Proses Temu Kembali Arsip

Gambar 4. Menurut Chowdurry, G.G . Garis Besar Sistem Temu Kembali Berdasarkan Gambar 4 Proses sistem temu kembali dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu analisis isi,dan pencarian dan temu kembali. Analisis isi mencakup tugas yang berhubungan dengan menganalisis, mengatur dan menyimpan arsip. Sedangkan pencarian dan temu kembali mencakup tugas yang berhubungan dengan menganalisis permintaan pengguna, menciptakan, sebuah formula pencarian, proses pencarian, dan menemukan kembali arsip. Sumber informasiarsip Analisis dan penggambaran Informasi arsip yang dikelola Menemukan informasiarsip Penyesuaian Pengguna Analisis query Pernyataan pencarian Gambar 5. Menurut Baeza-Yates, Ricardo dan Ribeiro-Neto, Berthier Proses Temu Kembali teks kebutuhan pengguna teks Umpan balik pengguna Logical View Logical View Query Inverted file Dokumen ditemukan kembali Dokumen Diperingkat Gambar 5 adalah gambar proses temu kembali dengan menggunakan arsitektur software yang sederhana dan umum digunakan. Hal yang terpenting dari proses temu kembali adalah pangkalan data database. 53 Pertama, 53 Baeza-Yates, Ricardo dan Ribeiro-Neto, Berthier . “Modern Information Retrieval”. New York:ACM Press,1999.h.10 Antar muka pengguna Operasi teks Modul pengelola deskripsi biblografi Operasi Query Pengindeks Indeks Pencarian Perangkat Pangkalan Data pengguna menentukan kebutuhannya kemudian diuraikan dan ditransformasikan oleh operasi teks yang sama, yang diaplikasikan ke teks. Kemungkinan, operasi pertanyaan yang diberikan telah diaplikasikan sebelumnya dengan memberikan dokumen temu kembali. Kecepatan memproses pertanyaan tergantung dari struktur indeks yang dibangun. Sebelum dikirim ke pengguna, dokumen yang ditemukan diatur atau diberikan peringkat menurut kemungkinan yang paling sesuai. Kemudian pengguna memeriksa kumpulan dokumen yang telah diatur dalam pencarian untuk informasi berguna. Dalam sebuah siklus, sistem berguna untuk melakukan penyeleksian dokumen oleh pengguna untuk merubah formulasi pertanyaan. Memodifikasi pertanyaan diharapkan dapat memberikan gambaran yang lebih baik lagi mengenai kebutuhan pengguna sebenarnya. Setelah ditemukan, maka tahap selanjutnya adalah pencarian ke lokasi arsip yang dicari. Jika arsip yang dipinjam adalah tercetak atau elektronik yang disimpan dalam bentuk offline, maka perlu dilakukan proses peminjaman karena arsip tersebut harus dikembalikan. Sedangkan jika arsip yang dipinjam adalah arsip digital dan pengguna dapat menggunakannya langsung dari komputer, maka proses peminjaman tidak perlu dilakukan karena arsip tersebut tidak perlu dikembalikan. Namun, sistem harus dapat melindungi hak akses arsip-arsip tersebut. The Chambers science and technology dictionary yang dikutip dalam buku Chowdury, menyebutkan pangkalan data adalah kumpulan data terstruktur yang berdiri sendiri dengan beberapa aplikasi khusus. Pangkalan data dikelola dalam sebuah indeks. Indeks sangatlah penting sebagai struktur data karena indeks dapat membantu perencanaan dengan cepat kapasitas data yang besar.

G. Tata Naskah Dinas Elektronik TNDE

1. Pengertian Tata Naskah Dinas Elektronik TNDE Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik TNDE merupakan suatu modul dari Perkantoran Elektronik di Kementrian Pekerjaan Umum yang dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi intranet yang berbasis pada jaringan komputer yang sudah ada di Kementrian Pekerjaan Umum dan aplikasi web asp script yang mengakses data surat di dalam program manajemen basis data SQL Server. Pemilihan teknologi jaringan intranet ini mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: a. Cepat dalam pengembanghan aplikasi. b. Mudah dalam distribusi aplikasi kepada pengguna. c. Data surat akan tersimpan dalam sebuah sistem manajemen basis data yang terpusat, sehingga mudah dalam pemiliharaan data. d. Mudah dalam perawatan dan pengembangan aplikasi, perubahan kode program hanya di web server dan database server. e. Untuk mengakses Software Aplikasi cukup mudah, karena langkah-langkahnya cenderung sederhana, karena aplikasi yang dikembangkan didasarkan pada alur kerja penanganan surat sehari- hari. 1 Tujuan TNDE Tujuan TNDE ini mewujudkan keterpaduan, keserasian dan keseragaman dalam memberikan dukungan pelayanan kepada pimpinan dengan memanfaatkan jaringan intranet melalui aplikasi TNDE yang meliputi Persuratan Elektronik, Penelusuran Surat dan Disposisi, Agenda Harian, Sistem Berbasis Data dan Sistem Pengamanan. 2 Manfaat TNDE Dengan diimplementasikan aplikasi TNDE, diperoleh manfaat sebagai berikut: a Mendukung kebijakan perkantoran elektronik guna menuju e- Government. Dengan melaksanakan tata TNDE, berarti sudah melaksanakan sebagai fungsi perkantoran elektronik, antara lain terdiri dari: o Aplikasi dan sistem berbasis web o Penyajian informasi secara mudah dan tepat guna o Penelusuran disposisi dan tindak lanjut disposisi pimpinan o Agenda harian elektronik b Efisiensi dan efektifitas pekerjaan Naskah dinas yang sudah diinput di dalam TNDE dapat dipantau dan dicari kembali datanya dengan mudah dan dalam waktu yang singkat. c Penghemat pengguna kertas Pengurangan penggunaan kertas karena data yang tersimpan dalam server TNDE dapat dibaca secara langsung. d Penghemat dan kemudahan penggandaan Data tata naskah dinas yang tersimpan bisa dilihat dari Personal Computer PC dan dapat digandakan secara langsung. e Penghematan tempat penyimpanan Dengan menyimpan data naskah dinas dalam server TNDE dapat mengurangi ruangan tempat penyimpan. f Penghematan Waktu Pencarian Suatu Dokumen Waktu pencarian naskah dinas dapat dikurangi dengan sangat signifikan karena dengan mengetik kata kunci, informasi naskah dinas yang dimaksud dapat diperoleh secara mudah. g Tidak ada resiko kehilangan dokumen Karena semua informasi naskah dinas terekam dan tersimpan dalam server TNDE yang back-up secara berkala, maka resiko kehilangan, kerusakan, dan salah simpan atau alasan lain dapat dikurangi. h Kemudahan pengendalian naskah dinas dan penggunaannya