Rekod Elektronik SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA
penggunaan.
15
Menurut Philip C. Bantin n.d. mendeskripsikan model daur-hidup sebuah rekod kedalam beberapa tahap atau periode, mirip
seperti organisme hidup. Pada tahap pertama, rekod diciptakan. Pada tahap kedua rekod memasuki masa aktif dengan nilai primer maksimum,
aktif dan sering digunakan oleh institusi pembuatnya serta digunakan untuk pengambilan keputusan di Indonesia biasa disebut arsip dinamis
aktif. Pada tahap ini rekod biasanya disimpan di kantorunit kerja tempat penciptanya atau dimana rekod tersebut aktif digunakan. Pada akhir tahap
kedua rekod akan dievaluasi dan ditentukan apakah dimusnahkan atau memasuki tahap berikutnya ketiga dan diubah statusnya menjadi semi-
aktif, artinya rekod tersebut masih mempunyai nilai tetapi tidak diperlukan untuk pengambilan keputusan sehari-hari di Indonesia biasa disebut arsip
dinamis inaktif. Karena rekod tidak digunakan secara reguler, maka biasanya disimpan ditempat berbeda pusat penyimpanan. Pada akhir
tahap ketiga, dilakukan evaluasi kembali untuk menentukan apakah rekod akan dimusnahkan atau memasuki tahap keempat. Yaitu disimpan sebagai
menjadi rekod permanen, atau biasa disebut archives di Indonesia biasa disebut arsip statis. Biasanya hanya sekitar 5-10 rekod yang menjadi
arsip. Biasanya disimpan di pusat arsip setempat seperti pusat arsip
15
Penn. Ira A., dkk,. Records Management Handbook. 2
nd
ed.. Cambridge:Gower,1994.h.12
propinsi atau nasional. Dilakukan aktifitas khusus dalam rangka preservasi dan mendeskripsikan archives yang disimpan.
16
Didalam setiap fase ini ada berbagai elemen dan aktifitas. Diakhir siklus, sebuah rekod bisa menuju siklus berikutnya, siklus hidup arsip
statis. Arsiparis
mengidentifikasi dan
menilai guna
rekod, mengakuisisinya, mendokumentasikan, memelihara dan menyediakan
akses ke arsip tersebut.
17
Berbagai literatur menyebutkan fase atau tahapan yang dialami rekod dalam siklus hidupnya secara beragam. Penn Ira
menyebutkan bahwa siklus hidup terdiri dari lahir fase penciptaan, hidup fase pemeliharaan dan penggunaan dan mati fase pemusnahan.
18
Menurut Kennedy, siklus hidup rekod menjadi lima fase yaitu pencitaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.
19
Sedangkan menurut Patria Wallace terdapat delapan fase yaitu penciptaan, distribusi,
penggunaan, penyimpanan rekod aktif, pemindahan, penyimpanan rekod inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan permanen. Pada fase pertama
sampai ke empat, rekod berupa rekod aktif yang dikelola dan disimpan oleh unit kerja penciptanya. Pada fase lima dan enam, rekod sudah
menjadi rekod inaktif yang menjadi tanggung jawab dan disimpan di pusat rekod. Pusat rekod bisa berlokasi di lingkungan organisasi itu sendiri atau
16
Philip C Bantin. n.d. Strategies for managing elecrtonic records: a new archival paradigm? An affirmation of our archival traditions?
http:www.indiana.edu~libarchERmacpaper12.pdf . diunduh pada
tanggal 30 April 2015.
17
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2
nd
ed. Sydney: Longman Australia, 1998.h.9
18
Penn. Ira A., dkk,. Records Management Handbook. 2
nd
ed.. Cambridge:Gower,1994.h.12.
19
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2
nd
ed. Sydney: Longman Australia, 1998.h.9