9
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem merupakan sekelompok komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta
menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur O’Brien, 2005. Sistem semacam ini memiliki tiga komponen atau fungsi yang
berinteraksi: 1.
Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki
sistem untuk diproses. 2.
Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output.
3. Output
melibatkan pemindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhir.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan elemen-elemen yang berhubungan yang menghasilkan sesuatu.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Sebuah sistem yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut Mcleod dan Schell, 2001:
1. Fleksibel.
Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan
dengan keadaan yang sering berubah. 2.
Mudah diadaptasikan Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi
baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya.
3. Sistematis
Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas
pekerjaan yang telah ada. 4.
Fungsional Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah
ditentukan. 5.
Sederhana Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah dipahami
dan dilaksanakan. 6.
Pemanfaatan sumber daya yang optimal Sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber
daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.
2.1.3 Unsur Sistem
Secara umum sebuah sistem yang ideal memiliki unsur sebagai berikut Laudon dan Laudon, 2004; Odgers, 2005:
1.
Input.
Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data, informasi, dan
material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi. Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh keterampilan dan pengetahuan
karyawan, serta peralatan kantor yang memadai guna menjalankan metode dan prosedur dalam sistem. Dalam beberapa instansi, output dari suatu sistem
menjadi input untuk sistem lain. 2.
Processing.
Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam sistem.
Biasanya, aktivitas
ini akan
secara otomatis
mengklasifikasikan, mengonversikan, menganalisis, serta memperoleh kembali data atau informasi
yang dibutuhkan. 3.
Output.
Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik.
Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau pegawai yang
membutuhkan. Untuk itu, kualitas output mempunyai dampak yang signifikan terhadap kinerja bagian yang berkaitan, karena bisa jadi output pada suatu
subsistem departemen atau bagian tertentu merupakan input dari sistem departemen atau bagian yang lain.
4.
Feedback.
Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasikan dan
memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi. Sebagai contoh, jika unit biaya melebihi standar yang ditentukan, maka pengandalian
masing-masing proses perlu ditingkatkan. Umpan balik akan membuat sistem dapat mengevaluasi efektifitas output yang dihasilkan agar lebih bernilai
tambah bagi organisasi. Tentunya kuantitas dan kualitas umpan balik yang dibutuhkan berbeda dari satu sistem departemen atau bagian ke sistem yang
lain. Semakin vital keberadaan sistem tersebut bagi organisasi, semakin penting pula umpan balik tersebut diperlukan.
5.
Pengawasan.
Seperti halnya elemen sistem yang lain pengawasan juga memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal tersebut adalah
kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan regulasi yang
berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika dan pertimbangan moral.
Gambar 2.1
Fungsi Sistem dalam Organisasi Sumber: Sukoco, 2007
Disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur sistem tersebut sangat penting, karena masing-masing memainkan peranan yang penting dalam menjalankan
sistem. Dan yang utama adalah bahwa output dari sebuah sistem tertentu mempunyai hubungan yang erat dengan sistem yang lain.
2.2 Konsep Dasar Informasi
2.2.1 Pengertian Informasi
Data adalah fakta atau observasi mentah yang biasanya banyak data yang menjelaskan kegiatan tersebut. Sedangkan informasi merupakan data yang telah
diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi pemakai akhir tertentu O’Brien, 2005. Dari pengertian diatas bahwa informasi merupakan data yang
dapat dimengerti oleh pengguna dan memiliki arti. Informasi adalah suatu pengetahuan yang berguna untuk pengambilan
keputusan. Jadi, segala sesuatu yang dapat dimanfaatkan sebagai dasar pengambilan keputusan pada dasarnya dapat kita kelompokkan sebagai informasi
Nugroho, 2008. Karekteristik dari informasi adalah penerima informasi mengalami
perubahan dari kondisi State belum mengetahui. Informasi yang benar dan baru dapat mengkoreksi dan mengkonfirmasi informasi sebelumnya. Informasi juga
dapat dikatakan sebagai data yang telah diproses, yang mempunyai nilai tentang tindakan dan keputusan.
Pengolahan informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual dan pengolah informasi ini dapat meliputi elemen-elemen komputer,
elemen-elemen non-komputer atau kombinasinya.
2.2.2 Kualitas Informasi
Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal yaitu Kadir, 2003:
1. Informasi harus tepat, akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan jelas mencerminkan maksudnya, informasi dikatakan akurat jika seluruh kebutuhan informasi
terpenuhi dan tepat tersampaikan pada user akhir end user. 2.
Informasi harus tepat waktu Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi
yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan.
3. Informasi harus relevan
Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi tiap-tiap informasi bagi orang yang satu dengan orang yang lainnya itu berbeda.
Informasi yang berkualitas akan mampu menunjukkan relevansi kejadian masa lalu, hari ini, dan masa depan sebagai sebuah bentuk aktivitas yang
konkrit dan mampu dilaksanakan dan dibuktikan oleh siapa saja.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware
, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan sistem informasi dalam sebuah
organisasi O’Brien, 2005. Dari pengertian diatas sistem informasi merupakan gabungan dari
beberapa elemen-elemen yang digunakan untuk memberikan informasi yang berarti.
