Perencanaan Planning Aplikasi Manajemen Masjid Astra Yayasan Amaliah Astra

kendaraan itu akan diarahkan. Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial, fungsi perencanaan harus dilakukan terlebih dahulu dari fungsi-fungsi lainnya. Perencanaan yang dilakukan oleh Yayasan Amaliah Astra dalam rapat tahunan di lantai 6 Gedung A PT Astra Internasional, Tbk dan akta pernyataan keputusan Rapat Yayasan Amaliah Astra yang dikeluarkan oleh Notaris DKI-kota Jakarta P.S.A Tampubolon, maka telah ditetapkan susunan kepengurusan Yayasan Amaliah Astra yakni Pembina, Pengawas, dan Pengurus melalui Divisi Strategi dan Operasional telah menyusun program perencanaan dalam segi waktunya yakni jangka pendek, jangka menegah dan jangka panjang. Bentuk-bentuk perencanaan yang disusun oleh Yayasan Amaliah Astra terdiri dari: a. Adanya Tujuan atau objective. Tujuan merupakan sasaran kegiatan yang dilakukan dan diusahakan yang harus dicapai dalam jangka waktu tertentu. Tujuan dari Yayasan Amaliyah Astra ialah berkontribusi di bidang keagamaan, sosial dan kemanusiaan. Semua anggota organisasi harus mengetahui tujuan yang hendak dicapai, agar aktivitas yang dilakukannya tidak saling bertentangan. b. Kebijakan atau policy. Ia merupakan suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan -tindakan untuk mencapai tujuan. Dalam hal ini, kebijakan atau jenis rencana kegiatan yang akan diselenggarakan di Masjid Astra semua itu diputuskan oleh pengurus Yayasan Amaliyah Astra, sehingga kegiatan tersebut dilaksanakan. Ini semua dilakukan demi tujuan yang telah direncanakan dapat tercapai. Kebijakan yang ditetapkan oleh ketua Yayasan Amaliah Astra yakni : 1. Program yang dilaksanakan oleh tiap-tiap divisi mampu memberikan kualitas keilmuan bagi karyawan dan masyarakat dari segi intelektual, emosional dan spiritual. 2. Setiap bulan dari pengumpulan zakat, infak dan shodaqoh, disalurkan untuk beasiswa bagi anak-anak dhu’afa. 3. Hasil dari keuntungan divisi usaha, disalurkan untuk biaya operasional Yayasan Amaliah Astra sebagai penunjang kegiatan-kegiatan yang direncanakan agar berjalan dengan baik. 4. Mengadakan evaluasi internal setiap minggu, dan bulan untuk melihat sejauh mana progress kinerja pengurus. c. Strategi. Ia merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Penyesuaian ini dianggap penting karena timbulnya bermacam-macam reaksi. Karena itu dalam mengaplikasikan strategi, yang dilakukan Yayasan Amaliah Astra melalui divisi strategi dan operasional menyusun beberapa strategi dengan memperhatikan beberapa faktor, antara lain: ketepatan waktu, ketepatan tindakan, ketepatan mengambil tindakan, dan lain sebagainya. d. Prosedur. Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang dilaksanakan pada waktu yang akan datang, karena itu ia lebih dititikberatkan pada suatu tindakan. Dengan adanya prosedur ini, akan memudahkan pelaksanaan semua aktivitas yang dilaksanakan organisasi. Prosedur yang dilakukan oleh Yayasan Amaliah Astra antara lain ialah : 1. Pengurus Yayasan Amaliah Astra dapat menyusun program-program di setiap divisi baik divisi strategi dan operasional, divisi sosial dan religius, serta divisi usaha. 2. Menyiapkan pemanfaatan dan memelihara sarana dan prasarana Masjid Astra untuk setiap kegiatan yang dilakukan. 3. Mengadakan kajian keislaman rutin di Masjid Astra. 4. Membuat prosedur di berbagai bidang baik pemilihan muadzin, adzan, iqomat dan sholat zuhur, pemilihan penceramah, pengadaan khotib Jum’at, pelaksanaan sholat jum’at, penghitungan kotak amal, pelaksanaan sholat Tarawih, pemberian nomor surat. 5. Bagi karyawan Grup Astra dan masyarakat dapat berzakat melalui ZIS on line dengan website amaliah-astra.com. e. Aturan atau rule. Aturan atau rule adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokan dalam suatu tindakan yang disebut prosedur. f. Program. Program merupakan kombinasi antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran atau budget. Semua ini akan menciptakan suatu tindakan. Program atau kegiatan yang direncanakan oleh Yayasan Amaliah Astra dalam meraih tujuan yakni berkontribusi di bidang keagamaan, sosial dan kemanusiaan yang ingin dicapai secara efektif dan efisien. Dalam melakukan kegiatan-kegiatannya, Yayasan Amaliah Astra membagi program-program tersebut pada beberapa divisi yaitu Divisi Strategi dan Operasional, Divisi Sosial dan Religius, serta Divisi Usaha. Program dari tiap-tiap divisi yaitu :

