Decision Analysis Analisa Keputusan

142 4. Sistem menyajikan data dan informasi yang aktual dan akurat 5. Sistem dapat melakukan integritas data dengan baik

4.1.2.3 Decision Analysis Analisa Keputusan

Dari tahapan analisis sebelumnya telah diketahui permasalahan dari sistem yang sedang berjalan, persyaratan dan kebutuhan yang diinginkan, maka tahapan selanjutnya adalah analisis keputusan yaitu menentukan komponen-komponen dari sistem usulan yang akan dirancang, dibangun, dan diimplementasikan. Sistem usulan ini diharapkan mampu memenuhi kebutuhan dalam proses kegiatan persuratan PKEPP dan memberikan solusi atas kekurangan sistem yang berjalan:

4.1.2.3.1 Menentukan Sistem Usulan

Berdasarkan persyaratan yang telah didapat maka dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa sistem usulan yang paling mendukung proses kegiatan persuratan PKEPP tersebut yaitu sistem informasi persuratan PKEPP berbasis web web base yang dapat menyajikan informasi persuratan secara realtime dengan menggunakan fasilitas internet. Selain itu sistem ini juga dapat mengintegrasikan data yang terdapat pada satu database, sehingga memudahkan dalam pengelolaan data. 143

4.1.2.3.2 Menentukan Teknologi

Sistem usulan ini dirancang dengan menggunakan tools UML Unified Modelling Language dalam menggambarkan proses sistem. Sedangkan teknologi yang akan digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah bahasa pemrograman PHP, dikarenakan PHP merupakan bahasa pemrograman yang multi platform, powerfull dan ringan. Selain itu MySQL sebagai media penyimpanan data karena MySQL dapat menyimpan data yang cukup besar sesuai dengan ruang lingkup sistem yang akan dikembangkan. Peneliti menggunakan XAMPP yang merupakan web server apache yang di dalamnya sudah menyediakan database server MySQL dan mendukung pemrograman PHP. Sistem Informasi Persuratan PKEPP yang akan dibangun ini menggunakan teknologi open source dan freeware, dimana pengembang tidak perlu mengeluarkan biaya untuk mendapatkan lisensi dari tools dan teknologi yang digunakan. Sistem monitoring ini juga dikembangkan dengan teknologi berbasis web menggunakan bahasa pemrograman PHP yang bersifat multi platform, dapat dijalankan pada sistem operasi berbasis Windows maupun Unix dan dapat diakses dengan berbagai macam web browser, seperti Chrome, Firefox, Opera, dan lain-lain. Dengan server yang sudah terkoneksi dengan 144 internet maka sistem ini dapat diakses dengan mudah dimana dan kapan saja. Selain itu dalam pengembangan tampilannya, sistem dibangun dengan menggunakan teknologi HTML5 dengan front-end framework Bootstrap yang responsif, sehingga tampilan sistem akan menyesuaikan dengan ukuran layar perangkat aksesnya.

