Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan Umum

a. Pelayanan ketatausahaan Kementerian, administrasi perkantoran, kerumah tanggaan dan prasarana fisik. b. Pelayanan ketatausahaan dan kerumah tanggaan Wakil Menteri, Sekretariat Jenderal, staff ahli dan staff khusus, serta urusan tata usaha dan rumah tangga biro. c. Pelaksanaan urusan Tata Naskah Dinas dan Kearsipan Kementerian serta penatausahaan barang milik Negara. d. Pelaksanaan urusan kesehatan, ketertiban dan keamanan, serta urusan dalam dan angkutan. e. Pelaksanaan urusan utilitas, bangunan gedung dan rumah jabatan, sarana dan prasarana lingkungan. Berikut merupakan struktur organisasi Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum: Gambar 8 Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Biro Umum terdiri dari beberapa unit di dalamnya, sebagaimana diatur pasal 68, yaitu Biro Umum terdiri atas: a. Bagian Tata Usaha b. Bagian Administrasi Perkantoran c. Bagian Rumah Tangga SEKRETARIAT JENDERAL Biro Perencanaan dan Kerja Sama Biro Kepegawaian dan Ortala Biro Keuangan Biro Umum Biro Hukum Bagian Perencanaan Umum Bagian Informasi dan Tata Usaha Kepegawaian Bagian Tata Usaha Bagian Pembendahara Bagian Penyusunan Peraturan PER- UU-AN I Bagian Pemantauan dan Evaluasi Bagian Program dan Anggaran Bagian Kerjasama Luar Negri Bagian Administrasi Pengembangan Kepegawaian Bagian Mutasi Bagian Organisasi dan Tata Laksana Bagian Pengusahaan BUMN PERUM Bagian Verifikasi dan Akuntansi Bagian Anggaran dan Pengembangan PNBP Bagian Prasarana Fisik Bagian Rumah Tangga Bagian Administrasi Perkantoran Bagian Penyusunan Peraturan PER- UU-AN II Bagian Bantuan Hukum I Bagian Bantuan KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL d. Bagian Prasarana Fisik e. Kelompok Jabatan Fungsional Berikut struktur organisasi dari Biro Umum Kementerian Pekerjaan Umum: Gambar 9. Struktur Organisasi dari Biro Umum Kementerian Pekerjaan Umum Subbagian Tata Naskah Dinas BIRO UMUM Bagian Tata Usaha Bagian Administrasi Perkantoran Bagian Rumah Tangga Bagian Prasarana Fisik Subbagian Tata Usaha Wakil Menteri Subbagian Tata Usaha Sekretariat Jenderal dan Staf Subbagian Tata Usaha Biro Subbagian Kearsipan Subbagian Penatausahaan Barang Milik Negara Subbagian Kesehatan Subbagian Ketertiban dan Keamanan Subbagian Urusan dalam dan Angkutan Subbagian UTILITAS Subbagian Bangunan Gedung dan Rumah Jabatan Subbagian Sarana dan Prasarana dan Prasarana Lingkungan Kelompok Jabatan Fungsional c. Kegiatan Unit kearsipan Pengolahan surat-surat dari masa aktif hingga inaktif dilakukan bagian Administrasi Perkantoran. Dalam pasal 73 tugas bagian Administrasi Perkantoran adalah melaksanakan urusan pembinaan Tata Naskah Dinas dan Kearsipan Kementrian dan Perindustribusian surat serta penatausahaan barang milik Negara di lingkungan Sekretariat Jenderal. Administrasi Perkantoran mempunyai fungsi, diantaranya: a. Pembinaan dan pengelolaan tata naskah dinas. b. Pembinaan dan pengelolaan