Sistem Temu Kembali SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA
didasarkan atas kebutuhan mengumpulkan dokumen atau informasi, akan tetapi juga upaya pengorganisasian dokumen atau informasi untuk disajikan
dan diakses oleh pemakai secara mudah dan cepat.
44
Arsip menyimpan informasi yang merupakan sumberdaya berharga dan merupakan aset penting organisasi. Pengelolaan rekod yang baik akan
membantu pencarian informasi yang dibutuhkan secara tepat dan cepat. Riset oleh Feldman 2004 menyebutkan pekerja pengetahuan knowledge workers
menghabiskan 15-35 waktunya untuk mencari informasi terkait pekerjaan yang dilakukan. Riset oleh Lexis Nexis 2010a, 2010b di Eropa, Asia Pasifik
dan Afrika juga menguatkan bahwa information overload membuat para pekerja kewalahan dan mengalami demoralisasi. Pengelolaan rekod yang baik
juga akan memudahkan proses saat organisasi ingin mengimplementasikan teknologi informasi. Hingga akhir 1970-an, rekod masih didominasi oleh
media konvensional berupa kertas. Tahun 1981 IBM merilis komputer personal dengan sistem operasi DOS pertama kali, komputer mulai digunakan
dalam kehidupan sehari-hari. Tahun 1984 penggunaan komputer personal semakin marak dengan dirilisnya Komputer Personal dan perusahaan Apple
merilis komputer Macintosh. Tahun itu juga dirilis perangkat lunak pengolah kata Word Perfect yang membuat PC marak digunakan untuk automasi
perkantoran. Pertengahan tahun 1990-an internet sudah mempunyai dampak dahsyat terhadap kultur dan perekonomian dengan beragam metode
44
Agus Rifai. “Peran Pustakawan Intermediary dalam Memenuhi Informasi Pemakai”. Al Maktabah, vol
4. No 1, April 2002:1-12
komunikasi baru: surat elektronik, pesan instan, percakapan telepon Voice Over Internet Protocol, panggilan video dua arah, dan World Wide Web
WWW.
45
Para ahli dibidang informasi memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap perkambangan sistem temu kembali arsip dengan menggunakan
komputer karena pada dasarnya penanganan temu kembali arsip mencakup langkah-langkah dasar dalam temu kembali informasi, namun tetap memiliki
perbedaan prosedur-prosedur pengoperasian yang spesifik. Sasaran utama dari temu kembali arsip adalah menyediakan akses dengan cepat ke informasi
yang dibutuhkan dan untuk orang yang tepat, membangun prosedur yang efisien untuk proses keluarnya arsip dari tempat penyimpanan, dan
mengendalikan pengembalian arsip ke tempat penyimpanan. Para ahli berpendapat bahwa temu kembali arsip akan lebih efektif jika dilakukan
dengan menggunakan komputer terotomasi. Sebuah sistem temu kembali dirancang untuk menemukan kembali
dokumen atau informasi yang dibutuhkan pengguna. Sebuah sistem harus dapat menyediakan arsip yang benar untuk pengguna yang tepat. Untuk
memenuhi permintaan pengguna sebuah sistem temu kembali harus dapat menganalisis isi dari arsip berdasarkan pertanyaan query yang diberikan
oleh pengguna dan mencocokannya untuk ditemukan kembali. Oleh karena itu, tugas sistem temu kembali adalah mengumpulkan dan mengelola arsip
45
Hendro Wicaksono . “Rancang Bangun Sistem Rekod Elektronik yang Terintegrasi dengan Sistem
Penanganan Kasus pada Lembaga Bantuan Hukum Jakarta”. Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2014.h.6
dalam satu atau beberapa subjek untuk diberikan ke pengguna. Terdapat tujuh fungsi utama sistem temu kembali
46
, yaitu:
1. Mengidentifikasi arsip sesuai dengan permintaan pengguna.
2. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada.
3. Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang
memungkinkan untuk mencocokkan permintaan pengguna. 4.
Menganalisis permintaan pengguna dan mewakili mereka dalam bentuk yang dapat mencocokkan permintaan tersebut dengan database.
5. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data.
6. Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan pengguna.
7. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna.
Sistem temu kembali di desain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Sistem temu kembali
informasi bertujuan untuk menjembatani kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia dalam situasi seperti yang
dikemukakan oleh Belkin
47
, yaitu:
a. Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumen
menggunakan sekumpulan konsep. b.
Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan oleh penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan
menemukannya dengan baik.
46
Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. London:Facet Publishing,2004.h.3
47
Belkin, N.J. “Anomalous State of Knowledge as a Basis for Information Retrieval”. Canadian Journal of
Information Science,5, 1980.
c. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide
yang dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan
query. Lancaster mengatakan terdapat enam subsitem penting yang ada dalam sistem
temu kembali
48
, yaitu:
a. Subsistem dokumen
b. Subsistem pengindeks
c. Subsistem kosa kata
d. Subsistem pencarian
e. Sistem antarmuka interface pengguna
f. Subsistem pencocokan.
Sementara itu menurut Tague-Sutcliffe melihat Sistem Temu Kembali sebagai suatu proses yang terdiri dari enam komponen utama,
49
yaitu: a.
Kumpulan dokumen b.
Pengindeks c.
Kebutuhan informasi pemakai d.
Strategi pencarian e.
Kumpulan dokumen yang ditemukan f.
Penilaian relevansi
48
Lancaster, F.W. “Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing and Evoluation”. 2
nd
ed. New York: Wiley,1979. h.13
49
Tague- Sutclife, J.M., “Some Perspective on the Evaluation of Information Retrieval System”, Journal
of the American Society for Information Science, 471, 1996. h.1-3.
Berdasarkan dari dua pendapat ini, perbedaan kompenen Sistem Temu Kembali terletak pada penilaian relevansi, yaitu suatu tahap dalam temu
kembali untuk menentukan dokumen yang relevan dengan kebutuhan informasi pemakai.
Umumnya sistem temu kembali dibuat oleh orang-orang yang ahli dalam bidang teknologi informasi. Namun, para pakar dibidang arsip juga
memiliki peran penting dalam merancang sistem temu kembali arsip karena pada dasarnya pengelolaan arsip berbeda dengan pengelolaan informasi atau
perpustakaan. Menurut Chowdhury merangkum dari beberapa pendapat mengenai racangan sistem temu kembali yang umum dimiliki
50
, yaitu:
1. Parameter umum
a. Tujuan
b. Cakupan
c. Fungsi
d. Bentuk organisasi
e. Sumber-sumber keuangan
2. Parameter masukan
a. Ulasan
b. Tipe input
c. Penerimaan acquisition
d. Proses input
50
Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. London:Facet
Publishing,2004.h.7-8
e. Analisis subjek dan pengindeks
3. Parameter keluaran
a. Layanan
b. Produk
c. Pengguna
d. Pengolahan produk arsip
e. Pemasaran dan perindustrian
f. Umpan balik pengguna
g. Standarisasi
4. Parameter internal
a. Penyimpanan dokumen
b. Penyimpanan data indeks
c. Pengendalian kosa kata
d. Tingkat mekanisasi
e. Sentralisasi operasi
f. Aspek pegawai
Kegiatan penemuan kembali arsip akan sangat tergantung pada sistem pemberkasan yang dipergunakan dan tidak berdasarkan pada orang yang
menyimpan. Pada dasarnya proses penemuan kembali sangat erat kaitannya dengan sistem penyimpanannya.
51
51
Dirjen PT dan ANRI. “Bahan Ajar Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Arsip Dinamis:ManajemenArsip Aktif”. Jakarta:Dirjen PT dan ANRI,2002.h.26