Kennedy menerangkan empat dimensi yang digunakan Upward pada model kontinumnya
24
,yaitu: a.
Pada tingkatan pertama, model kontinum mengidentifikasi aktifitas yang akuntable dan menciptakan bukti aktifitas yang dapat
diandalkan reliable dengan menangkap capturing rekod transaksi yang berhubungan. Rekod dari aktifitas bisnis diciptakan
sebagai bagian dari komunikasi proses bisnis dalam organisasi contoh: melalui email, software manajemen dokumen, atau
software aplikasi lainnya. b.
Pada tingkatan kedua, sistem penataan rekod mengelola “kumpulan” transaksi dan seri rekod yang mendokumentasikan
proses pada unit kerja atau sebuah fungsi tunggal dari suatu kompleksitas. Rekod yang telah diciptakan atau diterima pada
sebuah organisasi ditandai dengan metadata, termasuk bagaimana rekod bisa saling terhubung.
c. Institusionalisasi profesi kearsipan mensyaratkan penekanan
khusus pada kebutuhan untuk mengintegrasikan penataan rekod kedalam bisnis dan proses dan tujuan masyarakat.
d. Pada tingkatan keempat, pembentukan kearsipan kolaboratif
dibawah panduan otoritas kearsipan publik yang berwenang melayani masyarakat, fungsi konstituennya, dan entitas yang
24
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2
nd
ed. Sydney: Longman Australia, 1998.
mendukung mereka. Pendirian kearsipan untuk melayani kebutuhan dokumenter dari banyak entitas dalam wilayah guna
memastikan akuntabilitas dan memori kultural masyarakat keseluruhan. Rekod mensyaratkan adanya tujuan akuntabilitas
masyarakat atau bentuk lain memori kolektif menjadi bagian dari sistem arsip yang lebih luas meliputi rekod dari berbagai
organisasi.
Gambar 2. Menurut Frank Upward Model Rekod Kontinum
25
25
Frank Upward. Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties. 1998.
http:www.infotech.monash.edu.auresearchgroupsrcrgpublicationsrecordscontinuum-fupp1.html .
Diunduh 30 April 2015.
D. Manajemen Arsip Dinamis
Arsip dapat dilihat bahwa terdapat keterkaitan antara arsip dan aktivitas organisasi. Hal ini karena arsip adalah bukti dari kegiatan dalam
sebuah organisasi. Oleh karena itu arsip merupakan hal yang sangat penting dan perlu diperhatikan. Untuk itu diperlukan pengelolaan arsip yang baik pada
setiap organisasi, pengelolaan arsip ini biasanya disebut manajemen kearsipan. Menurut Elizabeth Sheperd dan Geoffrey Yeo, hubungan antara
kegiatan, arsip, dan manajemen arsip terlihat pada gambar berikut:
26
Gambar 3 Menurut Elizabeth Sheperd dan Geoffrey Yeo hubungan
antara kegiatan, arsip, dan manajemen arsip Activites
generate determine the structure of
are evidence of support
are organized in
record management Records
are used to manage
26
Elizabet and Geoffrey Yeo . “Managing Records: a handbook of principles and practice”.
London:Facet Publishing.2003.h.24
Menurut ISO 15489-1, manajemen rekod didefinisikan sebagai bagian dari kajian manajemen yang membahas pengelolaan rekod yang efisien dan
sistematis: “field of management responsible for the efficient and systematic control
of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records,including processes for capturing and maintaining evidence of
and information about business activities and transactions in the form of records
.”
27
Menurut Judith Read-Smith manajemen record adalah pengawasan sistematis dari semua rekod mulai dari penciptaan atau penerimaan, lalu tahap
pemprosesan, distribusi, pengorganisasian, penyimpanan, dan temu kembali, sampai dengan tahap pemusnahan terakhir.
28
Menurut Wallace, menjelaskan bahwa manajemen rekod merupakan sebuah kontrol yang sistematis dan
konsisten mencakup keseluruhan daur hidup rekod.
29
Berdasarkan penjelasan diatas, dapat diketahui bahwa manajemen rekod merupakan bagian terpenting dalam organisasi untuk memastikan
aktivitas bisnis telah terdokumentasi dengan tepat sesuai dengan daur hidup rekod melalui rancangan dan implementasi sistem atau prosedur yang saling
terkait. Sehingga rekod memiliki sistem akses temu kembali yang efektif dan efisien ke informasi yang tepat ketika dibutuhkan.
27
ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition.
28
Read- Smith,dkk. “Record Management”. USA: South Western,2002. h.2.
29
Patricia Wallace . “Record Management: Integrated Information System”. Englewood Cliff, NJ:
Prentince Hall,1992.
Tujuan manajemen rekod adalah menjaga akuntabilitas proses bisnis organisasi. Menurut Luciana Duranti akar teoritis manajemen rekod ada pada
diplomatics yang sudah ada dan sudah dikembangkan sejak lebih seratus tahun yang lalu.
30
Tujuan manajemen rekod adalah sebagai berikut
31
, yaitu: a.
Untuk menyediakan informasi yang akurat dan lengkap yang dibutuhkan untuk menjalankan organisasi secara efisien,
b. Untuk memproses informasi terekam seefisien mungkin,
c. Untuk menyediakan informasi dan rekod dengan biaya yang murah,
d. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan atau
pengguna rekod.
1. Proses Manajemen Arsip
Manajemen kearsipan sangat penting, dimana kita harus mengerti bagaimana melaksanakan manajemen kearsipan tersebut. Terdapat
delapan tahap proses manajemen kearsipan
32
, yaitu: a.
Capture pencatatan Proses pencatatan adalah proses penentuan rekod harus dibuat atau
disimpan. Ini berlaku baik untuk rekod yang dibuat maupun diterima oleh organisasi. Pada tahapan ini, sudah ditentukan juga siapa saja
diperbolehkan mengakses rekod tersebut dan beberapa lama masa
30
Luciana Duranti. Concepts and principles for the management of electronic records, or records management theory is archival diplomatics.Records Management Journal
Vol.20 No.1,2010.h. 78-95
31
Robek, dkk. “Information and Record Management”. California: Glencoe,1987.h.8.
32
ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition.
