Definisi Arsip SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA

hari. 5 Oleh karena itu arsip dinamis masih berada di unit kerja atau unit pengolahan arsip. Arsip dinamis masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyaratan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan lainnya. 6 Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan, berkebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggara sehari-hari administrasi Negara. Arsip mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional akan disimpan di ANRI, dan dapat diakses oleh masyarakat yang berkepentingan. Arsip dinamis dalam penggunaannya terbagi menjadi dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan dalam kegiatan langsung organisasi sebagai referensi untuk pengambilan keputusan dan sebagai bahan kerja. 7 Arsip ini akan dipergunakan dan diolah pada unit pengolah. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi dalam kegiatan keseharian organisasi. Dalam pelaksanaannya seharusnya arsip inaktif ini disimpan di pusat arsip. Selain itu, arsip dinamis perlu diatur, karena terdapat tiga fungsi dasar arsip dinamis 8 , yaitu: 5 Boedi martono. “Penyusutan dan Pemngamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan”. Jakarta:Pustaka Sinar Harapan,1994. h.105 6 Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.h.2 7 Dra. Krihanta. MSi. “Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka Meningkatkan Layanan Kepada Masyarakat”. Jurnal Kearsipan ANRI vol.3 No.1 Desember 2008. h.66 8 . Penn Ira A. “Records management handbook”.England: Gower House, 1992.h.107 1. Sebagai bukti evidence. 2. Sebagai bahan referens reference material bagi badan korporasi untuk fakta, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 3. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam penjadwalan retensi arsip. Pada umumnya rekod aktif dikelola oleh unit kerja atau unit pengolah di suatu organisasi. Jika organisasi tersebut memiliki unit penyimpanan secara fisik yang terpusat, maka rekod aktif dikelola oleh unit tersebut, biasanya dikenal dengan istilah central file. Kegiatan yang dilakukan dalam mengelola rekod aktif 9 , adalah: a. Pemberkasan, yaitu kegiatan untuk melakukan penataan fisik berkas menurut metode tertentu filling system misalnya menurut nomor, abjad atau subjek. b. Pembuatan sistem temu kembali, yaitu kegiatan untuk membuat sarana temu balik rekod berupa pengawasan terhadap isi rekod berdasarkan prinsip asal-usul dan urutan asli. Kegiatan yang tercakup dalam pembuatan sistem temu kembali adalah pengklasifikasian dan pengindeksan. Sarana yang perlu diperhatikan dalam mengontrol isi intelektual rekod adalah skema klasifikasi atau thesaurus. 9 Nina Mayesti. Perancangan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Aktif Pada Pusat Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2003. h.20 Rekod dibedakan menjadi tiga jenis berdasarkan frekuensi penggunaannya 10 , yaitu: a. Current Records Current Records disebut juga sebagai rekod aktif yang frekuensi penggunaannya masih tinggi pada suatu organisasi. Rekod aktif adalah rekod yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan keberadaan arsip ini di unit pengolah masing-masing unit kerja central file masing- masing organisasi. b. Semi-Current Records Semi-Current Records merupakan rekod semi aktif yang frekuensi penggunaanya sudah menurun. Rekod semi aktif berada diantara rekod aktif dengan rekod in-aktif yang berasal dari tahun lalu, namun masih digunakan untuk kepentingan tahun seakarang. c. Non-Current Records Non-Current Records merupakan rekod in-aktif, yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang. Rekod dapat diciptakan dalam berbagai bentuk atau media antara lain 11 , yaitu: a. Kertas, microfilm, atau elektronik. b. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar,foto dan lain-lain. 10 Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and practice London: Facet Publishing, 2003, h. 6. 11 Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2 nd ed. Sydney: Longman Australia, 1998. h.5 c. Data dari sistem bisnis, dokumen pengolah data, spreadsheets, email, citra digital. d. Audio atau video. e. Dokumen tulisan tangan. f. Rekod yang tidak terlalu berstruktur, seperti surat dan dokumen yang sangat berstruktur seperti formulir.