2.3.2 Piramida Sistem Informasi
Terdapat tiga alasan mendasar untuk semua aplikasi bisnis dalam teknologi informasi, yaitu :
1. Mendukung proses dan operasi bisnis
2. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan managernya
3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif
2.3.3 Manfaat Sistem Informasi
Ada tiga manfaat sistem informasi Ladjamudin, 2005: 1.
Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengelola transaksi- transaksi, mengurangi biaya, dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu
produk atau pelayanan mereka. 2.
Bank menggunakan sistem informasi untuk mengelola nasabah dan membuat berbagai rekening Koran dan transaksi yang terjadi.
3. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan
persediaaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
2.3.4 Komponen Sistem Informasi
Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti
Kadir, 2003:
1. Perangkat keras hardware
Mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer. 2.
Perangkat lunak software Peranti lunak atau program merupakan sekumpulan instruksi yang
memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data. 3.
Prosedur Sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan
pembangkitan keluaran yang dikehendaki. 4.
Orang Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem
informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi. 5.
Basis Data database Sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan
penyimpanan data. 6.
Jaringan komputer dan komunikasi data
Sistem penghubung yang memungkinkan sumber resource dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
Pada prakteknya tidak semua sistem informasi mencakup keseluruhan komponen-komponen tersebut.
2.3.5 Kerangka Kerja Sistem Informasi
Gambar 2.2 Kerangka Kerja Sistem Informasi
Sumber: Hall, 2007
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi
2.4.1 Definisi Akuntansi
Akuntansi accounting merupakan proses identifikasi, pencatatan, dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi dari suatu entitas. Secara umum terdapat
tiga aktivitas dalam akuntansi, yaitu sebagai berikut Wibowo dkk, 2002: 1.
Aktivitas identifikasi identifying. Dalam aktivitas ini akan dilakukan identifikasi terhadap transaksi yang terjadi dalam suatu entitas. Dari proses
ini akan dapat diklasifikasikan apakah suatu transaksi merupakan transaksi ekonomikeuangan atau nonekonomi.
2. Aktivitas pencatatan recording. Dalam aktivitas ini semua transaksi
ekonomi telah diidentifikasi pada tahap pertama akan dicatat secara kronologis dan sistematis dengan ukuran nilai moneter tertentu.
3. Aktivitas komunikasi communicating. Dalam aktivitas ini akan
dilakukan pelaporan dan pendistribusian terhadap informasi akuntansi yang berupa laporan keuangan kepada para pemakai laporan keuangan.
2.4.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi SIA adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.
Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan. SIA mewujudkan perubahan ini apakah secara manualterkomputerisasi Sutabri,
2004.
2.4.3 Subsistem Sistem Informasi Akuntansi SIA
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi
keuangan. SIA terdiri atas tiga subsistem, yaitu Hall, 2007: 1.
Sistem pemrosesan transaksi transaction processing system-TPS Yaitu yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen
serta pesan untuk para pengguna di seluruh perusahaan. 2.
Sistem buku besarpelaporan keuangan general ledgerfinancial reporting system-
GLFRS Yaitu yang menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba rugi,
neraca, arus kas, pengembalian pajak, serta berbagai laporan lainnya yang disyaratkan oleh hukum.
3. Sistem pelaporan manajemen management reporting system-MRS
Yaitu yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
2.4.3.1 Sistem Pemrosesan Transasksi
Sistem pemrosesan transaksi transaction processing system-TPS penting untuk keseluruhan fungsi dari sistem informasi karena Hall, 2007:
a. Mengonversikan berbagai kegiatan ekonomi ke dalam transaksi keuangan.
b. Mencatat berbagai transaksi keuangan ke dalam catatan akuntansi jurnal dan
buku besar.
c. Mendistribusikan informasi keuangan yang penting untuk personel
operasional dalam mendukung operasi hariannya. Sistem pemrosesan transaksi berhubungan dengan berbagai kegiatan bisnis
yang sering terjadi. Dalam satu hari tertentu, perusahaan dapat memproses ribuan transaksi. Agar dapat memprosesnya secara efisien, berbagai transaksi yang
hampir sama akan dikelompokkan menjadi satu ke dalam beberapa siklus transaksi. TPS terdiri atas tiga siklus transaksi yaitu siklus pendapatan, siklus
pengeluaran, dan siklus konversi. Tiap siklus menangkap dan memproses berbagai transaksi keuangan yang berbeda jenisnya.
