KEGIATAN INTERNAL RELATIONS DI PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA
commit to user
1
LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA TAHUN 2011
KEGIATAN INTERNAL RELATIONS
DI PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Memenuhi Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya
Bidang Komunikasi Terapan Disusun Oleh :
RURY ASWARI D 1608062
PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2011
(2)
commit to user
2
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Akhir Program DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Hari : Selasa
Tanggal : 21 Juni 2011
Panitia Ujian Tugas Akhir
1. Drs.Surisno Satrio Utomo, M.Si ( )
NIP. 19500 926 1985031001
2. Drs. H. Dwi Tiyanto, SU ( )
NIP. 19540 414 1980031007
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Dekan,
Prof, Drs. Pawito, Ph.D NIP. 195408051985031 002
(3)
commit to user
3
PERSETUJUAN
Tugas Akhir Berjudul :
“KEGIATAN INTERNAL RELATIONS di PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA”
Karya :
RURY ASWARI D 1608062
PUBLIC RELATIONS
Disetujui untuk dipertahankan di hadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta, Mei 2011 Mengetahui, Dosen Pembimbing
Drs. Ign. Agung Satyawan, M.si NIP. 131 658 636
(4)
commit to user
4
HALAMAN MOTTO
Raihlah ilmu, dan untuk meraih ilmu belajarlah untuk tenang dan sabar.
(Khalifah 'Uma)
Dibelakang ada kekuatan tak terbatas, didepanku ada kemungkinan tak berakhir, disekelilingku ada kesempatan tak terhitung, Mengapa harus takut.
(5)
commit to user
5
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahi rabbil a’lamin, dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan segala rahmat serta hidayahnya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, dengan judul :
KEGIATAN INTERNAL RELATIONS di PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA
Penulis mengakui dan menyadari sepenuhnya, bahwa dalam penulisan tugas akhir ini sangatlah sederhana dan masih banyak kekurangannya. Untuk itu penulis sangat berterima kasih kepada semua pihak yang telah banyak membantu penulis didalam menyelesaikan tugas akhir ini.
Dengan demikian penulis tidaklah lupa untuk mengucapkan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT, pencipta dan pemilik segalanya. Tanpanya, penulis tidak dapat
seperti sekarang.
2. Bapak Prof, Drs. Pawito, Ph.D selaku dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si, selaku Ketua Program DIII Komunikasi
Terapan dan pembimbing akademis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
4. Bapak Drs. Surisno Satrio Utomo, M. Si, selaku dosen pembimbing DIII
(6)
commit to user
6
5. Semua dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta yang telah memberikan bekal ilmu untuk meraih masa depan
6. Bapak Johanes Rudianto dan Bapak Beno Supiono, selaku Pjs. Manager
Public Relations dan Administrasi. Umum PT. Pertamina Tongkang Jakarta yang telah mengajarkan dan membimbing selama Kuliah Kerja Media (KKM).
7. Seluruh staf fungsi PR & Adm. Umum PT Pertamina Tongkang Jakarta yang
telah banyak membantu penulis dalam mengerjakan tugas serta semangat yang diberikan selama melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) di PT Pertamina Tongkang Jakarta.
8. Keluargaku yang telah mencurahkan cinta dan kasihnya serta doa yang tidak
ada henti – hentinya untuk penulis.
9. Sahabat – sahabatku yang telah memberikan nasihat, semangat serta bantuan
yang tak ternilai harganya untuk penulis
10.Teman – teman PR B 2008, terima kasih atas cinta dan kaih sayangnya.
11.Semua pihak yang telah membantu penulis dan tidak dapat penulis sebutkan
satu, persatu yang telah memberikan semangat dan dorongan juga doa yang tulus yang tidak ternilai bagi penulis.
Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayahnya atas segala kebaikan, jasa bapak, ibu dan saudara – saudara sekalian.
(7)
commit to user
7
Akhirnya dengan segala kerendahan hati, penulis berharap semoga penulisan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan, disamping itu penulis mohon maaf apabila terdapat kesalahan dalam penulisan tugas akhir ini untuk dapat memberikan saran dan kritik guna kesempurnaannya.
Wassalamu’alaikum Warohmatullahi Wabarakatuh
Surakarta, 17 Juni 2011
Penulis
(8)
commit to user
8
JUDUL ... i.
PERSETUJUAN... ii
PENGESAHAN... iii
MOTTO ... iv
KATA PENGANTAR... v
DAFTAR ISI... vi
BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang... 1
B. Tujuan... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Komunikasi ... 7
B. Kegiatan Internal ... 11
C. Pengertian Humas... 13
D. Fungsi Humas... 17
E. Pekerjaan dan Kegiatan Humas ... 19
F. Pihak Berkepentingan (Stakeholder) ... 23
G. Arti Penting Hubungan Internal ... 28
H. Kekuatan Internal ... 31
BAB III DESKRIPSI PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA A. Sejarah Singkat PT Pertamina Tongkang ... 32
B. Visi PT Pertamina Tongkang ... 34
C. Misi PT Pertamina Tongkang... 34
D. Tata Nilai Unggul ... 34
E. Produk dan Layanan ... 34
(9)
commit to user
9
G. Kualitas Utama Layanan ... 40
H. Kualitas Standart International ... 41
I. Fasilitas Lain-Lain... 41
J. Anak Perusahaan PT Pertamina Tongkang ... 43
K. Kantor Cabang PT Pertamina Tongkang... 44
L. Daftar Pelanggan PT Pertamina Tongkang ... 45
M.Profil Sumber Daya Manusia ... 45
N. Struktur Organisasi ... 46
BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM) A...Temp at Pelaksanaan Magang ... 118
B...Bida ng Pelaksanaan Magang ... 119
C...Taha p Kegiatan Magang ... 119
D...Kend ala yang dihadapi selama pelaksaan Magang... 126
E...Kem ajuan yang dicapai ... 128
F...Fakto r Penunjang... 129
BAB V PENUTUP A...Kesi mpulan... 131
B. ...Saran 135 DAFTAR PUSTAKA
(10)
commit to user
10
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Public relations atau hubungan masyarakat masih merupakan bidang baru terutama di Indonesia. Lahirnya public relations seperti yang dipraktekkan sekarang ialah karena adanya kemajuan-kemajuan dalam berbagai macam bidang itu. Kemajuan yang sekaligus merupakan juga kekuatan-kekuatan dalam
masyarakat, memisahkan manusia kedalam berbagai kelompok atau golongan, yang masing-masing mempunyai tujuan sendiri dan berusaha untuk mencapai tujuan itu dengan sebaik-baiknya.
Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka.
Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk
memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan
membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat
mengerti dan menerima sebuah situasi . Humas dibentuk untuk menunjukkan citra positif suatu organisasi sekaligus mendapatkan kepercayaan dari masyarakat. Target mereka datang dari kalangan internal dan eksternal.
Seorang praktisi humas selanjutnya diharapkan untuk membuat program-program dalam mengambil tindakan secara sengaja dan terencana
(11)
commit to user
7
dalam upaya-upayanya mempertahankan, menciptakan, dan memelihara pengertian bersama antara organisasi dan masyarakatnya.
Posisi humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan
harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi di antara keduanya.
Public Relations sebagai “jalan penengah” antara organisasi dan publik internal dan eksternal.Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi PR adalah memelihara, mengembangtumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah.Public Relations bersama-sama mencari dan menemukan kepentingan organisasi yang mendasar dan menginformasikan kepada semua pihak yang terkait dalam menciptakan adanya saling pengertian, yang didasarkan pada kenyataan, kebenaran dan pengetahuan yang jelas dan lengkap dan perlu diinformasikan secara jujur, jelas, dan objektif (S.Black en MelvinL.Sharpo,1983)
Peranan Humas ( Hubungan Masyarakat atau Public Relations ) sangat dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi atau lembaga, bersifat komersial maupun tidak komersial, dari perusahaan industri, organisasi profesi, institusi pendidikan, organisasi sosial budaya sampai pemerintah. Secara garis besar peran Humas adalah komunikator sebuah organisasi/lembaga/perusahaan,baik kepada dan dari public internal maupun public ekternal. Karena itu Humas salah satu
(12)
commit to user
8
ujung tombak dari organisasi/lembaga/perusahaan untuk bersaing dalam era globalisasi.
Bagi sebuah organisasi , Humas sangat diperlukan untuk menjalin komunikasi dengan para Stakeholder ataupun untuk mengkomunikasikan visi,misi,tujuan dan program organisasi kepada public . Humas adalah kegiatan komunikasi dalam organisasi yang berlangsung dua arah dan timbal balik. Posisi Humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi diantara keduanya.
Untuk itu di era global sekarang ini kita diajak mempraktikkan humas secara terbuka.Terutama dengan situasi yang ada sekarang sangat nyata, dan bisa dirasakan betapa merosotnya moralitas kita.Tepatlah kalau dalam kehidupan kita sehari-hari di bidang apa pun bisnis, profit, nonprofit, pemerintah maupun swasta, masyarakat dengan level apa pun, menerapkan falsafah humas yang menyangkut martabat manusia, memanusiakan manusia, saling mempercayai, dengan
mendasarkan pada persyaratan mental humas, yaitu kejujuran, integritas, dan loyalitas.
Praktik humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan praktik humas dapat dibandingkan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan dan perubahan pengetahuan, perasaan dan perilaku
(13)
commit to user
9
pengetahuan, perasaan, dan perilaku positif publik terhadap organisasi, perusahaan atau lembaga.Tujuan praktik humas adalah membuat publik dan organisasi, lembaga atau perusahaan saling mengenal.Baik kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing – masing.
Pihak universitas mengadakan kegiatan kuliah kerja media (KKM) dengan tujuan agar mahasiswa dapat mengetahui sejauh mana kemampuan mereka selama di bangku kuliah untuk dipraktekkan dalam dunia kerja. Kuliah kerja media ini dimaksudkan agar mahasiswa siap dan berpengalaman dalam dunia kerja setelah lulus dari bangku kuliah nanti, ini sebagai wadah pembekalan untuk
kedepannya.Oleh karena itu penulis memilih PT.Pertamina Tongkang sebagai tempat yang dirasa tepat untuk memperdalam ilmu serta menyalurkan ilmu yang dipelajari penulis selama di bangku kuliah.Penulis ingin banyak mengetahui peran/tugas seorang humas dikarenakan humas adalah ujung tombak keberhasilan sebuah perusahaan ( PT. Pertamina Tongkang ) yang bergerak dibidang usaha di sektor industri jasa pelayaran dan jasa kemaritiman, selain itu alasan utama
penulis memilih PT. Pertamina Tongkang dikarenakan nilai-nilai yang terkandung didalamnya yaitu :
a. Profesional,
b. Integritas (Integrity)
c. Tanggung Jawab,
d. Kerja Sama,
(14)
commit to user
10
Selain itu juga visi dan misi perusahaan, profil perusahaan yang jelas .Dan masih banyak lagi hal-hal yang menjadi bahan referensi penulis memilih PT. Pertamina Tongkang sebagai tempat untuk menimba ilmu.