kearsipan dan distribusi surat. c. Pembinaan dan pengelolaan barang milik Negara di lingkungan SEKJEN. Sebagaimana tercantum dalam padal 75, Administrasi Perkantoran terdiri dari: a. Subbagian Tata Naskah Dinas Subbagian yang bertugas dalam mengelola surat-surat masuk dan keluar dengan menggunakan pedoman Tata Naskah Dinas yang diatur dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No.10PRTM2011 tentang pedoman Tata Naskah Dinas Kementrian Pekerjaan Umum. b. Subbagian Kearsipan Dalam pasal 76 ayat 2, subbagian kearsipan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pedoman dan pembinaan penyelenggara kearsipan, pengelolaan dan pengolahan arsip inatif, penyiapan bahan penyerahan arsip statis, pemusnahan arsip, pengembangan sistem dan informasi kearsipan elektronis Kementrian. Pusat kearsipan Kementrian Pekerjaan Umum adalah Kintaka yang merupakan pusat penyimpanan kearsipan PUSIMPAR terletak di Jalan Pahlawan No.20, Citereup Bogor dan dirikan pada tahun 1982. c. Subbagian Penatausahaan Barang Milik Negara Subbagian Penatausahaan Barang Milik Negara mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan kebutuhan dan anggaran, pengadaan, pengguna, pemanfaatan, pengamanan, pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindah tanganan, penatausahaan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian, dan pelaporan Barang Milik Negara Lingkungan Sekretariat Jenderal. d. Organisasi dan Manajemen Kementrian Pekerjaan Umum 1. Organisasi dan Tata Laksana Kearsipan Secara struktural organisasi tata kearsipan Kementrian Pekerjaan Umum terdiri dari: a. Menteri Kementrian PU sebagai pimpinan kebijakan tata kearsipan. b. Sekretariat Jenderal sebagai pembina kegiatan kearsipan. c. Biro Umum sebagai pelaksana Kearsipan. d. Satuan-satuan administrasi kearsipan Satminar sebagai organisasi penyelenggara kegiatan kearsipan. Tiap Satminar mempunyai unit kearsipan yang terdiri dari unsur-unsur pelaksanaan penerimaan-pengarah- pencatat-dan penyimpanan. Satuan-satuan administrasi arsip adalah: a. Satminar I adalah Sekretariat Jenderal yang meliputi Satminar-satminar II yaitu Sekretariat Jenderal, Pusat- pusat, Kanwil dan proyek-proyek dilingkungan Sekretariat Jenderal. b.Satminar I adalah Inspektorat Jenderal yang meliputi Satminar-satminar II yaitu Inspektorat Jenderal dan Proyek-proyek dilingkungan Inspektorat Jenderal. c. Satminar I adalah Direktorat Jenderal yang meliputi Satminar-satminar II yaitu Sekertariat Direktorat Jenderal, Direktorat-Direktorat dan proyek-proyek dilingkungan Direktorat Jenderal. 2. Sumber Daya Manusia SDM Pelakasanaan kegiatan kearsipan Kementerian Pekerjaan Umum dilakukan oleh Biro Umum yang terdiri dari empat orang arsiparis dengan latar belakang yang berbeda. Salah satunya adalah yang berlatar belakang pendidikan Komunikasi UI. Keseluruhan jumlah arsiparis Kementrian Pekerjaan Umum di Indonesia berjumlah 93 orang dengan latar belakang yang berbeda dari Lulusan SMA hingga S1.

