Gambar 4. Implementasi fungsi – fungsi manajemen dalam kegiatan
komunikasi di organisasi Soedarsono 2009
2.3.1 Keterlibatan Aspek Manajemen dalam Komunikasi Organisasi
Menurut Soedarsono 2009 aktivitas organisasiperusahaan dapat terlaksana
apabila anggota
organisasiperusahaan masing-masing
menjalankan fungsi manajemen komunikasi secara sistematis, terkoordinasi, dan tepat sasaran. Hal tersebut dapat tercapai apabila pimpinan dan
karyawan sumber daya manusia sebagai ujung tombak organisasi mampu bersama-sama mengaplikasikan job descriptions organisasi sesuai dengan
tugas dan tanggung jawabnya. Dengan demikian kerjasama dalam sebuah organisasi harus dilakukan oleh semua anggotanya. Keterlibatan manajemen
proses dan komunikasi dapat terlihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Proses manajemen dan komunikasi Soedarsono 2009
Manager planning, organizing,
directing controlling
Forward communication downward or horizontal flow
of plans, expactations, and sentiments
Feedback communication upward flow of results
expectations and sentiments
Subordi Pe
rformance Perencanaan
Pengorganisasian Penyusunan staff
Pengarahan Pengawasan
pengevaluasian Manajer
komunikasi Kelompok Kerja
Tujuan
2.3.2 Pola Komunikasi Organisasi
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, namun perlu diketahui bahwa
pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi perusahaan yang berskala kecil
yang hanya memiliki beberapa karyawan, maka penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada para karyawannya tersebut. Namun,
lain halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, maka penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu
pekerjaan yang cukup rumit Purwanto 2003. Secara umum pola komunikasi dapat dikelompokkan menjadi dua
saluran menurut Purwanto 2003, antara lain: 1 saluran komunikasi formal dan 2 saluran komunikasi informal.
1. Saluran Komunikasi Formal
Struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan terlihat berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan
batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari
manajer ke karyawan, maka pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke
atas, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal. Menurut Montana dan Greene dalam Purwanto 2003, ada
beberapa keterbatasan komunikasi formal diantaranya: a. Komunikasi dari Atas ke Bawah
Secara sederhana, transformasi informasi dari pimpinan dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi dari atas ke bawah
top-down atau downward communications. Aliran komunikasi dari atasan ke bawahan tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab
dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi dari atas ke bawah memiliki tujuan
untuk mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah. Oleh
karena berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur yang dijalankan para bawahannya, maka perlu penggunaan bahasa yang
sama, sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami Purwanto 2003.
Berdasarkan Gambar 6, komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Komunikasi secara lisan dapat
berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan kelompok.
Disamping itu, komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tulisan, seperti memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat kabar,
majalah, papan pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun bulletin.
Menurut Katz dan Kahn dalam Purwanto 2003, komunikasi dari atas kebawah mempunyai tujuan: memberikan pengarahan atau
intruksi kerja tertentu; memberikan informasi, mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan; memberikan informasi tentang
prosedur dan praktik organisasional; memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan; dan menyajikan informasi
mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Gambar 6. Pola komunikasi dari atas ke bawah Purwanto 2003
Manajer
Manajer Pemasaran
Manajer Produksi
Manajer Keuangan
Bagian Penjualan
Bagian Promosi
Bagian Keuangan
Bagian Pabrik
Bagian Penelitian
Bagian Akuntansi
Karyawan
Menurut Muhammad 2009 metode komunikasi yang biasa digunakan adalah metode lisan, metode tulisan, dan metode grafik
b. Komunikasi dari Bawah ke Atas Struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas bottom-up
atau upward communications berarti alur informasi berasal dari bawahan menuju ke atasan. Informasi mula-mula berasal dari para
karyawan selanjutnya disampaikan ke bagian pabrik, ke manajer produksi dan akhirnya ke manajer umum. Untuk memecahkan
masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil keputusan secara tepat. Partisipasi bawahan dalam proses
pengambilan keputusan akan sangat membantu dalam pencapaian tujuan organisasi. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari
bawah ke atas, para manajer harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada bawahannya. Jika tidak, informasi sebagus apa pun dari
bawahan tidak akan bermanfaat baginya. Berikut ini adalah sebuah bagan organisasi yang menggambarkan alur komunikasi dari bawah
ke atas. Komunikasi dari bawah ke atas dapat dilihat pada Gambar 7 Purwanto 2003.