Dalam kesempatan ini penulis ingin mengetahui banyak tentang peran dan fungsi humas sebagai ujung tombak perusahaan serta bagaimana humas
membangun dan mempertahankan hubungan yang baik juga bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan organisasi tersebut ( Stakeholdernya ) melalui Kegiatan internal relations yang erat kaitannya dengan seluruh elemen yang berpengaruh langsung terhadap keberhasilan perusahaan,melalui kegiatan internal ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi/perusahaan.Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik,dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan lancar, untuk itu pada kesempatan ini penulis bermaksud menyusun Tugas Akhir dengan judul “ Kegiatan Internal Relations di PT Pertamina Tongkang Jakarta’’.
B. Tujuan
Setiap kegiatan yang dilakukan pasti mengandung maksud dan tujuan yang hendak dicapai. Tujuan utama Kuliah Kerja Media (KKM) ini adalah:
1. Memberikan pengalaman bagi mahasiswa sehingga lebih siap menghadapi
dunia kerja dalam masyarakat dan mampu menerapkan wawasan teoritis maupun praktek Ilmu Komunikasi dalam kuliah kerja lapangan.
(15)
commit to user
11
2. Agar mahasiswa mengetahui gambaran jelas dunia komunikasi,
terutama di bidang Penyiaran, Periklanan dan Humas. Serta tantangan dunia kerja yang semakin kompetitif.
3. Meningkatkan kreativitas dan profesionalisme mahasiswa, agar dapat
memprediksi serta mempersiapkan diri menghadapi persaingan di era globalisasi.
4. Agar mahasiswa mampu secara kritis memanfaatkan teknologi
komunikasi dalam bidang Penyiaran, Periklanan dan Humas demi kepentingan masyarakat.
5. Menjalin dan membina hubungan baik antara Fakultas dengan Lembaga
(16)
commit to user
12 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A.Komunikasi
1. Pengertian Komunikasi
Pengertian komunikasi banyak diartikan sebagai proses mengubah perilaku orang lain namun ada juga yang berpendapat komunikasi akan berlangsung selama ada kesamaan makna serta bahasa, berikut ini adalah pengertian komunikasi berdasarkan paradigma dari beberapa ahlinya :
a) Hovland es (Soenarko Setyodarmodjo,Prof. Dr. Drs, MPA. 2003: 80),
komunikasi adalah suatu proses yang terjadi karena seseorang memberi stimulus
(rangsangan yang biasanya dengan kata - kata) untuk merubah perilaku orang lain.
b) William J.Seller (Soenarko Setyodarmodjo,Prof. Dr. Drs, MPA. 2003:
80), komunikasi adalah proses dengan mana simbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti.
c) Everett Rogers (Soenarko Setyodarmodjo,Prof. Dr. Drs, MPA. 2003:
81), komunikasi adalah suatu proses dari penyampaian ide/pikiran dari sumber kepada penerima dengan tujuan merubah perilaku penerima tersebut.
d) Benard Berelsom dan Gary A. Steiner (Deddy Mulyana, M.A, Ph.D.
(17)
commit to user
32
ketrampilan, dan sebagainya, dengan menggunakan simbol - simbol atau kata-kata, gam, figure, grafik, dan sebagainya.
e) Judy C. Pearson dan Paul E. Nelson (Deddy Mulyana, M.A, Ph.D.
2001 : 62), Komunikasi adalah proses memahami dari berbagai makna.
2. Unsur-unsur komunikasi
Harold Lasswell mengatakan bahwa cara yang baik untuk
menjelaskan komunikasi ialah menjawab pertanyaan sebagai berikut : Who
Says What In Which Channel To Whom With What Effect? Paradigma laswell ini menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima unsur sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukan tersebut, seperti yang dikutip dalam buku berjudul ilmu komunikasi ( Prof.Drs.Onong Uchjana Effendy,M.A 2006 : 10 ),yakni:
1) Sumber (source)
Sering disebut juga pengirim (sender), penyandi (encoder),
komunikator (communicator), pembicara (speaker). Sumber adalah
pihak yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk
berkomunikasi. Sumber boleh jadi seorang individu, kelompok, organisasi, perusahaan, atau bahkan suatu negara.
2) Pesan (message)
Pesan yaitu apa yang akan dikomunikasikan oleh sumber kepada penerima. Pesan merupakan seperangkat simbol verbal dan nonverbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan, atau maksud sumber tadi.
(18)
commit to user
33
Pesan mempunyai tiga komponen: makna, simbol yang digunakan untuk menyampaikan makna, dan bentuk organisasi pesan.
3) Saluran/media (channel)
Adalah alat atau wahana yang digunakan sumber untuk menyampaikan pesannya kepada penerima. Saluran boleh jadi merujuk pada bentuk pesan yang disampaikan kepada penerima, apakah saluran verbal atau nonverbal. Pada dasarnya saluran komunikasi manusia ada dua saluran, yaitu cahaya dan suara.
4) Penerima (receiver)
Sering disebut juga sasaran / tujuan (destination), komunikasi
(communication), penyandi balik (decoder), khalayak (audience),
pendengar (listener), penafsir (interpreter). Penerima adalah orang
yang menerima pesan dari sumber.
5) Efek (effect)
Efek yaitu apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima pesan tersebut, misalnya penambahan pengetahuan, terhibur, perubahan sikap, perubahan keyakinan, perubahan perilaku, dan sebagainya.
Jadi berdasarkan paradigma Lasswell tersebut, komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu.
Sebenarnya kelima unsur diatas belum begitu lengkap, bila dibandingkan dengan unsur-unsur komunikasi yang terdapat dalam proses komunikasi model baru. Penegasan tentang unsur - unsur komunikasi
(19)
commit to user
34
baru ini meliputi umpan balik (feed back) yang artinya tanggapan
komunikan apabila tersampaikan atau disampaikan kepada komunikator,
Kedua gangguan / kendala komunikasi (noise / barriers) dan yang terkhir
adalah konteks atau situasikomunikasi.
3. Tahapan Komunikasi
Menurut Cutlip & Center (dalam Kasali dan Abdurachman), tahapan atau proses humas sepenuhnya mengacu kepada pendekatan manajerial.Tahapan ini terdiri dari :
Fact finding adalah mencari dan mengumpulkan fakta atau data sebelum melakukan tindakan.
Misalnya humas sebelum melakukan kegiatan harus mengetahui apa yang diperlukan publik, siapa saja yang termasuk ke dalam publik, bagaimana keadaan publik dipandang dari berbagai faktor.
Planning adalah berdasarkan fakta membuat rencana tentang apa yang harus dilakukan dalam menghadapi berbagai masalah.
Communicating adalah rencana yang disusun dengan baik sebagai hasil pemikiran yang matang berdasarkan fakta atau data tadi, kemudian dikomunikasikan atau dilakukan kegiatan operasional.
Evaluation adalah mengadakan evaluasi tentang suatu kegiatan, apakah tujuan sudah tercapai atau belum.Evaluasi ini dapat dilakukan secara kontinui.Hasil evaluasi ini menjadi dasar kegiatan humas berikutnya.
(20)
commit to user
35
Kasali juga menambahkan bahwa tahapan humas memperlihatkan dengan jelas pelaksanaan tugas humas bukan semata - mata melakukan aksi, melainkan membutuhkan rencana - rencana dan diikuti langkah - langkah pengendalian melalui proses evaluasi.
B.Kegiatan Internal
Kegiatan internal humas yaitu melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penilaian pendapat umum serta mengusahakan tercapainya persamaan persepsi dalam rangka menunjang terlaksananya pembangunan, kegiatan yang rutin dilakukan.
Dengan melaksanakan kegiatan internal maka akan menciptakan hubungan internal sehingga terjadilah suatu komunikasi guna pencapaian tujuan bersama, publik yang telibat didalamnya seperti seluruh karyawan dari staf sampai karyawan yang paling terbawah.Hubungan yang tercipta sebagai sasaran humas yang terdiri dari orang – orang yang bergiat didalam organisasi (perusahaan, instansi, lembaga) yang secara fungsional mempunyai tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban untuk melaksanakan, pengolahan serta penilaian untuk mengusahakan tercapainya satu pendapat yang sama guna menunjang kegiatan yang rutin berlangsung.
Komunikasi yang terjadi di dalamnya bermanfaat agar menyamakan persepsi pada publik yang terlibat didalam lingkungan organisasi dan menimbulkan respon ataupun opini sehingga membentuk komunikasi dua arah maupun timbal balik agar terlaksana kegiatan pembangunan dengan rutin.
(21)
commit to user
36
Fungsi komunikasi internal yang terjadi dalam kegiatan internal ialah mengusahakan para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan mengusahakan agar manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan para karyawan
a. Pernyataan Visi
Pernyataan visi adalah sebagai alat penting bagi hubungan internal, terutama untuk membantu mengelola reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan.Pernyataan visi merepresentasikan tujuan global yang menjelaskan prioritas umum yang akan dikejar oleh organisasi, sebagai gambaran tentang tujuan organisasi dalam membangun organisasi dan sasaran kedepannya.
b. Pernyataan Misi
Pernyataan misi memberikan tujuan, struktur dan strategi organisasi, nilai, partisipasi, tanggung jawab kepada publik dan stakeholder sebagai perwujudan kegiatan internal.Pernyataan misi membantu karyawan menentukan prioritas dan tujuan, sehingga semua anggota organisasi berkomitmen untuk mencapai misi bersama.
c. Hubungan dengan rekan sekerja
Hubungan dengan rekan sekerja sampai karyawan yang paling bawah akan meningkatkan dan memperlancar kerja sama antarpribadi, antarunit, dengan bawahan maupun dengan atasan, terbuka saling bisa menerima dan saling mempercayai sehingga pekerjaan berjalan lancar dan
(22)
commit to user
37
produktivitas meningkat semua pihak menjadi puas karena tujuan organisasi tercapai secara optimal.
