Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran di

sekretaris agar dikirim alamat yang terkait atau bisa juga masuk ke email yang dituju yang melalui sistem TNDE. Kegiatan pencatatan dan pendistribusian surat merupakan pengelolaan arsip untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Untuk surat keluar, yang bertanggungjawab atas isi surat yaitu pegawai bagian administrasi perkantoran. Dimana untuk pengurusan surat keluar yang dimaksud yaitu bagaimana pegawai administrasi perkantoran mengelola surat-surat yang akan dikirim kepada instansi yang dituju. Yang terdapat dalam wawancara tersebut yaitu: ……..kalau surat keluar nya baru pake buku agenda, dikirim- kirimkan pakai buku agenda nanti di catat dengan penomoran lalu dikirim dengan buku pengiriman. 62 b. Penyimpanan Dalam lingkup organisasi dapat menggunakan beberapa asas penyimpanan arsip dinamis berdasarkan besar atau kecil nya organisasi tersebut. Mengenai asas yang digunakan oleh administrasi perkantoran di peroleh hasil wawancara sebagai berikut: Jadi kalau arsip aktif masih di bagian administrasi perkantoran, nanti transisi aktif dikirim di Kintaka di gedung citereup. 63 Berdasarkan hasil wawancara arsip aktif ada di bagian di administrasi perkantoran, sedangkan yang in aktif ada di Kintaka 62 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. 63 ibid Citerep. Penyimpanan arsip dinamis yang digunakan di administrasi perkantoran di bagian Biro Umum adalah asas desentralisasi. Dalam hal ini pengelolaan arsip dinamis, Administrasi Perkantoran bagian kearsipan mempunyai tanggung jawab. Mengenai sistem penyimpanan arsip dinamis pada administrasi perkantoran di Biro Umum, berikut penjelasan dari hasil wawancara yaitu: Tergantung yang dicari arsip apanya, apakah mau mencari arsip aktif atau in aktif, kalau arsip aktif misalnya dia mau mencari surat masuk ke kepala Biro Umum kan sudah masuk semuanya jadi sudah gampang dicari di box atau sesuai dengan klasifikasi nya. 64 Informasi yang didapatkan yaitu sistem penyimpanan tergantung dalam masa arsip aktif ataupun arsip in aktif. Arsip aktif dapat mencari manual yang sesuai dengan klasifikasi. Sedangkan arsip in aktif pun juga mencari dengan manual yang sudah klasifikasi. Dalam penemuan kembali arsip dinamis dalam hasilwawancara yaitu: Kita ada website PU disitu ada TNDE jika di klik ada password nya dengan menggunakan password saya, sudah terdaftar id saya dan bisa menggunakan. Jadi di website PU di TNDE bisa dikoreksi surat masuk dengan konsep yang diinginkan. 65 Dalam hasil wawancara dalam pencarian arsip dapat dilihat di sistem TNDE yang bisa dilihat di website Kementrian Pekerjaan 64 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. 65 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. Umum dan menggunakan user dan password dengan identitas pegawai. Dalam pencarian arsip ini, arsip yang diinginkan bisa di buka di TNDE agar mudah dapat mencari arsip yang diinginkan. Mengenai prosedur penyimpanan arsip dinamis, terdapat wawancara yang dilakukan oleh penulis yaitu: ….Dan sudah di klasifikasinya yg sudah ada di box nya. Setiap tahunnya arsip yang sudah in aktif dikirim di Kintaka citerep 66 Berdasarkan