Gambar 7. Pola komunikasi dari bawah ke atas Purwanto 2003
Manajer
Manajer Pemasaran
Manajer Produksi
Manajer Keuangan
Bagian Penjualan
Bagian Promosi
Bagian Keuangan
Bagian Pabrik
Bagian Penelitian
Bagian Akuntansi
Karyawan
Menurut Gemmil dalam Mulyana 2000, ada tiga hambatan psikologis utama yang mempengaruhi komunikasi ke atas:
1. Jika bawahan percaya bahwa penyingkapan perasaan, opini, atau kesukaran
akan mengakibatkan
atasan menutup
atau menghindarkan pencapaian tujuan pribadinya, bawahan akan
menyembunyikan atau membelokannya. 2. Semakin sering atasan memberi ganjaran atas pengungkapan
perasaan, opini dan kesulitan oleh bawahan, semakin besar keinginan bawahan mengungkapkannya.
3. Semakin sering atasan mau mengungkapkan perasaan, opini dan kesukaran kepada bawahannya dan atasannya, semakin besar pula
kemungkinan keterbukaan dari pihak bawahan. c. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajarsederajat dalam suatu
organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasif, mempengaruhi dan memberikan informasi
kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif diantara mereka yang
memiliki posisi sederajat, baik di dalam satu departemen maupun di antara beberapa departemen. Komunikasi horizontal dapat dilihat
pada Gambar 8 Purwanto 2003. Komunikasi horizontal yang efektif dalam organisasi yaitu
pertukaran diantara perwakilan dan personil pada tingkat yang sama dalam diagram organisasi Mulyana 2000. Komunikasi horizontal
dalam organisasi sering tidak sehat karena loyalitas karyawan kepada departemen tertentu. Menurut Muhammad 2009, komunikasi
horizontal mempunyai tujuan, yaitu: 1. Mengkoordinasikan tugas-tugas. Kepala-kepala bagian dalam
suatu organisasi kadang-kadang perlu mengadakan rapat atau pertemuan untuk mendiskusikan bagaimana tiap-tiap bagian
memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas- aktivitas. Ide dari banyak orang biasanya akan lebih baik daripada
ide satu orang. 3. Memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang
berada dalam tingkat yang sama. 4. Menyelesaikan konflik di antara anggota yang ada dalam bagian
organisasi dan juga bagian dengan bagian lainnya. 5. Menjamin pemahaman yang sama.
6. Mengembangkan sokongan interpersonal
Gambar 8. Pola komunikasi horizontal Purwanto 2003
2. Saluran Komunikasi Informal
Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasi yang ada ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yang
lainnya sesuai dengan jalur hierarki yang ada. Namun dalam praktik, nampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar dalam struktur
organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk saling bertukar informasi antara yang satu dengan yang lainnya.
Jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi tanpa memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan
kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal- hal yang diperbincangkan bersifat umum, kadangkala mereka juga bicara
Manajer
Manajer Pemasaran
Manajer Produksi
Manajer Keuangan
Bagian Penjualan
Bagian Promosi
Bagian Keuangan
Bagian Pabrik
Bagian Penelitian
Bagian Akuntansi
Karyawan
hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja dalam organisasinya Purwanto 2003.
Saluran informasi informal dalam organisasi sering disebut desas- desus atau rumor dan selentingan atau grapevine. Desas-desus
mengurangi ketegangan emosional dan biasanya timbul di lingkungan yang ambigu Mulyana 2000. Ada beberapa faktor dalam komunikasi
informal, yaitu: a. Desas-desus
Desas-desus merupakan sebuah fungsi ambiguitas situasi yang diperkuat oleh pentingnya sebuah isu. Penyebaran desas-desus
diperlambat oleh kesadaran kritis seseorang bahwa desas-desus tampaknya tidak sah.
b. Selentingan Selentingan merupakan suatu penyebaran isu melalui metode
berkomunikasi tercepat dalam suatu organisasi. Menurut O‟hair dkk 2009 jaringan komunikasi informal
dinamakan “grapevine” atau kabar angin, dan merupakan substitusi untuk komunikasi ke bawah, ke atas, dan horizontal tanpa
memperhatikan posisi. Hasil penelitian mengenai jaringan informal menunjukkan bahwa :
a. Jaringan informal berkembang pesat b. Informasi informal biasanya akurat
c. Jaringan informal memuat banyak informasi d. Jaringan informal memberikan petunjuk tentang sikap dan perasaan
karyawan e. Jaringan informal beredar luas
f. Jaringan informal merupakan saluran lazim dipakai berbagai rumor
2.3.3 Efektivitas Komunikasi
Menurut Tubbs dan Moss 2001, salah satu ukuran bagi efektivitas komunikasi adalah terciptanya komunikasi efektif. Secara sederhana,
komunikasi dikatakan efektif apabila orang berhasil menyampaikan apa yang dimaksudkannya. Secara umum, komunikasi dinilai efektif bila
rangsangan yang disampaikan dan yang dimaksudkan oleh pengirim atau sumber, berkaitan erat dengan rangsangan yang ditangkap dan dipahami
oleh penerima. Ada lima hal yang dapat dijadikan ukuran bagi komunikasi efektif,
yaitu: 1. Pemahaman
Pemahaman adalah penerimaan yang cermat atas kandungan rangsangan seperti yang dimaksudkan oleh pengirim pesan. Dalam hal ini
komunikator dikatakan
efektif apabila
penerima memperoleh
pemahaman yang cermat atas pesan yang disampaikan. Kegagalan utama dalam berkomunikasi adalah ketidakberhasilan dalam menyampaikan isi
pesan secara cermat. 2. Kesenangan
Tingkat kesenangan dalam berkomunikasi berkaitan erat dengan perasaan terhadap orang yang berinteraksi dengan pihak lain.