C.Humas
1. Pengertian Humas
Hubungan masyarakat atau Public Relations adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga/institusi dengan masyarakat.
Banyak definisi yang dapat dikemukakan dan menunjukkan pengertian pokok yang berbeda-beda mengenai hubungan masyarakat sebagai science (ilmu pengetahuan), activity (kegiatan), art (seni), process (proses), function (fungsi), staff (pekerjaan), means (sarana/alat), technique (cara) dan sebagainya.Dalam hal ini pengertian publik relations menurut ahlinya antara lain :
a) Cutlip & Center (Sr.Maria Assumpta Rumanti. 2002 : 16), public
relations adalah suatu usaha yang terencana untuk mempengaruhi pendapat dan kegiatan melalui pelaksanaan yang bertanggung jawab dalam masyarakat berdasarkan komunikasi dua arah yang saling memuaskan.
b) Rex Harlow, mengatakan dalam bukunya yang berjudul ‘Public
Relations inWar and Peace’ (Sr.Maria Assumpta Rumanti. 2002 : 17), yaitu proses (rangkaian kegiatan) suatu organisasi untuk meneliti dan
(23)
commit to user
38
menilai kebutuhan dan keinginan dari kelompok - kelompok masyarakat yang berkepentingan agar dapat melakukan tindakan-tindakan dan perlakuan - perlakuan yang sesuai terhadap mereka.
c) Dimock cs (Sr.Maria Assumpta Rumanti. 2002 : 17), dalam bukunya
‘Public Administration’adalah program yang terencana dari
kebijaksanaan dan tindakan – tindakan - tindakan yang ditetapkan oleh seorang administrator untuk membentuk kepercayaan masyarakat dan meningkatkan pengertian masyarakat terhadap program atau lembaga.
d) Edward L.Berneys dalam bukunya ‘Public Relations (1919 PR &
V.21/231), mempunyai tiga pengertian yang dikutip (Prof. Dr. Drs. Soenarko Setyodarmodjo, MPA, 2003 : 210), yaitu :
1) memberi informasi (timbal - balik, komunikasi dua arah) kepada
masyarakat, secara pribadi/kelompok.
2) memberi persuasi dalam pengertian mengubah sikap dan tingkah
laku publik terhadap organisasi/perusahaan demi keuntungan kedua belah pihak.
3) mengintegrasi sikap dan perbuatan organisasi dengan sikap dan
perbuatan publik atau sebaliknya.
Dari definisi tersebut diatas maka dapat dilihat ciri – ciri pokok dari humas, yaitu antara lain :
o Bahwa humas merupakan fungsi manajemen (juga merupakan seni)
(24)
commit to user
39
o Bahwa humas itu haruslah merupakan kegiatan yang
berkesinambungan (continuing process)
o Bahwa tujuan humas adalah pengertian bersama (mutual
understanding)
The British Institude of Pubblic Relations (Sr.Maria Assumpta Rumanti. 2002 : 17), Public Relations adalah suatu usaha yang berkelanjutan terus menerus yang terencana dengan pertimbangan-pertimbangan yang matang untuk membentuk dan memelihara saling pengertian bersama antara suatu organisasi dengan publiknya.
Webster’s New International Dictionary (Sr.Maria Assumpta Rumanti. 2002 : 16), mengemukakan public relations sebagai seni atau ilmu pengetahuan untuk membangun pengertian yang saling menunjang dan kehendak baik bersama.
Humas adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan program-program terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait.
Karena banyaknya definisi hubungan masyarakat tersebut, maka para pemraktek hubungan masyarakat sedunia yang terhimpun dalam The
International Public Relations Association (IPRA) bersepakat untuk merumuskan sebuah definisi yang diharapkan dapat diterima oleh semua pihak, yaitu :
(25)
commit to user
40
Public Relations is a management function of a counting and planned character, through which public and private organizations and institutions seek to win and retain the understanding, sympathy and support of those with whom they are or may be concerned-by evaluating public opinion about themselves, in order to achieve, by planned and widespread information, more produktive cooperation and more efficient of their common interest.
Terjemahan :
Hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen dari budi yang dijalankan secara berkesinambungan dan berencana, dengan mana organisasi - organisasi dan lembaga -lembaga yang bersifat umum dan pribadi berusaha memperoleh dan membina pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada sangkut pautnya atau yang mungkin ada sangkut pautnya – dengan menilai pendapat umum diantara mereka dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan ketatalaksanakan mereka, guna mencapai kerja sama yang lebih produktif dan untuk melaksanakan kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan melancarkan informasi yang berencana dan tersebar luas.
Definisi yang dikemukakan oleh IPRA itu dinilai para pakar Humas sebagai definisi yang paling lengkap saat ini, yang menunjukkan ciri khas dan meliputi faktor-faktor yang memang harus ada dalam Humas. Meskipun terdapat banyak perbedaan ada unsur - unsur pokoknya dalam setiap definisi Humas, tetapi banyak juga persamaannya.
(26)
commit to user
41
D.Fungsi Humas
Humas merupakan fungsi manajemen, yang didasarkan pada analisis tehadap pengaruh yang kuat dari lingkungan, apa efek dan dampaknya terhadap publik internal maupun eksternal, peraturan yang setelah diolah menjadi perencanaan yang nyata untuk direalisasikan, demi keuntungan dua belah pihak.
Praktik humas sebagai fungsi manajemen, mendorong kemapanan dan saling memelihara arus komunikasi yang menciptakan pengertian, penerimaan dan kerjasama antara organisasi dengan berbagai publiknya, termasuk melibatkan diri dalam manajemen untuk memecahkan masalah atau mengatasi suatu isu, membantu manajemen pula untuk menginformasikan dan merespon terhadap opini publik, membatasi dan menegaskan akan tanggung jawab manajemen untuk melayani publik yang berkepentingan, membantu manajemen membuat kebijakan tertentu secara efektif suatu perubahan yang bemanfaat, menjalankan system peringatan dini untuk mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan dan menggunakan penelitian, akal sehat dan komunikasi secara etis sebagai alat secara prinsip yang dimilikinya (Cutlip & Center dan Broom. 2000 :4)
Fungsi Humas menurut Betrand R. Confield dalam bukunya Effective
Public Relations Edisi Kesembilan (Dalam Cutlip & Center. 2007 : 11)
mengemukakan tiga fungsi Humas:
1) mengabdi kepada kepentingan umum (it should serve the public interest),
(27)
commit to user
42
3) menitikberatkan moral dan tingkah laku yang baik (and stress good moals
and manners).
Sukses humas dalam melaksanakan fungsinya, merupakan
keterlibatan seluruh individu dalam organisasi masing - masing dalam
tugasnya, mulai dari top dan staff management sampai tingkat yang paling
bawah dalam manajemen.Disini komunikasi sebagai kerja sama sangat vital dalam pencapaian tujuan humas.
Fungsi humas yang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi atau perusahaan, suasana kerja yang kondusif , peka terhadap karyawan yang perlu pendekatan khusus, perlu motivasi dalam meningkatkan kinerjanya, dan lain-lain.
Dalam hal ini ada lima fungsi humas secara profesional yang mendasar untuk menjalankan perannya :
· kemampuan berkomunikasi (ability to communication)
· kemampuan manajerial atau kepemimpinan (ability to organize)
· kemampuan bergaul atau membina relasi (personality integrity)
· banyak ide dan kreatif (imagination)
Definisi International Public Relations Association (IPRA)
menyatakan bahwa hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen (management function). Ini menunjukkan bahwa hubungan masyarakat bukan alat manajemen yang dapat diadakan, dipindahkan dan ditiadakan, melainkan fungsi yang melekat menjadi satu dengan manajemen.Dimana ada
(28)
commit to user
43
manajemen, disitu ada hubungan masyarakat (Humas).Dan daya yang menggerakkan dan menjalankan masyarakat ini adalah komunikasi.
Bagi para ahli humas yang yang bergabung di IPRA dan yang telah berpuluh tahun mempraktikkannya benar-benar menyadari bahwa humas itu merupakan instrumen yang sangat penting dan urgent untuk perkembangan dan kemajuan organisasi sehingga mampu bersaing, secara terus – menerus mengadakan re-creatie dan ini sangat penting untuk memberi citra baik organisasinya sekaligus menanamkan kepercayaan bagi publiknya.
E.Pekerjaan dan Kegiatan Humas
Kegiatan humas tidak ada hentinya, terus menerus berkesinambungan sejalan dengan berkembangnya kehidupan masyarakat.
Pelaku – pelaku humas menurut survey yang telah dilakukan oleh “The
Education Committee of the Public Relations Society of America’’, sedikitnya melaksanakan macam pekerjaan pokok, yaitu :
1) Menulis, membuat laporan, edaran, naskah, selebaran, tulisan untuk siaran
TV dan Radio, teks, pidato, lembaran – lembaran informasi dan lain sebagainya.
2) Mengedit, penyuntingan siaran – siaran untuk pegawai, persiapan laporan
– laporan untuk pemegang saham dan hubungan – hubungan manajemen dengan para karyawan serta kelompok masyarakat diluar organisasi.
3) Placement, penempatan berita – berita dan informasi di pers, radio,tv dan
(29)
commit to user
44
4) Promotion, mengadakan pertemuan – pertemuan dengan wartawaan,
pameran, pertunjukan – pertunjukan : perayaan ulang tahun, peringatan hari istimewa dan lain sebagainya.
5) Speaking, tampil berbicara didepan kelompok – kelompok masyarakat
yang bersangkutan, mempersiapkan pidato dan semacamnya.
6) Production, mempelajari seni dan pengetahuan untuk menerbitkan surat
edaran, laporan khusus, gambar, foto dan lainnya.
7) Programming, menentukan kebutuhan, tujuan dan langkah – langkah yang
diperlukan untuk melaksanakan suatu proyek.
8) Institutional Advertising, pengenalan nama dan keandalan organisasi,
melakukan koordinasi dengan bagian periklanan.
9) Hubungan Media dan Penempatan Media: Mengontak media koran,
majalah, suplemen mingguan, penulis freelance, dan publikasi perdagangan
agar mereka mempublikasikan atau menyiarkan berita dan feature tentang
organisasi yang ditulis oleh organisasi itu sendiri atau oleh orang lain. Merespons permintaan informasi oleh media, memverifikasi berita, dan membuka akses ke sumber otoritatif.
