62
7. Bahan Cair
Bahan cair yang digunakan adalah Sardine, Urbonine, Texine, dan Lucine
. Bahan baku yang tergolong ke dalam bahan baku impor terdiri dari
5 jenis yaitu Karet Sintetis Synthetics Rubber, Benang dan Kawat Baja Wire and Steel Cord, Pigmen dan Bahan Kimia Pigment and Chemical,
Fabrics , dan Carbon Black. Untuk lebih jelasnya, bahan baku yang
digunakan pada proses pembuatan ban serta bahan baku yang tergolong ke
dalam bahan baku impor dapat dilihat pada Lampiran 6.
D. PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN BAKU
Peramalan forecasting kebutuhan bahan baku merupakan salah satu kegiatan yang memegang peranan penting untuk menentukan berapa
besar jumlah bahan baku yang akan dipesan oleh perusahaan kepada pihak suplier. Peramalan ini harus dilakukan dengan baik dan teliti sehingga
dapat mengurangi peluang terjadinya kesalahan peramalan. Kesalahan dalam hal peramalan ini menimbulkan dampak yang cukup besar terutama
dalam hal biaya penyimpanan. Identifikasi atau peramalan kebutuhan bahan baku dilakukan
berdasarkan informasi atau data seperti data produksi, data penjualan periode bulan lalu, dan data pemesanan terhadap produk yang diterima
oleh bagian penjualan sales dari customer dan distributor. Penetapan angka produksi untuk setiap periodenya per bulan dilakukan oleh pihak-
pihak yang terkait di PT Goodyear Indonesia, Tbk. seperti bagian Raw Material Analyst
, Departemen Supply Chain, Departemen Produksi, Departemen Penjualan, dan pejabat tingkat atas PT Goodyear Indonesia,
Tbk. Peramalan angka produksi untuk setiap periodenya akan
mempengaruhi angka pemesanan bahan baku yang dilakukan perusahaan kepada pihak suplier. Peramalan produksi ini harus dapat dilakukan
dengan cermat karena hal ini akan menentukan besarnya pesanan bahan baku kepada pihak suplier. Kekurangan pemesanan akan menimbulkan
63 dampak produksi akan terhenti atau terhambat karena kekurangan bahan
baku dan kelebihan pemesanan bahan baku pun menimbulkan dampak yaitu berupa biaya penyimpanan bahan baku semakin tinggi.
Prosedur pemesanan bahan baku diawali dengan pembuatan ticketing
oleh departemen Supply Chain. Proses ticketing ini didasarkan kepada informasi-informasi seperti data produksi, data penjualan periode
bulan lalu, data pemesanan terhadap produk yang diterima oleh bagian penjualan sales dari customer dan distributor, serta rapat yang dilakukan
oleh bagian-bagian terkait di PT Goodyear Indonesia, Tbk. Kemudian ticketing
tersebut dikonfirmasikan kepada bagian Raw Material, Pembelian Purchasing, Produksi, dan manajer tingkat atas PT Goodyear
Indonesia, Tbk. Penentuan dan perhitungan jumlah bahan baku yang akan dipesan
dilakukan oleh pihak Raw Material Analyst. Penentuan serta perhitungan tersebut disesuaikan dengan ticketing dan stok bahan baku yang tersisa di
gudang. Apabila perhitungan tersebut telah selesai maka data pemesanan bahan baku akan diberikan kepada bagian pembelian purchasing untuk
dilakukan pemesanan kepada pihak suplier terkait. Setelah mendapatkan informasi mengenai jumlah bahan baku yang harus dipesan maka bagian
pembelian purchasing membuat PO Purchase Order untuk setiap bahan baku yang akan dipesan.
PO yang telah dibuat kemudian dikirimkan kepada suplier terkait. Kemudian pihak suplier terutama suplier untuk bahan baku impor
memberikan invoice untuk setiap barang yang dipesan. Lead time untuk setiap kedatangan bahan baku berbeda-beda tergantung pada asal negara
pemesanan bahan baku tersebut, di antaranya bahan baku dari kawasan Asia Tenggara ± 1,5 bulan, kawasan Asia Timur ± 2 – 2,5 bulan dan
kawasan Amerika, Afrika, dan Eropa memiliki lead time ± 3 – 4,5 bulan. Jadwal pemesanan bahan baku harus disesuaikan dengan lead time
setiap bahan baku, seperti untuk bahan baku yang berasal dari sekitar Asia Tenggara jadwal pemesanan dilakukan 1-1,5 bulan sebelumnya dan
seterusnya sesuai dengan wilayah asal bahan baku. Hal ini dilakukan agar
64 tidak terjadi kekurangan bahan baku yang dapat menyebabkan produksi
terhenti dan penumpukan bahan baku di gudang yang dapat mengakibatkan biaya penyimpanan semakin tinggi.