3. Mempengaruhi sikap Komunikasi dikatakan efektif jika komunikator pengirim dapat
mempengaruhi sikap komunikan penerima, tindakan mempengaruhi sikap bertujuan agar orang lain memahami ucapan kita dan menyetujui
sesuai dengan yang kita inginkan. 4. Hubungan yang semakin baik
Secara keseluruhan, komunikasi efektif memerlukan suasana psikologis yang positif dan penuh kepercayaan. Salah satu kegagalan dalam
berkomunikasi adalah adanya gangguan dalam hubungan insani yang berasal dari kesalahpahaman.
5. Tindakan Komunikasi yang efektif dapat mendorong orang lain untuk melakukan
tindakan yang sesuai dengan yang kita inginkan. Menurut Dewi 2007, Komunikasi efektif dipengaruhi oleh beberapa
faktor, diantaranya : 1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator
Kredibilitas komunikator
menunjukkan bahwa
pesan yang
disampaikannya dianggap benar dan dapat dipercaya. Kepercayaan yang tinggi terhadap komunikator akan menyebabkan kesediaan komunikan
untuk menerima pesan dan mengubah sikap sesuai keinginan komunikator.
2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan Suatu pesan akan menimbulkan reaksi dan umpan balik apabila
memenuhi kondisi menarik perhatian, menggunakan lambang atau bahasa yang dipahami komunikan, dan mampu memahami kebutuhan
pribadi komunikan. 3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan
Komunikasi akan berlangsung efektif apabila komunikan memiliki kemampuan untuk memahami pesan, sadar akan kebutuhan dan
kepentingannya, mampu mengambil keputusan sesuai kebutuhan dan kepentinganya.
Menurut Umar 2005, aspek – aspek untuk meninjau efektivitas
komunikasi antarpribadi adalah sebagai berikut : 1. Keterbukaan, yaitu keinginan untuk terbuka serta mau menanggapi
secara jujur dari lawan bicara. 2. Empati, yaitu mencoba merasakan perasaan yang sama dengan lawan
bicara. 3. Dukungan, yaitu mencoba untuk tidak mengkritik atau menyerang isi
pembicaraan walau hanya dengan tepukan atau sekedar mengangguk- anggukan kepala.
4. Kepositifan, yaitu jika seseorang mempunyai perasaan negatif kepada orang lain dan dikomunikasikan kepada orang lain lagi maka akan terjadi
mata rantai perasaaan negatif kepada orang tersebut, akibatnya komunikasi akan terganggu. Jadi, hidupkanlah perasaan positif kepada
orang lain. 5. Kesamaan, pada kenyataannya tidak ada manusia yang sama, sekalipun
mereka kembar, maka komunikasi akan lebih efektif jika terjadi dalam
suasana kesamaan. Dengan cara ini diharapkan terdapat „pengenalan tak terucapkan‟ sehingga terjadi rasa saling hormat dan menghargai.
Menurut Purwanto 2003, komunikasi efektif memerlukan beberapa hal antara lain:
1. Persepsi Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan
disampaikannya dapat diterima oleh penerima pesan. 2. Ketepatan
Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir. Seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam
kerangka berpikir agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran. 3. Kredibilitas
Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya,
komunikator harus mempunyai suatu keyakinan terhadap inti pesan dan maksud yang ingin mereka sampaikan.
4. Pengendalian Audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan
yang disampaikan dalam berkomunikasi. Reaksi audiens tergantung pada berhasil tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat
berkomunikasi. 5. Keharmonisan
Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens, sehingga komunikasi dapat
berjalan lancar dan mencapai tujuannya.
2.3.4 Hambatan Komunikasi