10)Riset: Mengumpulkan informasi tentang opini publik, tren, isu yang
sedang muncul, iklim politik dan peraturan perundangan, liputan media, opini kelompok kepentingan dan pandangan-pandangan lain berkenaan
dengan stakeholder organisasi. Mencari database di internet, jasa online,
dan data pemerintahan elektronik. Mendesign riset program, melakukan survei, dan menyewa perusahaan riset.
(30)
commit to user
45
11)Manajemen dan Administrasi: Pemrograman dan perencanaan yang
bekerja sama dengan manajer lain; menentukan kebutuhan, menentukan
prioritas, mendefinisikan publik, setting dan tujuan, dan mengembangkan
strategi dan taktik. Menata personel, anggaran dan jadwal program.
12)Konseling: Memberi saran kepada manajemen dalam masalah sosial,
politik, dan peraturan; berkonsultasi dengan tim manajemen mengenai cara menghindari atau merespons krisis; dan bekerja bersama pembuat keputusan kunci untuk menyusun strategi untuk mengelola atau merespon isu-isu yang sensitif dan kritis.
13)Training: Mempersiapkan eksekutif dan juru bicara lain untuk menghadapi media dan tampil di hadapan publik. Memberi petunjuk kepada orang lain di dalam organisasi untuk meningkatkan keahlian menulis dan berkomunikasi. Membantu memperkenalkan perubahan dalam kultur, kebijakan, struktur, dan proses organisasional.
14)Kontak: Bertugas sebagai penghubung (liaison) dengan media, komunitas,
dan kelompok internal dan eksternal lainnya. Sebagai mediator antara
organisasi dan stakeholder penting dengan bertugas untuk mendengarkan
pandangan, menegosiasikan, mengelola konflik, dan menjalin kesepakatan. Sebagai tuan rumah dengan melakukan pertemuan dan jamuan untuk tamu dan pengunjung.
Kegiatan terbesar humas adalah menulis, editing, media relations, spesial event, berbicara, produksi, riset, programming dan konsultasi seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya.Sedangkan penggunaan kegiatan yang
(31)
commit to user
46
menggunakan waktu terbesar adalah untuk koordinasi, perencanaan dan negosiasi
Kegiatan-kegiatan kehumasan meliputi :
§ customer relations, seperti membangun hubungan baik dengan pihak luar, maksudnya menjalin hubungan baik antara perusahaan dengan publik dan hubungan dengan konsumen.
§ Employee relations, seperti membangun hubungan antara pimpinan dengan bentuk kerjasama dan komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.
§ Community relations, seperti membangun hubungan baik dengan pihak-pihak yang selama ini telah melakukan kerja sama dengan perusahaan yang kita wakili, menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar perusahaan dan komunitas-komunitas masyarakat tertentu.
§ Government relations, seperti menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah.
§ Media Relations, seperti menjalin hubungan baik dengan media, karena kerja humas tidak akan pernah berhasil tanpa adanya kerjasama yang baik dengan media, jadi hubungan itu harus dijaga dengan baik dan tidak ada yang dirugikan.
Di antara kegiatan yang humas sering lakukan adalah memberikan informasi, menerangkan hingga melakukan tindakan persuasif, berpromosi
melalui iklan, brosur, press release, buklet, juga mengadakan acara seperti
konferensi pers, pameran, dan charity. Untuk bisa melakukan semua tugasnya,
(32)
commit to user
47
· Communicative, mampu berkomunikasi dengan baik, verbal maupun
tulisan.
· Leadership skill, memiliki kemampuan dalam memimpin. · Make friends, fleksibel dalam bergaul.
· Credibility, mendapatkan kepercayaan dari masyarakat karena
kejujurannya dalam menerangkan sesuatu yang positif tentang perusahaan secara netral dan objektif tentunya.
· Plenty of ideas, seorang humas dituntut untuk menciptakan hal-hal baru
yang kreatif dan inovatif dalam mempromosikan perusahaan.
F. Stakeholder (pihak - pihak yang berkepentingan)
Stakeholder adalah setiap kelompok yang berada di dalam maupun diluar perusahaan yang mempunyai peran dalam menentukan keberhasilan
perusahaan. Stakeholder bisa berarti pula setiap orang yang mempertaruhkan
hidupnya pada perusahaan. Secara umum, stakeholder dapat dikelompokkan
menjadi dua bagian, yakni stakeholder internal dan stakehoder eksternal.
1) Stakeholder internal
a. Hubungan dengan karyawan
Yang dimaksud opy1.25 dengan karyawan adalah orang-orang di dalam perusahaan yang tidak memegang jabatan struktural. Praktisi
Humas perlu menangani para karyawan karena sekalipun
kedudukannya dalam pengambilan keputusan tidak besar tetapi karyawan adalah orang yang paling banyak jumlahnya di dalam sebuah
(33)
commit to user
48
perusahaan.Selain itu fungsi humas berkisar pada kegiatan menciptakan dan mewujudkan hubungan yang harmonis antara pimpinan organisasi dengan karyawan .Ini dilakukan dengan membina hubungan yang sudah baik dan upaya mencegah terjadinya hubungan yang retak dan ini dilaksanakan dengan komunikasi.
Komunikasi dapat dilakukan oleh humas secara lisan maupun media yang berlangsung secara timbal balik.Dengan keterampilan berkomunikasi, humas dapat menjadi mediator untuk menyalurkan perasaan para karyawan kepada pimpinan,di lain pihak sebagai motivator untuk membangkitkan daya juang untuk berpartisipasi.
b. Hubungan dengan pemegang saham
Pemegang saham selalu ingin mengetahui bagaimana jalannya
perusahaan.Oleh karena itu pimpinan perusahaan harus
memberitahukan kepada pemegang saham mengenai kenyataan dan kewajiban apa yang memang mereka lakukan dalam mengemudikan perusahaan tersebut.
Dengan stakeholder relations perusahaan dapat menarik dan
memberi perhatian terhadap para pemegang saham, serta
menyenangkan mereka.
c. Hubungan dengan dewan direktur
Dewan direktur adalah pemegang amanat dari para pemegang kekuasaan untuk menjalankan suatu perusahaan, sehingga mereka
(34)
commit to user
49
perlu selalu mengetahui dan dapat mengikuti perkembangan perusahaan dan masalah – masalah lingkungannya.
d. Hubungan dengan Manager dan Top Eksekutif
Manajer perusahaan berada di bawah kendali pemilik perusahaan. Hanya dengan kapasitas yang memadai seseorang manajer dapat tampil secara otonom dalam mengelola perusahaan.
Keterlibatan manager sampai tingkat yang paling bawah dalam manajemen akan menciptakan komunikasi dan kerja sama sangat vital dalam pencapaian tujuan perusahaan.
2) Stakeholder ekternal
Publik eksternal sebagai sasaran humas terdiri atas orang-orang atau masyarakat di luar organisasi, baik yang ada kaitannya dengan organisasi maupun yang diharapkan atau diduga ada kaitannya dengan organisasi.
a. Hubungan dengan pelanggan atau konsumen
Perusahaan tidak dapat dikatakan maju apabila tidak mampu memenuhi minat pelanggan. Sukses yang besar diperoleh suatu perusahaan ialah mendapatkan pelanggan berupa pelayanan serta barang atau jasa yang ditawarkan memuaskan sehingga pelanggan akan menaruh kepercayaan pada perusahaan.
b. Hubungan dengan komunitas
Definisinya menurut Wilbur J.(Bill) Peak : Merupakan fungsi hubungan masyarakat yang merupakan partisipasi suatu lembaga yang
(35)
commit to user
50
berencana, aktif dan berkesinambungan dengan dan di dalam suatu komunitas untuk memelihara dan membina lingkungannya demi keuntungan dua pihak,lembaga dan komunitas.
Dalam hal ini humas sebagai pelaksanaanya yang bersifat partisipatif. Pentingnya kegiatan berkomunikasi dalam pembinaan hubungan dengan komunitas bagi seorang humas tidak hanya dengan penduduk sekitar, tetapi juga dengan pimpinan organisasi antara lain untuk meyakinkan pentingnya partisipasi benda atau dana dari organisasi untuk melakukan kegiatan termasuk humas juga berperan penting untuk menimbulkan pemahaman akan pentingnya arti komunitas di kalangan manajer perusahaan.
Cutlip dan Center dalam bukunya Effective Public Relation mengatakan bahwa dalm rangka pelaksanaan hubungan dengan komunitas, penting diketahui apa yang didambakan komunitas bagi kesejahteraan, apa yang diharapkan kendati organisasi sebagai urunan untuk kesejahteraannya itu dan bagaimana cara menilai kontribusi tersebut.
c. Hubungan dengan pemeritah
Pemerintah diperlukan untuk menciptakan lapangan pekerjaan, melindungi karyawan, melindungi lingkungan sekitar perusahaan, mengatur hukum, menarik minat penanam modal asing.
(36)
commit to user
51
Maksudnya adalah agar badan perusahaan dapat dikenal baik dan mendapat kepercayaan dari badan – badan pemerintah dapat dengan mudah dan aman melakukan kegiatan – kegiatannya.
d. Hubungan dengan media massa
Peran media massa sangat besar pengaruhnya pada sebuah perusahaan. Media massa akan membantu publikasi sebuah perusahaan. Maknanya adalah terbinanya hubungan humas dengan
orang-orang media massa,seperti redaktur surat kabar dan
majalah,wartawan televisi dan radio atau reporter televisi.
Humas perlu membina hubungan yang akrab dengan media massa agar segala sesuatu yang menyangkut penyebaran informasi kepada publik ekstern berjalan lancar.Dalam rangka pembinaan hubungan dengan media massa itu, khususnya pembinaan hubungan dengan pers perlu mendapat perhatian istimewa karena pers terutama menyiarkan berita sedangkan media elektronik biasanya menyiarkan hiburan. Pers khususnya dan media massa umumnya dapat dimanfaatkan oleh humas dengan berbagai cara antara lain dengan :
· Jumpa pers (Press Conference)
· Wisata pers (Press Tour)
· Siaran pers (Press Release) :Siaran pers mencakup publisitas amat
penting dalam humas karena informasi diseberluaskan oleh media massa tanpa membayar sama sekali.
(37)
commit to user
52
· Periklanan (Advertising) : humas perlu membayar jika memasang
iklan.