4.1.2.3.3 Gambaran Sistem Usulan

Pada sistem usulan ini, penulis memberikan gambaran mengenai rancangan sistem informasi persuratan pelanggaran kode etik penyelenggara pemilu yang penulis ajukan guna mengatasi permasalahan pada sistem lama yang telah disebutkan sebelumnya. Adapun prosedur dari perancangan sistem informasi persuratan PKEPP yang diusulkan digambarkan dalam bentuk rich picture dan kemudian digambarkan dalam flow diagram . Adapun rich picture untuk menggambarkan sistem usulan dapat ditunjukan melalui gambar sebagai berikut: 145 Sistem Informasi Persuratan PKEPP Staf TU Kepala Biro Administrasi Kepala Bagian Administrasi Persidangan 2 1 Kepala Bagian Administrasi Pengaduan Ka Subbag Analisis dan Verifikasi 11 3 9 4 Pihak Terkait Via Ekpedisi 5 Ketua DKPP 7 10 6 Kepala Biro Administrasi 3 12 14 8 13 4. Mengirim surat melalui ekspedisi 5. Mengirim Surat kepada Pihak Terkait 6. Mencatat data pengiriman surat dan mengirim surat ke email pihak terkait 1. Melihat data permintaan surat 2. Membuat surat 3. Approve surat 7. Membuat disposisi pengaduan 12. Approve nota dinas 9. Membuat disposisi pengaduan 11. Membuat Nota Dinas 7. Membuat disposisi pengaduan 11. Membuat Nota Dinas 10. Melihat Dipsosisi Pengaduan 3 3 Ka Subbag TU 3 Gambar 4.4 Rich Picture Sistem Usulan Rich picture sistem usulan di atas menggambarkan secara umum prosedur sistem persuratan PKEPP yang akan dikembangkan. Adapun sistem usulan di atas dapat dijelaskan secara rinci pada Standard Operating Procedures SOP berbentuk tabel diagram alir flow chart di bawah ini: 146 1. Proses Pengelolaan Data Surat PKEPP a Proses Persuratan Pemberitahuan Tabel 4.1 Persuratan Pemberitahuan Sistem Usulan untuk Persuratan Pemberitahuan Kepala Biro Administrasi Ketua DKPP Kepala Bagian Administrasi Pengaduan Ka Subbag TU Staf TU Keterangan Deskripsi Kepla Bagian Adminitrasi Umum No Melihat Surat Pemberitahuan yang harus dibuat Mulai  Staf TU  Data Pengaduan  Tabel Pengaduan Input data Surat Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya  Staf TU  Data Pengaduan  Data Surat  Tabel Pengaduan  Tabel Surat  Ka Subbag TU  Data Surat  Tabel Surat  Kepala Bagian administrasi Umum  Data Surat  Tabel Surat  Kepala Biro Administrasi  Data Surat  Tabel Surat Selesai Tolak Mencetak Surat Menyerahkan Surat Pemberitahuan untuk Ditandatangani Menandatangani Surat Pemberitahuan Menscan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat via Ekspedisi  Kepala Bagian Administrasi pengaduan  Data Surat  Tabel Surat  Staf TU  Data Surat  Tabel Surat  Staf TU  Staf TU  Data Surat  Tabel Surat  Tabel Pengiriman  Tabel Pengiriman email Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Melihat surat.Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Approve Tolak Approve Tolak Aprove Tolak Approve  Kepala Biro Administrasi Melihat Surat Keluar dan input data pengiriman surat 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11  Staf TU 147 Penjelasan diagram alir tabel 4.1 adalah sebagai berikut: 1. Staf TU melihat permintaan persuratan yang merupakan permintaan dari bagian pengaduan 2. Staf TU input data surat 3. Ka Subbag TU dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 4. Ka Bag Administrasi Umum dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 5. Kepala Biro Administrasi dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 6. Ka Bag Administrasi Pengaduan dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 7. Staf TU mencetak surat yang telah melalui persetujuan. 8. Staf TU menyerahkan surat tersebut untuk ditandatangani. 9. Kepala Biro menandatangani surat tersebut 10. Staf TU scan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat tersebut melalui jasa Ekspedisi 11. Staf TU memasukan data pengiriman surat 148 b Proses Persuratan Undangan Rapat Verifikasi Tabel 4.2 Rapat Verifikasi Sistem Usulan untuk Persuratan Undangan Rapat Verifikasi Kepala Biro Administrasi Kepala Bagian Administrasi Pengaduan Ka Subbag TU Staf TU Keterangan Deskripsi Kepla Bagian Adminitrasi Umum No Melihat Surat Undangan Rapat Verifikasi yang harus dibuat Mulai  Staf Subbag TU  Data Jadwal  Tabel Jadwal Input data surat Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya  Data Jadwal  Tabel