Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran di
sekretaris agar dikirim alamat yang terkait atau bisa juga masuk ke email yang dituju yang melalui sistem TNDE. Kegiatan pencatatan
dan pendistribusian surat merupakan pengelolaan arsip untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar.
Untuk surat keluar, yang bertanggungjawab atas isi surat yaitu pegawai bagian administrasi perkantoran. Dimana untuk
pengurusan surat keluar yang dimaksud yaitu bagaimana pegawai administrasi perkantoran mengelola surat-surat yang akan dikirim
kepada instansi yang dituju. Yang terdapat dalam wawancara tersebut yaitu:
……..kalau surat keluar nya baru pake buku agenda, dikirim- kirimkan pakai buku agenda nanti di catat dengan penomoran lalu
dikirim dengan buku pengiriman.
62
b. Penyimpanan
Dalam lingkup organisasi dapat menggunakan beberapa asas penyimpanan arsip dinamis berdasarkan besar atau kecil nya
organisasi tersebut. Mengenai asas yang digunakan oleh administrasi perkantoran di peroleh hasil wawancara sebagai
berikut: Jadi kalau arsip aktif masih di bagian administrasi perkantoran,
nanti transisi aktif dikirim di Kintaka di gedung citereup.
63
Berdasarkan hasil wawancara arsip aktif ada di bagian di administrasi perkantoran, sedangkan yang in aktif ada di Kintaka
62
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
63
ibid
Citerep. Penyimpanan arsip dinamis yang digunakan di administrasi perkantoran di bagian Biro Umum adalah asas
desentralisasi. Dalam hal ini pengelolaan arsip dinamis, Administrasi Perkantoran bagian kearsipan mempunyai tanggung
jawab. Mengenai sistem penyimpanan arsip dinamis pada administrasi
perkantoran di Biro Umum, berikut penjelasan dari hasil wawancara yaitu:
Tergantung yang dicari arsip apanya, apakah mau mencari arsip aktif atau in aktif, kalau arsip aktif misalnya dia mau mencari
surat masuk ke kepala Biro Umum kan sudah masuk semuanya jadi sudah gampang dicari di box atau sesuai dengan klasifikasi nya.
64
Informasi yang didapatkan yaitu sistem penyimpanan tergantung dalam masa arsip aktif ataupun arsip in aktif. Arsip aktif dapat
mencari manual yang sesuai dengan klasifikasi. Sedangkan arsip in aktif pun juga mencari dengan manual yang sudah klasifikasi.
Dalam penemuan kembali arsip dinamis dalam hasilwawancara yaitu:
Kita ada website PU disitu ada TNDE jika di klik ada password nya dengan menggunakan password saya, sudah terdaftar id saya
dan bisa menggunakan. Jadi di website PU di TNDE bisa dikoreksi surat masuk dengan konsep yang diinginkan.
65
Dalam hasil wawancara dalam pencarian arsip dapat dilihat di sistem TNDE yang bisa dilihat di website Kementrian Pekerjaan
64
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
65
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
Umum dan menggunakan user dan password dengan identitas pegawai. Dalam pencarian arsip ini, arsip yang diinginkan bisa di
buka di TNDE agar mudah dapat mencari arsip yang diinginkan. Mengenai prosedur penyimpanan arsip dinamis, terdapat
wawancara yang dilakukan oleh penulis yaitu: ….Dan sudah di klasifikasinya yg sudah ada di box nya. Setiap
tahunnya arsip yang sudah in aktif dikirim di Kintaka citerep
66
Berdasarkan wawancara, prosedur penyimpanan arsip dinamis telah dilaksanakan di administrasi perkantoran yaitu dengan
klasifikasi sesuai dengan pokok masalah. Dalam setiap setahun arsip yang transisi nya aktif dikirim ke gedung Kintaka Citerep.
c. Pemeliharaan
Indikator penilaian merupakan tahap ketiga dalam pengelolaan arsip dinamis. Indikator pemeliharaan ini, administrasi perkantoran
di Biro Umum telah melakukan kegiatan agar arsip dinamis tetap terpelihara, baik segi isi maupun luar, seperti hasil wawancara
yaitu: Dalam pemeliharaan setiap setahun 2x fumigasi. Arsip aktif ada
ruangan nya baru, dulu penyimpanan arsip aktif ada disetiap bagian dan sekarang ada ruangan khusus untuk penyimpanan
arsip aktif jadi semua arsip Biro ada disatu tempat di ruangan itu, supaya untuk menghindari banyak duplikasi jadi yang disitu hanya
asli saja. Begitu surat masuk datang dari luar disimpan di staf kepada kepala Biro Umum, Kepala Biro Umum ada sentral file
disitu. jawab digabung di sentral file yang copy-copy lain dibuang. Maka praktis sistem nya jadi yang akan datang tidak ada nya
66
ibid
tumpuk-tumpukan surat dimeja. Jadi dari sisi tata ruangan nya lebih bagus, rapih dan sehat.
67
Berdasarkan hasil wawancara dalam pemeliharaan administrasi perkantoran di Biro Umum, melakukan kegiatan dalam arsip aktif
maupun in aktif. Kegiatan pemeliharaan arsip aktif adanya penyimpanan ruang untuk menyimpan surat yang masih aktif dan
tertata dengan rapih, agar tidak terjadinya tumpukan-tumpukan surat yang dimeja pegawai. Sedangkan arsip in aktif setiap dua kali
setahun melakukan kegiatan fumigasi agar tidak adanya terjadi kuman ataupun ada binatang.
d. Penyusutan dan pemusnahan
Indikator penyusutan dan pemusnahan adalah tahap akhir dalam mengenai pengelolaan arsip dinamis. Mengenai dalam indikator
penyusutan dan pemusnahan melakukan penilaian arsip dinamis, dalam hasil wawancara yang didapatkan yaitu:
ada tim nya, ini kan tidak setiap saat penilaian. Kalau ada usulan ingin melakukan penyusutan atau pemusnahan biasa dia
melakukan pembentukan tim di unit itu. Tim penilaian, mana arsip yang akan dinilai arsip nya dari daftar arsip tim yang mana harus
masih diperlukan atau masih yang tidak perlukan sesuai dengan JRA
68
Berdasarkan wawancara dalam indikator penilaian melakukan
penyusutan dan pemusnahan dalam melakukan tim dari unit yang ingin melakukan pemusnahan. Dari penilaian tim, menilai arsip
67
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
68
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
dinamis itu sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip JRA dan dipilih arsip yang masih layak digunakan atau tidaknya.
Dalam berapa kali arsip dinamis menyerahkan arsip administrasi perkantoran di Biro Umum kepada ANRI, yang
terdapat dalam wawancara yaitu: Tidak rutin, jadi dilihat berdasarkan JRA nya. Lalu kita bikin tim
penyerahan terus tim itu bekerja baru dilaporkan ke ANRI. Ini baru di data untuk diserahkan.
69
Berdasarkan wawancara, kegiatan penyerahan arsip dinamis di
adminitrasi perkantoran ke ANRI membentuk tim untuk memeriksa arsip mananya yang masa jadwal retensi arsip yang
sudah lebih tapi arsipnya bersifat penting maka dikirim ke ANRI.