4.3 Manajemen Proyek
4.3.1 Sistem kerja dan penanganan proyek
PT Sheils Flynn Asia memiliki sistem kerja dan penanganan proyek yang telah terstuktur dengan baik. Proyek-proyek yang dikerjakan oleh PT Sheils Flynn
Asia diperoleh diantaranya dari distribusi proyek Sheils Flynn UK, pengajuan proposal, tender, dan penunjukkan langsung dari klien.
Apabila telah terdapat persetujuan dan kata sepakat mengenai teknis, lingkup pekerjaan, biaya, dan hal lainnya yang disebutkan dalam proposal, maka
dilakukanlah pertemuan untuk penandatanganan kontrak atau nota kesepahaman. Setelah itu PT Sheils Flynn Asia akan melakukan rapat internal untuk membahas
pekerjaan proyek tersebut dan menentukan project leader pl serta team work yang bertanggung jawab dalam pengerjaan proyek tersebut atau disebut pula tim
desain. Penentuan project leader dan team work didasarkan pada skala proyek dan
intensitas pekerjaan yang sedang dikerjakan oleh staf yang bersangkutan. Project leader bertugas dalam mengkoordinasikan pengerjaan proyek dalam suatu tim,
mendistribusikan tugas kepada seluruh anggota tim, mengontrol perkembangan progress pekerjaan tiap harinya dan mendiskusikannya dengan direktur PT
Sheils Flynn Asia dan Sheils Flynn UK. Semua itu dilakukan agar pengerjaan proyek tersebut dapat berjalan efektif, sesuai, dan tepat waktu.
Sebagai acuan pengerjaan suatu proyek, setiap project leader membuat drawing list proyek. Drawing list tersebut menjadi panduan tim dalam
mengerjakan tugasnya masing-masing. Dalam drawing list tersebut dipaparkan tentang gambar apa saja yang harus diproduksi berikut keterangan format
gambarnya serta deadline setiap gambar. Dengan begitu setiap anggota tim dapat bekerja secara lebih efektif untuk ketercapaian target masing-masing pekerjaan.
Lama waktu pengerjaan suatu proyek berbeda-beda sesuai dengan skala pekerjaan, tingkat kesulitan, serta kesepakatan dengan klien dan pihak lain yang
terlibat. Setiap akhir fase atau tahap pekerjaan dilakukan pertemuan seluruh pihak yang terlibat dengan klien. Dalam pengerjaan setiap proyek, PT Sheils Flynn Asia
biasa bekerja sama dengan tim lain, seperti arsitek, kontraktor, engineers, arborist, desainer interior, seniman atau artist, dan lain-lain.
Dalam pertemuan meeting pada tiap akhir tahapan dilakukan presentasi kemajuan pekerjaan masing-masing pihak yang terlibat untuk mendapatkan
persetujuan dan masukan dari klien dan pihak lainnya. Dengan manajemen studio dan manajemen proyek yang telah tersusun
dengan baik, maka proyek yang diterima pun dapat lebih efektif dikerjakan. Standarisasi teknologi informasi terkait penamaan dan penyimpanan file dapat
lebih memudahkan pekerjaan staf. Selain itu komunikasi yang intensif antara tim desain dengan Direktur Asia dan UK dapat memberikan banyak masukan, saran,
dan kritikan yang meningkatkan kualitas desain dan grafis yang dihasilkan. Pola komunikasi tersebut selain memberikan pengaruh yang baik dapat
pula menghambat kinerja perusahaan. Hal tersebut dikarenakan pengambilan keputusan harus berdasarkan persetujuan Direktur UK maka dapat memperlambat
kinerja jalannya proyek. Komunikasi antara Asia dan UK pun dapat terhambat dikarenakan masalah perbedaan jarak dan waktu antara kedua tempat. Oleh karena
itu, PT Sheils Flynn Asia harus lebih dapat meningkatkan inisiatif dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan desain dan grafis, sehingga
efektifitas kerja perusahaan dapat lebih meningkat.
4.3.2 Tahapan proses perancangan
Kategori