Surat  Tabel Jadwal  Tabel Workflow  Ka Subbag TU  Data Surat  Data Jadwal  Tabel Surat  Data Jadwal  Tabel Workflow  Kepala Bagian Administrasi Umum  Data Surat  Data Jadwal  Tabel Surat  Tabel Jadwal  Tabel Workflow  Kepala Biro Administrasi  Data Surat  Data Jadwal  Tabel Surat  Tabel Jadwal  Tabel Workflow Selesai Tolak Mencetak Surat Mengirimkan Surat Rapat Verifikasi untuk Ditandatangani Menandatangani Surat Pemberitahuan untuk Ditandatangani  Kepala Bagian Administrasi Pengaduan  Data Surat  Data Jadwal  Tabel Surat  Tabel Jadwal  Tabel Workflow  Staf TU  Data Surat  Tabel Surat  Staf TU Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Aprove Tolak Aprove Tolak Aprove Tolak Aprove  Staf TU Menscan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat via Ekspedisi Melihat Surat Keluar dan input data pengiriman surat  Staf TU  Data Surat  Tabel Surat  Tabel Pengiriman  Tabel Pengiriman email 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11  Kepala Biro Administrasi 149 Penjelasan diagram alir tabel 4.2 adalah sebagai berikut: 1. Staf TU melihat permintaan persuratan yang merupakan permintaan dari bagian pengaduan 2. Staf TU input data surat 3. Ka Subbag TU dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 4. Ka Bag Administrasi Umum dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 5. Kepala Biro Administrasi dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 6. Ka Bag Administrasi Pengaduan dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 7. Staf TU mencetak surat yang telah melalui persetujuan. 8. Staf TU menyerahkan surat tersebut untuk ditandatangani. 9. Kepala Biro menandatangani surat tersebut 10. Staf TU scan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat tersebut melalui jasa Ekspedisi 11. Staf TU memasukan data pengiriman surat 150 c Proses Persuratan Pemanggilan Tabel 4.3 Persuratan Pemanggilan Sistem Usulan untuk Persuratan Pemanggilan Kepala Biro Administrasi Kepala Bagian Administrasi Persidangan Ka Subbag TU Staf TU Keterangan Deskripsi Kepla Bagian Adminitrasi Umum No Melihat Surat Pemanggilan yang harus dibuat Mulai Input data surat Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Selesai Tolak Mencetak surat Menyerahkan Surat Pemanggilan untuk ditandatangani Menandatangani Surat Pemanggilan untuk ditandatangani Melihat Surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Approve Tolak Approve Tolak Approve Tolak Approve  Staf TU  Data Jadwal  Data Perkara  Tabel Jadwal  Tabel Perkara  Staf TU  Data Jadwal  Data Perkara  Tabel Surat  Tabel Jadwal  Tabel Perkara  Ka Subbag TU  Data Surat  Data Jadwal  Data Perkara  Tabel Surat  Tabel Perkara  Tabel Jadwal  Kepala Bagian Administrasi Umum  Data Surat  Data Jadwal  Data Perkara  Tabel Surat  Tabel Perkara  Tabel jadwal  Kepala Biro Administrasi  Data Surat  Data Jadwal  Data Perkara  Tabel Surat  Tabel Jadwal  Tabel Perkara  Kepala Bagian Administrasi Persidangan  Data Surat  Data Jadwal  Data Perkara  Tabel Surat  Tabel Jadwal  Tabel Perkara  Data Surat  Tabel Surat  Staf TU  Kepala Biro Administrasi  Staf TU Melihat Surat Keluar dan input data pengiriman surat  Staf TU  Data Surat  Tabel Surat  Tabel Pengiriman  Tabel Pengiriman email Menscan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat via Ekspedisi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 151 Penjelasan diagram alir tabel 4.3 adalah sebagai berikut: 1. Staf TU melihat permintaan persuratan yang merupakan permintaan dari bagian persidangan 2. Staf TU input data surat 3. Ka Subbag TU dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 4. Ka Bag Administrasi Umum dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 5. Kepala Biro Administrasi dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 6. Ka Bag Administrasi Persidangan dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 7. Staf TU mencetak surat yang telah melalui persetujuan. 8. Staf TU menyerahkan surat tersebut untuk ditandatangani. 