Sikap humas yang menunjukkan rasa simpati dam empati kepada insan-insan media dengan menyentuh manusiawinya akan membuat kedua pihak menjadi akrab yang pada gilirannya akan menimbulkan keuntungan pada organisasi yang diwakili humas.
e. Hubungan dengan komunitas
Dalam hal ini tugas seorang Humas adalah mendidik komunitas agar mereka dapat berhubungan timbal balik. Termasuk didalamnya adalah meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan mereka sebagai sumber tenaga kerja pada perusahaan. Humas juga berperan penting untuk menimbulkan pemahaman akan pentingnya arti komunitas di kalangan manajer perusahaan.
f. Hubungan dengan bank
Bank sebagai lembaga komersial yang tidak mengandalkan bunga yang diterima, melainkan juga jaminan atas pengambilan pinjaman pokok debitur. Oleh karena itu, selain melihat kelayakan usaha bank juga akan terus menerus memantau kredibilitas sebuah perusahaan, tingkat likuiditas dan jaminan yang dimiliki.
G. Arti Penting Hubungan Internal
Hubungan terpenting dalam organisasi adalah hubungannya dengan karyawan di semua level.
(38)
commit to user
53
Istilah publik internal dan publik karyawan mengacu pada baik manajer maupun orang – orang yang menjadi bawahannya.Publik ini merupakan sumber daya terbesar dari organisasi – orang - orangnya.Menurut Alvie Smith ada dua faktor yang mempengaruhi komunikasi internal dengan karyawan dan menambah rasa hormat manajemen terhadap salah satu fungsi humas ini :
1. Manfaat dari pemahaman, teamwork dan komitmen karyawan dalam mencapai hasil yang diinginkan.
Aspek positif dari perilaku karyawan ini sangat dipengaruhi oleh komunikasi interaktif yang efektif di seluruh organisasi.
2. Kebutuhan untuk membangun jaringan komunikasi manajer yang kuat, yang membuat setiap supervisor di semua level dapat melakukan komunikasi secara efektif dengan karyawannya.Kebutuhan ini lebih dari sekedar menciptakan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan tetapi juga harus memuat informasi bisnis dan isu publik yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan.
Organisasi yang kehilangan sebagaian besar potensi sumber daya manusianya kerena tidak memprioritaskan komunikasi dua arah yang efektif – yang merupakan landasan untuk hubungan manajer - karyawan dan kinerja pekerjaan secara keseluruhan.Smith menyebutkan ini sebagai konsekuensi akibat kemalasan dalam bekerja.
Koordinasi dan mediasi yang dibutuhkan untuk menghadapi karyawan dewasa ini telah menempatkan staf humas, dengan pengetahuan dan
(39)
commit to user
54
keahlian komunikasinya, di tengah – tengah pengelolaan hubungan internal.Hubungan kerja sehari – hari melibatkan banyak kontak, tetapi komunikasi karyawan yang efektif akan berkembang dalam iklim yang jujur dan dapat dipercaya.Idealnya, hubungan kerja itu dicirikan setidaknya dengan tujuh kondisi :
1) Keyakinan dan kepercayaan atara atasan dan karyawan.
2) Informasi yang transparan dan jujur bebas mengalir ke atas, bawah dan
samping di dalam organisasi.
3) Status dan partisipasi yang memuaskan untuk setiap orang.
4) Kontinuitas kerja tanpa perselisihan.
5) Lingkungan yang sehat dan aman.
6) Keberhasilan usaha.
7) Optimisme tentang masa depan.
Pimpinan eksekutif harus membangun kultur ini dan menegakkannya sebagai kebijakan formal.Tetapi, walau ada dukungan dari atas, ada banyak hambatan yang menghadang komunikasi dua arah yang bebas di dalam organisasi.
Opinion Research Corporation sejak 1950 telah meneliti opini karyawan tentang komunikasi internal organisasi.Sebagian besar mengakui kredibilitas organisasi, tetapi kurang dari separuh yang mengatakan bahwa organisasi’’memberi tahu mereka apa yang sedang terjadi,’’atau komunikasi ke bawah (manajemen karyawan).Juga hanya kurang dari
(40)
commit to user
55
separuh yang mengatakan bahwa organisasi mau’’mendengar pendapat mereka,’’atau komunikasi ke atas (karyawan ke manajemen).
H. Kekuatan Internal
Meliputi kekuatan dari hari ke hari yang terjadi dalam organisasi dimana manajer melaksanakan fungsinya, masing – masing pemimpin atau manajer sesuai tingkatannya melaksanakan hal – hal yang berlainan untuk mengatasi kebutuhan manajerial dalam lingkungan internal.
Para pemimpin atau manajer perlu memiliki keterampilan yang berbeda untuk melaksanakan peran yang berbeda.Syarat keterampilan dan peran pelaksanaan adalah kekuatan yang penting dalam lingkungan internal di samping pembinaan kerja sama, suasana kerja yang nyaman dan seterusnya.
(41)
commit to user
56 BAB III
DESKRIPSI PT PERTAMINA TONGKANG
A. Sejarah Singkat PT Pertamina Tongkang
Pertamina Tongkang yang selanjutnya disebut Perusahaan adalah salah satu anak perusahaan PT Pertamina (Persero), dengan kepemilikan saham oleh PT Pertamina (Persero) sebesar 99.99% PT Patra Dok Dumai sebesar 0,01%.
Sejak awal tujuan dan perhatiannya PT Pertamina Tongkang adalah sebagai perusahaan yang bergerak di bidang Industri Jasa Maritim yang berfungsi untuk memberikan dukungan secara total terhadap aktifitas PT. Pertamina, seperti:
· Untuk pengadaan distribusi bahan bakar ke semua pelabuhan di seluruh
wilayah Indonesia yang tidak dapat terjangkau oleh kapal tanker.
· Untuk pengadaan transportasi maritim bagi Pertamina Logistik untuk
pengembangan projek yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
· Bertindak sebagai General Agent dan Handling Agent bagi kapal - kapal
tanker milik PT. Pertamina yang disewakan.
Tujuan awal pendirian Perusahaan, sebagaimana tercantum dalam Akta Notaris Than Thong Kie No. 3 tanggal 9 September 1969, adalah untuk mengatur, menjalankan kapal-kapal bukan tangki milik Pertamina (perusahaan induk) yang berlayar di dalam negeri, dan mengurus dalam arti
(42)
commit to user
menyewakan atau mencharter, melakukan pemeliharaan dan perbaikan, serta mencari dan mengatur anak buahnya.
Seiring dengan perkembangan aktivitas Pertamina, pada tahun 1974
perusahaan memperoleh tambahan armada yaitu supply vessel untuk melayani
dan menunjang kegiatan produksi dan eksplorasi gas dan minyak bumi lepas
pantai (off-shore). Selain itu, dengan telah selesainya program pembangunan
depot-depot bahan bakar di wilayah Indonesia bagian tengah dan timur, Perusahaan ditugasi oleh Pertamina untuk melakukan pendistribusian bahan bakar di wilayah tersebut, termasuk mengelola armada kapal dan awaknya.
Sejak tahun 1978, Perusahaan memperluas jangkauan usahanya. Di samping melayani Pertamina, Perusahaan juga memberikan pelayanan kepada pihak-pihak lain sebagai upaya untuk mewujudkan perusahaan yang profit oriented.
Fokus dan aktivitas usaha lepas pantai yang dilakukan adalah:
§ Mendukung kegiatan eksplorasi gas dan minyak bumi lepas pantai
§ Menjadi agen penyewaan kapal Pertamina dan kapal milik pihak ketiga
Untuk mendukung aktivitasnya, PT Pertamina Tongkang telah mengubah ijin usahanya yang semula hanya melayani Pertamina, menjadi Perusahaan pelayaran khusus lepas pantai dengan SIUP No. B.XXX-256/AL.58, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 17 tahun 1988. Ijin usaha tersebut, terakhir diperbaharui dengan dikeluarkannya SIUPAL BXV-1203/AL.58 tanggal 26 Maret 2002, oleh Direktorat Jendral Perhubungan Laut.
(43)
commit to user
B. Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan bisnis jasa maritim yang unggul, tangguh dan terpecaya.
C. Misi Perusahaan
Melaksanakan kegiatan bisnis jasa maritim dengan pelayanan prima yang berstandar nasional dan internasional untuk menghasilkan nilai tambah dengan mengutamakan kepuasan pemegang saham ,pelanggan, perusahaan, pekerja, masyarkat dan pemerintah.
D. Tata Nilai Unggulan
PT Pertamina Tongkang menetapkan lima nilai unggulan yang akan mendasari tindakan-tindakan dari anggota atau unsur Perusahaan yaitu:
1. Profesional,
2. Integritas,
3. Tanggung jawab,
4. Kerja sama,
5. Disiplin.
E. Produk dan Layanan
1. Pelayaran
a) Ship Management
PT Pertamina Tongkang memiliki core business dalam
(44)
commit to user
handling and tug supply, multi purpose vessel, tug boat, straight supply vessel, rigid inflatable boat, mooring boat. Kapal-kapal tersebut digunakan untuk memenuhi kebutuhan penyarter (PT
Pertamina, KPS, dll.) untuk mendukung kegiatan offshore dan
onshore.
b) Chartering & Brokerage
Guna memenuhi dan melayani permintaan customer untuk
beragam tipe atau jenis kapal yang belum dimiliki oleh PT Pertamina Tongkang, maka PT Pertamina Tongkang akan memenuhi permintaan tersebut dengan menyewa kapal sesuai dengan permintaan jam sewa atau perjalanan.
c) Keagenan Kapal
PT Pertamina Tongkang menyediakan jasa kegaenan kapal untuk kapal-kapal yang berlabuh di suatu pelabuhan di seluruh
Indonesia sebagai General Agent (GA) atau sebagai Handling Agent
(HA).
PT Pertamina Tongkang adalah sebagai Handling Agent di
seluruh pelabuhan di Indonesia baik sebagai pelabuhan umum ataupun pelabuhan khusus. Aktifitas dari PT Pertamina Tongkang juga meliputi
crew supply, bunker handling, water supply, dan aktifitas lainnya yang
berhubungan dengan handling agent.
Ruang Lingkup servis keagenan kapal meliputi:
(45)
commit to user
2. pelayanan terhadap crew dan kapal
3. penyelesaian kewajiban financial (disbursement).
Tugas pokok keagenan kapal adalah mewakili owner/prinsipal
dalam memenuhi ketentuan atau kewajibannya bagi kapal-kapal yang singgah di Indonesia.
