138
2. Staf TU kesulitan mendapatkan kembali rekapan surat pada saat diperlukan kerena data persuratan diolah di
berbagai media yang menimbulkan ketidakakuratan dalam penyimpanan data surat.
3. Penggunaan biaya yang cukup tinggi dalam mencetak dokumen penunjang yang hilang.
4. Bagian pengaduan dan persidangan tidak dapat memantau perkembangan status persuratan PKEPP yang dibutuhkan.
5. Staf TU lambat dalam menindaklanjuti permintaan persuratan dari Bagian Pengaduan danatau Persidangan
karena tercecernya informasi penunjang yang diterima
oleh Bagian Tata Usaha.
6. Staf TU kesulitan dalam menyajikan laporan persuratan PKEPP yang akurat dan real time.
Berdasarkan identifikasi masalah yang ada, peneliti mengajukan sebuah sistem informasi persuratan PKEPP yang
dapat mengotomatisasi
kegiatan persuratan
dalam menindaklanjuti pengaduanlaporan dugaan pelanggaran kode
etik penyelenggara pemilu serta dapat memberikan informasi persuratan secara cepat dan efisien.
4.1.2.2 Requirement Analysis
Tahap ini mendefinisikan dan menganalisis persyaratan- persyaratan sistem yang mendukung aktivitas persuratan PKEPP.
139
Tahap ini bertujuan untuk menentukan apa yang dapat dilakukan oleh sistem persuratan PKEPP ini dalam membantu persuratan
menjadi lebih efisien dan efektif. Requirement analysis akan dibagi menjadi 3 tiga bagian.
Berikut adalah penjelasannya:
4.1.2.2.1 Analisis PIECES
Persyaratan apa saja yang dibutuhkan untuk memperbaiki sistem yang berjalan dapat diperoleh berdasarkan analisis
dengan menggunakan kerangka kerja PIECES dengan memperhatikan beberapa aspek yang meliputi kinerja
performance, nilai informasi information, nilai ekonomi economic, pengendalian control, efisiensi efficiency,
dan pelayanan service. Analisis ini dilakukan pada sistem yang berjalan sehingga hasilnya dapat diketahui sistem
yang akan diusulkan tersebut layak atau tidak, karena enam aspek tersebut harus mengalami peningkatan ukuran yang
lebih baik dari sistem sebelumnya. Gambar 4.3 Analisis PIECES
Indikator Kelemahan Sistem Berjalan
Sistem Usulan
Performance Waktu yang relatif lama dalam
menyampaikan informasi
persuratan kepada pihak yang berwenang untuk menindak lanjuti
surat Mempersingkat
waktu dan
meningkatkan kemudahan dalam pengolahan data karena sistem
sudah terotomatisasi dalam satu sistem
140
Information Kesulitan mendapatkan kembali
rekapan surat pada saat diperlukan kerena data persuratan diolah di
berbagai media Menyediakan informasi seluruh
data persuratan
yang akurat
dengan mengintegrasikan seluruh data dalam sebuah sistem
database
Economic Penggunaan kertas untuk mencetak
informasi penunjang
yang dibutuhkan dalam menindaklanjuti
persuratan membutuhkan anggaran yang relatif tinggi.
Dalam jangka pendek biaya yang dikeluarkan untuk membangun
sistem cukup
besar namun
selanjutnya hanya untuk biaya perawatan sistem
Efficiency Bagian Tata Usaha lambat dalam
menindaklanjuti permintaan
persuratan dari Bagian Pengaduan danatau
Persidangan karena
tercecernya informasi penunjang yang diterima oleh Bagian Tata
Usaha. Sistem
dapat menyediakan
informasi penunjang
yang dibutuhkan
secara sistematis
sehingga memberikan kepada Staf TU
dalam menindaklanjuti
permintaan persuratan dari bagian pengaduan dan persidangan
Control Bagian
Pengaduan dan
Persidangan tidak dapat memantau perkembangan status persuratan
yang dibutuhkan. Sistem
dapat memberikan
informasi perkembangan
tindaklanjut persuratan
secara realtime.
Service Staf
TU kesilitan
dalam menyajikan
laporan kegiatan
persuratan. Sistem dapat menyajikan laporan
kegiatan persuratan
secara otomatis.
4.1.2.2.2 Functional Requirement
Sistem yang dikembangkan harus mempunyai functional requirements sebagai berikut:
141
a Sistem dapat
mengelola, menyimpan
dan mengintegrasikan seluruh data persuratan PKEPP
dengan baik b Terdapat fungsi tambah, edit dan hapus dalam
pengelolaan data di dalam sistem c Sistem dapat mengatur persetujuan persuratan PKEPP
d Laporan persuratan dapat dibuat dengan mudah karena adanya otomatisasi pada pengolahan data persuratan
PKEPP e Sistem
menyediakan fitur
notifikasi sebagai
pemberitahuan dalam menindaklanjuti surat f Sistem menyediakan otentifikasi user pada saat login
dan terdapat pembagian hak akses.
4.1.2.2.3 Nonfunctional Requirement
Nonfunctional requirement dari sistem informasi persuratan pelanggaran kode etik penyelenggara pemilu yang
dikembangkan adalah sebagai berikut: 1. Sistem dapat mengefesiensikan waktu dalam proses
pengolahan data persuratan PKEPP 2. Tampilan sistem bersifat user friendly bagi setiap user,
sehingga sistem dengan mudah dipelajari dan digunakan 3. Sistem dapat mengurangi human error
142
4. Sistem menyajikan data dan informasi yang aktual dan akurat
5. Sistem dapat melakukan integritas data dengan baik
4.1.2.3 Decision Analysis Analisa Keputusan