2.4.3.2 Sistem Buku BesarPelaporan Keuangan
Sistem buku besar General LedgerSystem-GLS dan sistem pelaporan keuangan Financial Reporting System-FRS adalah dua subsistem yang erat
hubungannya satu sama lain. Akan tetapi, karena interdependensi operasional keduanya, maka keduanya secara umum dipandang sebagai satu sistem
terintegrasi-GLFRS. Banyaknya input ke bagian GL dari sistem tersebut berasal dari berbagai siklus transaksi. Ringkasan mengenai aktivitas siklus transaksi
diproses oleh GLS untuk memperbaharui sistem pengendalian buku besar. Kegiatan lainnya yang tidak rutin, seperti transaksi saham, merger, dan
penyelesaian tuntutan hukum, yang tidak termasuk dalam siklus pemrosesan formal manapun, juga masuk ke GLS melalui berbagai sumber lain. Sistem
pelaporan keuangan mengukur dan melaporkan kondisi sumber daya keuangan serta
berbagai perubahan
atas dasar
sumber daya
tersebut. FRS
mengkomunikasikan informasi ini terutama untuk pengguna eksternal. Jenis
laporan ini disebut sebagai nondiskresioner nondiscretionary karena perusahaan memiliki sedikit atau tidak memiliki sama sekali pilihan dalam informasi yang
disediakannya. Kebanyakan dari informasi ini terdiri atas berbagai laporan keuangan tradisional, pengembalian pajak, serta berbagai dokumen hukum
lainnya Hall, 2007.
2.4.3.3 Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem pelaporan manajemen management reporting system-MRS memberikan informasi keuangan internal yang dibutuhkan untuk mengelola
bisnis. Para manajer harus menangani dengan berbagai masalah bisnis harian, demikian juga perencanaan dan pengendalian operasinya. Para manajer
membutuhkan informasi yang berbeda untuk berbagai jenis keputusan yang harus mereka buat. Laporan yang umum dihasilkan oleh MRS meliputi anggaran,
laporan kinerja, analisis biaya-volume-laba cost-volume-profit analysis, serta berbagai laporan yang menggunakan data biaya saat ini bukan yang histories.
Jenis laporan semacam ini disebut sebagai laporan diskresioner discretionary karena perusahaan dapat memilih informasi apa yang akan dilaporkan dan cara
menyajikannya Hall, 2007.
2.5 Chart Of Account COA
Chart of account COA merupakan suatu daftar kode perkiraan-perkiraan
seperti aset, ekuitas, pendapatan dan belanjabeban dalam suatu entitas sektor publik. Sebagai tambahan informasi terhadap kode perkiraan, setiap daftar bagan
akun mendeskripsikan isi dari akun tersebut, termasuk transaksi-transaksi khusus yang berpengaruh terhadap saldonya Bastian, 2006.
Menurut Yunarto, 2006, Chart of account adalah kumpulan account number
nomor perkiraan yang dipakai perusahaan. Account number adalah nomor perkiraan yang digunakan untuk menggolongkan transaksi-transaksi
sejenis. Di dalam suatu account number biasanya terdapat informasi tempat terjadinya pendapatan atau biaya cost center dan nama perkiraannya. Setiap
perusahaan memiliki pola dan format chart of account yang berbeda-beda.
2.6 Konsep Dasar Anggaran
2.6.1 Pengertian Anggaran
Anggaran adalah suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif yang diukur dalam satuan mata uang tertentu dan satuan ukuran lain Mulyadi,
2001. Hal serupa dikemukakan Muljono, 2002 bahwa anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan
perusahaan yang dinyatakan dalam unit satuan moneter yang berlaku untuk jangka waktu periode tertentu yang akan datang.
Anggaran adalah rencana detail mengenai perolehan dan penggunaan keuangan maupun sumber daya organisasi lainnya pada periode tertentu yang
telah ditentukan. Selain itu, anggaran juga merupakan representasi dari perencanaan masa depan organisasi atau perusahaan yang disusun dalam bentuk
laporan formal secara kuantitatif sukoco, 2007. Menurut Usry, 2004, anggaran adalah pernyataan terkuantifikasi dan
tertulis dari rencana manajemen. Seluruh tingkatan manajemen seharusnya terlibat
dalam membuatnya. Anggaran yang dapat dilaksanakan akan meningkatkan koordinasi pekerja, klarifikasi kebijakan dan kristalisasi rencana.
2.6.2 Manfaat Anggaran
Kegunaan anggaran adalah untuk perencanaan dan pengendalian, evaluasi kinerja dan untuk mengarahkan perilaku manajer dan karyawan Darsono dan
Purwanti, 2008 Anggaran memiliki 5 peranan penting dalam mempengaruhi perilaku
individu-individu dan kelompok di setiap tingkatan proses manajemen di antaranya Usry, 2004:
1. Menetapkan sasaran
2. Memberikan informasi kepada individu-individu mengenai apa yang harus
diberikan untuk mencapai sasaran 3.
Motivasi kinerja yang di inginkan 4.
Evaluasi kinerja 5.
Memberikan saran kapan tindakan koreksi sebaiknya diambil. Ada dua hal yang perlu dicermati berkaitan dengan anggaran, yaitu
perencanaan dan pengontrolan biaya. Perencanaan mencakup pengembangan tujuan dan mempersiapkan berbagai anggaran untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Pengontrolan mencakup langkah-langkah yang akan diambil pihak manajemen untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan
yang telah ditetapkan melalui kontribusi semua bagian di dalam organisasi.