dan mengarahkan kegiatan gugus. Pelatihan bagi Ketua GKM agar dapat mengkoordinasikan dan mengefektifkan jalannya kegiatan GKM, dan pelatihan
bagi anggota GKM, agar anggota GKM mengetahui konsep GKM dan teknik- teknik yang sering digunakan.
2. Pembuatan struktur
Setelah dilakukan sosialisasi menyeluruh kepada karyawan, kemudian dilakukan pembuatan struktur GKM. Struktur GKM terdiri dari fasilitator,
ketua, sekretaris dan anggota. Fasilitator adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dan mengarahkan kegiatan-kegiatan gugus di
suatu departemen, dan berperan sebagai pembimbing, katalisator, pelatih, dan penghubung dengan sponsor. Khusus di bagian produksi minuman ringan,
terdapat dua orang fasilitator yaitu satu orang di line manual dan satu orang di line robotik.
Ketua gugus adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengefektifkan gugus dan mempunyai tugas yaitu : mengatur pertemuan
gugus, memastikan agar pertemuan sesuai dengan tujuan gugus, mendorong keterlibatan anggota, menciptakan koordinasi dan keselarasan antar anggota
gugus, membantu anggota gugus, dan membangun komunikasi yang efektif antar anggota. Sedangkan notulis adalah seseorang yang bertanggung jawab
atas pencatatan hasil-hasil yang dibicarakan selama gugus berlangsung dengan membuat ringkasan hasil pertemuan dan menyusun risalah.
3. Pelaksanaan
Pelaksanaan GKM diawali dengan memilih pimpinan GKM. Selanjutnya, dilakukan identifikasi masalah di tempat kerja, kemudian mengevaluasi dan
memilih tema yang sederhana dan periode penyelesaian singkat. Pertemuan secara berkala juga diselenggarakan untuk memecahkan masalah dengan
teknik-teknik yang ada. Pertemuan dilaksanakan di ruangan khusus yang diberi nama taman GKM atau taman SGA. Biasanya tidak hanya satu GKM yang
mengadakan pertemuan di taman SGA setiap harinya, 2 sampai 4 kelompok GKM mengadakan pertemuan setiap harinya.
Pertemuan dilakukan dengan membahas setiap langkah dari delapan langkah pemecahan masalah dengan menggunakan seven tools di setiap
langkahnya.Dalam pertemuan anggota gugus, kehadiran fasilitator sangat penting, karena tugas fasilitator sebagai pembimbing dan pemberi arahan bagi
gugus. Hasil pertemuan gugus kemudian dibuat risalah oleh notulis yang akan dievaluasi dievaluasi dan dipresentasikan ke manajemen.
Sebagai salah satu bentuk komitmen manajemen puncak bagi gugus, sebelum diadakan konvensi dilakukan proses coaching and controling CC
oleh manajemen. CC adalah proses evaluasi dan bimbingan dari manajemen bagi gugus yang akan mengikuti konvensi tingkat lokal. Dari proses CC
diharapkan setiap anggota gugus mampu melakukan presentasi ketika konvensi dan kematangan dari risalah yang telah dibuat sebelumnya. Dalam hal
administrasi, kelompok GKM yang terbentuk harus didaftarkan pada Komite Koordinator, demikian pula tema yang dipilih juga didaftarkan. Rencana
kegiatan GKM dibuat dan setiap pertemuan harus dibuat notulen dan salinannya untuk kemudian diberikan pada fasilitator untuk ditindaklanjuti
lebih lanjut. Perkembangan GKM dilaporkan oleh fasilitator secara berkala kepada koordinator.
Proses pelaksanaan GKM di PT. TMS dilakukan dengan menggunakan delapan langkah pemecahan masalah dan tujuh alat kendali mutu seven tools.
Delapan langkah pemecahan masalah yang dimaksud antara lain sebagai berikut :
1 Identifikasi masalah dan penetapan target Langkah awal yang dilakukan oleh kelompok gugus di PT. TMS adalah
melakukan brainstorming masalah dengan cara menggali masalah yang ada melalui pola pengumpulan pendapat atau ide dengan partisipasi dari seluruh
peserta. Setelah brainstorming kemudian melakukan pemisahan masalah yang sifatnya berbenturan dengan kebijakan perusahaan, gosip, atau keluhan yang
sifatnya perorangan. Kemudian dilakukan pengumpulan data dengan menggunakan tolak ukur yang sama dengan melihat kinerja sebelumnya.
Prioritas masalah dilakukan dengan menggunakan diagram pareto sehingga diketahui masalah terbesar dan kemudian dijadikan sebagai tema GKM. Tema
yang dipilih kemudian diinformasikan dan meminta persetujuan atas tema yang diambil kepada fasilitator.
