Problem Analysis Analisis Permasalahan

130 c. Subbagian Risalah dan Dokumen PKEPP Subbagian Risalah dan Dokumen PKEPP bertugas melakukan penyiapan bahan teknis perekaman sidang, mentranskrip hasil perekaman sidang, pengeditan naskah risalah sidang, menyusun ringkasan risalah sidang, minutasi putusan kode etik Pemilu dan pelaksanaan penyusunan dokumen PKEPP etik Pemilu. Subbagian Risalah dan Dokumen PKEPP menyelenggarakan fungsi :  Penyiapan bahan teknis perekaman sidang.  Mentranskrip hasil perekaman sidang.  Pengeditan naskah risalah sidang dan menyusun ringkasan risalah sidang.  Minutasi putusan kode etik Pemilu.  Pelaksanaan penyusunan dokumen PKEPP etik Pemilu.

4.1.2 Analisis Sistem

4.1.2.1 Problem Analysis Analisis Permasalahan

4.1.2.1.1 Analisa Sistem berjalan

Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu merupakan lembaga pemerintah yang menangani pelanggaran kode etik pemilu yang dilakukan oleh penyelenggara pemilu. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan penulis terhadap user yang terlibat maka dapat dijelaskan sistem yang sedang berjalan dalam penanganan proses 131 persuratan. Berikut proses persuratan di gambakan dalam bentuk rich picture : Staf Sub Bagian Penerimaan dan Registrasi Staf TU 1 Berkas Pengaduan Ketua DKPP 7 Lembar Disposisi 8 2 Ka Bag Administrasi Pengaduan 10 Kepala Biro Administrasi Ka Subbag Analisis dan Verifikasi Berkas Pengaduan dan Disposisi 11 Berkas Pengaduan dan Disposisi 12 13 Berkas Pengaduan dan Disposisi 14 15 Jadwal Rapat Verifikasi 16 17 Rapat Pihak Terkait 22.40. Via Ekpedisi 5.20.32.38.45 Via Email 6.21.33.39.46 Approve dari Pihak Terkait 3.18.30.36.43 Nota Dinas 23 24 Ka Bag Administrasi Persidangan 26 Berkas Perkara dan Nota Dinas 27 Berkas Perkara dan Jadwal Sidang 28 29 34 Jadwal Rapat Pleno 35 41 4.19.31.37.44 Putusan 42 9 25 Berkas Pengaduan Gambar 4.2 Rich Picture Sistem Berjalan Berikut merupakan penjelasan dari rich picture proses persuratan PKEPP yang bejalan saat ini : 1. Staf Subbagian Penerimaan dan Registrasi memberikan berkas pengaduan yang telah dilakukan verifikasi untuk ditidaklanjuti. 2. Staf TU menerima berkas pengaduan dan membuat surat 132 pemberitahuan kepada pengadu. 3. Surat pemberitahuan yang telah dibuat, diserahkan kepada pihak terkait untuk disetujui yaitu kepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Bagian Administrasi Pengaduan, Kepala Biro Administrasi. 4. Staf TU menerima surat pemberitahuan. 5. Surat pemberitahuan yang telah melalui proses tindaklanjut dicatat dalam Agenda Surat Keluar dan dikirim melalui Ekpedisi dan Email. 6. Pengadu Menerima Surat Pemberitahuan. 7. Jika Pengaduan tersebut memenuhi syarat verifikasi maka Staf TU menyerahkan lembar disposisi kepada Ketua DKPP namun jika tidak maka proses terhenti di nomor 5. 8. Ketua DKPP membuat disposisi yang ditujukan untuk Kepala Biro Administrasi dan 9. Ketua DKPP mengembalikan lembar disposisi ke Staf TU untuk diserahkan kepada Kepala Biro Administrasi. 10. Staf TU menyerahkan lembar disposisi beserta berkas pengaduan kepada Kepala Biro Administrasi. 11. Kepala Biro Administrasi menerima lembar disposisi beserta berkas pengaduan, dan membuat disposisi yang ditujukan untuk Ka Bag Administrasi Pengaduan. 12. Kepala Biro Administrasi menyerahkan disposisi beserta 133 berkas pengaduan kepada Ka Bag Administrasi Pengaduan. 13. Ka Bag Administrasi Pengaduan menerima lembar disposisi berserta berkas pengaduan dan membuat disposisi yang ditujukan untuk Ka Subbag Analisis dan Verifikasi untuk dilakukan pengkajian terhadap berkas pengaduan. 14. Ka Bag Administrasi Pengaduan menyerahkan disposisi beserta berkas pengaduan kepada Ka Subbag Analisis dan Verifikasi. 15. Ka Subbag Analisis dan Verifikasi menerima disposisi dan melakukan pengakajian terhadap berkas. 16. Ka Bag Administrasi Pengaduan membuat jadwal rapat verifikasi materiil dan menyerahkan lembar jadwal rapat verifikasi materiil kepada Staf TU untuk dibuatkan Surat Rapat Verifikasi Materiil. 17. Staf TU menerima lembar jadwal verifikasi materiil dan membuatkan surat rapat verifikasi materiil. 18. Surat yang telah dibuat, diserahkan kepada pihak terkait untuk disetujui yaitu kepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Bagian Administrasi Pengaduan, dan Kepala Biro Administrasi. 19. Staf TU menerima surat rapat verifikasi yang telah melalui proses tindaklanjut. 20. Surat apat verifikasi yang telah melalui proses tindaklanjut 134 dicatat dalam Agenda Surat Keluar dan dikirim melalui Ekpedisi dan Email. 21. Pihak terkait menerima surat rapat verifikasi. 22. Pihak terkait melakukan rapat verifikasi sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. 23. Setelah rapat verifikasi dilakukan, Kepala Biro Administrasi membuat nota dinas sebagai laporan terhadap rapat verifikasi yang telah dilakukan. 24. Ketua DKPP menerima nota dinas dari Kepala Biro Administrasi. 25. Ka Bag Adminitstrasi Pengaduan menyerahkan berkas pengaduan yang tidak memenuhi syarat untuk dibuatkan surat pemberitahuan. 26. Ka Bag Administrasi Pengaduan membuat nota dinas sebagai pengantar dalam menyerahkan berkas perkara ke Bagian persidangan. 27. Ka Bag Administrasi Persidangan menerima nota dinas beserta berkas perkara. 28. Ka Bag Administrasi Persidangan membuat jadwal sidang terhadap berkas perkara yang telah diterima dan memberikan lembar jadwal sidang kepada Staf TU untuk dibuatkan surat pemanggilan. 29. Staf TU menerima jadwal sidang dan membuat surat 135 pemanggilan. 30. Surat pemanggilan yang telah dibuat, diserahkan kepada pihak terkait untuk disetujui. Pihak terkait dalam menindaklanjuti surat pemanggilan yaitu Kepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Bagian Administrasi Persidangan, dan Kepala Biro Administrasi. 31. Staf TU menerima surat pemanggilan yang telah melalui proses tindaklanjut. 32. Surat pemberitahuan yang telah melalui proses tindaklanjut dicatat dalam Agenda Surat Keluar dan dikirim melalui Ekpedisi dan Email. 33. Pihak terkait menerima surat pemanggilan. 34. Setelah dilakukan pemanggilan maka dilakukan persidangan terhadap perkara PKEPP sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Kemudian Ka Bag membuat jadwal rapat pleno pleno putusan. 35. Staf TU menerima lembar jadwal rapat pleno dan membuat surat undangan rapat pleno putusan. 36. Surat undangan rapat pleno putusan yang telah dibuat, diserahkan kepada pihak terkait untuk disetujui. Pihak terkait dalam menindaklanjuti surat tersebut yaitu Kepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Bagian Administrasi Persidangan, dan Kepala Biro Administrasi. 136 37. Staf TU menerima surat undangan rapat pleno yang telah melalui proses tindaklanjut. 38. Surat rapat pleno putusan yang telah melalui proses tindaklanjut dicatat dalam Agenda Surat Keluar dan dikirim melalui Ekpedisi dan Email. 39. Pihak terkait menerima surat rapat pleno. 40. Pihak terkait melakukan rapat pleno putusan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. 41. Setelah rapat pleno dilakukan maka menghasilkan putusan terhadap PKEPP. Ka Bag Administrasi Persidangan menyerahkan putusan kepada Staf TU untuk disampaikan putusan tersebut kepada pihak terkait. 42. Staf TU menerima lembar putusan dan membuat surat penyampaian putusan sebagai surat pengantar dalam menyampaikan putusan PKEPP. 43. Surat penyampaian yang telah dibuat, diserahkan kepada pihak terkait untuk disetujui. Pihak terkait dalam menindaklanjuti surat tersebut yaitu Kepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Bagian Administrasi Persidangan, dan Kepala Biro Administrasi. 44. Staf TU menerima surat penyampaian putusan yang telah melalui proses tindaklanjut. 45. Surat pemberitahuan yang telah melalui proses tindaklanjut 137 dicatat dalam Agenda Surat Keluar dan dikirim melalui Ekpedisi dan Email. 46. Pihak terkait menerima surat penyampaian putusan. Berdasarkan batasan masalah dalam penelitian ini dan sesuai dengan uraian proses persuratan secara keseluruhan dalam menangani pengaduanlaporan PKEPP yang dijelaskan sebelumnya, maka proses persuratan yang akan dibahas adalah mengenai kegiatan persuratan meliputi: 1. Proses Pengelolaan Data Surat PKEPP 2. Proses Disposisi Pengaduan 3. Proses Pengelolaan Data Nota Dinas

