File presentasi dibuat dengan menggunakan program Microsoft Power Point atau Adobe InDesign. Selain itu Adobe InDesign juga digunakan untuk
keperluan layouting presentasi, handbook, proposal, dan lain-lain. Untuk memudahkan komunikasi antara Sheils Flynn Asia dengan Sheils Flynn UK,
disediakan program Skype untuk komunikasi tertulis maupun audio atau audio- visual. Pengirimin berbagai file dilakukan dengan menggunakan program
Microsoft Outlook. Semua fasilitas studio baik hardware maupun software dikelola oleh
seorang konsultan IT. Ia bertugas mengatur dan menjaga agar kinerja semua hardware dan software berjalan baik. Apabila terdapat gangguan atau kerusakan,
maka staf dapat meminta bantuan konsultan IT untuk memperbaiki gangguan maupun kerusakan tersebut.
4.2.2 Sistem penyimpanan data
Sistem penyimpanan data di PT Sheils Flynn Asia telah teroganisir dengan baik. Semua data perusahaan disimpan dalam hardisk server yang berkapasitas
besar, sehingga semua komputer staf dapat mengaksesnya. Selain itu terdapat pula pengklasifikasian lokasi penyimpanan data yang harus dipahami oleh seluruh staf.
Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan dalam pengaksesan data yang dibutuhkan oleh setiap staf.
Sistem penyimpanan data di PT Sheils Flynn Asia terdiri dari: 1.
Financial Folder ini menyimpan berbagai data yang berkaitan dengan
administrasi keuangan PT Sheils Flynn Asia. Folder ini dibatasi hanya dapat dibuka oleh finance administrator, hal ini bertujuan untuk
menjaga keamanan data-data yang ada. 2.
Library Folder library menyimpan data-data berbagai gambar material
softscape, hardscape, standar konstruksi, dan lain-lain yang berformat dwg, psd, jpg, dan skp baik berupa gambar 2 dimensi maupun 3
dimensi. Hal ini sangat membantu bagi staf untuk kembali menggunakan elemen gambar yang pernah digunakan sebelumnya
untuk produk gambar proyek yang sedang dikerjakan. Dalam menjaga keamanan folder Library ini diberikan proteksi oleh konsultan IT,
sehingga seluruh staf tidak dapat mengubah isi folder tersebut setiap saat.
3. Marketing
Folder ini menyimpan data-data pemasaran PT Sheils Flynn Asia. 4.
Personal Folder ini menyimpan data-data pribadi setiap staf, seperti data diri,
file email, foto, musik, dan lain-lain. 5.
Project Folder ini merupakan salah satu folder yang sangat penting,
didalamnya terdapat data-data proyek yang sedang dikerjakan dan proyek-proyek yang berpotensi untuk dikerjakan. Folder project
terbagi menjadi 2 subfolder, yaitu Current Project dan Potential Project, di dalamnya berisi semua file kerja yang berkaitan dengan
masing-masing proyek tersebut. Untuk setiap folder proyek, terdapat standar folder yang biasa terdapat di dalamnya, diantaranya:
a. Contract Proposal
Berisi data kontrak dengan klien dan serta proposal yang diajukan.
b. Client
Berisi data hasil komunikasi PT Sheils Flynn Asia dengan klien baik secara langsung maupun melalui internet, yang di
kelompokkan berdasarkan tanggal komunikasi. c.
SFL Berisi data hasil komunikasi Sheils Flynn Asia dengan Sheils
Flynn UK terkait dengan proyek yang sedang dikerjakan tersebut, dikelompokkan berdasarkan tanggal komunikasi.
d. Background Info
Berisi data hasil survey tapak dan data-data lain yang berkaitan dengan kondisi awal tapak.
e. Architect
Berisi data-data yang berasal dari konsultan arsitektur yang penting kaitannya dengan proses pengerjaan desain tapak
proyek tersebut. f.
Drawings Di dalamnya terdapat semua file-file kerja proses perancangan
tapak dengan
berbagai format,
yang dikelompokkan
berdasarkan jenis format file tersebut. Diantaranya folder PSD berisi data berformat psd, JPEG berisi data berformat
jpegjpg, PDF berisi data berformat pdf, 3D berisi file kerja pembuatan gambar 3 dimensi, dan Xrefs berisi data berformat
dwgAutoCad. g.
Photography Berisi data-data foto hasil kunjngan tapak, baik yang dilakukan
oleh Sheils Flynn Asia maupun oleh Sheils Flynn UK. 6. Photography
Folder ini menyimpan data-data foto PT Sheils Flynn Asia, seperti foto kunjungan tapak, foto seluruh staf, dan foto-foto kegiatan lainnya yang
diadakan oleh PT Sheils Flynn Asia. 7.
References Folder ini menyimpan arsip material-material, seperti hard material
maupun soft material yang pernah digunakan dalam setiap proyek. 8.
Sage Folder sage menyimpan berbagai program yang berkaitan dengan
program pengolahan data keuangan. 9.
Archive Folder ini sebagai backup data proyek-proyek yang telah dikerjakan
oleh PT Sheils Flynn Asia. 10.
Data Folder ini berisi data administrasi yang dilakukan oleh staf
administrasi.
11. Administration
Folder ini berisi data-data administrasi PT Sheils Flynn Asia, seperti data website, serta data-data kerja proyek yang dikirim maupun
diterima melalui internet.
4.2.3 Sistem penamaan file
