perusahaan sudah menerapkan sistem kombinasi. Hal ini diterapkan berdasarkan kebutuhan untuk mengakses arsip dinamis. Apabila arsip
dinamis masih sangat dibutuhkan maka penyimpanan dilakukan pada unit bisnis masing-masing. Ketika penggunaanya sudah mulai menurun maka
akan disimpan di tempat penyimpanan. Sentralisasi akan sangat baik diterapkan untuk arsip dinamis yang sudah jarang digunakan untuk
aktifitas bisnis.
34
Terdapat tempat penyimpanan arsip yangdikenal dengan nama records centre atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis harus merupakan
tempat penyimpanan secara fisik aman untuk melindungi arsip dinamis. Pusat arsip dinamis terdiri dari tiga pilihan
35
, yaitu: a.
Penyimpanan On-site Jenis pusat arsip dinamis ini menggunakan ruangan yang tersedia di
perusahaan yang bersangkutan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis.
Jenis ini cocok bagi perusahaan yang memiliki arsip dinamis dalam jumlah sedikit.
b. Penyimpanan Off-site
Pada jenis pusat dinamis ini, perusahaan harus mendirikan ruangan untuk menyimpan arsip dinamis. Biasanya lokasi penyimpanan jauh
34
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003.
35
Elizabet and Geoffrey Yeo. “Managing Records: a handbook of principles and practice”.London:Facet
Publishing.2003.
dari kota dengan maksud untuk menghemat biaya. Pusat arsip dinamis ini disiapkan untuk menangani arsip dinamis dalam jumlah besar.
c. Penyimpanan Komersial
Pusat arsip dinamis ini dikelola oleh pihak swasta. Perusahaan dapat membuat kontrak kerja dengan perusahaan yang menyediakan layanan
tersebut atau menyewa tempat yang dikelola suatu perusahaan untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip dinamis.
3. Sistem Informasi Kearsipan
Untuk mengelola arsip tidak hanya dibutuhkan suatu teknik-teknik manajemen secara umum, tetapi juga diperlukan suatu sikap tertentu.
Pengelolaan arsip merupakan suatu rangkaian suatu sistem yang terdiri masukan input, proses dan keluaran output. Dalam tahap input seluruh
pengaturan arsip harus dapat menentukan taksiran untuk memastikan materi yang ada dapat dikelola dan diawasi. Arsip yang masuk ketempat
penyimpanan sebelumnya harus melalui suatu penilaian untuk memastikan transfer di pusat arsip.
36
Dalam tahap proses, secara normal materi arsip ditata menurut pengelompokannya, dibuat deskripsinya dan dikonservasi. Tujuan dari
deskripsi arsip adalah sebagai kontrol administrasi pengawasan atas materi melalui pengolahan secara fisik dan dalam penyimpanan atau
kontrol intelektual untuk memudahkan pencarian mekanis maupun dengan
36
Michael Cook “ Archives Administration A Manual fot Intermediate and Smaller Organization and
Local Gonvernment”. Kent: WM Dawson son Ltd. 1977.h.37.
data layanan dapat dipromosikan dengan menyajikan materi yang tersedia. Kegiatan ini akan berlanjut, dengan penyediaan fasilitas akses bagi
pengguna yang datang. Untuk hal yang lebih khusus perlu dirancang suatu sarana temu kembali yang di dasarkan atas deskripsi arsip, dan kalau
mungkin menerbitkannya.
37
Elemen-elemen yang perlu di perhatikan dalam pengelolaan arsip secara institusional termasuk dalam hal ini program-program kearsipan
guna mendukung sistem informasi kearsipan
38
, meliputi: a.
Penetapan tujuan mission statement b.
Sumber financial yang cukup memadai c.
Prosedur tertulis untuk melindungi materi kearisipan d.
Arsiparis yang professional e.
Komitmen untuk melayani dan kelanjutan pembelajaran f.
Fasilitas yang memadai untuk penyimpanan dan penggunaan materi kearsipan
g. Program kerja sama dengan pihak lain pengelolaan kearsipan.
Sedangkan menurut James, sistem informasi kearsipan terdiri dari beberapa komponen kunci yang kesemuanya harus dapat bekerja sama
untuk membentuk komunikasi yang efektif dengan pengguna. Dalam hal ini ada tiga bagian yang penting dari sistem informasi kearsipan. Pertama,
informasi tentang rekod dan mereka yang menciptakannya. Kedua, alat-
37
Toto Widyarsono “Evaluasi Aksebilitas Arsip:Studi Kasus di Unit Layanan Informasi Arsip Nasional
Republik Indonesia”. Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2002.h.14
38
Richard J. Cox “Managing of Institational Archives Foundational Principles and Practices”. New
York:Greenwood Press.1992.h.26-27
alat yang digunakan untuk menunjukkan informasi. Ketiga, suatu standar dan aturan-aturan yang menindaklanjuti dan penciptaan alat-alat
tersebut.
39
Dalam hal ini informasi, harus ada uraian yang menerangkan bagian khusus atas informasi tentang rekod, asal-usulnya. Penggambaran
selanjutnya mengenai isi intelektual atas rekod, penyediaan informasi tentang bagaimana menemukannya termasuk aksesnya dan hubungannya
dengan rekod lain. Menurut Kennedy persyaratan fungsional sistem manajemen rekod
adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod yang mencakup registrasi, klasifikasi, pengindeksan, perawatan, penelurusan, temu
kembali, pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan akses kontrol.
40
E. Sistem Temu Kembali
Pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh pengguna yang memiliki akses. Oleh karena itu, arsip yang disimpan
memungkinkan untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkan. Peminjaman arsip yang telah disimpan dilakukan dengan tahapan-tahapan
temu kembali arsip. Sebuah sistem penyimpanan arsip tidak dikatakan efektif, kecuali jika
sistem tersebut dapat memberikan informasi secepat mungkin sesuai dengan permintaan. Sebuah pusat arsip dinamis dianggap baik dilihat dari
39
James M. O.Toole. “Understanding archives and manuscripts”. Tian Xia Wenhua Chuban,1996.h.80.
40
Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2
nd
ed. Sydney: Longman Australia, 1998.h.199.
