12
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Definisi Arsip
Arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
1
Menurut NARA National Archives and Records Administration, arsip adalah buku, kertas, peta, foto, material terbacakan mesin, atau materi
dokumenter lain, tanpa memperhatikan bentuk fisik atau karakteristiknya, dibuat atau diterima oleh agensi Amerika Serikat dibawah hukum federal atau
hubungannya dengan transaksi kepentingan publik dan dipreservasi oleh agensi tersebut sebagai bukti organisasi, fungsi, kebijakan, keputusan,
prosedur, operasi, atau aktivitas lain pemerintahan atau karena alasan nilai informasi di dalamnya.
2
Pengertian arsip menurut James Gregory Bradsher,
3
yaitu:
1
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2
NARA National Archives and Records Administration. Federal Enterprise Architecture Records Management Profile.
http:www.archives.govrecords-mgmtpdfrm-profile.pdf . diakses pada tanggal 20 april
2015.
3
James Gregory Bradsher “Managing Archives and Archival Institutions”. The University
Chicago Press,1991.h.3
“Archives are the official or organized records of governments, public and private institutions and organizations, gropus of people and
individuals, whatever their date, form and material appearance, which are no longer needed to conduct current business, but are preserved,
either as evidence of origins, structures, functions, and activities or because of the value of the information they contain, wheter or not they
have been transferred to an archival institution. ”
Menurut International Councial on Archives, rekod adalah informasi terekam yang dihasilkan atau diterima sebagai bagian dari aktifitas institusi
atau individu yang meliputi konten, konteks, dan struktur yang cukup untuk memberikan bukti suatu aktifitas.
4
Dari beberapa pengertian yang telah penulis uraikan, maka pengertian rekod adalah informasi yang diciptakan, diterima dan dipelihara sebagai bukti
dari kegiatan atau transaksi bisnis yang dilakukan oleh organisasi atau perorangan serta secara langsung masih digunakan untuk perencanaan atau
pengambilan keputusan yang disimpan dalam jangka waktu tertentu. Arsip dapat dibedakan menurut fungsinya, yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung untuk penyelenggaraan administarsi sehari-hari. Arsip dinamis ini masih
aktual dan berlaku untuk menunjang penyelenggaraan administrasi sehari-
4
International Councial on Archives. Electronic Record: a workbook for archivist. Paris: ICA,2005.
hari.
5
Oleh karena itu arsip dinamis masih berada di unit kerja atau unit pengolahan arsip. Arsip dinamis masih berada di berbagai kantor, baik kantor
pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyaratan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan lainnya.
6
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan, berkebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggara sehari-hari administrasi Negara. Arsip mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional akan disimpan di ANRI, dan
dapat diakses oleh masyarakat yang berkepentingan. Arsip dinamis dalam penggunaannya terbagi menjadi dua yaitu arsip
aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan dalam kegiatan langsung organisasi sebagai referensi untuk pengambilan keputusan
dan sebagai bahan kerja.
7
Arsip ini akan dipergunakan dan diolah pada unit pengolah. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan
lagi dalam kegiatan keseharian organisasi. Dalam pelaksanaannya seharusnya arsip inaktif ini disimpan di pusat arsip.
Selain itu, arsip dinamis perlu diatur, karena terdapat tiga fungsi dasar arsip dinamis
8
, yaitu:
5
Boedi martono. “Penyusutan dan Pemngamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan”. Jakarta:Pustaka Sinar Harapan,1994. h.105
6
Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.h.2
7
Dra. Krihanta. MSi. “Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka Meningkatkan Layanan
Kepada Masyarakat”. Jurnal Kearsipan ANRI vol.3 No.1 Desember 2008. h.66
8
. Penn Ira A. “Records management handbook”.England: Gower House, 1992.h.107
