18
Untuk menguraikan file unzip, cukup mengklik ganda file .zip tersebut, Windows XP SP2 SP3, Windows Vista dan Windows 7 akan
membukanya secara otomatis.Dokumen digital sama artinya dengan
electronic document dokumen elektronik. Electronic document
umumnya disingkat dengan e-document, edocument, e-doc atau edoc Martin Dennain Simajuntak, 2011.
2.5.3 Pengolahan Dokumen Digital
Untuk mengolah suatu dokumen digital, dibutuhkan perangkat lunak software khusus yang sering disebut dengan perangkat lunak
pengolah kata Word Processor. Perangkat lunak pengolah kata adalah suatu aplikasi komputer yang digunakan untuk menyusun, menyunting,
memformat dan mencetak segala jenis bahan yang dapat dicetak. Adapun contoh dari perangkat lunak pengolah kata yang sering digunakan adalah
Microsoft Word, OpenOffice Writer, Adobe Acrobat dan Foxit PDF Creato Martin Dennain Simajuntak, 2011.
2.6 Konsep Dasar Surat
2.6.1 Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi, saran, pertimbangan, permohonan, pernyataan, instruksi atau keputusan secara
tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik bersifat kedinasan maupun sifat pribadi, antara lain dapat berupa : Kawat,
Keputusan, Surat Perintah, Surat Edaran, Pengumuman, dan lain-lain Keputusan Sekretaris Presiden Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2004
tentang Naskah Dinas dan Pengurusan Surat . Menurut Daeng dalam
19
Petty Mei Sari, 2011 Surat adalah suatu komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak
lain. Menurut Sudjito dalam Petty Mei Sari, 2011, dibandingkan
dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan –kelebihan. Apa
yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya, akan sampai
pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak dengan demikian halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut
sering dialami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya,mungkin ditambah atau dikurangi, meskipun tidak disadari.
2.6.2 Fungsi Surat
Menurut Sudjito dalam Petty Mei Sari, 2013: 11, peranan surat lebih jelas lagi, terutama dalam surat resmi, misalnya surat perjanjian,
surat sewa-menyewa rumah, surat jual-beli, surat wasiat, dan surat surat resmi lainnya. Surat-surat tersebut, selain resmi sifatnya, juga mempunyai
kekuatan hukum yang dapat digunakan sebagai alat bukti tertulis, suatu bukti
yang sah, “hitam diatas putih”. Surat-surat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana keadaan
atau kegiatan pada masa yang lalu. Dalam hal ini, surat berfungsi sebagai alat bukti historis. Surat-surat yang telah disiapkan itu dipakai sebagai alat
pengingat. Surat itu dapat juga mencerminkan corak, keadaan mentalitas, jiwa, dan nilai pejabatjawatankantor yang bersangkutan. Dalam hal ini
surat berfungsi sebagai duta organisasi. Surat resmi yang berisi ketentuan-
20
ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan-peraturan, misalnya surat keputusan atau intruksi, dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh
lembaga atau pejabat yang bersangkutan. Dari uraian diatas, bahwa surat memiliki fungus sebagai berikut:
1. Alat komunikasi 2. Alat bukti tertulis
3. Alat bukti historis 4. Alat pengingat
5. Duta organisasi, dan 6. Pedoman kerja
2.6.3 Jenis Surat