wawancara, prosedur penyimpanan arsip dinamis telah dilaksanakan di administrasi perkantoran yaitu dengan klasifikasi sesuai dengan pokok masalah. Dalam setiap setahun arsip yang transisi nya aktif dikirim ke gedung Kintaka Citerep. c. Pemeliharaan Indikator penilaian merupakan tahap ketiga dalam pengelolaan arsip dinamis. Indikator pemeliharaan ini, administrasi perkantoran di Biro Umum telah melakukan kegiatan agar arsip dinamis tetap terpelihara, baik segi isi maupun luar, seperti hasil wawancara yaitu: Dalam pemeliharaan setiap setahun 2x fumigasi. Arsip aktif ada ruangan nya baru, dulu penyimpanan arsip aktif ada disetiap bagian dan sekarang ada ruangan khusus untuk penyimpanan arsip aktif jadi semua arsip Biro ada disatu tempat di ruangan itu, supaya untuk menghindari banyak duplikasi jadi yang disitu hanya asli saja. Begitu surat masuk datang dari luar disimpan di staf kepada kepala Biro Umum, Kepala Biro Umum ada sentral file disitu. jawab digabung di sentral file yang copy-copy lain dibuang. Maka praktis sistem nya jadi yang akan datang tidak ada nya 66 ibid tumpuk-tumpukan surat dimeja. Jadi dari sisi tata ruangan nya lebih bagus, rapih dan sehat. 67 Berdasarkan hasil wawancara dalam pemeliharaan administrasi perkantoran di Biro Umum, melakukan kegiatan dalam arsip aktif maupun in aktif. Kegiatan pemeliharaan arsip aktif adanya penyimpanan ruang untuk menyimpan surat yang masih aktif dan tertata dengan rapih, agar tidak terjadinya tumpukan-tumpukan surat yang dimeja pegawai. Sedangkan arsip in aktif setiap dua kali setahun melakukan kegiatan fumigasi agar tidak adanya terjadi kuman ataupun ada binatang. d. Penyusutan dan pemusnahan Indikator penyusutan dan pemusnahan adalah tahap akhir dalam mengenai pengelolaan arsip dinamis. Mengenai dalam indikator penyusutan dan pemusnahan melakukan penilaian arsip dinamis, dalam hasil wawancara yang didapatkan yaitu: ada tim nya, ini kan tidak setiap saat penilaian. Kalau ada usulan ingin melakukan penyusutan atau pemusnahan biasa dia melakukan pembentukan tim di unit itu. Tim penilaian, mana arsip yang akan dinilai arsip nya dari daftar arsip tim yang mana harus masih diperlukan atau masih yang tidak perlukan sesuai dengan JRA 68 Berdasarkan wawancara dalam indikator penilaian melakukan penyusutan dan pemusnahan dalam melakukan tim dari unit yang ingin melakukan pemusnahan. Dari penilaian tim, menilai arsip 67 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. 68 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. dinamis itu sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip JRA dan dipilih arsip yang masih layak digunakan atau tidaknya. Dalam berapa kali arsip dinamis menyerahkan arsip administrasi perkantoran di Biro Umum kepada ANRI, yang terdapat dalam wawancara yaitu: Tidak rutin, jadi dilihat berdasarkan JRA nya. Lalu kita bikin tim penyerahan terus tim itu bekerja baru dilaporkan ke ANRI. Ini baru di data untuk diserahkan. 69 Berdasarkan wawancara, kegiatan penyerahan arsip dinamis di adminitrasi perkantoran ke ANRI membentuk tim untuk memeriksa arsip mananya yang masa jadwal retensi arsip yang sudah lebih tapi arsipnya bersifat penting maka dikirim ke ANRI.

