Tahap-Tahap Dalam Proses Pengawasan

34 karyawan yang terbaik, sikap kerjasama, berpakaian yang pantas dalam bekerja, dan sebagainya. 2 Tahap 2: Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan. Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat. Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini dapat digunakan: berapa kali how often pelaksanaan seharusnya diukur – setiap jam, harian, mingguan, bulanan? Dalam bentuk apa what form pengukuran akan dilakukan – laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telephone? Siapa who yang akan terlibat – manajer, staf departemen? Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada para karyawan. 3 Tahap 3: Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata. Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terusmenerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu 1 pengamatan observasi, 2 laporan-laporan, laik lisan dan tertulis, 3 metoda-metoda otomatis dan 4 inspeksi, pengujian test, atau dengan pengambilan sampel. Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intern internal auditor sebagai pelaksana pengukuran. 35 4 Tahap 4: Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan analisa penyimpangan. Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterpretasikan adanya penyimpangan. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai. Bab7 menunjukkan bagaimana pentingnya hal ini bagi pembuat keputusan untuk mengidentifikasi penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan. 5 Tahap 5: Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.

d. Unsur-Unsur Pengawasan

Adapun unsur-unsur pengawasan, yaitu: 1 Subyek pengawas atau orang yang mengawasi dan obyek orang yang diawasi 2 Kebijakan dan ketentuan peraturan dasar dilakukannya pengawasan berikut aturan mainnya 3 Ruang lingkup pengawasan hal-hal yang diawasi seperti kinerja pegawai, penggunaan anggaran, dan sebagainya 36 4 Mekanisme urutan, tata cara atau prosedur dalam melakukan pengawasan 5 Tujuan untuk memastikan bahwa pelaksanaan suatu tugas maupun hasilnya sesuai dengan perencanaan

e. Syarat-Syarat Pengawasan

Adapun syarat-syarat pengawasan, yaitu: 1 Pengawasan harus sesuai dengan kedudukan dan mencerminkan sifat kegiatan. 53 2 Pengawasan harus bersifat korektif yaitu berani mengungkapkan penyimpangan-penyimpangan atau pelanggaran. 54 3 Pengawasan harus objektif dan fleksibel yaitu dapat dilaksanakan meskipun telah dilakukan perubahan. 55 4 Pengawasan harus ekonomis yaitu dengan biaya yang serendah mungkin. 56 5 Pengawasan memerlukan perencanaan dengan cara membandingkan keadaan yang sebenarnya dengan keadaan yang seharusnya dan membutuhkan struktur organisasi serta harus independen. 57

f. Tujuan Pengawasan

Adapun tujuan dilakukannya pengawasan, yaitu: 53 Mufham Al-Amin, Manajemen Pengawasan, h.58. 54 Ibid., h. 58. 55 Ibid., h. 58. 56 Ibid., h. 58. 57 Ibid., h. 58. 37 1 Mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak, memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mencegah agar tidak terulang kembali kesalahan yang sama. 2 Mengetahui penggunaan budget yang telah ditetapkan dalam rencana awal sesuai dengan sasarannya. 3 Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program tingkat pelaksanaan, mengetahui hasil pekerjaan serta dibandingkan dengan yang telah ditetapkan di perencanaan. 4 Mengetahui kelemahan-kelemahan pelaksanaannya, memecahkan masalah, mengurangi resiko kegagalan suatu rencana dan membuat perubahan maupun perbaikan.

g. Permasalahan Dalam Pengawasan

1 Solidaritas dari objek pengawasan, yang mengakibatkan proses pencarian data dan informasi pendukung menjadi terhambat. 2 Pada beberapa lembaga penegak hukum belum ada ketentuan yang memadai untuk mengatur bagaimana seorang aparat penegak hukum seharusnya berperilaku code of conduct, baik perilaku di dalam kedinasan maupun diluar kedinasan. 3 Mekanisme pengawasan yang sangat panjang, sehingga tidak berjalan dengan efektif.