142
4. Sistem menyajikan data dan informasi yang aktual dan akurat
5. Sistem dapat melakukan integritas data dengan baik
4.1.2.3 Decision Analysis Analisa Keputusan
Dari tahapan analisis sebelumnya telah
diketahui permasalahan dari sistem yang sedang berjalan, persyaratan dan
kebutuhan yang diinginkan, maka tahapan selanjutnya adalah analisis keputusan yaitu menentukan komponen-komponen dari
sistem usulan
yang akan
dirancang, dibangun,
dan diimplementasikan. Sistem usulan ini diharapkan mampu
memenuhi kebutuhan dalam proses kegiatan persuratan PKEPP dan memberikan solusi atas kekurangan sistem yang berjalan:
4.1.2.3.1 Menentukan Sistem Usulan
Berdasarkan persyaratan yang telah didapat maka dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa sistem usulan yang paling
mendukung proses kegiatan persuratan PKEPP tersebut yaitu sistem informasi persuratan PKEPP berbasis web web base
yang dapat menyajikan informasi persuratan secara realtime dengan menggunakan fasilitas internet. Selain itu sistem ini
juga dapat mengintegrasikan data yang terdapat pada satu database, sehingga memudahkan dalam pengelolaan data.
143
4.1.2.3.2 Menentukan Teknologi
Sistem usulan ini dirancang dengan menggunakan tools UML Unified Modelling Language dalam menggambarkan proses
sistem. Sedangkan teknologi yang akan digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah bahasa pemrograman PHP,
dikarenakan PHP merupakan bahasa pemrograman yang multi platform, powerfull dan ringan. Selain itu MySQL sebagai
media penyimpanan data karena MySQL dapat menyimpan data yang cukup besar sesuai dengan ruang lingkup sistem
yang akan dikembangkan. Peneliti menggunakan XAMPP yang merupakan web server apache yang di dalamnya sudah
menyediakan database server MySQL dan mendukung pemrograman PHP. Sistem Informasi Persuratan PKEPP yang
akan dibangun ini menggunakan teknologi open source dan freeware, dimana pengembang tidak perlu mengeluarkan biaya
untuk mendapatkan lisensi dari tools dan teknologi yang digunakan.
Sistem monitoring ini juga dikembangkan dengan teknologi berbasis web menggunakan bahasa pemrograman PHP yang
bersifat multi platform, dapat dijalankan pada sistem operasi berbasis Windows maupun Unix dan dapat diakses dengan
berbagai macam web browser, seperti Chrome, Firefox, Opera, dan lain-lain. Dengan server yang sudah terkoneksi dengan
144
internet maka sistem ini dapat diakses dengan mudah dimana dan kapan saja. Selain itu dalam pengembangan tampilannya,
sistem dibangun dengan menggunakan teknologi HTML5 dengan front-end framework Bootstrap yang responsif,
sehingga tampilan sistem akan menyesuaikan dengan ukuran layar perangkat aksesnya.
