75
d. Technical Support
1 Tanggung jawab
Secara umum membantu manajer edukasi dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dalam hal menyiapkan fasilitas kelas dan
hardware dalam melayani kegiatan pendidikan dan pengajaran di Bugs Training Center.
2 Job deskripsi
a Membantu manajer edukasi dalam menyiapkan sarana dan prasarana
kelas hardware komputer, software aplikasi, kesiapan AC dan electrical support
b Melakukan langkah-langkah dalam rangka perawatan hardware Bugs
Training Center agar selalu dalam kondisi baik dan mendukung program edukatif dilakukan dengan selalu mengoperasikan anti virus beserta
updatingnya, maintenance rutin, pembersihan komputer dari kotoran, dll. c
Memonitor tahapan maintenance rutin untuk AC dan electrical support lainnya.
d Sebagai staf bantuan umum untuk kegiatan operasional Bugs Training
Center.
e. Manajer Administrasi Keuangan
1 Tanggung jawab
Menyelenggarakan suatu sistem administrasi dan keuangan Bugs Training Center yang tertib dan transparan untuk mendukung operasional
Bugs Training Center.
76 2
Job deskripsi
Fungsi administratif
a Melaksanakan fungsi administrasi surat menyurat, melakukan
serangkaian kegiatan seperti: Menerima surat masuk untuk pimpinan,
departemen edukasi maupun marketing dan mengklasifikasikannya
berdasarkan tujuan surat kerja sama, promosi, dst. Menyusun surat
keluar, surat keterangan, surat keputusan, surat pengangkatan
instruktur karyawan.
b Dalam fungsi administrasi siswa. Menyusun sertifikasi siswa dan
mendistribusikannya setiap selesai siswa mengikuti materi pendidikan
di Bugs Training Center.
c Mengelola dan menyusun tertib berkelas administrasi siswa meliputi
berkas formulir pendaftaran siswa, presensi siswa yang menempuh pendidikan,
berkas kuitansi
pembayaran biaya
pendidikan, pembukuan kas keuangan rutin front office Bugs Training Center,
berkas data siswa yang telah selesai mengikuti pendidikan, berikut
penomoran sertifikat dan data foto siswa. Fungsi keuangan
a Menyusun rekapitulasi keuangan harian, mingguan, dan laporan
keuangan bulanan lengkap sebagai bahan monitoring dan evaluasi. b
Menyusun standar laporan keuangan yang disusun meliputi : jurnal pembukuan, kas, penggajian intstruktur berdasar jumlah mengajar,
penggajian karyawan Bugs Training Center, rekapitulasi pengeluaran,
77 laporan laba rugi bulanan, deviden komisaris, neraca, budgeting
perencanaan keuangan bulan berikutnya, rekap buku bank, laporan keuangan program event, laporan keuangan program profesi 6 bulan.
c Melakukan kajian dalam hal pengajuan rancangan kebutuhan
pembiayaan operasional departemen edukasi kegiatan pendidikan, dan rancangan kebutuhan departemen marketing kegiatan promosi
dan pengembangan Bugs Training Center.
Fungsi rumah tangga
a Menjalankan fungsi rumah tangga bagi kelancaran operasional teknis
Bugs Training Center secara rutin, seperti pengelolaan pembayaran listrik, telepon, retribusi kebersihan dan perpakiran, pembelanjaan alat
tulis kantor, saran pendukung karyawan. b
Mengkoordinasikan staf kebersihan, keamanan, dan perparkiran untuk mendukung operasional Bugs Training Center.
c Mengkaji dan memutuskan pengeluaran incidental Bugs Training
Center dengan nilai tertentu. d
Menjalankan fungsi sebagai notulen dan filling dalam setiap penyelenggaraan rapat kerja meeting dengan jajaran manajemen.
Fungsi pembinaan Human Resouces Development HRD
a Melakukan konseling untuk permasalahn pribadi staf karyawan.
b Melakukan pengawasan dan teguran atas kedisiplinan, kerapian serta
etos kerja staf karyawan dan instruktur Bugs Training Center. c
Mengkaji dan merekomendasikan permohonan ijin dan pengambilan
78 cuti karyawan tetap Bugs Training Center.
Fungsi kepustakaan
Melakukan tugas mengadministrasikan beberapa berkas seperti berikut : majalah bulletin dan tabloid, arsip curriculum vitae karyawan
dan mantan karyawan, berkas iklan dan proposal penawaran kerja sama, dokumen pelaporan keuangan, berkas formulir pendaftaran siswaberkas
presensi kehadiran siswa, fasilitas pendidikan siswa, kelengkapan CD program aplikasi, surat perjanjian kerja sama antar institusi, kumpulan
spanduk promosi, poster dan brosur Bugs Training Center.
f. Asisten Manajer administrasi Keuangan