1. Divisi Strategi dan Operasional Yayasan Amaliah Astra. Program yang

akan diadakan antara lain : A . Penerbitan Amaliah News Amaliah News sebagai media komunikasi Astra yang memberikan informasi-informasi kegiatan dari Yayasan Amaliah Astra, sebagai transparansi program yang telah direncanakannya, Amaliah News terbit 3 bulan sekali, edisi pertama pada bulan Oktober 2004, kedua terbit 02 Mei 2005 dan terbit lagi edisi Amaliah Astra pada bulan Juli - September 2009 yang konten informasinya berisikan Pembinaan Beasiswa dengan tema “Setitik Bahagia Untuk Dhu’afa”. Peluncuran website www.amaliah-astra.com, ZIS Online yang memfasilitasi bagi yang pernah berzakat atau berinfak di Lazis Yayasan Amaliah Astra dilampirkan pula form donasi bagi yang ingin berzakat atau berinfak . Anggaran pembuatan Amaliah News setiap priode berbudget Rp. 15.000.000,-

B. Create positive network Membangun jaringan kerja yang baik

Create positive network dengan HRD seluruh Grup Astra untuk pembinaan program kerohanian, edukasi maupun program bisnis yang dimulai tahun 2004. Dengan adanya kerjasama atau hubungan kerja dengan HRD seluruh Grup Astra dapat mempermudah Yayasan Amaliah Astra dalam mengimplementasikan program-program yang telah disusunnya sehingga dapat berjalan dengan baik.

C. Audit internal kinerja

Audit internal kinerja Yayasan Amaliah Astra bertujuan menilai sejauh mana progress dari setiap kegiatan yang akan dan telah dilaksanakan untuk melihat kualitas kinerja dari Yayasan Amaliah Astra dan review audit ini dilakukan setiap bulannya. Audit internal kinerja ini menggunakan sistem PDCA yaitu Plan Perencanaan, Do Melakukan, Check Pemeriksaan, Action Tindakan.

D. Pengelolaan Zakat, Infak dan Shodaqoh dari karyawan Astra.

Untuk mendukung rencana program pembentukan Badan Amal Zakat, Infak dan Shodaqoh yang mandiri, maka pengurus Yayasan Amaliah Astra ikut serta dalam pelatihan pengelolaan zakat lingkungan perkantoran yang diselenggarakan oleh Departemen Agama. Yayasan senantiasa menggandeng PERISAI dalam keterlibatan kepengurusan dalam setiap agenda kegiatan yang relevan dengan kegiatan PERISAI. Pada awal tahun 2007 telah dilaksanakan studi banding program Pengembangan Lembaga Amil Zakat, Infak dan Shodaqoh LAZIS dengan Badan Amil Zakat, Infak dan Shodaqoh BNI 1946 yang lebih dikenal dengan BAMUIUS BNI. Selain itu Yayasan Amaliah Astra juga telah berkonsultasi