4.1.2.3.3 Gambaran Sistem Usulan
Pada sistem usulan ini, penulis memberikan gambaran mengenai rancangan sistem informasi persuratan pelanggaran
kode etik penyelenggara pemilu yang penulis ajukan guna mengatasi permasalahan pada sistem lama yang telah
disebutkan sebelumnya. Adapun prosedur dari perancangan sistem informasi persuratan
PKEPP yang diusulkan digambarkan dalam bentuk rich picture dan kemudian digambarkan dalam flow diagram . Adapun rich
picture untuk menggambarkan sistem usulan dapat ditunjukan melalui gambar sebagai berikut:
145
Sistem Informasi Persuratan PKEPP
Staf TU
Kepala Biro Administrasi Kepala Bagian Administrasi Persidangan
2 1
Kepala Bagian Administrasi Pengaduan Ka Subbag Analisis dan Verifikasi
11 3
9 4
Pihak Terkait
Via Ekpedisi
5
Ketua DKPP
7 10
6 Kepala Biro Administrasi
3
12 14
8
13 4. Mengirim surat
melalui ekspedisi 5. Mengirim Surat
kepada Pihak Terkait
6. Mencatat data pengiriman surat
dan mengirim surat ke email pihak
terkait 1. Melihat data
permintaan surat 2. Membuat surat
3. Approve surat
7. Membuat disposisi
pengaduan 12. Approve nota
dinas
9. Membuat disposisi
pengaduan 11. Membuat Nota
Dinas 7. Membuat
disposisi pengaduan
11. Membuat Nota Dinas
10. Melihat Dipsosisi
Pengaduan 3
3
Ka Subbag TU
3
Gambar 4.4 Rich Picture Sistem Usulan
Rich picture sistem usulan di atas menggambarkan secara umum prosedur sistem persuratan PKEPP yang akan
dikembangkan. Adapun sistem usulan di atas dapat dijelaskan secara rinci pada Standard Operating Procedures SOP
berbentuk tabel diagram alir flow chart di bawah ini:
146
1. Proses Pengelolaan Data Surat PKEPP a Proses Persuratan Pemberitahuan
Tabel 4.1 Persuratan Pemberitahuan
Sistem Usulan untuk Persuratan Pemberitahuan Kepala Biro
Administrasi Ketua DKPP
Kepala Bagian Administrasi Pengaduan
Ka Subbag TU Staf TU
Keterangan Deskripsi
Kepla Bagian Adminitrasi Umum
No
Melihat Surat Pemberitahuan yang
harus dibuat Mulai
Staf TU Data Pengaduan
Tabel Pengaduan
Input data Surat Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Staf TU
Data Pengaduan Data Surat
Tabel Pengaduan Tabel Surat
Ka Subbag TU Data Surat
Tabel Surat Kepala Bagian
administrasi Umum
Data Surat Tabel Surat
Kepala Biro Administrasi
Data Surat Tabel Surat
Selesai Tolak
Mencetak Surat Menyerahkan Surat
Pemberitahuan untuk Ditandatangani
Menandatangani Surat Pemberitahuan
Menscan surat yang telah ditandatangani
dan mengirim surat via Ekspedisi
Kepala Bagian Administrasi
pengaduan Data Surat
Tabel Surat Staf TU
Data Surat Tabel Surat
Staf TU
Staf TU Data Surat
Tabel Surat Tabel Pengiriman
Tabel Pengiriman email
Melihat surat. Apabila ditolak maka
dikembalikan ke proses sebelumnya
Melihat surat.Apabila ditolak maka
dikembalikan ke proses sebelumnya
Approve Tolak
Approve Tolak
Aprove Tolak
Approve
Kepala Biro Administrasi
Melihat Surat Keluar dan input data
pengiriman surat 1
2 3
4
5
6
7 8
9 10
11 Staf TU
147
Penjelasan diagram alir tabel 4.1 adalah sebagai berikut: 1. Staf TU melihat permintaan persuratan yang merupakan
permintaan dari bagian pengaduan 2. Staf TU input data surat
3. Ka Subbag TU dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk
menyetujui surat. 4. Ka Bag Administrasi Umum dapat melihat surat yang
telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat.
5. Kepala Biro Administrasi dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk
menyetujui surat. 6. Ka Bag Administrasi Pengaduan dapat melihat surat
yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat.
7. Staf TU mencetak surat yang telah melalui persetujuan. 8. Staf
TU menyerahkan
surat tersebut
untuk ditandatangani.
