alat yang digunakan untuk menunjukkan informasi. Ketiga, suatu standar dan aturan-aturan yang menindaklanjuti dan penciptaan alat-alat
tersebut.
39
Dalam hal ini informasi, harus ada uraian yang menerangkan bagian khusus atas informasi tentang rekod, asal-usulnya. Penggambaran
selanjutnya mengenai isi intelektual atas rekod, penyediaan informasi tentang bagaimana menemukannya termasuk aksesnya dan hubungannya
dengan rekod lain. Menurut Kennedy persyaratan fungsional sistem manajemen rekod
adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod yang mencakup registrasi, klasifikasi, pengindeksan, perawatan, penelurusan, temu
kembali, pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan akses kontrol.
40
E. Sistem Temu Kembali
Pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh pengguna yang memiliki akses. Oleh karena itu, arsip yang disimpan
memungkinkan untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkan. Peminjaman arsip yang telah disimpan dilakukan dengan tahapan-tahapan
temu kembali arsip. Sebuah sistem penyimpanan arsip tidak dikatakan efektif, kecuali jika
sistem tersebut dapat memberikan informasi secepat mungkin sesuai dengan permintaan. Sebuah pusat arsip dinamis dianggap baik dilihat dari
39
James M. O.Toole. “Understanding archives and manuscripts”. Tian Xia Wenhua Chuban,1996.h.80.
40
Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2
nd
ed. Sydney: Longman Australia, 1998.h.199.
kemampuan temu kembali arsipnya. Prosedur untuk meminta arsip, meminjam,dan tindakan lanjutan merupakan syarat utama temu balik yang
efisien. Oleh karena itu temu kembali arsip merupakan sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip.
41
Menurut Chowdurry, Sistem temu kembali informasi adalah desain untuk mengambil dokumen atau informasi yang diperlukan oleh pengguna.
Dengan sistem tersebut harus membuat ketersediaan informasi yang benar untuk pengguna sistem temu kembali informasi bertujuan untuk
mengumpulkan dan mengorganisasi informasi pada satu atau lebih subjek didalam menyediakan jawaban atas pertanyaan pengguna.
42
Sedangkan menurut Read-Smith temu kembali adalah proses menempatkan dan
memindahkan arsip atau file dari tempat penyimpanan.
43
Berdasarkan dua pengertian tersebut bahwa temu kembali arsip adalah proses pencarian arsip pada tempat penyimpanan dan memberikannya kepada
pengguna hingga penempatan kembali arsip ke tempat penyimpanan semula. Namun dalam proses temu kembali arsip digital, diproses pengambilan arsip
tidak dilakukan karena arsip yang diberikan merupakan hasil pengguna dapat mengaksesnya secara langsung ke sistem melalui personal.
Sistem temu kembali informasi didesain untuk menemukan kembali dokumen atau informasi yang dibutuhkan oleh kelompok pemakai. Adanya
sistem temu kembali informasi dengan demikian didesain tidak semata-mata
41
Sulistyo-basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003.h.16.
42
Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. London:Facet Publishing,2004.h.2
43
Read-Smith, dkk. “Records Management”.7
th
ed. Australia: South-Westrn,2002.h.139.
didasarkan atas kebutuhan mengumpulkan dokumen atau informasi, akan tetapi juga upaya pengorganisasian dokumen atau informasi untuk disajikan
dan diakses oleh pemakai secara mudah dan cepat.
44
Arsip menyimpan informasi yang merupakan sumberdaya berharga dan merupakan aset penting organisasi. Pengelolaan rekod yang baik akan
membantu pencarian informasi yang dibutuhkan secara tepat dan cepat. Riset oleh Feldman 2004 menyebutkan pekerja pengetahuan knowledge workers
menghabiskan 15-35 waktunya untuk mencari informasi terkait pekerjaan yang dilakukan. Riset oleh Lexis Nexis 2010a, 2010b di Eropa, Asia Pasifik
dan Afrika juga menguatkan bahwa information overload membuat para pekerja kewalahan dan mengalami demoralisasi. Pengelolaan rekod yang baik
juga akan memudahkan proses saat organisasi ingin mengimplementasikan teknologi informasi. Hingga akhir 1970-an, rekod masih didominasi oleh
media konvensional berupa kertas. Tahun 1981 IBM merilis komputer personal dengan sistem operasi DOS pertama kali, komputer mulai digunakan
dalam kehidupan sehari-hari. Tahun 1984 penggunaan komputer personal semakin marak dengan dirilisnya Komputer Personal dan perusahaan Apple
merilis komputer Macintosh. Tahun itu juga dirilis perangkat lunak pengolah kata Word Perfect yang membuat PC marak digunakan untuk automasi
perkantoran. Pertengahan tahun 1990-an internet sudah mempunyai dampak dahsyat terhadap kultur dan perekonomian dengan beragam metode
44
Agus Rifai. “Peran Pustakawan Intermediary dalam Memenuhi Informasi Pemakai”. Al Maktabah, vol
4. No 1, April 2002:1-12
