propinsi atau nasional. Dilakukan aktifitas khusus dalam rangka preservasi dan mendeskripsikan archives yang disimpan.
16
Didalam setiap fase ini ada berbagai elemen dan aktifitas. Diakhir siklus, sebuah rekod bisa menuju siklus berikutnya, siklus hidup arsip
statis. Arsiparis
mengidentifikasi dan
menilai guna
rekod, mengakuisisinya, mendokumentasikan, memelihara dan menyediakan
akses ke arsip tersebut.
17
Berbagai literatur menyebutkan fase atau tahapan yang dialami rekod dalam siklus hidupnya secara beragam. Penn Ira
menyebutkan bahwa siklus hidup terdiri dari lahir fase penciptaan, hidup fase pemeliharaan dan penggunaan dan mati fase pemusnahan.
18
Menurut Kennedy, siklus hidup rekod menjadi lima fase yaitu pencitaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.
19
Sedangkan menurut Patria Wallace terdapat delapan fase yaitu penciptaan, distribusi,
penggunaan, penyimpanan rekod aktif, pemindahan, penyimpanan rekod inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan permanen. Pada fase pertama
sampai ke empat, rekod berupa rekod aktif yang dikelola dan disimpan oleh unit kerja penciptanya. Pada fase lima dan enam, rekod sudah
menjadi rekod inaktif yang menjadi tanggung jawab dan disimpan di pusat rekod. Pusat rekod bisa berlokasi di lingkungan organisasi itu sendiri atau
16
Philip C Bantin. n.d. Strategies for managing elecrtonic records: a new archival paradigm? An affirmation of our archival traditions?
http:www.indiana.edu~libarchERmacpaper12.pdf . diunduh pada
tanggal 30 April 2015.
17
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2
nd
ed. Sydney: Longman Australia, 1998.h.9
18
Penn. Ira A., dkk,. Records Management Handbook. 2
nd
ed.. Cambridge:Gower,1994.h.12.
19
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2
nd
ed. Sydney: Longman Australia, 1998.h.9
outsorcing ke pusat rekod komersial. Pada fase terakhir , rekod in aktif dinilai untuk dimusnahkan atau disimpan permanen di lembaga kearsipan
atau deporepository arsip.
20
Gambar 1 Menurut Patricia Wallace Model Siklus hidup Rekod
21
2. Model Kontinum
Model kontinum rekod merupakan model manajamen rekod sebagai sebuah proses berkesinambungan mulai dari rekod diciptakan sampai
disebarluaskan. Model ini memandang perlunya mengelola rekod dari perspektif aktifitas yang didokumentasikan oleh organisasi, bukan
visualisasi dalam tahapan berurutan, yang merupakan penekanan dari analogi siklus hidup. Hal ini seperti mengelola rekod dengan pertanyaan
rekod apa yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bukti kegiatan,
20
Patricia Wallace. Record Management: Integrated Information System. Englewood Cliff, NJ: Prentince Hall,1992.h.4
21
Ibid h.16
sistem dan peraturan apa yang diperlukan untuk menjamin rekod teratur dan terpelihara, berapa lama masa simpannya untuk kebutuhan organisasi
dan siapa yang berhak mengakses rekod tersebut. Model kontinum mendorong antisipasi kebutuhan organisasi pada masa mendatang untuk
dokumentasi pembuktian sebagai bagian integrasi manajemen operasional dan strategis.
22
Kontinum rekod sebagai sebuah model mulai diformulasikan oleh Upward berdasarkan 4 prinsip
23
, yaitu: a.
Sebuah konsep “rekod” yang termasuk didalamnya rekod dengan nilai berkelanjutan archives yang menekankan pada penggunaan
untuk transaksi, pembuktian, dan tujuan ingatan, dan menyatukan pendekatan penataan rekod, apakah untuk disimpan sementara atau
selamanya. b.
Fokus kepada rekod sebagai entitas logik daripada fisik tanpa melihat apakah berbentuk kertas atau elektronik.
c. Institusionalisasi profesi kearsipan menekankan pada kebutuhan
mengintegrasikan kearsipan kedalam proses dan tujuan bisnis dan masyarakat.
d. Ilmu kearsipan adalah dasar pengetahuan bagi penataan rekod.
22
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2
nd
ed. Sydney: Longman Australia, 1998.h.10
23
Frank Upward. Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties. 1998.
http:www.infotech.monash.edu.auresearchgroupsrcrgpublicationsrecordscontinuum-fupp1.html .
Diunduh 30 April 2015.
Kennedy menerangkan empat dimensi yang digunakan Upward pada model kontinumnya
24
,yaitu: a.
Pada tingkatan pertama, model kontinum mengidentifikasi aktifitas yang akuntable dan menciptakan bukti aktifitas yang dapat
diandalkan reliable dengan menangkap capturing rekod transaksi yang berhubungan. Rekod dari aktifitas bisnis diciptakan
sebagai bagian dari komunikasi proses bisnis dalam organisasi contoh: melalui email, software manajemen dokumen, atau
software aplikasi lainnya. b.
Pada tingkatan kedua, sistem penataan rekod mengelola “kumpulan” transaksi dan seri rekod yang mendokumentasikan
proses pada unit kerja atau sebuah fungsi tunggal dari suatu kompleksitas. Rekod yang telah diciptakan atau diterima pada
sebuah organisasi ditandai dengan metadata, termasuk bagaimana rekod bisa saling terhubung.
c. Institusionalisasi profesi kearsipan mensyaratkan penekanan
khusus pada kebutuhan untuk mengintegrasikan penataan rekod kedalam bisnis dan proses dan tujuan masyarakat.
d. Pada tingkatan keempat, pembentukan kearsipan kolaboratif
dibawah panduan otoritas kearsipan publik yang berwenang melayani masyarakat, fungsi konstituennya, dan entitas yang
24
Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2
nd
ed. Sydney: Longman Australia, 1998.