2. Maritim
a) Freight Forwarding
PT Pertamina Tongkang melalui anak perusahaannya PT Peteka Karya Gapura menawarkan jasa pengiriman Paket atau material melalui laut, udara, atau darat.
b) Custom Clearance
PT Pertamina Tongkang melalui anak perusahaan PT Peteka Karya Samudra menawarkan layanan pengurusan dokumen bea cukai.
c) Cargo Handling
PT Pertamina Tongkang melalui anak perusahaan PT Peteka
Karya Samudra menawarkan jasa layanan cargo, seperti:
Stevedoring, Cargodoring, Receiving/Delivering, Stacking & Unstacking.
d) Water Supply, Bunker Service
PT Pertamina Tongkang melalui anak perusahaan PT Peteka
(46)
commit to user
water & Drill water,sedangkaan Bunker Sevices merupakan fasilitas
pengiriman bahan bakar gas untuk kapal/tanker.
e) Crew Handling
f) Logistic Base (offshore/onshore operations)
Layanan terpadu yang ditawarkan oleh PT Pertamina Tongkang meliputi:
o area Penyimpanan dengan luas 45,28 hektar
o pengiriman Barang dan Pelayaran Cargo
o layanan Administrasi Cargo
o perbaikan dan pembersihan Cargo dengan fasilitas lengkap
o PT Pertamina Tongkang (PTK) sebagai pengelola Administrasi
Pelabuhan Khusus Kontractor Production Sharing (KPS)/ Join
Operation Base (JOB) meliputi pekerjaan dan tanggung jawab sebagai berikut:
1) mengerjakan administrasi Jasa Pelabuhan yang meliputi: labuh,
tambat, pandu, tunda (di luar daerah kerja PT Pelindo) sebagai pendelegasian PT Pertamina (Persero), di mana PTK bekerja atas nama PT Pertamina (Persero).
2) membuat Laporan secara periodik kepada pihak terkait dan dalam
penyelesaian pekerjaannya, PT Pertamina Tongkang
mempertanggung jawabkan penyelesaiannya kepada PT Pertamina (Persero).
(47)
commit to user
4) ruang lingkup pelaksanaan Pengelolaan Administrasi Pelabuhan
Khusus oleh PTK hanya pada Pelabuhan Khusus KPS/JOB.
5) melakukan penagihan Jasa Pelabuhan kepada Agent.
6) melakukan penyetoran Jasa Pelabuhan kepada PT Pertamina
(Persero) dan Pemerintah.
7) membuat laporan kegiatan kepelabuhan kepada PT Pertamina
(Persero), BP Migas, Kantor Pelabuhan/Administrasi Pelabuhan.
8) membantu pengurusan yang berkaitan dengan Administrasi
Kepelabuhan di Pelabuhan Khusus KPS/JOB.
F. Armada PT Pertamina Tongkang
1. AHTS 3000 HP :
- SV. Permina Supply No. 06
- SV. Permina Supply No. 09
- SV. Permina Supply No. 10
2. AHTS 6000 HP :
- SV. Permina Supply No. 26
- SV. Permina Supply No. 28
- SV. Permina Supply No. 29
3. Straight Supply Vessel (SSV) 3450 HP :
- SV. Permina Supply No. 33
- SV. Permina Supply No. 34
(48)
commit to user
- SV. Petrogas Supply No. 01
- SV. Petrogas Supply No. 02
- SV. Petrogas Supply No. 03
5. Harbour Tug 3000 HP :
- TB. Patra Tunda 3001
- TB. Patra Tunda 3002
6. Harbour Tug 4200 HP :
- TB. Patra Tunda 4201
- TB. Patra Tunda 4202
7. Mooring Boat 270 HP :
- PSC. II
- Rancung VI
8. Mooring Boat 125 HP :
- PSC ( ML.PSG II )
9. Mooring Boat 264 HP :
- Rancung VI
10.Rigid Inflatable Boat ( RIB ) 400 HP :
- RIB I
- RIB II
11.Rigid Inflatable Boat ( RIB ) 270 HP :
- RIB I
- RIB II
(49)
commit to user
- Peteka 5401
- Peteka 5402
13.Tanker ( 1500 DWT ) HP :
- MT.Patra Tanker I
14.Tanker( 3500 DWT ) HP :
- MT. Camar Sakti
- MT. Camar Mas
G. Kualitas Utama Layanan
1. Profesionalisme
Staf yang profesional dan berpengalaman siap melaksanakan pengoperasian kapal-kapal sarana pelabuhan dan jasa maritim di lingkungan pelabuhan khusus.
2. Komitmen
PTK berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik yang selalu memberikan nilai tambah bagi pelanggan. PTK juga berkomitmen untuk selalu memperhatikan aspek Kesehatan dan Keselamatan Kerja dalam operasional sarana pelabuhan tersebut.
3. Kehandalan
Dalam rangka menjamin tingkat kehandalan operasi tertentu PTK telah mendapatkan ISO 9000 : 2001 dan mendapatkan klasifikasi ISM Code.
(50)
commit to user
storage dan material handling) kami sedang dalam proses mendapatkan sertifikasi ISO 14000 dan OSHAS 18000.
4. Penggunaan Teknologi
Penerapan teknologi terkini dalam keselurahan operasi menjadikan PTK dapat dengan mudah menjawab kebutuhan pelanggan dalam rangka terciptanya efisiensi operasi.
H. Kualitas Standard International
1.PT. Pertamina Tongkang telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001 versi
2000 dari Lloyd’s Register
2.PT. Pertamina Tongkang telah mendapatkan sertifikasi ISM Code dari
BKI (Biro Klasifikasi Indonesia).
3.PT. Pertamina Tongkang sedang dalam proses mendapatkan sertifikasi
ISO 14000 dan OHSAS 18000 : 2007.
Gambar 3.1. Sertifikasi ISO dari Lloyd’s Register dan BKI
I. Fasilitas Lain
(51)
commit to user
PT Pertamina Tongkang memiliki fasilitas marine logistic base
dengan luas 42,5 ha di Kabil Batam yang dapat digunakan sebagai area penyimpanan untuk tubulars, peti kemas, and barang lainnya guna mendukung kegiatan operasi Perusahaan KPS yang beroperasi di Indonesia. Fasilitas yang tersedia : Dermaga, Pergudangan & Lahan terbuka, Perkantoran, dilengkapi suplai air bersih dan bahan bakar, tenaga listrik and jaringan Telekomunikasi.
2. Balikpapan Logistic Base
Balikpapan Logistic Base terletak di teluk Balikpapan di
Kalimantan Timur. Logistic Base ini dimiliki oleh PT Pertamina UP V
Balikpapan, dikelola dan dipasarkan oleh PT Pertamina Tongkang, yang merupakan AP PT PERTAMINA (Persero).
§ Logistic Bases Tersebut sangat sesuai bagi :
a. Drilling Equipment b. Construction Material c. Tubular
d. Container e. Cement
f. Other General Cargo
§ Jasa-jasa :
a. Supply Chain Management b. Port/Jetty Terminal Operation c. Supply Vessel / Marine Services
(52)
commit to user d. Cargo Handling
e. Inventory Management
f. Container’s Maintenance and Repair § Shipping Agency :
a. Custom Clearance b. Bonded Area
c. Warehousing / Open Storage d. Fresh Water Supply
J. Anak Perusahaan
PTK telah melakukan diversifikasi usaha dalam bentuk anak perusahaan dengan bidang usaha :
1. PT. Peteka Karya Samudera
Bergerak dalam bidang usaha pelaksanaan Bongkar Muat
barang dari dan ke kapal (Stevedoring, Cargodoring,
Reviewing, Delivery)
2. PT. Peteka Karya Gapura
Bergerak dalam bidang jasa pengangkutan, pengiriman, pendistribusian barang, penyediaan dan pengadaan tenaga
kerja (Labour Supply) jasa Ekspor dan Impor, Ekspedisi dan
perdagangan, penyewaan alat – alat berat, pengelolaan air dan bahan bakar dan jasa pengelola serta sarana
(53)
commit to user
3. PT. Peteka Karya Jala
Bergerak dalam bidang perawatan / pemeliharaan dan pengadaan jasa antara lain Menyediakan Peralatan dan suku cadang alat apung, Dok dan perbaikan alat apung, pekerjaan kegiatan bawah air, Rekayasa konstruksi / Mekanik.
4. PT. Peteka Karya Tirta
Bergerak dalam bidang penjualan air bersih untuk keperluan industri dan kapal dipelabuhan.
K. Berikut Kantor Cabang PT.Pertamina Tongkang :
1. PTK Cabang Arun 7. PTK Cabang Plaju / Sei Gerong
2. PTK Cabang Bontang 8. PTK Cabang Batam
3. PTK Cabang Balikpapan 9. PTK Cabang Dumai
4. PTK Cabang Surabaya 10. PTK Cabang Tg.Priok
5. PTK Cabang Cilacap 11. PTK Cabang Sorong
6. PTK Cabang Jambi
Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 3.2 dibawah ini.
(54)
commit to user
L. Daftar Pelanggan Pertamina Tongkang :
- Pertamina
- Badak LNG
- BP
- Chevron Pasific Indonesia
- ExxonMobile
- Amerada Hess
- ConocoPhillips
- Pearl Oil
- Star Sinergy
- PetroChina
- Santa Fe Energy Resource Ltd
- CNOOC LIMITED
- MEDCO Energy
- TOTAL FINA ELF
- PETRONAS Carigali
- Premier Oil
- Perum Pelabuhan
- Shell
- HumpussAromatic
.
M. Profil Sumber Daya Manusia
1. Komposisi Berdasarkan Jabatan
Jabatan Jumlah Prosentase (%)
Direksi 3 0
General Managers 8 1
Managers 101 14
Staffs 624 85
Total 736 100
2. Komposisi Berdasarkan Pendidikan
Pendidikan Jumlah Prosentase (%)
S2 16 2
S1 172 23
D3 102 14
(55)
commit to user
3. Komposisi Berdasarkan Usia
Usia Jumlah Prosentase (%)
<= 31 tahun 88 12
31 tahun s/d 40 tahun 188 26
41 tahun s/d 50 tahun 253 34
lebih dari 51 tahun 207 28
Total 736 100
N. Struktur Organisasi
Struktur organisasi sebagai kerangka (framework) yang menunjukkan adanya pembagian tugas antara orang – orang di dalam organisasi dan dapat menunjukkan klasifikasi pembedaan antara tenaga pimpinan dan tenaga yang dipimpin.
Struktur organisasi adalah suatu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama antar fungsi dan orang-orang yang terdapat dalam suatu badan usaha dalam rangka untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan kata lain, struktur menempatkan pembagian bidang kerja, dimana tiap-tiap bidang kerja mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda.