9. Kepala Biro menandatangani surat tersebut 10. Staf TU scan surat yang telah ditandatangani dan
mengirim surat tersebut melalui jasa Ekspedisi 11. Staf TU memasukan data pengiriman surat
148
b Proses Persuratan Undangan Rapat Verifikasi
Tabel 4.2 Rapat Verifikasi
Sistem Usulan untuk Persuratan Undangan Rapat Verifikasi Kepala Biro
Administrasi Kepala Bagian
Administrasi Pengaduan Ka Subbag TU
Staf TU Keterangan
Deskripsi Kepla Bagian
Adminitrasi Umum No
Melihat Surat Undangan Rapat
Verifikasi yang harus dibuat
Mulai Staf Subbag TU
Data Jadwal Tabel Jadwal
Input data surat Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Data Jadwal
Tabel Surat Tabel Jadwal
Tabel Workflow Ka Subbag TU
Data Surat Data Jadwal
Tabel Surat Data Jadwal
Tabel Workflow
Kepala Bagian Administrasi
Umum Data Surat
Data Jadwal Tabel Surat
Tabel Jadwal Tabel Workflow
Kepala Biro Administrasi
Data Surat Data Jadwal
Tabel Surat Tabel Jadwal
Tabel Workflow
Selesai Tolak
Mencetak Surat Mengirimkan Surat
Rapat Verifikasi untuk Ditandatangani
Menandatangani Surat Pemberitahuan untuk
Ditandatangani Kepala Bagian
Administrasi Pengaduan
Data Surat Data Jadwal
Tabel Surat Tabel Jadwal
Tabel Workflow
Staf TU Data Surat
Tabel Surat
Staf TU Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Aprove
Tolak
Aprove Tolak
Aprove Tolak
Aprove
Staf TU
Menscan surat yang telah ditandatangani
dan mengirim surat via Ekspedisi
Melihat Surat Keluar dan input data
pengiriman surat Staf TU
Data Surat Tabel Surat
Tabel Pengiriman Tabel Pengiriman
email 1
2
3
4
5
6
7
8 9
10 11
Kepala Biro Administrasi
149
Penjelasan diagram alir tabel 4.2 adalah sebagai berikut: 1. Staf TU melihat permintaan persuratan yang merupakan
permintaan dari bagian pengaduan 2. Staf TU input data surat
3. Ka Subbag TU dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk
menyetujui surat. 4. Ka Bag Administrasi Umum dapat melihat surat yang
telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat.
5. Kepala Biro Administrasi dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk
menyetujui surat. 6. Ka Bag Administrasi Pengaduan dapat melihat surat
yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat.
7. Staf TU mencetak surat yang telah melalui persetujuan. 8. Staf
TU menyerahkan
surat tersebut
untuk ditandatangani.
9. Kepala Biro menandatangani surat tersebut 10. Staf TU scan surat yang telah ditandatangani dan
mengirim surat tersebut melalui jasa Ekspedisi 11. Staf TU memasukan data pengiriman surat
150
c Proses Persuratan Pemanggilan
Tabel 4.3 Persuratan Pemanggilan
Sistem Usulan untuk Persuratan Pemanggilan Kepala Biro
Administrasi Kepala Bagian
Administrasi Persidangan
Ka Subbag TU Staf TU
Keterangan Deskripsi
Kepla Bagian Adminitrasi Umum
No
Melihat Surat Pemanggilan yang
harus dibuat Mulai
Input data surat
Melihat surat. Apabila ditolak maka
dikembalikan ke proses sebelumnya
Melihat surat. Apabila ditolak maka
dikembalikan ke proses sebelumnya
Selesai Tolak
Mencetak surat Menyerahkan Surat
Pemanggilan untuk ditandatangani
Menandatangani Surat Pemanggilan untuk
ditandatangani Melihat Surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Approve
Tolak
Approve Tolak
Approve Tolak
Approve Staf TU
Data Jadwal Data Perkara
Tabel Jadwal Tabel Perkara
Staf TU Data Jadwal
Data Perkara Tabel Surat
Tabel Jadwal Tabel Perkara
