Proses Manajemen Arsip Manajemen Arsip Dinamis

perjanjian terstruktur berdasar logika, metode, dan aturan yang sesuai dengan prosedur yang ditampilkan dalam sistem klasifikasi. d. Access and security Clasification akses dan keamanan klasifikasi Pengaksesan adalah hak, kesempatan, dalam arti untuk dapat, mencari, menggunakan, dan menemukan kembali informasi di dalam rekod. e. Identification of disposition status identifikasi status pemusnahan Pada sistem rekod, mengidentifikasi status pemusnahan dan periode retensi dari suatu rekod dilakukan pada saat proses penangkapan dan registrasi. Proses ini, khususnya pada sistem rekod elektronik, dapat dihubungkan dengan kegiatan klasifikasi dan otomasi sebagai suatu bagian dari desain sistem. f. Storage penyimpanan Pengambilan keputusan untuk menangkap sebuah rekod berarti berencana untuk menyimpannya. Kondisi penyimpanan yang baik memastikan bahwa rekod tersebut terlindungi, dapat diakses, dan diatur dalam biaya yang efisien dan efektif. Tujuan penyimpanan rekod dapat dilihat dari format fisik, kegunaan, dan nilai rekod tersebut. Hal ini akan mempengaruhi fasilitas sistem penyimpanan dan pelayanan yang dibutuhkan untuk mengatur rekod tersebut selama diperlukan. Keefesienan dan keefektifan sebagai tujuan dari pengaturan, penanganan, dan penyimpanan adalah hal yang penting. Akan tetapi, yang tidak kalah penting adalah menyediakan pilihan sistem penyimpanan di dalam program manajemen rekod. Organisasi akan melakukan hal ini dengan melakukan analisi resiko untuk memilih menyimpan secara fisik dan memilih penanganan yang sesuai atau memungkinkan untuk rekod mereka. Rekod yang penting bagi kelangsungan bisnis membutuhkan metode perlindungan dan duplikasi sebagai tambahan untuk memastikan bahwa rekod tersebut dapat diakses kembali jika terjadi becana. Faktor-faktor yang penting dalam memilih sistem penyimpanan dan penanganan meliputi: volume dan rata-rata pertumbuhan dari rekod, kegunaan dari rekod, keamanan rekod dan kebutuhan yang sensitive, karakteristik fisik, rekod digunakan untuk merefleksikan keperluan temu kembali, biaya yang diperlukan untuk pilihan penyimpanan, dan keperluan akses. g. Use and tracking penggunaan dan pelacakan Pengguna rekod adalah suatu transaksi manajemen rekod yang dibutuhkan untuk ditangkap oleh suatu sistem untuk membentuk bagian dari metadata. h. Implementation of disposition implementasi dari pemusnahan Penyusutan adalah proses yang berhubungan dengan pengimplementasian retensi rekod, penghancuran atau keputusan pemindahan rekod yang didokumentasikan dalam aturan pemusnahan atau alat yang lain.

2. Penyimpanan Arsip Dinamis

Setiap organisasi atau perusahaan tentu perlu memelihara dan menjaga keutuhan arsip dinamis yang dimiliki setiap perusahaan. Dengan demikian arsip dinamis perlu disimpan dengan baik agar apabila suatu saat diperlukan dapat diakses dengan cepat. Sistem penyimpanan arsip dinamis terdiri dari sentralisisasi, desentralisasi, dan kombinasi. Sistem sentralisasi adalah kegiatan pengelolaan dan penyimpanan arsip dinamis dipusatkan pada satu unit bisnis. Dengan sistem sentralisasi maka perusahaan dapat menghemat ruang dan peralatan sebab semua arsip dinamis dari masing- masing unit bisnis hanya akan dikelola oleh satu unit bisnis. Dengan pengelolaan yang berpusat ini maka sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan dan setiap duplikasi yang ada akan langsung dimusnakan. Dalam sistem desentralisasi setiap unit bisnis berhak untuk membuat kebijakan pengelolaan arsip dinamis sendiri yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Penerapan sistem ini sangat bermanfaat untuk perusahaan yang besar dan terpisah-pisah letaknya. Kebutuhan akan arsip dinamis pun dapat dengan cepat dilayani sebab penyimpanan arsip dinamis berada di unit bisnis masing-masing. Oleh karena itu perusahaan harus mengelurkan dana yang besar untuk menyediakan peralatan arsip dinamis di setiap unit bisnis. 33 Selain sentralisasi dan desentralisasi terdapat juga sistem yang merupakan kombinasi dari kedua sistem tersebut. Beberapa perusahaan sudah menerapkan sistem kombinasi ini. hal ini diterapkan berdasarkan 33 Stefanus Syauta “ Kepuasan Karyawan terhadap layanan akses arsip dinamis filling room department pengadaan perusahaan ABC” Skripsi S1 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2011. h.15 perusahaan sudah menerapkan sistem kombinasi. Hal ini diterapkan berdasarkan kebutuhan untuk mengakses arsip dinamis. Apabila arsip dinamis masih sangat dibutuhkan maka penyimpanan dilakukan pada unit bisnis masing-masing. Ketika penggunaanya sudah mulai menurun maka akan disimpan di tempat penyimpanan. Sentralisasi akan sangat baik diterapkan untuk arsip dinamis yang sudah jarang digunakan untuk aktifitas bisnis. 34 Terdapat tempat penyimpanan arsip yangdikenal dengan nama records centre atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis harus merupakan tempat penyimpanan secara fisik aman untuk melindungi arsip dinamis. Pusat arsip dinamis terdiri dari tiga pilihan 35 , yaitu: a. Penyimpanan On-site Jenis pusat arsip dinamis ini menggunakan ruangan yang tersedia di perusahaan yang bersangkutan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis. Jenis ini cocok bagi perusahaan yang memiliki arsip dinamis dalam jumlah sedikit. b. Penyimpanan Off-site Pada jenis pusat dinamis ini, perusahaan harus mendirikan ruangan untuk menyimpan arsip dinamis. Biasanya lokasi penyimpanan jauh 34 Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003. 35 Elizabet and Geoffrey Yeo. “Managing Records: a handbook of principles and practice”.London:Facet Publishing.2003.