B. Rekod Elektronik

NARA mendefinisikan rekod elektronik adalah semua yang masuk dalam definisi rekod, tetapi disimpan dalam medium elektronik. 12 Menurut William Saffady menambahkan karakteristik bahwa rekod elektronik adalah informasi terbacakan mesin machine-readable. Rekod elektronik bisa menyimpan jenis informasi apapun seperti data kuantitatif dalam basisdata dan lembarkerja, teks didalam berkas aplikasi perkantoran, surat elektronik, gambar, termasuk video, animasi, suara, dan lain-lain. Rekod elektronik diciptakan oleh komputer dan peralatan lain yang berfungsi seperti komputer dan informasi disimpan dalam bentuk digital. Sebuah surat yang dibuat dengan aplikasi perkantoran dan disimpan sebagai berkas komputer adalah rekod elektronik, tetapi copy tercetak dari surat tersebut bukanlah rekod elektronik. 13 12 NARA National Archives and Records Administration. Federal Enterprise Architecture Records Management Profile. 2005. 13 William Saffady. Managing electronic records. 4Th ed. New York: ARMA International 2009. Dalam Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik, disebutkan bahwa Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, pertukaran data elektronik, surat elektronik, telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. 14 Rekod elektonik merupakan rekod yang penciptaannya berbentuk elektronik sampai masa retensi hingga diputuskan musnah atau disimpan permanenkan. Rekod elektronik bisa menyimpan jenis informasi apapun seperti dalam basisdata dan lembarkerja, teks didalam berkas aplikasi perkantoran, surat elektronik, gambar, termasuk video, animasi, suara, dan lain-lain. Informasi yang ada disimpan di dalam komputer, dan kode akses atau simbol dalam dokumen itu mempunyai arti agar mudah nya suatu pencarian dokumen.

C. Model Pengelolaan Rekod

1. Model Siklus Hidup

Rekod memiliki siklus hidup sejak diciptakan hingga masa penyusutan. Siklus hidupnya lebih kompleks dari sumber informasi lainnya. Hal ini dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan 14 Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. penggunaan. 15 Menurut Philip C. Bantin n.d. mendeskripsikan model daur-hidup sebuah rekod kedalam beberapa tahap atau periode, mirip seperti organisme hidup. Pada tahap pertama, rekod diciptakan. Pada tahap kedua rekod memasuki masa aktif dengan nilai primer maksimum, aktif dan sering digunakan oleh institusi pembuatnya serta digunakan untuk pengambilan keputusan di Indonesia biasa disebut arsip dinamis aktif. Pada tahap ini rekod biasanya disimpan di kantorunit kerja tempat penciptanya atau dimana rekod tersebut aktif digunakan. Pada akhir tahap kedua rekod akan dievaluasi dan ditentukan apakah dimusnahkan atau memasuki tahap berikutnya ketiga dan diubah statusnya menjadi semi- aktif, artinya rekod tersebut masih mempunyai nilai tetapi tidak diperlukan untuk pengambilan keputusan sehari-hari di Indonesia biasa disebut arsip dinamis inaktif. Karena rekod tidak digunakan secara reguler, maka biasanya disimpan ditempat berbeda pusat penyimpanan. Pada akhir tahap ketiga, dilakukan evaluasi kembali untuk menentukan apakah rekod akan dimusnahkan atau memasuki tahap keempat. Yaitu disimpan sebagai menjadi rekod permanen, atau biasa disebut archives di Indonesia biasa disebut arsip statis. Biasanya hanya sekitar 5-10 rekod yang menjadi arsip. Biasanya disimpan di pusat arsip setempat seperti pusat arsip 15 Penn. Ira A., dkk,. Records Management Handbook. 2 nd ed.. Cambridge:Gower,1994.h.12