Kita selalu didik sendiri, terus kita sekolahain kalaupun ada diklat.
75
Dalam hasil wawancara kendala pengelolaan arsip dinamis yaitu melakukan pembinaan atau bimbingan teknis dengan cara
mengelola arsip dinamis yang baik. Jika ada kegiatan diklat pegawainya mengikuti kegiatan diklat tersebut.
4. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi
Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum
Dalam pengelolaan arsip dinamis terdapat dasar hukum yaitu membuat kebijakanperaturanSOP mengenai pengelolaan arsip dinamis. Hasil
wawancara yang di dapatkan oleh penulis yaitu: Dasar hukum disini ada lengkap sesuai dengan Undang-Undang
Kementrian Pekerjaan Umum dan membuat kebijakan SOP disini pun lengkap dan disini pun ada buku-buku SOP nya. Pada setiap tahun
bikin kita SOP dan bisa merevesi SOP karena kan situasi nya berubah.
76
Hasil wawancara dasar hukum pengelolaan arsip dinamis yaitu adanya dasar hukum yang sesuai dengan Undang-Undang Kemetrian
Pekerjaan Umum. Administrasi perkantoran di Biro Umum membuat kebijakan SOP yang pada setiap tahun berubah karena dilihat dalam
situasi yang didapatkan di bagian administrasi perkantoran .
75
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
76
ibid
C. Pembahasan
1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran Di
Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum
a. Penciptaan dan penerimaan
Dalam rangka pengelolaan arsip, maka kita harus kembali ke daur hidup arsip, karena proses manajemen adalah suatu kendali atas
keseluruhan daur hidup arsip. Menurut ISO 15489-1:2001 yang menyatakan manajemen rekod adalah bagian dari tanggung jawab
manajemen untuk mrnciptakan suatu kontrol yang sistematis dan efisien mulai dari tahap penciptaan, penerimaan, pemeliharaan
penggunaa, dan pemusnahan rekod, termasuk penilaian dan pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan rekod termasuk
penilaian dan pemeliharaan bukti dan informasi mengenai aktivitas bisnis transaksi dalam bentuk rekod.
77
Arsip dinamis dalam penciptaan mempunyai tanggung jawab utama untuk mengelola
rekod dan disimpan oleh unit kerja penciptanya.
78
Arsip dinamis yang diciptakan oleh administrasi perkantoran di Biro Umum yaitu
surat masuk, surat keluar, templat naskah dinas, agenda kerja pimpinan.
77
ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition.
78
Patricia Wallace. Record Management: Integrated Information System. Englewood Cliff, NJ: Prentince Hall,1992.h.4
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, arsip dinamis yang paling sering diciptakan di adminitrasi perkantoran yaitu surat
masuk, surat keluar dan agenda kerja pimpinan. Setelah surat-surat yang diciptakan, surat-surat akan didistribusikan. Pendistribusian
ini dapat bersifat eksternal maupun internal disebarkan melalui pos, kurir khusus, sistem surat antar kantor atau langsung ke pangkalan
data komputer atau elektronik.
79
Proses pelaksanaan manajemen kearsipan dalam hal penciptaan suau arsip tergantung dari masalah
atau informasi yang akan disampaikan. Proses penciptaan surat di administrasi perkantoran dalam hasil wawancara dan observasi
yaitu: a.
Pengisian data baru b.
Nomor agenda c.
Nomor surat d.
Tanggal surat
79
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003.h.36
e. Tanggal terima
f. Pengirim
g. Ditujukan
h. Perihal
i. Tanggal masuk
j. Unit kerja
k. Subjek
Gambar Form Pengisian Surat Masuk
Hal ini dalam pelaksanaan penciptaan surat pada administrasi perkantoran berjalan dengan baik karena telah mengikuti sistem
prosedur yang ada. Surat yang masuk ke bagian Biro Umum diterima oleh kepala Biro Umum melalui sistem TNDE untuk
diberi disposisi. Setelah surat yang diterima kepala Biro umum lalu diperiksa oleh sekretaris sebelum didisposisikan dengan menulis
nomor surat, perihal,dan tanggal surat masuk lalu discan suratnya. Setelah sudah disposisi oleh kepala Biro Umum surat masuk di
