Sistem Temu Kembali SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA

didasarkan atas kebutuhan mengumpulkan dokumen atau informasi, akan tetapi juga upaya pengorganisasian dokumen atau informasi untuk disajikan dan diakses oleh pemakai secara mudah dan cepat. 44 Arsip menyimpan informasi yang merupakan sumberdaya berharga dan merupakan aset penting organisasi. Pengelolaan rekod yang baik akan membantu pencarian informasi yang dibutuhkan secara tepat dan cepat. Riset oleh Feldman 2004 menyebutkan pekerja pengetahuan knowledge workers menghabiskan 15-35 waktunya untuk mencari informasi terkait pekerjaan yang dilakukan. Riset oleh Lexis Nexis 2010a, 2010b di Eropa, Asia Pasifik dan Afrika juga menguatkan bahwa information overload membuat para pekerja kewalahan dan mengalami demoralisasi. Pengelolaan rekod yang baik juga akan memudahkan proses saat organisasi ingin mengimplementasikan teknologi informasi. Hingga akhir 1970-an, rekod masih didominasi oleh media konvensional berupa kertas. Tahun 1981 IBM merilis komputer personal dengan sistem operasi DOS pertama kali, komputer mulai digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Tahun 1984 penggunaan komputer personal semakin marak dengan dirilisnya Komputer Personal dan perusahaan Apple merilis komputer Macintosh. Tahun itu juga dirilis perangkat lunak pengolah kata Word Perfect yang membuat PC marak digunakan untuk automasi perkantoran. Pertengahan tahun 1990-an internet sudah mempunyai dampak dahsyat terhadap kultur dan perekonomian dengan beragam metode 44 Agus Rifai. “Peran Pustakawan Intermediary dalam Memenuhi Informasi Pemakai”. Al Maktabah, vol 4. No 1, April 2002:1-12 komunikasi baru: surat elektronik, pesan instan, percakapan telepon Voice Over Internet Protocol, panggilan video dua arah, dan World Wide Web WWW. 45 Para ahli dibidang informasi memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap perkambangan sistem temu kembali arsip dengan menggunakan komputer karena pada dasarnya penanganan temu kembali arsip mencakup langkah-langkah dasar dalam temu kembali informasi, namun tetap memiliki perbedaan prosedur-prosedur pengoperasian yang spesifik. Sasaran utama dari temu kembali arsip adalah menyediakan akses dengan cepat ke informasi yang dibutuhkan dan untuk orang yang tepat, membangun prosedur yang efisien untuk proses keluarnya arsip dari tempat penyimpanan, dan mengendalikan pengembalian arsip ke tempat penyimpanan. Para ahli berpendapat bahwa temu kembali arsip akan lebih efektif jika dilakukan dengan menggunakan komputer terotomasi. Sebuah sistem temu kembali dirancang untuk menemukan kembali dokumen atau informasi yang dibutuhkan pengguna. Sebuah sistem harus dapat menyediakan arsip yang benar untuk pengguna yang tepat. Untuk memenuhi permintaan pengguna sebuah sistem temu kembali harus dapat menganalisis isi dari arsip berdasarkan pertanyaan query yang diberikan oleh pengguna dan mencocokannya untuk ditemukan kembali. Oleh karena itu, tugas sistem temu kembali adalah mengumpulkan dan mengelola arsip 45 Hendro Wicaksono . “Rancang Bangun Sistem Rekod Elektronik yang Terintegrasi dengan Sistem Penanganan Kasus pada Lembaga Bantuan Hukum Jakarta”. Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2014.h.6 dalam satu atau beberapa subjek untuk diberikan ke pengguna. Terdapat tujuh fungsi utama sistem temu kembali 46 , yaitu: 1. Mengidentifikasi arsip sesuai dengan permintaan pengguna. 2. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada. 3. Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang memungkinkan untuk mencocokkan permintaan pengguna. 4. Menganalisis permintaan pengguna dan mewakili mereka dalam bentuk yang dapat mencocokkan permintaan tersebut dengan database. 5. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data. 6. Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan pengguna. 7. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna. Sistem temu kembali di desain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk menjembatani kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia dalam situasi seperti yang dikemukakan oleh Belkin 47 , yaitu: a. Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumen menggunakan sekumpulan konsep. b. Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan oleh penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan menemukannya dengan baik. 46 Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. London:Facet Publishing,2004.h.3 47 Belkin, N.J. “Anomalous State of Knowledge as a Basis for Information Retrieval”. Canadian Journal of Information Science,5, 1980. c. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide yang dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan query. Lancaster mengatakan terdapat enam subsitem penting yang ada dalam sistem temu kembali 48 , yaitu: a. Subsistem dokumen b. Subsistem pengindeks c. Subsistem kosa kata d. Subsistem pencarian e. Sistem antarmuka interface pengguna f. Subsistem pencocokan. Sementara itu menurut Tague-Sutcliffe melihat Sistem Temu Kembali sebagai suatu proses yang terdiri dari enam komponen utama, 49 yaitu: a. Kumpulan dokumen b. Pengindeks c. Kebutuhan informasi pemakai d. Strategi pencarian e. Kumpulan dokumen yang ditemukan f. Penilaian relevansi 48 Lancaster, F.W. “Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing and Evoluation”. 2 nd ed. New York: Wiley,1979. h.13 49 Tague- Sutclife, J.M., “Some Perspective on the Evaluation of Information Retrieval System”, Journal of the American Society for Information Science, 471, 1996. h.1-3. Berdasarkan dari dua pendapat ini, perbedaan kompenen Sistem Temu Kembali terletak pada penilaian relevansi, yaitu suatu tahap dalam temu kembali untuk menentukan dokumen yang relevan dengan kebutuhan informasi pemakai. Umumnya sistem temu kembali dibuat oleh orang-orang yang ahli dalam bidang teknologi informasi. Namun, para pakar dibidang arsip juga memiliki peran penting dalam merancang sistem temu kembali arsip karena pada dasarnya pengelolaan arsip berbeda dengan pengelolaan informasi atau perpustakaan. Menurut Chowdhury merangkum dari beberapa pendapat mengenai racangan sistem temu kembali yang umum dimiliki 50 , yaitu: 1. Parameter umum a. Tujuan b. Cakupan c. Fungsi d. Bentuk organisasi e. Sumber-sumber keuangan 2. Parameter masukan a. Ulasan b. Tipe input c. Penerimaan acquisition d. Proses input 50 Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. London:Facet Publishing,2004.h.7-8 e. Analisis subjek dan pengindeks 3. Parameter keluaran a. Layanan b. Produk c. Pengguna d. Pengolahan produk arsip e. Pemasaran dan perindustrian f. Umpan balik pengguna g. Standarisasi 4. Parameter internal a. Penyimpanan dokumen b. Penyimpanan data indeks c. Pengendalian kosa kata d. Tingkat mekanisasi e. Sentralisasi operasi f. Aspek pegawai Kegiatan penemuan kembali arsip akan sangat tergantung pada sistem pemberkasan yang dipergunakan dan tidak berdasarkan pada orang yang menyimpan. Pada dasarnya proses penemuan kembali sangat erat kaitannya dengan sistem penyimpanannya. 51 51 Dirjen PT dan ANRI. “Bahan Ajar Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Arsip Dinamis:ManajemenArsip Aktif”. Jakarta:Dirjen PT dan ANRI,2002.h.26

