Tata Naskah Dinas Elektronik TNDE
Naskah dinas yang sudah diinput di dalam TNDE dapat dipantau dan dicari kembali datanya dengan mudah dan dalam
waktu yang singkat. c
Penghemat pengguna kertas Pengurangan penggunaan kertas karena data yang tersimpan
dalam server TNDE dapat dibaca secara langsung. d
Penghemat dan kemudahan penggandaan Data tata naskah dinas yang tersimpan bisa dilihat dari
Personal Computer PC dan dapat digandakan secara langsung.
e Penghematan tempat penyimpanan
Dengan menyimpan data naskah dinas dalam server TNDE dapat mengurangi ruangan tempat penyimpan.
f Penghematan Waktu Pencarian Suatu Dokumen
Waktu pencarian naskah dinas dapat dikurangi dengan sangat signifikan karena dengan mengetik kata kunci, informasi
naskah dinas yang dimaksud dapat diperoleh secara mudah. g
Tidak ada resiko kehilangan dokumen Karena semua informasi naskah dinas terekam dan tersimpan
dalam server TNDE yang back-up secara berkala, maka resiko kehilangan, kerusakan, dan salah simpan atau alasan lain dapat
dikurangi. h
Kemudahan pengendalian naskah dinas dan penggunaannya
Secara otomatis dapat dikendalikan dan dimonitor aktivitas pengguna aplikasi TNDE dalam lingkup intranet sehingga
memudahkan dalam pemantauan. i
Kemudahan pelacakan keberadaan dan status dokumen naskah dinas. Dalam lingkup intranet pengguna dapat secara langsung
memonitor dokumen naskah dinas, alur naskah dinas, dan tindak lanjut disposisi naskah dinas yang sedang berjalan.
2. Topologi Jaringan Tata Naskah Dinas Elektronik TNDE
Dalam rangka penerapan TNDE lingkup intranet yang produktif, transparan, tertib, cepat, mudah, akurat, terpadu, aman dan efisien di
lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum, maka diperlukan topologi TNDE yang dinamis, detail dan jelas. Topologi TNDE lingkup intranet di
lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum sebagaimana dimaksud adalah sebagai berikut:
54
Gambar 6. Menurut Kementerian Pekerjaan Umum Topologi Jaringan TNDE
REPLIKASI REPLIKASI
54
Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik TNDE Kementrian Pekerjaan Umum Jakarta:Biro Umum Sekretariat Jenderal,2013. h. 11
JARINGAN KOMPUTER
KEMENTRIAN PU ES I-IV
CIPTA KARYA
BADAN LITBAG
ITJEN
ES I-IV ES I-IV
ES I-IV ES I-IV
BINA MARGA
SETJEN
REPLIKASI
REPLIKASI
TNDE terkoneksi melalui jaringan komputer ke seluruh unit organisasiunit kerja di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum. Server-
server sistem TNDE yang terpasang di unit organisasiunit kerja dapat melakukan replikasi database sehingga masing-masing pengguna sistem
TNDE di unit organisasiunit kerja dapat mengakses sistem TNDE melalui server yang bersangkutan dan beban server terbagi rata di setiap unit
organisasiunit kerja. 3.
Penggunaan Tata Naskah Dinas Elektronik Kementrian Pekerjaan Umum a.
Penggunaan Tata Naskah Dinas Elektronik
Sejalan dengan semakin tingginya volume tata naskah dinas dalam perkantoran
dan meningkatnya
kebutuhan kecepatan
dalam penyampaian informasi, maka dibutuhkan alat bantu berupa Tata
Naskah Dinas Elektronik TNDE. TNDE mempunyai beberapa kelebihan yaitu dapat terhubung dengan
pengguna lainnya dalam lingkup Local Area Network LAN lingkup intranet Kementrian Pekerjaan Umum.
b. Pengguna Penelusuran Surat
Penelusuran surat adalah sistem yang menelusuri dan memantau seluruh aliran surat masuk secara elektronik untuk memastikan
korespondensi diproses dengan benar. c.
Pengguna Penelusuran Disposisi Penelusuran disposisi adalah sistem yang menelusuri dan memantau
aliran disposisi korespondensi secara elektronik untuk memastikan korespondensi diproses dengan benar.
d. Penggunaan Templat Naskah Dinas
Aplikasi TNDE Kementrian Pekerjaan Umum menyediakan templatboring jenis dan format naskah dinas yang dapat diunduh
sesuai Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No.10PRTM2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kemetrian Pekerjaan Umum
yang berlaku untuk semua Unit OrganisasiUnit Kerja sehingga terciptanya tertib keseragaman Jenis dan Format Naskah Dinas.
e. Penggunaan Agenda Harian Elektronik
Agenda harian elektronik berfungsi sebagai alat untuk mencatat, mengingatkan, dan menunjukkan rencana kerja pimpinan. Pengguna
agenda elektronik ini akan memudahkan proses pencarian dan pemantauan agenda acara. Agenda elektronik dapat ditampilkan dalam
dimensi waktu, seperti harian, mingguan, dan bulanan. f.
Penggunan Sistem Basis Data Sistem basis data berisikan informasi profil sampai keterangan rinci
masing-masing entitas informasi seperti data kepegawaian, data perlengkapan dan sebagainya di lingkungan Kementrian Pekerjaan
Umum, untuk dapat diakses oleh pemakai yang berhak. g.
Penggunaan Sistem Keamanan Untuk mencegah kerusakan dan penyalahgunaan data atau informasi
yang bersifat rahasia diperlukan sistem keamanan melalui kode akses password,
identitas pengguna
account, tingkat
otoritas authorization level, dan alat proteksi block protection. Akses
keamanan merupakan salah satu aspek yang sering dipertanyakan dalam implementasi sebuah sistem informasi. Jika kita ingin membuat
sistem informasi yang sangat aman, maka akan sulit digunakan secara mudah dan bahkan menjadikannya tidak berfungsi. Untuk itu
penggunaan tiap aplikasi perlu diberikan batasan. Dilihat dari fungsinya dalam sebuah sistem informasi, keamanan dapat dibagi
menjadi tiga kelompok, yaitu network security, sistem pengamanan yang terfokus pada media pembawa informasidata, misalnya firewall
dan lainnya: komputer security, sistem pengamanan yang terfokus pada komputer server, workstation, terminal, termasuk didalamnya
masalah yang berhubungan dengan operating sistem; dan application security, sistem pengamanan yang terfokus pada program aplikasi
Perangkat Lunak software dan database. h.
Pemindaian Dokumen Aplikasi TNDE Kementrian Pekerjaan Umum dilengkapi dengan
sistem pemindaian scanning dokumen yang berfungsi untuk dapat menyimpan surat-surat kedinasan pimpinan secara elektronik dengan
cara memindai surat-surat yang berbentuk hardcopy menjadi softcopy.