9. Kepala Biro menandatangani surat tersebut 10. Staf TU scan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat tersebut melalui jasa Ekspedisi 11. Staf TU memasukan data pengiriman surat 152 d Proses Persuratan Undangan Rapat Pleno Tabel 4.4 Persuratan Rapat Pleno Sistem Usulan untuk Persuratan Undangan Rapat Pleno Kepala Biro Administrasi Kepala Bagian Administrasi Persidangan Ka Subbag TU Staf TU Keterangan Deskripsi Kepla Bagian Adminitrasi Umum No Melihat surat Undangan Rapat Pleno yang harus dibuat Mulai Input Surat Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Selesai Tolak Mencetak surat Menyerahkan Surat Undangan Rapat Pleno untuk ditandatangani Menandatangani Surat Undangan Rapat Pleno untuk ditandatangani Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Aprove Tolak Aprove Tolak Aprove Tolak Approve  Staf TU  Data Jadwal  Tabel Jadwal  Staf TU  Data Jadwal  Tabel Surat  Tabel Jadwal  Ka Subbag TU  Data Surat  Data Jadwal  Tabel Surat  Data Jadwal  Kepala Bagian Administrasi Umum  Data Surat  Data Jadwal  Tabel Surat  Tabel Jadwal  Kepala Biro Administrasi  Data Surat  Data Jadwal  Tabel Surat  Tabel Jadwal  Kepala Bagian Administrasi pengaduan  Data Surat  Data Jadwal  Tabel Surat  Tabel Jadwal  Staf TU  Data Surat  Tabel Surat  Kepala Biro Administrasi  Staf TU  Staf TU Melihat Surat Keluar dan input data pengiriman surat  Staf TU  Data Surat  Tabel Surat  Tabel Pengiriman  Tabel Pengiriman email Menscan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat via Ekspedisi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 153 Penjelasan diagram alir tabel 4.4 adalah sebagai berikut: 1. Staf TU melihat permintaan persuratan yang merupakan permintaan dari bagian persidangan 2. Staf TU input data surat 3. Ka Subbag TU dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 4. Ka Bag Administrasi Umum dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 5. Kepala Biro Administrasi dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 6. Ka Bag Administrasi Persidangan dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 7. Staf TU mencetak surat yang telah melalui persetujuan. 8. Staf TU menyerahkan surat tersebut untuk ditandatangani. 9. Kepala Biro menandatangani surat tersebut 10. Staf TU scan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat tersebut melalui jasa Ekspedisi 11. Staf TU memasukan data pengiriman surat 154 e Surat Penyampaian Putusan Tabel 4.5 Persuratan Penyampaian Putusan Sistem Usulan untuk Persuratan Penyampaian Putusan Kepala Biro Administrasi Kepala Bagian Administrasi Persidangan Ka Subbag TU Staf Subbag TU Keterangan Deskripsi Kepla Bagian Adminitrasi Umum No Melihat Surat Penyampaian Putusan yang harus dibuat Mulai  Staf TU  Data Putusan  Tabel Putusan Input surat Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Melihat surat.Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya  Staf TU  Data Putusan  Data Surat  Tabel Purtusan  Tabel Surat  Ka Subbag TU  Data Surat  Data Putusan  Tabel Surat  Tabel Putusan  Kepala Bagian administrasi Umum  Data Surat  Data Putusan  Tabel Surat  Tabel Putusan  Kepala Biro Administrasi  Data Surat  Data Putusan  Tabel Surat  Tabel Putusan Selesai Tolak Mencetak Surat Menyerahkan Surat Penyampaian Putusan untuk ditandatangani Menandatangani Surat Penyampaian Putusan untuk Ditandatangani  Kepala Bagian Administrasi Persidangan  Data Surat  Data Putusan  Tabel Surat  Tabel Putusan  Staf Subbag TU  Data Surat  Tabel Surat  Staf TU  Staf TU Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Melihat surat. Apabila ditolak maka dikembalikan ke proses sebelumnya Approve Tolak Approve Tolak Approve Tolak Approve  Kepala Biro Administrasi Melihat Surat Keluar dan input data pengiriman surat  Staf TU  Data Surat  Tabel Surat  Tabel Pengiriman  Tabel Pengiriman email Menscan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat via Ekspedisi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 155 Penjelasan diagram alir tabel 4.5 adalah sebagai berikut: 1. Staf TU melihat permintaan persuratan yang merupakan permintaan dari bagian persidangan 2. Staf TU input data surat 3. Ka Subbag TU dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 4. Ka Bag Administrasi Umum dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 5. Kepala Biro Administrasi dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 6. Ka Bag Administrasi Persidangan dapat melihat surat yang telah di input dan dapat melakukan tindakan approve untuk menyetujui surat. 