Ka Subbag TU Data Surat
Data Jadwal Data Perkara
Tabel Surat Tabel Perkara
Tabel Jadwal
Kepala Bagian Administrasi
Umum Data Surat
Data Jadwal Data Perkara
Tabel Surat Tabel Perkara
Tabel jadwal Kepala Biro
Administrasi Data Surat
Data Jadwal Data Perkara
Tabel Surat Tabel Jadwal
Tabel Perkara Kepala Bagian Administrasi
Persidangan Data Surat
Data Jadwal Data Perkara
Tabel Surat Tabel Jadwal
Tabel Perkara
Data Surat Tabel Surat
Staf TU Kepala Biro
Administrasi Staf TU
Melihat Surat Keluar dan input data
pengiriman surat Staf TU
Data Surat Tabel Surat
Tabel Pengiriman Tabel Pengiriman
email Menscan surat yang
telah ditandatangani dan mengirim surat via
Ekspedisi 1
2
3
4
5
6
7 8
9 10
11
151
Penjelasan diagram alir tabel 4.3 adalah sebagai berikut: 1. Staf TU melihat permintaan persuratan yang merupakan
permintaan dari bagian persidangan 2. Staf TU input data surat
3. Ka Subbag TU dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk
menyetujui surat. 4. Ka Bag Administrasi Umum dapat melihat surat yang
telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat.
5. Kepala Biro Administrasi dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk
menyetujui surat. 6. Ka Bag Administrasi Persidangan dapat melihat surat
yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat.
7. Staf TU mencetak surat yang telah melalui persetujuan. 8. Staf
TU menyerahkan
surat tersebut
untuk ditandatangani.
9. Kepala Biro menandatangani surat tersebut 10. Staf TU scan surat yang telah ditandatangani dan
mengirim surat tersebut melalui jasa Ekspedisi 11. Staf TU memasukan data pengiriman surat
152
d Proses Persuratan Undangan Rapat Pleno
Tabel 4.4 Persuratan Rapat Pleno
Sistem Usulan untuk Persuratan Undangan Rapat Pleno Kepala Biro
Administrasi Kepala Bagian
Administrasi Persidangan
Ka Subbag TU Staf TU
Keterangan Deskripsi
Kepla Bagian Adminitrasi Umum
No
Melihat surat Undangan Rapat Pleno
yang harus dibuat Mulai
Input Surat Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya
Selesai Tolak
Mencetak surat Menyerahkan Surat
Undangan Rapat Pleno untuk ditandatangani
Menandatangani Surat Undangan Rapat Pleno
untuk ditandatangani Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Aprove
Tolak
Aprove Tolak
Aprove Tolak
Approve Staf TU
Data Jadwal Tabel Jadwal
Staf TU Data Jadwal
Tabel Surat Tabel Jadwal
Ka Subbag TU Data Surat
Data Jadwal Tabel Surat
Data Jadwal
Kepala Bagian Administrasi
Umum Data Surat
Data Jadwal Tabel Surat
Tabel Jadwal Kepala Biro
Administrasi Data Surat
Data Jadwal Tabel Surat
Tabel Jadwal Kepala Bagian
Administrasi pengaduan
Data Surat Data Jadwal
Tabel Surat Tabel Jadwal
Staf TU Data Surat
Tabel Surat
Kepala Biro Administrasi
Staf TU
Staf TU
Melihat Surat Keluar dan input data
pengiriman surat Staf TU
Data Surat Tabel Surat
Tabel Pengiriman Tabel Pengiriman
email Menscan surat yang
telah ditandatangani dan mengirim surat via
Ekspedisi 1
2 3
4
5
6
7 8
9 10
11
153
Penjelasan diagram alir tabel 4.4 adalah sebagai berikut: 1. Staf TU melihat permintaan persuratan yang merupakan
permintaan dari bagian persidangan 2. Staf TU input data surat
3. Ka Subbag TU dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk
menyetujui surat. 4. Ka Bag Administrasi Umum dapat melihat surat yang
telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat.