Struktur organisasi PT Pertamina Tongkang Jakarta berdasarkan Keputusan Direksi Perusahaan, Nomor : Kpts/006/DIRUT/PTK/2003 adalah seperti dalam gambar 3.2 sebagai berikut :
(56)
(57)
commit to user
118
Berikut ini tugas, tanggung jawab serta wewenang dari masing-masing bagian yang ada dalam struktur organisasi dari PT Pertamina Tongkang Jakarta ialah sebagai berikut :
1. Dewan Komisaris
1. Menyusun pembagian tugas di antara anggota komisaris sesuai dengan
keahlian dan pengalaman masing-masing, serta menetapkan mekanisme pengambilan keputusan.
2. Menyusun program kerja dan target kinerja tiap tahun, serta mekanisme
revisi kinerja secara berkala (secara self assessment), dan
mengkomunikasikan hasilnya kepada Pemegang Saham.
3. Menandatangani pernyataan tidak memiliki benturan kepentingan.
4. Memberikan arahan dan masukan mengenai visi, misi, dan strategi
Perusahaan.
5. Memberikan arahan dan masukan dalam proses penyusunan RJPP dan
RKAP.
6. Mengawasi pelaksanaan RJPP dan RKAP.
7. Memantau kepatuhan Perusahaan terhadap peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
8. Mengevaluasi dan menyetujui transaksi-transaksi yang harus mendapat
persetujuannya sesuai kesepakatan antara Direksi dan Komisaris.
9. Memberikan masukan terhadap pelaksanaan manajemen resiko.
10.Memberikan masukan dan arahan tentang pembangunan dan
(58)
commit to user
119
11.Mengusulkan Auditor Eksternal untuk disahkan dalam RUPS dan
memantau pelaksanaan penugasan Auditor Eksternal.
12.Melaporkan dengan segera kepada RUPS jika terjadi gejala penurunan
kinerja Perusahaan.
13.Menandatangani RJPP dan laporan tahunan.
14.Mengawasi efektifitas penerapan Good Corporate Governance.
15.Mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Dewan Komisaris
kepada RUPS.
2. Direktur Utama
Fungsi : Menentukan, memutuskan dan menetapkan dalam penyusunan
dan penetapan strategi, perencanaan serta pelaksanaan seluruh kegiatan pengoperasian kapal–kapal milik perusahaan pelayaran dan pihak-pihak pengguna jasa yang membutuhkan/ mempergunakan jasa perusahaan baik yang bergerak di bidang pencarian minyak lepas pantai maupun sektor lain yang bersifat khusus dalam bidang angkutan laut maupun jasa kepelabuhan agar memperoleh profit optimal dan mengembangkan saham milik (pertamina) dengan memperhatikan etika bisnis dan berpedoman kepada garis kebijakan yang ditetapkan dewan komisaris perusahaan. Tugas / Kegiatan Utama :
1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan penyusunan strategi bisnis
plan PT.Pertamina Tongkang serta pelaksanaan seluruh kegiatannya secara efektif dan efisien.
(59)
commit to user
120
2. Mendorong, mengendalikan dan memotivasikan pengembangan usaha
dan strategi pemasaran untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat bersaing dengan kompetitor.
3. Mengendalikan kinerja keuangan dan penggunaan anggaran operasi
dan investasi secara accountable dan auditable serta mengarahkan pelaksanaan pengawasan intern perusahaan agar dapat berjalan sesuai rencana dan peraturan yang berlaku.
4. Memberi arahan dalam pelaksanaan pengawasan intern agar terlaksana
sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku, sehingga perusahaan selalu berada dalam qualifikasi bersih tanpa cacat dan memperoleh keuntungan sesuai prinsip-prinsip pengelolaan perusahaan
5. Menetapkan Organisasi & Formasi jabatan beserta kelengkapannya
yang meliputi Uraian Tugas Pokok, Job grade, Sistem Tata Kerja dan kompetensi jabatan
6. Menetapkan ketentuan-ketentuan tentang pekerja perusahaan,
termasuk pembinaan, penetapan upah dan penghasilan lainnya, pesangon dan atau penghargaan atas pengabdian serta manfaat pensiun bagi para pekerja perseroan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, atas nama Direksi
7. Mengangkat, membina dan memberhentikan pekerja perseroan
berdasarkan peraturan perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
(60)
commit to user
121
8. Mengawasi pelaksanaan Good Corporate Governance (GCG), dan
Code Of Conduct (COC), agar perusahaan dapat berjalan dengan baik dan benar.
9. Membangun dan membina kerja sama dengan para Pimpinan
Perusahaan Pelanggan Mitra Kerja serta pemerintah dan masyarakat setempat untuk kemajuan Perusahaan.
10.Menetapkan kebijakan pengelolaan perusahaan yang mengutamakan
kesehatan, keselamatan kerja dan berwawasan lingkungan.
Tanggung jawab :
1. Tercapainya pengembangan usaha perusahaan
2. Tercapainya investasi proyek baru yang feasible dalam rangka
pengembangan usaha perusahaan dan anak perusahaan.
3. Terselesaikannya penyusunan laporan keuangan (neraca rugi-laba)
untuk pertanggung-jawaban kepada Dewan Komisaris perusahaan.
4. Tersedianya struktur organisasi perusahaan beserta kelengkapannya.
5. Tersedianya syarat–syarat kerja dan Tata tertib kerja perusahaan, upah,
penghasilan dan fasilitas kepegawaian.
6. Terselesaikannya setiap masalah operational/sengketa perusahaan yang
diajukan/di proses pengadilan Wewenang / Otorisasi :
(61)
commit to user
122
2. Membuka kantor cabang/perwakilan/agent perusahaan di daerah yang
dinilai presfektif, dan menetapkan organisasi dan kelengkapannya.
3. Penanda tanganan proyek investasi proyek yang feasible, perjanjian
kontrak, sewa/charter penjualan jasa perusahaan dengan pemakai jasa, prinsipal dan pihak ketiga lainnya.
4. Mewakili perusahaan didalam penyelesaian proses pengadilan.
5. Menetapkan Organisasi perusahaan beserta kelengkapannya.
6. Manetapkan syarat dan tata tertib kerja, upah, penghasilan dan fasilitas
kepegawaian.
7. Membangun dan membina kerja sama dengan para Pimpinan
Perusahaan Pelanggan Mitra Kerja serta pemerintah dan masyarakat setempat untuk kemajuan Perusahaan.
8. Menanda tangani Laporan keuangan (neraca rugi-laba)
3. Coorporate Secretary
Fungsi : Mengkoordinir, Memimpin/sebagai sekretaris
perusahaan/pejabat penghubung (Liason Officer) antara Komisaris dengan Direksi, serta membuat rencana kerja dan rencana biaya jangka panjang dan jangka pendek sehingga terselenggaranya :
1. Kegiatan Rapat Dewan Komisaris dengan Direksi serta menyiapkan segala
(62)
commit to user
123
2. Kegiatan Fungsi Legal dalam pembuatan contract, proses litigasi dan
formalitas dokumen perusahaan, guna menunjang dan melindungi kegiatan usaha perusahaan.
3. Kegiatan Public Relation dalam kegiatan kehumasan, publikasi protokoler
dan customer services.
4. Kegiatan sekretariat umum.
Dan memastikan terselenggaranya pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut.
Tugas / Kegiatan Utama :
1. Membuat rencana kerja dan anggaran Fungsi Corporate Secretary
2. Bertugas sebagai penghubung (Liason Officer) antara Pemegang Saham,
Dewan Komisaris dan Direksi Perusahaan.
3. Memberikan pertimbangan kepada Dewan Direksi dan Dewan Komisaris
agar memenuhi ketentuan-ketentuan undang-undang serta bertindak sebagai pengelola dokumen perusahaan, antara lain:
- Daftar Pemegang Sahama - Risalah Rapat Direksi
- Risalah Rapat Dewan Komisaris - Risalah RUPS
4. Memberikan informasi berkaitan dengan kegiatan Perusahaan yang
diperlukan oleh Direksi.
5. Menyiapkan segala sesuatu yang berkaitan dengan penyiapan Rapat
(63)
commit to user
124
6. Terselenggaranya kegiatan Public Relations, Kehumasan dan Customer
Services di lingkungan intern PTK, Pertamina, KPS/JOB serta perusahaan-perusahaan migas dan umum.
7. Memberi saran/pertimbangan kepada Direksi dan Dewan Komisaris atas
ketentuan dan Undang-undang yang berlaku serta bertindak sebagai pengelola dokumen Perusahaan.
8. Mengadakan pengawasan, koreksi-koreksi yang berkaitan dengan kegiatan
contract dan litigasi, dan formalitas dokumen Perusahaan.
9. Melaksanakan kegiatan/presentasi, Company Profile, Penyelenggaraan
RUPS dan melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan
ketentuan-ketentuan/Undang-undang Perseroan terhadap penyelenggaraan
Perusahaan.
10.Mengkoordinir atas tercapainya pedoman administrasi kearsipan terpadu
dan terselenggaranya kegiatan sentral arsip PTK.
11.Mengkoordinir, membina dan pengembangan karir pekerja yang berada
dibawah pengawasannya untuk menciptakan hubungan kerja yang baik.
12.Mengkoordinir, mengawasi dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan,
keselamatan kerja & lindung lingkungan Tanggung jawab :
Terhadap kegiatan :
1. Legal
(64)
commit to user
125 Wewenang / Otorisasi :
Bertanggung Jawab atas kegiatan di Fungsi Corporate Secretary
1. Memberikan pertimbangan aspek legal terhadap Direksi, berkaitan
dengan operasional perusahaan.
2. Mengatur jadwal, tempat pelaksanaan rapat Direksi
3. Pengeluaran biaya sesuai otorisasi
4. Persetujuan RKAP Fungsi Corporate Secretary
5. Pelaksanaan koordinasi dengan fungsi & lembaga terkait untuk
kegiatan kehumasan dan legal.
6. Biaya > 25 Juta - 200 Juta / Ekuivalen
4. Manager Legal
Fungsi :
1. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan kegiatan kontrak &
litigasi guna melindungi Perusahaan dari aspek pembuatan kontrak dengan pihak ketiga dan menyelesaikan setiap permasalahan hukum baik di dalam maupun di luar Pengadilan.
2. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan kegiatan formalitas guna
memenuhi dokumen formal Perusahaan dalam rangka menunjang dan melindungi kegiatan Perusahaan.
