Latar Belakang SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA

apapun jenisnya baik yang tekstual maupun non tekstual. Arsip inilah yang nantinya akan diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan unit kerja agar mudah dicari dan ditemukan kembali. Manajemen rekod adalah mengelola berbagai macam informasi yang ditangkap dalam berbagai bentuk yang dapat direproduksi untuk melaksanakan kegiatan bisnis. 3 Pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh pengguna yang memiliki akses. Di dalam manajemen arsip ini lah diatur tata cara pengelolaan arsip, seperti tahapan- tahapan yang dilakukan ketika ada arsip yang masuk ke pusat arsip, pencatatan, pemilahan, pengklasifikasian, penataan, jadwal retensi,penyusutan, dan juga sistem temu kembali arsip. Arsip yang disimpan bisa untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkan. Sebuah pusat arsip dinamis dianggap baik dilihat dari kemampuan temu kembali arsipnya. Oleh karena itu, temu kembali arsip merupakan sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip. 4 Temu kembali arsip memiliki prosedur-prosedur pengoperasian yang spesifik. Dalam sasaran utama dari temu kembali arsip adalah menyediakan akses dengan cepat ke informasi yang dibutuhkan dan untuk orang yang tepat serta membangun prosedur yang efisien untuk proses keluarnya arsip dari tempat penyimpanan dan mengendalikan pengembalian arsip ke file penyimpanan. Untuk dapat memberikan arsip kepada orang yang tepat, sistem harus dapat menjamin hak akses untuk setiap arsip. Pengguna arsip dapat mencakup staf unit bisnis dimana arsip 3 Penn. Ira A., dkk,. “Records Management Handbook 2 nd ed. .” Cambridge:Gower,1994.h.5 4 Sulistyo-basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003.h.16. tersebut terciptakan, unit bisnis lain yang berada dalam organisasi tersebut atau pengguna diluar organisasi yang telah mendapatkan hakperizinan untuk mengakses. Tingkat intensitas penemuan kembali arsip yang paling tinggi terjadi pada saat arsip disimpan di Unit Kerja atau Unit Pengolah maka arsip tersebut merupakan jenis arsip aktif. Pengelolaan arsip dalam manajemen akses informasi yang tepat sekaligus menjadi wujud dalam pengembangan budaya keterbukaan informasi yang diamanatkan melalui Undang-undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. 5 Undang-undang ini mengikat badan-badan publik untuk menyediakan layanan informasi mengenai aktivitas kelembagaannya secara transparan dan akuntabel bagi masyarakat. Dalam kewajiban sekaligus kewenangan ini tentunya merupakan hasil yang mendalam mengingat pentingnya arsip-arsip bernilai guna tinggi khususnya di bidang dalam Unit Kerja yang harus di lestarikan untuk dimanfaatkan secara lebih luas. Seiring dengan semakin membengkaknya jumlah arsip yang harus di tangani dan perkembangan teknologi informasi saat ini maka sangat di perlukan suatu sistem manajemen kearsipan yang terkomputerisasi atau disebut dengan Sistem Informasi Kearsipan. Upaya untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum adalah dengan mewujudkan sistem aplikasi kearsipan yang dapat dioperasikan melalui jaringan komputer internetintranet, dengan maksud 5 Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik untuk meningkatkan percepatan proses layanan pencarian suatu arsip dinamis. Secara umum,Sistem Informasi Kearsipan adalah suatu sistem informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan, pengelolaan, pemusnahan, pencetakan laporan dan pencarian kembali arsip yang berbasis komputer sehingga mampu mengelola arsip dengan lebih efektif dan efesien dan pada akhirnya dapat memberi masukan informasi secara aktual dan akurat tentang perumusan kebijakan, strategi dan program pembangunan. Sejak banyak organisasi yang menangani arsip dalam jumlah besar, sistem harus mampu memastikan arsip-arsip tersebut ada dan dapat ditemukan sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga dapat mendukung aktivitas dan pencapaian tujuan manajemen instansi atau perusahaan sesuai target yang telah ditentukan. Oleh karena itu, sebuah unit kearsipan perlu menerapkan prosedur temu kembali arsip. Berdasarkan uraian di atas serta tinjauan di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum adalah untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip dinamis. Sistem pengelolaan arsip dinamis yaitu proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sitematis melalui penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana, dan sarana, serta sumber daya lainnya. Salah satu upaya untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum adalah dengan mewujudkan sistem aplikasi kearsipan yang dapat di operasikan melalui jaringan komputer internetintranet, dengan maksud untuk meningkatkan percepatan proses layanan pencarian suatu arsip dinamis. Arsip dinamis belum memaksimalkan pemanfaatan Tekhnologi TI dan Sistem Informasi SI dalam penataan dan pendataan arsip aktif, maka sulit dalam pengorepasian sistem pengelolaan arsip, sehingga makin lama nya mencari dalam penemuan suatu dokumen. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian skripsi yang berjudul “ Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia”.

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1. Pembatasan Masalah

Untuk memperoleh hasil penelitian yang sesuai dengan masalah yang telah dipaparkan diatas, maka penelitian ini akan dibatasi hanya pada sistem pengelolaan arsip dinamis dengan baik, maka diperlukan suatu sistem tertentu. Sistem pengelolaan arsip dinamis yang baik harus mempunyai klasifikasi serta indeks yang bisa untuk mudah mencarian dokumen yang secara cepat yang dilakukan di Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia.

2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan pembatasan masalah tersebut, maka perumusan masalah penelitian ini yaitu Bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis yang diterapkan bagian Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan Umum.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan dari Penelitian ini adalah: a. Untuk mengetahui gambaran sistem pengelolaan arsip bagian Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan UmumRepublik Indonesia. b. Untuk mengetahui perlengkapan sistem pengelolaan arsip bagian Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan UmumRepublik Indonesia. c. Untuk mengetahui kendala yang dialami dalam melakukan sistem pengelolaan arsip dinamis bagian Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia. 2. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat untuk: a. Memberikan masukan tentang sistem pengelolaan arsip, khususnya di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum, mengingat pentingnya sistem prosedur dalam mendapatkan temu kembali arsip. b. Mendorong Kementerian Pekerjaan Umum untuk kebutuhan pengguna sehingga dapat mendukung aktivitas dan pencapaian tujuan manajemen sesuai target yang telah ditentukan agar mudah memproses sistem pengelolaan arsip. c. Penelitian ini bermanfaat bagi penelitian untuk meningkatkan pemahaman dan menambah khazanah ilmu pengetahuan khususnya di bidang pengolahan arsip dinamis.

D. Definisi Istilah

1. Arsip

Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 6

2. Arsip Aktif

Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan dalam kegiatan langsung organisasi sebagai referensi untuk pengambilan keputusan dan sebagai bahan kerja. 7

3. Pemberkasan

Permberkasan adalah fungsi yang dimiliki oleh seluruh pengguna untuk memberkaskan suatu arsip yang diterima ke dalam miliknya, berkas bawahan, atau berkas yang menjadi kewenangan. 8 6 Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 7 Dra. Krihanta. MSi. “Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka Meningkatkan Layanan Kepada Masyarakat”. Jurnal Kearsipan ANRI vol.3 No.1 Desember 2008. h.66 8 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.