5. Kepala Biro Administrasi dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk
menyetujui surat. 6. Ka Bag Administrasi Persidangan dapat melihat surat
yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat.
7. Staf TU mencetak surat yang telah melalui persetujuan. 8. Staf
TU menyerahkan
surat tersebut
untuk ditandatangani.
9. Kepala Biro menandatangani surat tersebut 10. Staf TU scan surat yang telah ditandatangani dan
mengirim surat tersebut melalui jasa Ekspedisi 11. Staf TU memasukan data pengiriman surat
154
e Surat Penyampaian Putusan
Tabel 4.5 Persuratan Penyampaian Putusan
Sistem Usulan untuk Persuratan Penyampaian Putusan Kepala Biro
Administrasi Kepala Bagian
Administrasi Persidangan
Ka Subbag TU Staf Subbag TU
Keterangan Deskripsi
Kepla Bagian Adminitrasi Umum
No
Melihat Surat Penyampaian Putusan
yang harus dibuat Mulai
Staf TU Data Putusan
Tabel Putusan
Input surat Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Melihat surat.Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Staf TU
Data Putusan Data Surat
Tabel Purtusan Tabel Surat
Ka Subbag TU Data Surat
Data Putusan Tabel Surat
Tabel Putusan Kepala Bagian
administrasi Umum
Data Surat Data Putusan
Tabel Surat Tabel Putusan
Kepala Biro Administrasi
Data Surat Data Putusan
Tabel Surat Tabel Putusan
Selesai Tolak
Mencetak Surat Menyerahkan Surat
Penyampaian Putusan untuk ditandatangani
Menandatangani Surat Penyampaian Putusan
untuk Ditandatangani Kepala Bagian
Administrasi Persidangan
Data Surat Data Putusan
Tabel Surat Tabel Putusan
Staf Subbag TU Data Surat
Tabel Surat Staf TU
Staf TU Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Melihat surat. Apabila
ditolak maka dikembalikan ke proses
sebelumnya Approve
Tolak
Approve Tolak
Approve Tolak
Approve
Kepala Biro Administrasi
Melihat Surat Keluar dan input data
pengiriman surat Staf TU
Data Surat Tabel Surat
Tabel Pengiriman Tabel Pengiriman
email Menscan surat yang
telah ditandatangani dan mengirim surat via
Ekspedisi 1
2 3
4
5
6
7 8
9 10
11
155
Penjelasan diagram alir tabel 4.5 adalah sebagai berikut: 1. Staf TU melihat permintaan persuratan yang merupakan
permintaan dari bagian persidangan 2. Staf TU input data surat
3. Ka Subbag TU dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk
menyetujui surat. 4. Ka Bag Administrasi Umum dapat melihat surat yang
telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat.
5. Kepala Biro Administrasi dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk
menyetujui surat. 6. Ka Bag Administrasi Persidangan dapat melihat surat
yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat.
7. Staf TU mencetak surat yang telah melalui persetujuan. 8. Staf
TU menyerahkan
surat tersebut
untuk ditandatangani.
