3. Pemimpin Gugus Sama seperti koordinator merupakan orang kunci dalam gerakan gugus
kendali mutu dalam perusahaan, para pemimpin gugus merupakan orang penting dalam setiap gugus. Para pemimpin biasanya merupakan para pengawas lini
pertama. Dalam peranan tersebut, mereka telah mempelajari bagaimana menjadi atasan dan bagaimana menghasilkan barang.
Para pemimpin gugus mempunyai tanggung jawab pada anggota kelompok untuk menjaga supaya lingkungan menunjang kelancaran pekerjaan. Yang
menjadi kunci dalam hal ini adalah kadar saling percaya dan sistem, metode dan filsafat kerja, termasuk yang menyangkut rantai komando, kebutuhan informasi
dan jalur pada informasi tersebut, kesediaan untuk menerima gagasan, kesempatan untuk promosi, keluwesan, perencanaan, pengambilan keputusan dan
pengawasan. 4. Anggota Gugus
Anggota Gugus Kendali Mutu terdiri dari sukarelawan. Keanggotaan berkisar dari tiga sampai dua puluh orang. Biasanya tujuh sampai sepuluh
merupakan jumlah yang ideal. Jika keanggotaan terlalu kecil, tidak banyak gagasan yang dikemukakan, dan jika anggota terlalu besar sebagian orang merasa
tidak diperhatikan sehingga tidak memberikan sumbangan dengan sebaik-baiknya. Salah seorang anggota gugus biasanya menjadi pemimpin. Pemimpin dapat
ditunjuk siapa saja. Biasanya yang menjadi pemimpin adalah pengawas lini pertama yang telah memperoleh latihan dalam teknik memimpin pertemuan,
memberikan semangat pada orang lain untuk berpartisipasi, menguasai teknik sumbang saran dan orang yang tidak gila kekuasaan.
2.4.3. Mekanisme Kerja GKM
GKM menangani berbagai macam masalah dan melalui beberapa tahapan. Masalah tersebut satu demi satu ditangani melalui tahap yang berkelanjutan, yakni
pengumpulan masalah, analisis masalah, pemecahan masalah, presentasi manajemen, implementasi, peninjauan ulang dan tindak lanjut Chandra et al.,
1991.
1. Pengumpulan Masalah Tugas pertama dari anggota gugus pada pertemuan pertama adalah
mengidentifikasi dan mengumpulkan masalah. Angka prioritas diberikan pada setiap masalah sesuai dengan kriteria yang telah disusun, misalnya manfaat
potensial dan tingkat kepentingan. Pengumpulan masalah adalah aktivitas yang dilakukan secara berkesinambungan. Dalam menemukan masalah, adala
beberapa metode yang dilakukan menurut Crockeret al. 2004 diantaranya sumbang saran, pendekatan Gordon, teknik kotak hitam, sistem sintetik,
metode buku catatan kolektif, pertemuan Philip 66. 2. Pemilihan Masalah
Anggota gugus memilih salah satu dari sekumpulan masalah sesuai dengan prioritas. Setiap orang boleh mengajukan masalah pada gugus, namun
prioritas diputuskan oleh gugus. Dalam memilih masalah biasanya digunakan pendekatan trisula Crockeret al., 2004. Pendekatan ini meliputi : 1
singkirkan semua masalah yang tidak berhubungan dengan tujuan unit, 2 singkirkan masalah tambahan yang tidak memenuhi kriteria operasi yang telah
ditentukan oleh gugus, 3 menggunakan teknik Delphi yang telah direvisi untuk menentukan persoalan yang paling unik.
3. Analisis Masalah Setiap masalah memiliki dampak. Sangatlah penting untuk mengidentifikasi
penyebab mendasar sebelum memikirkan langkah perbaikan. Selama tahap ini gugus bertukar pikiran untuk menemukan hubungan sebab akibat. Ada dua
metode utama untuk membuat analisis sebab akibat : diagram sebab-akibat diagram Ishikawa atau Fishbone, dan analisis proses atau diagram arus.
4. Pemecahan Masalah Kondisi lingkungan yang sesuai dan proses berfikir grup dikombinasikan
dengan keahlian di tempat kerja menghasilkan pemecahan masalah yang cocok. Seringkali alternatif pemecahan masalah sangat beragam sehingga
harus dipilih solusi optimum. Secara umum, pemecah masalah yang paling baik adalah orang yang terlibat dalam tempat kerja itu sendiri, dan solusi yang
diberikan adalah yang paling layak.
5. Presentasi Manajemen Pemecahan masalah dipresentasikan di depan pihak manajemen perusahaan.
Anggota gugus memberikan presentasi sekitar 20 menit, menyoroti pengamatan utama yang telah dilakukan dan manfaat dari rekomendasi yang
diberikan. Presentasi ini merupakan puncak dari usaha gugus yang menggambarkan kebanggan dan kepuasan. Penghargaan dari atasan yang
dihadiri rekan sejawat merupakan motivator yang sangat kuat. Selain membantu anggota GKM untuk menjual ide-idenya pada manajemen,
presentasi atau konvensi juga bisa memotivasi anggota gugus potensial. 6. Implementasi, Peninjauan Ulang, dan Tindak Lanjut
Anggota gugus membuat jadwal pelaksanaan makalah yang telah dibuat setelah mendapatkan persetujuan dari manajemen perusahaan. Mereka juga
meninjau ulang hasil yang diperoleh dari proyek ini dan mengambil tindak lanjut jika diperlukan, hal ini merupakan bentuk tanggung jawab gugus yang
berkelanjutan.
2.4.4. Penilaian Kinerja Gugus
