58
58
BAB III METODE PENELITIAN
A. Pendekatan dan Jenis Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis mengambil jenis penelitian deskriptif dengan tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai gambaran umum
dari pengelolaan arsip dinamis. Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang mendeskripsikan dan memberi penjelasan mengenai keadaan yang
terjadi di lapangan seperti apa adanya.
53
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang bertujuan untuk mengetahui
“makna” meaning yang sebenarnya di balik fakta-fakta.
54
Bodgan dan Taylor mengemukakan bahwa metodelogi kualitatif sebagai prosedur
penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati.
55
B. Sumber Data
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa adanya perantara atau langsung dari sumbernya. Dalam penelitian ini data primer
diperoleh langsung dari lapangan tempat penelitian yaitu dari Kepala Sub Bagian Kearsipan, di bagian administrasi perkantoran di
Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum.
53
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian Jakarta: STIA-LAN, 1999, h. 60.
54
Ibid h.61
55
Lexy Moleong. J. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya,2001.h.3
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tudak langsung dari sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen
laporan, karya tulis orang lain, koran dan majalah. Atau, seseorang mendapat informan orang lain.
56
Data sekunder merupakan data mendukung data primer.
C. Indikator Penilaian
Dalam penelitian ini, dasar hukum yang digunakan untuk penentuan indikator penilaian adalah Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan Pokok Kearsipan dan International Standard Organization ISO 15489 part 2 guidelines serta beberapa literatur yang diperoleh dari buku,
skripsi dan jurnal. Adapun variabel yang digunakan sebagai indikator penilaian, terdiri dari:
1. Pengelolaan arsip dinamis, yang meliputi: penciptaan dan penerimaan,
penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan. 2.
Perlengkapan arsip dinamis. 3.
Kendala-kendala pengelolaan arsip dinamis 4.
Dasar hukum pengelolaan arsip dinamis pada Administrasi Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian
Pekerjaan Umum Republik Indonesia.
56
Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.h.87.
Agar lebih jelas, penulis akan menguraikan variabel tersebut ke dalam bentuk tabel, sebagai berikut:
57
Tabel 1. Indikator Penilaian
57
Yayah Fazriah, Pengelolaan Arsip di SMP An- Nisaa’ Pondok Aren, Skripsi Sarjana
Pendidikan Islam Jakarta: Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan, 2012, h. 49.
No. Dimensi
Indikator Catatan
A. Pengelolaan Arsip Dinamis
I Penciptaan
dan Penerimaan
1. Penciptaan
a. Menciptakan arsip
dinamis yang baik dan benar
b. Mampu
menggolongkan arsip dinamis yang
diciptakan
c. Mendistribusikan
arsip dinamis, baik secara internal dan
eksternal organisasi dengan
cepat dan teliti
d. Mencatat surat-
surat pada buku agenda surat
keluar
2. Penerimaan
a. Menerima arsip
dinamis dengan baik dan benar
b. Mampu
menggolongkan arsip dinamis yang
diterima
c. Merespon dengan
cepat dan teliti mengenai arsip
dinamis yang diterima dari
eksternal organisasi
Sesuai dengan sistem TNDE
Sesuai dengan pedoman klasifikasi yang di
terapkan di Kementrian Pekerjaan Umum.
Distribusi surat sudah memakai elektronik,
sistem pencariannya langsung terdapat perihal
dan tanggal surat.
Ada surat keluar dicatat melalui buku agenda.
Surat masuk langsung dicatat melalui TNDE.
Langsung dikelompokkan sesuai klasifikasi .
Dalam pencarian surat sesuai dengan perihal dan
tanggalnya surat masuk.
d. Mencatat surat-
surat pada buku agenda surat
masuk Surat masuk langsung
dicatat di TNDE surat keluar dengan buku
agenda.
II Penyimpanan
1. Menggunakan asas
penyimpanan yang sesuai dengan lingkup
organisasi
2. Menggunakan sistem
penyimpanan yang konsisten dan sesuai
dengan lingkup organisasi
3. Menemukan kembali
arsip dinamis dengan cepat
4. Menentukan retensi
arsip 5.
Menyimpan arsip dinamis sesuai dengan
prosedur Arsip aktif masih di
administrasi perkantoran dan in aktif di Kintaka
Citerep.
Dengan menggunakan sistem TNDE.
Dengan sistem TNDE dan bisa mencari nomor
klasifikasi di sistem itu.
Yang sesuai dengan pedoman klasifikasi
Kementrian.
Setiap setahun dikirim arsip in aktif di Kintaka
III Pemeliharaan
1. Memelihara arsip
dinamis dengan baik dan benar
2. Menggunakan ruang
penyimpanan arsip dinamis yang sesuai
dengan standar
3. Dapat menentukan
arsip dinamis yang harus dipelihara
Dalam setiap setahun dua kali mengadakan
fumigasi.
Sesuai dengan yang diterapkan di bagian Biro
Umum.
Arsip aktif disimpan sesuai dengan ruangan di
administrasi perkantoran dan in aktif ada di
Kintaka dengan melakukan fumigasi
setiap setahun dua kali.