Tugas / Kegiatan Utama :
1. Membuat rencana kerja dan rencana anggaran Fungsi Legal.
(65)
commit to user
126
segala keputusan yang dibuat Direksi baik dalam bentuk surat
keputusan, instruksi ataupun perikatan dalam rangka
melindungi kepentingan perusahaan dari aspek hukum, baik internal maupun eksternal.
3. Mengadakan koordinasi, konsultasi dan kerjasama dengan Fungsi
terkait tentang pelaksanaan pembuatan kontrak/perjanjian antara perusahaan dengan pihak III.
4. Mengadakan kerjasama dengan pihak ketiga (Lawyer/ Law
Firm/ Penasehat Hukum) untuk penyelesaian kasus yang bersifat komplek dan tidak bisa diselesaikan pihak internal atas persetujuan Direksi.
5. Mengkoordinir dan memimpin pelaksanaan analisa
undang-undang dan ketentuan-ketentuan nasional dan I ntemasional serta membuat rumusan dan/ atau pertimbangan hukum yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.
6. Mengatur pelaksanaan bantuan hukum dan menyelesaikan
kasus hukum dalam bentuk legal opinion, legal advice dan bantuan beracara (litigasi) di pengadilan maupun diluar pengadilan.
7. Mengurus dan menyelesaikan perijinan Perusahaan ke instansi
terkait.
(66)
commit to user
127
9. Mengurus pembuatan dan atau perpanjangan sertifikat
kepemilikan aset Perusahaan.
10.Mengurus pembuatan/perubahan/perpanjangan sertifikasi dan atau
keanggotaan Asosiasi yang bergerak dibidang Pelayaran dan Maritim.
11.Mengurus pembuatan/perubahan/perpanjangan keanggotaan Rekanan
di Perusahaan lain.
1 2 .Mengurus pembuatan Akte hasil pernyataan keputusan
Pemegang Saham atau RUPS/ RUPSLB diantaranya tentang laporan tahunan Perusahaan, rencana kerja dan anggaran Perusahaan, perubahan/ penambahan aset, perubahan susunan
Direksi dan atau Komisaris, serta mengaktekan
perjanjian/ kontrak sesuai kebutuhan Perusahaan.
1 3 .Mengurus pembayaran Pajak Bumi dan Bangunan atas aset milik Perusahaan.
1 4 .Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada
dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik.
1 5 .Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan.
Tanggung jawab :
Terhadap pengawasan dan pengaturan:
1. Efisiensi pembuatan Kontrak dengan pihak ketiga.
(67)
commit to user
128
luar Pengadilan
3. Kelengkapan dokumen perijinan dan dokumen formal
Perusahaan.
4. Legal Opinion dan Legal Advice yang diberikan.
Wewenang / Otorisasi :
1. Membuat permintaan data kepada Fungsi lain di internal Perusahaan
berkaitan dengan penyelesaian pekerjaan hukum yang sedang ditangani.
2. Membuat rencana kerja dan anggaran Fungsi Legal.
3. Membuat permintaan alat tulis kantor untuk kebutuhan Fungsi Legal.
4. Memberikan penilaian dari segi user dalam rangka rekruitmen calon
pekerja baru untuk Fungsi Legal serta dapat ikut serta dalam proses wawancara.
5. Menentukan kerja lembur untuk pekerja Fungsi Legal.
6. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen.
5. Manager Public Relation & Administrasi Umum
Fungsi :
1. Mengkoordinir pelaksanaan tugas kehumasan dan mengatur protokoler
acara-acara kedinasan perusahaan dan membuat dokumentasinya.
2. Mengkoordinir pelaksanaan tugas customer services dalam
(68)
commit to user
129
yang masuk baik dari ekternal perusahaan maupun dari internal / Fungsi lainnya.
Tugas / Kegiatan Utama :
1. Membuat rencana kerja dan rencana anggaran Fungsi Public Relations.
2. Mengkoordinir pelaksanaan publikasi atas kegiatan atau usaha serta
kebijakan bisnis perusahaan melalui buletin info PTK, buletin Pertamina, Media Massa baik cetak ataupun elektronik.
3. Mengatur dan melaksanakan kegiatan protokoler dalam acara-acara
kedinasan perusahaan, sehingga acara dapat terselenggara dengan baik dan lancar.
4. Mengkoordinir pembuatan dokumentasi setiap acara atau kegiatan
yang diadakan perusahaan dan masyarakat.
5. Merencanakan pengadaan / pembuatan audio visual, photo, rekaman
dan brosur tentang kegiatan atau usaha perusahaan.
6. Memberikan informasi, keterangan dan penjelasan tentang kegiatan
perusahaan, kepada khalayak baik perusahaan pemakai jasa perusahaan dan masyarakat.
7. Memperkenalkan dan membentuk opini yang baik terhadap image /
citra perusahaan pada pelanggan dan perusahaan dalam lingkup migas.
8. Memantau dan mengakomidir setiap berita / informasi yang berkaitan
dengan citra, performance dan kegiatan operasional perusahaan dan
menyampaikannya kepada Corporate Secretary atau langsung ke
(1)
commit to user
ii
stakeholder eksternal yaitu pemegang saham, pelanggan, pemerintah dan lain sebagainya.
Pelaksanaan Kuliah Kerja Media (KKM) selama tiga bulan di PT Pertamina Tongkang Jakarta penulis mendapat banyak pengetahuan juga gambaran nyata mengenai peran dan kerja nyata seorang humas, seperti yang diuraikan sebelumnya bahwa humas adalah jembatan penghubung antara lembaga perusahaan dengan publiknya untuk memelihara, mengembangtumbuhkan hubungan harmonis, sifat harmonis di sini mengandung makna luas, yakni : sikap menyenangkan (favorable)
1) itikad baik (goodwill) 2) toleransi (tolerance)
3) saling pengertian (mutual understanding) 4) saling mempercayai (mutual confidence) 5) saling menghargai (mutual appreciation) 6) citra baik (good image)
Dari ketujuh makna ini Humas PT Pertamina Tongkang memformulasikan dengan lima nilai unggul perusahaan, yakni :
1) P
rofesional, 2) Integritas,
3) Tanggung jawab, 4) Kerja sama, 5) Disiplin.
(2)
commit to user
iii
Dengan ini humas PT Pertamina Tongkang dapat dengan mudah menjembatani kepentingan internal perusahaan ataupun eksternal perusahaan melalui perkenalan dan pembentukkan opini yang baik terhadap image atau citra perusahaan pada pelanggan maupun perusahaan dalam lingkup migas ataupun lingkup luas, menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan instansi-instansi pemerintah lainnya serta stakeholdernya juga mengkoordinir pelaksanaan publikasi atas kegiatan atau usaha serta kebijakan bisnis perusahaan melalui buletin info PT Pertamina Tongkang, buletin Pertamina, Media Massa baik cetak ataupun elektronik.
Humas PT Pertamina Tongkang juga berperan serta mensosialisasikan kebijakan-kebijakan manajemen, dan juga berperan dalam menampung aspirasi atau pendapat karyawan dan perusahaan mulai dari top dan staf management sampai tingkat yang paling bawah untuk menciptakan iklim komunikasi yang efektif, produktif serta kondusif, ini sebagai rangkaian kegiatan internal PT Pertamina Tongkang.
Untuk itu seorang praktisi humas di PT Pertamina Tongkang mempunyai tugas besar dalam mengembangkan juga memajukan perkembangan perusahaan agar semuanya menjadi instrument perusahaan yang kuat.
(3)
commit to user
iv
B. Saran
Adapun kekurangan – kekurangan yang penulis alami saat penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) di PT Pertamina Tongkang Jakarta baik dari pihak DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta selaku panitia maupun PT Pertamina Tongkang sebagai wadah untuk menyalurkan ilmu penulis.
1. Saran bagi PT Pertamina Tongkang
a) Profesionalisme dan disiplin waktu karyawan lebih ditingkatkan. b) Penyusunan semua arsip di fungsi PR & Adm.Umum seharusnya ditata
secara sistematis dan rapi agar tidak ada arsip yang hilang atau terselip. c) Penataan arsip di fungsi PR & Adm.Umum sebaiknya diurutkan dari tanggal dan tahun terlama sampai terbaru selain itu dikelompokkan sesuai jenis juga keterangannya.
d) Pelayanan dalam hal penerimaan magang perlu ditingkatkan.
2. Saran bagi DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
a) Lebih profesional dan jelas dalam pembentukan, mempersiapkan panitia KKM maupun kegiatan KKM (Kuliah Kerja Media) agar semua mahasiswa dapat mengakses informasi pelaksanaan KKM dari awal sampai akhir secara jelas agar tidak membuat mahasiswa kesulitan.
(4)
commit to user
v dosen pembimbing.
c) Pihak Universitas Sebelas Maret Surakarta fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu politik DIII Komunikasi terapan hendaknya memperbanyak kegiatan ataupun tanya jawab mengenai bidang kehumasan.
d) Pelayanan dari panitia KKM sebaiknya lebih ditingkatkan agar dapat melayanin mahasiswa dengan baik dan terarah.
(5)
commit to user
vi
DAFTAR PUSTAKA
Maria Assumpta Rumanti, Sr. Dasar – Dasar Public Relations. 2002 : Teoridan Praktik. Edisi Pertama. PT Grasindo, anggota Ikapi. Jakarta.
Effendy. Onong Uchjana. Ilmu Komunikasi : Teori dan Praktek. 2006. Penerbit PT Remaja Rosdakarya, Bandung
Soenarko Setyodarmodjo, Prof. Dr. Drs., MPA. Public Relations; Pengertian , Fungsi, dan Perananya. 2003. Cet. 2. Papyrus. Surabaya
Ruslan,Rosadi. Manajemen public relations dan Media komuniksai : konsepsi dan Aplikasi. 2005. PT.Raja Grafindo Persada. Jakarta
Abdurrachman, Oemi. Dasar-dasar Public Relations. 2001. Penerbit PT. Citra Aditya Bakti. Bandung
Dedy Mulyana, M.A, Ph.D. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. 2001. PT. Remaja Rosdakarya. Bandung.
Soemirat, Soleh dan Ardianto, Elvinaro. Dasar-Dasar Public Relations. 2004. Bandung : Remaja Rosdakarya.
Cutlip, Scott M., Allen H. Center, Glen M.Broom. Effective Public Relations. Eight Edition. 1999. Prentice Hall Internationa. New Jersey.
(6)
commit to user