9. Kepala Biro menandatangani surat tersebut 10. Staf TU scan surat yang telah ditandatangani dan
mengirim surat tersebut melalui jasa Ekspedisi 11. Staf TU memasukan data pengiriman surat
156
2. Proses Disposisi Pengaduan
Tabel 4.6 Disposisi Pengaduan
Sistem Usulan untuk Disposisi Pengaduan Kepala Biro
Administrasi Ketua DKPP
Kepala Bagian Administrasi Pengaduan
Ka Subbag Analisis dan Verifikasi
Keterangan Deskripsi
No
Melihat data Pengaduan
Input data Disposisi
Melihat Disposisi dan data Pengaduani
Input Disposisi
Melihat Disposisi dan data Pengaduani
Input Disposisi
Melihat Disposisi dan data Pengaduani
Ketua DKPP Data Pengaduan
Tabel Pengaduan Ketua DKPP
Data Disposisi Tabel Disposisi
Kepala Biro Administrasi
Data Disposisi Data Pengaduan
Tabel Disposisi Tabel Pengaduan
Kepala Biro Administrasi
Data Disposisi Tabel Disposisi
Kepala Bagian Administrasi
Pengaduan Data Disposisi
Data Pengaduan Tabel Disposisi
Tabel Pengaduan Kepala
Administrasi Pengaduan
Data Disposisi Data Pengaduan
Tabel Disposisi Tabel Pengaduan
Ka Subbag Analisis dan Verifikasi
Data Disposisi Data Pengaduan
Tabel Disposisi Tabel Pengaduan
Selesai Mulai
1
2 3
4
5
6
7
157
Penjelasan diagram alir tabel 4.6 adalah sebagai berikut: 1. Ketua DKPP melihat data pengaduan
2. Ketua input data disposisi yang ditujukan untuk Kepala Biro Administrasi
3. Kepala Biro Administrasi melihat disposisi dan data pengaduan
4. Kepala Biro Administrasi input disposisi yang ditujukan untuk Ka Bag Pengaduan.
5. Ka Bag Pengaduan melihat disposisi dan data pengaduan
6. Ka Bag Pengaduan input disposisi yang ditujukan untuk Ka Subbag Analisis dan Verifikasi.
7. Ka Subbag Analisis dan Verifikasi melihat disposisi dari Kepala Bagian Administrasi Pengaduan
158
3. Proses Persuratan Nota Dinas a Persuratan Nota Dinas Hasil Verifikasi
Tabel 4.7 Persuratan Nota Dinas Hasil Verifikasi
Sistem Usulan untuk P ersuratan Nota Dinas Hasil Verifikasi Kepala Biro
Adm inistrasi Ketua DKP P
Keterangan Deskripsi
No
Melihat Nota Dinas yang harus dibuat
Kepala Biro
Adm inistrasi
Data Nota Dinas
Data Verifikasi
Tabel Verifikasi
Tabel Nota Dinas Input Nota Dinas
Menyetujui atau menolak nota dinas
Melihat status Nota Dinas
Kepala Biro
Adm inistrasi
Data Verifikasi
Data Nota Dinas
Tabel Nota Dinas
Tabel Verifikasi
Ketua DKP P
Data Nota Dinas
Data Verifikasi
Tabel Nota Dinas
Tabel Verifikasi
Selesai Start
Kepala Biro
Adm inistrasi
Data Verifikasi
Data Nota Dinas
Tabel Nota Dinas
Tabel Verifikasi
1
2
3
4
Penjelasan diagram alir tabel 4.7 adalah sebagai berikut: 1. Kepala Biro Administrasi melihat nota dinas yang harus
dibuat 2. Kepala Biro Administrasi input data nota dinas yang
ditujukan untuk Ketua DKPP 3. Ketua DKPP menyetujui nota dinas yang telah dibuat
4. Kepala Biro Administrasi melihat status nota dinas
159
b Proses Persuratan Nota Dinas Pelimpahan Berkas
Tabel 4.8 Persuratan Nota Dinas Pelimpahan Berkas
Sistem Usulan untuk Persuratan Nota Dinas Pelimpahan Berkas Kepala Bagian
Adm inistrasi P engaduan Kepala Bagian
Adm initrasi Persidangan Keterangan
Deskripsi No
Kepala Bagian
Adm initrasi Pengaduan
Data Nota Dinas
Data Pengaduan
Tabel Pengaduan
Tabel Nota Dinas
Kepala Bagian
administrasi Pengaduan
Data Pengaduan
Data Nota Dinas
Tabel Nota Dinas
Tabel Pengaduan
Kepala Bagian
Adm initrasi Persidangan
Data Nota Dinas
