan Sasaran Mutu