7. Staf TU mencetak surat yang telah melalui persetujuan. 8. Staf TU menyerahkan surat tersebut untuk ditandatangani. 9. Kepala Biro menandatangani surat tersebut 10. Staf TU scan surat yang telah ditandatangani dan mengirim surat tersebut melalui jasa Ekspedisi 11. Staf TU memasukan data pengiriman surat 156 2. Proses Disposisi Pengaduan Tabel 4.6 Disposisi Pengaduan Sistem Usulan untuk Disposisi Pengaduan Kepala Biro Administrasi Ketua DKPP Kepala Bagian Administrasi Pengaduan Ka Subbag Analisis dan Verifikasi Keterangan Deskripsi No Melihat data Pengaduan Input data Disposisi Melihat Disposisi dan data Pengaduani Input Disposisi Melihat Disposisi dan data Pengaduani Input Disposisi Melihat Disposisi dan data Pengaduani  Ketua DKPP  Data Pengaduan  Tabel Pengaduan  Ketua DKPP  Data Disposisi  Tabel Disposisi  Kepala Biro Administrasi  Data Disposisi  Data Pengaduan  Tabel Disposisi  Tabel Pengaduan  Kepala Biro Administrasi  Data Disposisi  Tabel Disposisi  Kepala Bagian Administrasi Pengaduan  Data Disposisi  Data Pengaduan  Tabel Disposisi  Tabel Pengaduan  Kepala Administrasi Pengaduan  Data Disposisi  Data Pengaduan  Tabel Disposisi  Tabel Pengaduan  Ka Subbag Analisis dan Verifikasi  Data Disposisi  Data Pengaduan  Tabel Disposisi  Tabel Pengaduan Selesai Mulai 1 2 3 4 5 6 7 157 Penjelasan diagram alir tabel 4.6 adalah sebagai berikut: 1. Ketua DKPP melihat data pengaduan 2. Ketua input data disposisi yang ditujukan untuk Kepala Biro Administrasi 3. Kepala Biro Administrasi melihat disposisi dan data pengaduan 4. Kepala Biro Administrasi input disposisi yang ditujukan untuk Ka Bag Pengaduan. 5. Ka Bag Pengaduan melihat disposisi dan data pengaduan 6. Ka Bag Pengaduan input disposisi yang ditujukan untuk Ka Subbag Analisis dan Verifikasi. 7. Ka Subbag Analisis dan Verifikasi melihat disposisi dari Kepala Bagian Administrasi Pengaduan 158 3. Proses Persuratan Nota Dinas a Persuratan Nota Dinas Hasil Verifikasi Tabel 4.7 Persuratan Nota Dinas Hasil Verifikasi Sistem Usulan untuk P ersuratan Nota Dinas Hasil Verifikasi Kepala Biro Adm inistrasi Ketua DKP P Keterangan Deskripsi No Melihat Nota Dinas yang harus dibuat  Kepala Biro Adm inistrasi  Data Nota Dinas  Data Verifikasi  Tabel Verifikasi  Tabel Nota Dinas Input Nota Dinas Menyetujui atau menolak nota dinas Melihat status Nota Dinas  Kepala Biro Adm inistrasi  Data Verifikasi  Data Nota Dinas  Tabel Nota Dinas  Tabel Verifikasi  Ketua DKP P  Data Nota Dinas  Data Verifikasi  Tabel Nota Dinas  Tabel Verifikasi Selesai Start  Kepala Biro Adm inistrasi  Data Verifikasi  Data Nota Dinas  Tabel Nota Dinas  Tabel Verifikasi 1 2 3 4 Penjelasan diagram alir tabel 4.7 adalah sebagai berikut: 1. Kepala Biro Administrasi melihat nota dinas yang harus dibuat 2. Kepala Biro Administrasi input data nota dinas yang ditujukan untuk Ketua DKPP 3. Ketua DKPP menyetujui nota dinas yang telah dibuat 4. Kepala Biro Administrasi melihat status nota dinas 159 b Proses Persuratan Nota Dinas Pelimpahan Berkas Tabel 4.8 Persuratan Nota Dinas Pelimpahan Berkas Sistem Usulan untuk Persuratan Nota Dinas Pelimpahan Berkas Kepala Bagian Adm inistrasi P engaduan Kepala Bagian Adm initrasi Persidangan Keterangan Deskripsi No  Kepala Bagian Adm initrasi Pengaduan  Data Nota Dinas  Data Pengaduan  Tabel Pengaduan  Tabel Nota Dinas  Kepala Bagian administrasi Pengaduan  Data Pengaduan  Data Nota Dinas  Tabel Nota Dinas  Tabel Pengaduan  Kepala Bagian Adm initrasi Persidangan  Data Nota Dinas  Data Pengaduan  Tabel Nota Dinas  Tabel Pengaduan Selesai Start  Kepala Bagian Adm initrasi Pengaduan  Data Pengaduan  Data Nota Dinas  Tabel Nota Dinas  Tabel Pengaduan 1 2 3 4 Melihat Nota Dinas yang harus dibuat Input Nota Dinas Melihat Nota Dinas dan menyetujui dan menolak nota dinas Melihat status Nota Dinas Penjelasan diagram alir tabel 4.7 adalah sebagai berikut: 1. Ka Bag Administrasi Pengaduan melihat nota dinas yang harus dibuat 2. Ka Bag AdministrasiPengaduan input data nota dinas yang ditujukan untuk Ka Bag Administrasi Persidangan 3. Ka Bag Administrasi Persidangan menyetujui nota dinas yang telah dibuat oleh Ka Bag Administrasi Pengaduan 4. Ka Bag Administrasi Persidangan melihat status nota 160

