20
ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan-peraturan, misalnya surat keputusan atau intruksi, dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh
lembaga atau pejabat yang bersangkutan. Dari uraian diatas, bahwa surat memiliki fungus sebagai berikut:
1. Alat komunikasi 2. Alat bukti tertulis
3. Alat bukti historis 4. Alat pengingat
5. Duta organisasi, dan 6. Pedoman kerja
2.6.3 Jenis Surat
Menurut jenis-jenis surat yang diklasifikasikan berdasarkan isinya, keamanan isinya, derajat penyelesaiannya, jangkauan penggunanya, dan
jumlah penerima yang dituju Ayu Dwi Lestari, 2014. 1. Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas 3 jenis, yaitu:
a. Surat pribadi Adalah surat-surat yang digunakan untuk kepentingan
pribadi. Surat pribadi dapat berupa korespondensi antar sesame teman atau keluarga. Ciri ciri surat probadi yaitu:
1. Tidak memiliki kop surat 2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi 4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
21
b. Surat dinasresmi Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan
resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi. Adapun yang termasuk contoh surat resmi misalnya adalah
surat undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi adalah sebagai berikut:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal 3. Penggunaan ragam baha resmi
4. Ada aturan format baku c. Surat niagadagang
Surat niaga digunakan bagi yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industry dan usaha jasa. Surat
ini sangat berguna dalam hal membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga
tersiri atas surat jual beli, kwitansi, dan perdagangan, yang mana terbagi atas surat niaga internal dan surat niaga
eksternal. Salah satu contoh surat niaga adalah surat penawaran dan surat penagihan.
2. Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat dibedakan menjadi tiga jenis yaitu:
a. Surat sangat rahasia
22
Surat Sangat Rahasia adalah surat-surat yang biasanya digunakan untuk surat-surat yang berhubungandengan
keamanan negara atau surat-surat yang berupa dokumen negara, sehingga bilasurat ini jatuh ketangan yang tidak
berhak maka akan membahayakan masyarakatatau bangsa dan negara.
b. Surat rahasia Surat Rahasia adalah surat-surat yang isinya harus
dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena kalau jatuh ketangan orang yang tidak berhak akan
merugikan perusahaan atau instansi tersebut. c. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang
secepatnya dari penerima. 3. Berdasarkan derajat penyelesaiannya surat dibedakan menjadi tiga
jenis yaitu: a. Surat sangat segera
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada
kesempatan yang pertama, karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya sebab penerima harus cepat
menanggapi dan menyelesaikannya. b. Surat segera
23
Surat Segera adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera
dikirimkan supaya
mendapat tanggapan
dan penyelesaiannya dari pihak penerima.
c. Surat biasa Surat Biasa adalah surat yang tidak perlu tergesa-gesa
untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
4. Berdasarkan jangkauan penggunannya surat dibedakan menjadi tiga jenis yaitu:
a. Surat interm Surat interm yaitu surat yang berasal dari dan ke sesame
bagian dalam lingkup dalam b. Surat eksterm
Surat eksterm yaitu surat yang berasal dari dan untuk instansi luar
5. Berdasarkan jumlah penerima yang dituju surat dibedakan menjadi tiga jenis yaitu:
a. Surat edaran Surat edaran merupakan surat yang di edarkan agar isinya
di ketahui banyak orang. Namun, tidak semua surat yang di edarkan adalah surat edaran. Surat edaran biasanya di
terbitkan oleh instansi atau subjek saat surat yang mempunyai kedudukan lebih tinggi dan di tujukan kepada
kepala atau instansi di bawahnya atau yang menjadi
24
tanggung jawabnya. Isi surat edaran berupa anjuran, larangan, pemberitahuan, petunjuk dan pengumuman. Surat
ini dapat di pergunakan sebagai dasar untuk mengambil kebijaksanaan lebih lanjut.
b. Pengumuman Tidak memiliki background permasalahan. Surat ini dapat
ditujukan kepada siapapun, baik yang berkepentingan maupun tidak. Contoh: Pengumuman Lomba Foto BPK.
Tidak ada permasalahan yang mendasari pengumuman ini. Siapapun, baik yang merasa berkepentingan ataupun tidak,
dapat membaca pengumuman ini. c. Surat biasa
Surat yang dikirim kepada seseorang seperti pejabat atau suatu organisasi
2.6.4 Surat Masuk