Setiap suplier akan memberikan jadwal kedatangan bahan baku yang dipesan tersebut kepada perusahaan. Hambatan yang sering dihadapi
oleh perusahaan adalah terlambatnya kedatangan bahan baku yang disebabkan oleh adanya hambatan pada saat pengiriman seperti kendala
cuaca badai, kabut, dan sebagainya atau lamanya proses administrasi di pelabuhan. Oleh karena itu, Departemen Pembelian harus selalu
melakukan konfirmasi dengan pihak suplier sehingga terpantau kondisi dan posisi dari bahan baku yang sedang dikirim.
Setiap bahan baku yang datang ke pabrik dilengkapi dengan surat jalan yang berisi jumlah quantity dari barang yang dikirim, nama vendor
suplier, nama kapal atau pesawat, dan nomor polisi kendaraan. Hal ini berlaku bagi bahan baku lokal sedangkan bahan baku yang impor
dilengkapi dengan Checklist yaitu berisi nomor pemesanan, jenis barang, tanggal keberangkatan, tanggal tiba di pelabuhan, jumlah barang, harga,
nomor invoice, dan nomor polisi kendaraan. Bahan baku yang datang ke perusahaan akan ditimbang terlebih dahulu kemudian di terima oleh
bagian receiving. Untuk lebih lanjut prosedur pemesanan bahan baku impor PT Goodyear Indonesia, Tbk. dapat di lihat pada Gambar 17 di
bawah ini
65
TIDAK YA
Gambar 17. Prosedur Pemesanan Bahan Baku Impor PT Goodyear Indonesia,Tbk
Penent uan r encana j um lah produksi dengan m engadak an r apat ant ara pihak - pihak t er kait sepert i depar t em en sales, supply chain, raw
m at erial, produk si, m anaj er t ingkat at as per usahaan. Menghasilk an inform asi m engenai dat a penj ualan periode bulan lalu, dat a
produk si periode bulan lalu, dat a pem esanan produk y ang m asuk k epada depart em en sales, dan st ok bahan baku yang t ersisa di dalam gudang.
Dat a t ersebut m enj adi dasar perencanaan dan pem buat an t icket ing yang dilakukan oleh depart em en supply chain.
Ticket ing Ticket ing t er sebut diinform asik an kepada bagian raw m at erial, produk si, dan
m anaj er t ingk at at as perusahaan.
Bagian r aw m at er ial m em buat perencanaan dan perhit ungan j um lah bahan baku y ang har us dipesan berdasarkan t icket ing t ersebut . Kem udian m em buat PR Purchase Request .
PR Purchase Request yang dibuat oleh pihak raw m at erial diberikan kepada bagian pem belian.
Bagian pem belian m em buat dan m engir im kan PO Purchase Order kepada suplier t erkait .
Pihak suplier akan m em berik an nom or invoice t erhadap set iap barang yang dipesan oleh perusahaan dan depart em en pem belian m em berik an
inform asi k epada depart em en keuangan financial . Pihak perusahaan m encari suplier
lain.
Pihak suplier akan m em berik an j adwal pengir im an dan kedat angan bahan baku y ang dipesan k epada bagian perusahaan bagian pem belian .
Depart em en pem belian harus selalu m engkonfirm asi m engenai j adwal pengirim an dan kedat angan bahan baku agar kedat angan bahan baku t epat
pada wak t u y ang t elah dij adwalkan sebelum nya.
Bahan bak u yang dat ang langsung dit erim a oleh bagian gudang bahan baku Raw Mat erial Go Down dan dilakuk an pem er iksaan adm inist rasi sepert i
surat pengir im an dan invoice. Negosiasi
66
E. MANAJEMEN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN
Kategori