4.1.2.1.2 Identifikasi Masalah

Di dalam mengidentifikasi masalah, peneliti menganalisis sistem yang berjalan di perusahaan. Sistem yang digunakan untuk melakukan kegiatan persuratan saat ini pada dasarnya sudah memenuhi prosedur yang dibutuhkan. Namun sistem tersebut masih terdapat beberapa kekurangan, di antaranya adalah sebagai berikut: 1. Waktu yang relatif lama dalam penyampaian informasi persuratan kepada pihak yang berwenang dalam menindaklanjuti surat. 138 2. Staf TU kesulitan mendapatkan kembali rekapan surat pada saat diperlukan kerena data persuratan diolah di berbagai media yang menimbulkan ketidakakuratan dalam penyimpanan data surat. 3. Penggunaan biaya yang cukup tinggi dalam mencetak dokumen penunjang yang hilang. 4. Bagian pengaduan dan persidangan tidak dapat memantau perkembangan status persuratan PKEPP yang dibutuhkan. 5. Staf TU lambat dalam menindaklanjuti permintaan persuratan dari Bagian Pengaduan danatau Persidangan karena tercecernya informasi penunjang yang diterima oleh Bagian Tata Usaha. 6. Staf TU kesulitan dalam menyajikan laporan persuratan PKEPP yang akurat dan real time. Berdasarkan identifikasi masalah yang ada, peneliti mengajukan sebuah sistem informasi persuratan PKEPP yang dapat mengotomatisasi kegiatan persuratan dalam menindaklanjuti pengaduanlaporan dugaan pelanggaran kode etik penyelenggara pemilu serta dapat memberikan informasi persuratan secara cepat dan efisien.

4.1.2.2 Requirement Analysis