Pendekatan dan Jenis Penelitian Sumber Data

d. Mencatat surat- surat pada buku agenda surat masuk Surat masuk langsung dicatat di TNDE surat keluar dengan buku agenda. II Penyimpanan 1. Menggunakan asas penyimpanan yang sesuai dengan lingkup organisasi 2. Menggunakan sistem penyimpanan yang konsisten dan sesuai dengan lingkup organisasi 3. Menemukan kembali arsip dinamis dengan cepat 4. Menentukan retensi arsip 5. Menyimpan arsip dinamis sesuai dengan prosedur Arsip aktif masih di administrasi perkantoran dan in aktif di Kintaka Citerep. Dengan menggunakan sistem TNDE. Dengan sistem TNDE dan bisa mencari nomor klasifikasi di sistem itu. Yang sesuai dengan pedoman klasifikasi Kementrian. Setiap setahun dikirim arsip in aktif di Kintaka III Pemeliharaan 1. Memelihara arsip dinamis dengan baik dan benar 2. Menggunakan ruang penyimpanan arsip dinamis yang sesuai dengan standar 3. Dapat menentukan arsip dinamis yang harus dipelihara Dalam setiap setahun dua kali mengadakan fumigasi. Sesuai dengan yang diterapkan di bagian Biro Umum. Arsip aktif disimpan sesuai dengan ruangan di administrasi perkantoran dan in aktif ada di Kintaka dengan melakukan fumigasi setiap setahun dua kali. IV Penyusutan dan Pemusnahan 1. Melakukan penilaian arsip dinamis 2. Menyusutkan arsip sesuai dengan JRA 3. Memusnahkan arsip dengan metode yang baik dan benar 4. Menyerahkan arsip dinamis kepada ANRI Ada tim penilaian jika melakukan penyusutan. Dengan melihat JRA . Melihat JRA lalu arsip yang sudah lewat JRA nya langsung di musnahkan. Tidak rutin karena harus dilihat dengan JRA lalu membuat tim penyerahan lalu diporkan ke ANRI.

B. Perlengkapan

1. Menggunakan perlengkapan yang sesuai dengan standar 2. Mendayagunakan perlengkapan yang tersedia 3. Merawat perlengkapan yang tersedia Adanya rol O’pack, box, trolly dan lain-lain. Dalam penataan arsip perlengkapan digunakan. Jika terjadi kerusakan dalam perlengkapan langsung di perbaikan.

C. Kendala

1. Membuat anggaran khusus untuk pengelolaan arsip dinamis 2. Tersedianya fasilitas penunjang yang memadai 3. Mampu mengamankan arsip dinamis 4. Merekrut pegawai yang memiliki kualifikasi di bidang kearsipan 5. Mampu mengoptimalkan SDM yang tersedia untuk mengelola arsip dinamis dengan mengikuti berbagai kegiatan pembinaanpelatihan Setiap anggaran sudah dikelompokkan untuk masing-masing dalam pengelolaan arsip. Adanya kegiatan olahraga, kesehataan. Adanya satpam dan OB untuk menjaga ruangan. Dengan mendidik yang bukan ahli kearsipan dengan cara diklat. Pembinaan pengelolaan arsip dinamis yaitu tugas dari Biro Umum .