Penetapan target gugus didasarkan pada konsep SMART specific, measurable, achievable, realistic, and timeline. Setelah itu dilakukan analisis
QCDSME quality, cost, delivery, safety, morale, and environment dengan menganalisis dan menguraikan secara singkat akibat dan pengaruh dari
masalah prioritas, ditinjau dari faktor quality, cost, delivery, safety, morale, and environment melalui tampilan data angka maupun definisi logis untuk bahan
evaluasi serta perbandingan antara kondisi sebelum dan sesudah dilakukan. 2 Menganalisis akar penyebab
Proses mencari akar penyebab dilakukan dengan menganalisis faktor- faktor yang berkaitan dengan akar permasalahan. Caranya adalah dengan
mendetailkan penyebab dengan bertanya lima kali why mengapa dan melakukan uji logika atau uji kembali hubungan sebab akibatnya. Analisis
dilakukan dengan menggunakan perangkat statistik untuk melihat hubungan antar sebab dan akibat secara lebih akurat.
3 Analisis pengujian hipotesa Pengujian hipotesa terhadap akar penyebab dominan hasil analisis sebab-
akibat dilakukan dengan cara mengumpulkan dan menganalisis data-data lapangan yang kemudian dirangkum ke dalam tabel, grafik maupun diagram
untun melihat urutan masing-masing skala prioritas penyebab melalui diagram pareto penyebab. Langkah-langkah yang harus dilakukan oleh setiap gugus di
PT. TMS adalah menentukan indikator dan standar, membagi tanggung jawab pencarian data masing-masing indikator penyebab dan periode pengambilan
data, merekap dan melakukan normalisasi serta memvisualkan dalam bentuk pareto.
4 Merencanakan perbaikan Rencana perbaikan dilakukan dengan menggunakan metode 5W-2H what,
why, when, where, who, how, how much : menjelaskan perbaikan yang akan dilakukan, kenapa solusi itu yang dipilih,bagaimana melakukannya, kapan
mulai dilaksanakan perbaikan tersebut, dimana perbaikan tersebut dilakukan, siapa penanggungjawab pelaksanaan perbaikan tersebut PIC, dan
menjelaskan jika ada rencana pengeluaran biaya untuk pelaksanaan perbaikan.
5 Pelaksanaan perbaikan dan pelaporan tindakan Pelaksanaan perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan pada
langkah ke empat. Penulisan laporan pelaksanaan perbaikan berpedoman pada 4W-2H. Pedoman 4W-2H menjelaskan secara jelas bagaimana solusi itu
dilaksanakan, bagaimana hasil perbaikannya, waktu pelaksanaan perbaikan dan waktu berakhirnya, lokasi perbaikan dilakukan, orang yang bertanggungjawab
dalam perbaikan, dan jika ada biaya pengeluaran riil dalam pelaksanaan. 6 Evaluasi hasil dan dampak
Ketentuan keberhasilan proyek GKM dapat diukur melalui perbandingan antara target dan kinerja, perbandingan antara pareto awal dan akhir, laporan
perkembangan data dari awal sampai akhir, laporan analisis QCDSME quality, cost, delivery, safety, morale and environment dan analisis perubahan
proses kerja dengan standar operasional. 7 Penetapan standarisasi
Standarisasi diperlukan untuk mencegah timbulnya kembali masalah yang sama untuk meningkatkan standar yang ada. Penetapan standarisasi dilakukan
meliputi standar proses dalam bentuk narasi dan flowchart, standar hasil yang harus dicapai untuk masing-masing proses, standar peralatan yang harus
dipakai, dan standar safety tools yang harus dipakai. 8 Pelaksanaan standarisasi dan menetapkan rencana berikutnya
Rencana berikutnya dirumuskan dengan meneliti hasil yang telah diperoleh dan mengikuti prioritas masalah berikutnya atau dengan menentukan
permasalahan yang baru. Pelakasanaannya dengan cara mengambil data dan diagram pareto setelah perbaikan untuk menentukan proyek tema perbaikan
berikutnya. Tujuh alat kendali mutu yang digunakan di PT. Triteguh Manunggal Sejati
adalah : 1 Lembar periksa check sheet. Manfaat check sheet adalah untuk
mempermudah dalam pengumpulan data. 2 Pemisahan masalah stratifikasi. Manfaatnya adalah menunjukkan dengan
terperinci faktor-faktor dan karakteristik mutu.
3 Diagram penyebaran data histogram. Manfaatnya adalah mengetahui penyebaran data, alat pengendalian proses, dan mempermudah dalam melihat
dan menginterpretasi data. 4 Diagram prioritas diagram pareto.
5 Diagram sebab-akibat fish bone diagram. Manfaatnya adalah menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi karakteristik mutu sebab dan akibat.
6 Diagram pencar scatter diagram. Manfaatnya adalah menentukan korelasi antara faktor-faktor yang akan mempengaruhi karakteristik mutu.
7 Peta kendali control chart. Manfaatnya adalah menunjukkan batas minimum dan batas maksimum daerah pengendalian.
4. Pembudayaan GKM