F. Proses Temu Kembali Arsip

Dimasa lalu, ketika alat temu kembali berbasis kertas dan sering mengalami kesulitan dalam menggunakannya, para ahli arsip sering menjadi pilihan utama untuk keefektifan temu kembali. Sekarang, jika online database digunakan sebagai pengganti untuk daftar kertas dan indeks, arsiparis dapat mendukung untuk pencarian database dan mungkin perannya akan menjadi lebih sedikit. Namun dalam sistem arsip yang kompleks, peran arsiparis masih dibutuhkan untuk mendukung pengguna yang tidak berhasil dalam pencariannya. Jika arsip tercetak atau arsip elektronik yang disimpan secara offline dikirim pengguna, maka dalam proses pengiriman diperlukan tenaga pengirimanarsiparis secara intensip. Sedangkan jika arsip ditangani secara online dan pengguna memiliki software yang dapat mengakses arsip tersebut, maka arsip-arsip dapat dikirim dengan intranet dengan mekanisme standar. Pada saat teknologi web digunakan, temu kembali dapat diakses melalui pencarian web dengan link langsung dari antarmuka pengguna ke tempat penyimpanan arsip. Sistem elektronik tidak membutuhkan manusia staf yang berfungsi sebagai penghubung temu kembali dan pengembalian arsip, kecuali apabila arsip yang disimpan dalam bentuk offline, seperti dalam pita atau piringan yang tidak dapat secara otomatis diakses melalui server. Ukuran untuk menjaga arsip dari pengguna yang tidak sah dapat dirancang ke dalam sistem. Oleh karena itu, dibutuhkan verifikasi secara manual mengenai hak akses. Dokumen sebagai objek data dalam Sistem Temu Kembali merupakan sumber informasi. Dokumen biasanya dinyatakan dalam bentuk indeks atau kata kunci. Kata kunci dapat diekstrak secara langsung dari teks dokumen atau ditentukan secara khusus oleh pengguna subjek dalam proses pengindeksan yang dasarnya terdiri dari proses analisis dan representasi dokumen. Pengindeksan dilakukan dengan menggunakan sistem pengindeksan tertentu, yaitu himpunan kosa kata yang dapat dijadikan sebagai bahasa indeks sehingga diperoleh informasi yang terorganisasi. Sementara itu, pencarian diawali dengan adanya kebutuhan informasi pengguna. Dalam hal ini Sistem Temu Kembali Informasi berfungsi untuk menganalisis pertanyaan query pengguna yang merupakan representasi dari kebutuhan informasi untuk mendapatkan pertanyaan-pertanyaan pencarian yang tepat. Selanjutanya pertanyaan-pertanyaan pencarian tersebut dipertemukan dengan informasi yang telah terorganisasi dengan suatu fungsi penyesuaian matchin function tertentu sehingga ditemukan dokumen atau sekumpulan dokumen . Proses tersebut dapat diilustrasikan seperti Gambar 4. 52 52 Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. London:Facet Publishing,2004.h.4 Gambar 4. Menurut Chowdurry, G.G . Garis Besar Sistem Temu Kembali Berdasarkan Gambar 4 Proses sistem temu kembali dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu analisis isi,dan pencarian dan temu kembali. Analisis isi mencakup tugas yang berhubungan dengan menganalisis, mengatur dan menyimpan arsip. Sedangkan pencarian dan temu kembali mencakup tugas yang berhubungan dengan menganalisis permintaan pengguna, menciptakan, sebuah formula pencarian, proses pencarian, dan menemukan kembali arsip. Sumber informasiarsip Analisis dan penggambaran Informasi arsip yang dikelola Menemukan informasiarsip Penyesuaian Pengguna Analisis query Pernyataan pencarian