2. Perlengkapan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran di

Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum Untuk mengetahui perlengkapan arsip dinamis yang digunakan di Administrasi Perkantoran di Biro Umum, maka hasil wawancara sebagai berikut: perlengkapan kita standar ada nya rool O’pac, box arsip, scanner, printer, komputer, ruang penyimpan arsip, rak penyimpanan arsip, meja dan kursi pemilah arsip, lemari besi arsip tahan api, tempat embarkasi arsip, penyedot debu, trolly, tempat tidur petugas mess. 70 Berdasarkan wawancara, perlengkapan yang digunakan adminitrasi perkantoran di Biro Umum yaitu rool O’pac, box arsip, scanner, 69 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. 70 ibid printer, komputer, ruang penyimpan arsip, rak penyimpanan arsip, meja dan kursi pemilah arsip, lemari besi arsip tahan api, tempat embarkasi arsip, penyedot debu, trolly, tempat tidur petugas mess.

3. Kendala pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi

Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum Pengelolaan arsip dinamis, ada 5 kendala yang dihadapi oleh Administrasi Perkantoran di Biro Umum, yaitu anggaran dana dalam pengelolaan arsip,ruang penyimpanan arsip, sistem pengamanan arsip, merekrut pegawai di bidang kearsipan, dan melakukan kegiatan pelatihan untuk mengoptimalkan sumber daya manusia. Dalam hasil wawancara penulis mendapatkan informasi mengenai kendala dalam pengelolaan arsip dinamis sebagai berikut: a. Anggaran dana Kendala pertama dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu anggaran dana, sebagaimana hasil dari wawancara yaitu: Setiap tahun anggaran ada khususnya untuk arsip ini. anggaran pengelolaan arsip ada,anggaran perawatan gedung ada, anggaran pemeliharaan arsip ada, tunjangan-tunjangan kesejahteraan ada, tingkat kesehatan ada untuk kesehatan pegawainya. 71 Berdasarkan jawaban dari wawancara, anggaran dana pengelolaan arsip dinamis setiap tahunnya ada. Anggaran dana tersebut sudah dikelompokkan seperti angggaran untuk pengelolaan arsip, anggaran untuk perawatan gedung, anggaran untuk pemeliharaan 71 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. arsip, anggaran untuk tunjangan kesejahteraan dan anggaran kesehatan untuk pegawai. b. Fasilitas Kendala kedua dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu fasilitas. Sebagaimana terdapat hasil wawancara sebagai berikut: Fasilitas penunjang yang memadai ada yaitu kantor gedung Kintaka,rak penyimpanan boks arsip, lemari besi arsip tahan api, ruang rapat, meja dan kursi untuk pemilahan arsip, tempat embarkasi arsip, mess kintaka, olahraga,senam dan lain-lain. 72 Berdasarkan wawancara, fasilitas dalam pengelolaan arsip fasilitasnya memadai. Misalnya, kantor gedung Kintaka,rak penyimpanan boks arsip, lemari besi arsip tahan api, ruang rapat, meja dan kursi untuk pemilahan arsip, tempat embarkasi arsip, mess kintaka, olahraga,senam dan lain-lain. c. Sistem Pengamanan Arsip Dinamis Kendala ketiga dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu sistem pengamanan arsip dinamis. Mengenai dalam kendala ketiga wawancara didapatkan yaitu: Dan disana pun ada satpam, dan pegawai kebersihan taman, pegawai kebersihan arsip, kebersihan mess ada. Arsip aktif pun kan terawat jadi bisa dipantau oleh pegawainya dan setiaphari dibersihkan oleh petugas kebersihan jadi ringan tidak mengeluarkan biaya. Dalam sistem pengamanan nya ada kunci ruangan yang berlapis. 73 Hasil wawancara yang didapatkan dalam sistem pengaman pengelolaan arsip dinamis yaitu ada nya petugas kebersihan untuk 72 ibid 73 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015. membersihkan ruang arsip dan ada satpam. Jika arsip aktif dengan sistem pengamanan bisa dipantau oleh pegawai dan di bersihkan oleh petugas kebersihan. Sedangkan arsip in aktif yang di Kintaka sistem pengamanan nya adanya kunci ruangan yang berlapis-lapis. d. Merekrut pegawai bidang kearsipan Kendala keempat dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu merekrut pegawai bidang kearsipan. Terdapat hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis yaitu: ……….. disini pegawai yang harian aja bukan PNS, OB saja disuruh bisa untuk menata arsip. Saya perdayakan begitu, kalau saya menghandalkan arsiparis tidak cukup, arsiparis kan persyaratan pegawai negri tidak setiap tahun pegawai negri adanya arsiparis dan tidak setiap tahun kita mendapatkan jatah arsiparis kalau mengharapkan itu tidak selesai pekerjaan saya. 74 Hasil wawancara yang didapatkan dalam kendala merekrut pegawai bidang kearsipan yaitu tidak adanya perekrutan pegawai di bidang kearsipan, jadi Office boy pun bisa dihandalkan dalam penataan arsip. Jika menghandalkan arsiparis tidak cukup, karena persyaratan dalam arsiparis pegawai negri. Jadi setiap tahun administrasi perkantoran tidak mendapatkan pegawai bidang kearsipan, jika mengharapkan pegawai bidang kearsipan tidak selesainya pekerjaan pengelolaan arsip dinamis. e. Mengoptimalkan Sumber Daya Manusia Kendala yang kelima dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu mengoptimalkan SDM. Penulis memperoleh hasil wawancara sebagai berikut: 74 Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.