4.1.2.3.4 Menentukan Pengguna

Berdasarkan gambaran yang telah diuraikan di atas maka dapat diketahui bahwa pengguna user dalam sistem persuratan PKEPP ini terdiri dari 6 level yaitu: 1. Ketua DKPP menggunakan sistem ini untuk dengan melihat daftar pengaduan dan surat yang harus didisposisikan, melihat nota dinas, melihat surat, dan melihat laporan persuratan. 2. Kepala Biro Administrasi DKPP menggunakan sistem ini untuk menyetujui atau menolak surat PKEPP, membuat nota dinas, melihat dan membuat disposisi, dan melihat perkembangan persetujuan persuratan yang telah disetujui. 3. Staf Subbagian Tata Usaha dan Protokol sebagai pengelola persuratan terutama dalam membuat dan mengirim surat. 4. Kepala Bagian dan Kepala Subbagian menggunakan sistem ini untuk menyetujui surat. 5. Admin bertindak sebagai pengelola master pegawai dan master user. 6. Admin TU bertindak sebagai pengelola master persuratan, seperti data master sifat, master jenis surat, dan pengelolaan pengaturan persetujuan surat. 161

4.1.2.3.5 Menentukan Komponen Sistem

Selain pengguna user, sebuah sistem membutuhkan komponen sistem dapat berfungsi sesuai dengan tujuan sistem itu dibangun. Adapun komponen penyusun sistem informasi persuratan PKEPP yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: a Data master Proses perekaman data-data yang berhubungan dengan persuratan, yaitu data user, data pegawai, data menu, dan data persuratan. Seluruh data ini terkait pada proses persuratan PKEPP. b Menentukan hak akses user Dalam hal ini sistem harus dibatasi sesuai dengan level user dan jabatan pegawai yang berhak memakai sistem ini. Setiap pengguna hanya dapat mengakses fitur-fitur dalam sistem sesuai bagiannya masing-masing. c Proses Terstruktur Adapun proses yang bisa dilakukan oleh sistem meliputi: a. Proses login dan logout b. Proses approve dan disapprove surat c. Proses pengaturan persetujuan persuratan PKEPP d. Proses notifikasi terhadap surat yang harus diapprove e. Proses notifikasi terhadap surat yang harus dibuat 162 f. Proses pengelolaan data persuratan PKEPP dengan fungsi tambah, edit dan hapus g. Proses upload file surat PKEPP h. Proses menampilkan preview surat i. Proses pengelolaan laporan persuratan PKEPP dan persuratan masukkeluar j. Proses menampilkan progress report dalam bentuk tabel dan grafik d Sistem Pelaporan Pelaporan yang dihasilkan dalam sistem ini terdiri dari: a. Laporan yang hanya ditampilkan oleh sistem yang meliputi grafik progress report berkala, dan laporan grafik persuratan PKEPP dan laporan grafik persuratan masuk atau keluar. 163

4.2 Workshop Design