B. Hasil Penelitian

Pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara, observasi dan dengan indikator penilaian. Pelaksanaan indikator penilaian kearsipan terkait pada proses atau kegiatan yang dilakukannya, yaitu pengelolaan arsip dinamis, perlengkapan, kendala, dan dasar-dasar hukum pengelolaan arsip. Adapun hasil penelitian yang diperoleh, sebagai berikut:

1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran di

bagian Biro UmumKementrian Pekerjaan Umum a. Penciptaan dan Penerimaan Proses pelaksanaan pengelolaan kearsipan dalam hal penciptaan suatu arsip tergantung dari masalah atau informasi yang akan disampaikan. Proses penciptaan yang umum dilaksanakan di Administrasi Perkantoran bagian Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum adalah: a. Surat masuk b. Dicatat di sistem TNDE c. Lalu didisposisikan Yang berdasarkan hasil wawancara nya sebagai berikut: surat masuk langsung dicatat di komputer TNDE misalnya surat masuk yang tujuan kepada Kepala Biro Umum langsung masuk di TNDE. lalu diterima, dan sudah didisposisi oleh kepala biro bisa dilihat di handphone surat yang sudah didisposisikan. Jadi melalui handphone distribusinya dari kepala biro umum kepada ke kepala bagian administrasi perkantoran bisa lihat surat-surat masuk untuk saya yang sudah didisposisi dari pak kepala bagian biro umum melalui email. 58 Berdasarkan hasil wawancara prosedur yang dilaksanakan adalah prosedur dalam menciptakan arsip korespondensi, khususnya surat. Surat-surat yang akan diciptakan, telah disposisi oleh Kepala Biro Umum dan Kepala bagian kearsipan. Pencatatan atau pendistribusian arsip di administrasi perkantoran di Biro Umum menggunakan beberapa jenis yaitu sistem Tata Naskah Dinas Elektronik TNDE dan buku agenda surat keluar. TNDE digunakan untuk mencatat surat masuk, surat keluar, templat naskah dinas, dan agenda kerja pimpinan. Sebelum pendistribusian dimulai, surat yang dikirim oleh pos langsung diterima di bagian distribusi. Berdasarkan dalam wawancara tersebut yaitu: Mendistribusikan arsip dinamis, baik secara internal dan eksternal dengan cepat ini khususnya distribusi surat, disini ada bagian sub distribusi lancar-lancar saja malah disini pakai elektronik, data dimasukin lalu jika orang tanya untuk mencari surat, lalu dicari ada dalam sistem itu terdapat tanggal surat masuk dan perihal. 59 Kemudian, setelah surat masuk diagendakan, tindak lanjutnya yaitu mengklasifikasi yang sesuai dengan pedoman klasifikasi Kementrian Pekerjaan Umum. Beradasarkan hasil wawancara: 58 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. 59 ibid …..Pedoman klasifikasi arsip di Department Pekerjaan Umum, jadi kita memakai pedoman klasifikasi yang sudah ada dalam peraturan Mentri Pekerjaan Umum 60 Dalam hasil wawancara selanjutnya surat masuk mempunyai prosedur yaitu: …….surat masuk dari luar ke kepada Biro Umum lalu dicatat dimasukkan dalam TNDE, dalam TNDE di isi dulukan data awalnya perihal tetapi belum didisposisikan di scan, lalu masuk kedalam kepemimpinan nanti dituliskan disposisi nya kembali ke sekretaris disposisi nya ditulis di surat masuk langsung dikirim kepada tujuan pada surat itu lalu masuk ke handphone nya masing-masing melalui TNDE itu ke email di handphone. 61 Berdasarkan wawancara pada dasarnya semua surat keluar harus ada izin dari kepala bagian kearsiapan di administrasi perkantoran. Sebelum dibuat disposisi di buku agenda surat keluar. Disposisi dibuat oleh sekretaris lalu ditandatangani oleh kepala bagian kearsipan. Setelah disposisi selesai dibuat, maka wajib diperiksa kembali oleh sekretaris untuk diteliti, agar terhindar dari kesalahan baik dari segi penulisannya maupun segi isinya. Setelah disposisi diketik, langkah selanjutnya meminta tandatangan kepada kepala kearsipan bagian adminitrasi perkantoran. Surat yang ditandatangani oleh kepala arsip bagian administrasi perkantoran kemudian digandakan discan untuk dijadikan arsip dan disimpan di sistem TNDE. Proses pengurusan surat keluar atau surat yang dikirim dicatat kembali di buku agenda surat keluar dan dicatat di sistem TNDE. Kemudian surat yang sudah diproses diberi ke 60 ibid 61 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. sekretaris agar dikirim alamat yang terkait atau bisa juga masuk ke email yang dituju yang melalui sistem TNDE. Kegiatan pencatatan dan pendistribusian surat merupakan pengelolaan arsip untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Untuk surat keluar, yang bertanggungjawab atas isi surat yaitu pegawai bagian administrasi perkantoran. Dimana untuk pengurusan surat keluar yang dimaksud yaitu bagaimana pegawai administrasi perkantoran mengelola surat-surat yang akan dikirim kepada instansi yang dituju. Yang terdapat dalam wawancara tersebut yaitu: ……..kalau surat keluar nya baru pake buku agenda, dikirim- kirimkan pakai buku agenda nanti di catat dengan penomoran lalu dikirim dengan buku pengiriman. 62 b. Penyimpanan Dalam lingkup organisasi dapat menggunakan beberapa asas penyimpanan arsip dinamis berdasarkan besar atau kecil nya organisasi tersebut. Mengenai asas yang digunakan oleh administrasi perkantoran di peroleh hasil wawancara sebagai berikut: Jadi kalau arsip aktif masih di bagian administrasi perkantoran, nanti transisi aktif dikirim di Kintaka di gedung citereup. 63 Berdasarkan hasil wawancara arsip aktif ada di bagian di administrasi perkantoran, sedangkan yang in aktif ada di Kintaka 62 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. 63 ibid