Data Pengaduan
Tabel Nota Dinas
Tabel Pengaduan
Selesai Start
Kepala Bagian
Adm initrasi Pengaduan
Data Pengaduan
Data Nota Dinas
Tabel Nota Dinas
Tabel Pengaduan
1
2
3
4 Melihat Nota Dinas
yang harus dibuat
Input Nota Dinas Melihat Nota Dinas dan
menyetujui dan menolak nota dinas
Melihat status Nota Dinas
Penjelasan diagram alir tabel 4.7 adalah sebagai berikut: 1. Ka Bag Administrasi Pengaduan melihat nota dinas
yang harus dibuat 2. Ka Bag AdministrasiPengaduan input data nota dinas
yang ditujukan untuk Ka Bag Administrasi Persidangan 3. Ka Bag Administrasi Persidangan menyetujui nota
dinas yang telah dibuat oleh Ka Bag Administrasi Pengaduan
4. Ka Bag Administrasi Persidangan melihat status nota
160
4.1.2.3.4 Menentukan Pengguna
Berdasarkan gambaran yang telah diuraikan di atas maka dapat diketahui bahwa pengguna user dalam sistem
persuratan PKEPP ini terdiri dari 6 level yaitu: 1. Ketua DKPP menggunakan sistem ini untuk dengan
melihat daftar pengaduan dan surat yang harus didisposisikan, melihat nota dinas, melihat surat, dan
melihat laporan persuratan. 2. Kepala Biro Administrasi DKPP menggunakan sistem
ini untuk menyetujui atau menolak surat PKEPP, membuat nota dinas, melihat dan membuat disposisi,
dan melihat perkembangan persetujuan persuratan yang telah disetujui.
3. Staf Subbagian Tata Usaha dan Protokol sebagai pengelola persuratan terutama dalam membuat dan
mengirim surat. 4. Kepala Bagian dan Kepala Subbagian menggunakan
sistem ini untuk menyetujui surat. 5. Admin bertindak sebagai pengelola master pegawai dan
master user. 6. Admin TU bertindak sebagai pengelola master
persuratan, seperti data master sifat, master jenis surat, dan pengelolaan pengaturan persetujuan surat.
161
4.1.2.3.5 Menentukan Komponen Sistem
Selain pengguna user, sebuah sistem membutuhkan komponen sistem dapat berfungsi sesuai dengan tujuan sistem
itu dibangun. Adapun komponen penyusun sistem informasi persuratan PKEPP yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
a Data master Proses perekaman data-data yang berhubungan dengan
persuratan, yaitu data user, data pegawai, data menu, dan data persuratan. Seluruh data ini terkait pada proses
persuratan PKEPP. b Menentukan hak akses user
Dalam hal ini sistem harus dibatasi sesuai dengan level user dan jabatan pegawai yang berhak memakai sistem ini.
Setiap pengguna hanya dapat mengakses fitur-fitur dalam sistem sesuai bagiannya masing-masing.
c Proses Terstruktur Adapun proses yang bisa dilakukan oleh sistem meliputi:
a. Proses login dan logout b. Proses approve dan disapprove surat
c. Proses pengaturan persetujuan persuratan PKEPP d. Proses notifikasi terhadap surat yang harus diapprove
e. Proses notifikasi terhadap surat yang harus dibuat
162
f. Proses pengelolaan data persuratan PKEPP dengan fungsi tambah, edit dan hapus
g. Proses upload file surat PKEPP h. Proses menampilkan preview surat
i. Proses pengelolaan laporan persuratan PKEPP dan persuratan masukkeluar
j. Proses menampilkan progress report dalam bentuk tabel dan grafik
d Sistem Pelaporan Pelaporan yang dihasilkan dalam sistem ini terdiri dari:
a. Laporan yang hanya ditampilkan oleh sistem yang meliputi grafik progress report berkala, dan laporan
grafik persuratan PKEPP dan laporan grafik persuratan masuk atau keluar.
163
4.2 Workshop Design