sia-sia. Perbedaan antara biaya aktual dan yang dianggarkan dikenal dengan variance
. Variance yang yang cukup besar perlu menjadi perhatian Manajer Administrasi dan diharapkan mereka telah menyiapkan langkah antisipasi
yang dapat mengurangi variance itu. 3.
Membantu pembaca meringkaskan informasi laporan sebanyak mungkin
. Penulisan laporan anggaran akan membantu manajer atau eksekutif yang sibuk dengan meringkaskan informasi yang ditampilkan pada laporan
tersebut. Pada umumnya, karena laporan ditampilkan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, maka hanya ringkasan yang dibutuhkan. Namun
sebaiknya perlu disiapkan pula laporan yang detail apabila pimpinan memerlukan penjelasan lebih lanjut mengenai kegiatan administrasi tertentu
yang memiliki variance cukup besar dibandingkan anggaran yang telah ditetapkan.
4. Laporan harus mengandung informasi yang dapat memberikan
penjelasan . Untuk membantu pembaca, penjelasan tentang laporan yang telah
disusun akan sangat berguna. Mungkin penulis mengetahui alasan mengapa pengeluaran tertentu melebihi anggaran yang telah disetujui. Penjelasan
mengenai situasi ini sebaiknya dapat dipahami oleh setiap pihak yang membaca laporan tertentu.
5. Laporan harus standar
. Membuat laporan yang berformat sama dari waktu ke waktu akan membantu pembaca. Ketika membaca format yang standar,
pembaca dapat memahami dengan cepat informasi penting yang mirip dengan laporan sebelumnya. Dengan menstandarkan format laporan akan
memudahkan pembaca membandingkan informasi yang terkandung dalam satu laporan dengan laporan lain.
2.7 Kontrol Biaya
Sukoco, 2007 menjelaskan bahwa kontrol biaya menyangkut pengeluaran terjadi ketika kegiatan administrasi perkantoran berlangsung. Kontrol
biaya diharapkan dapat menekan pengeluaran seminimal mungkin. Biasanya, jumlah waktu yang digunakan manajer administrasi perkantoran akan
mempengaruhi aktivitas kontrol biaya. Semakin sering dilakukan aktivitas pengontrolan, semakin dapat diharapkan varians yang terjadi karena pemborosan
akan semakin kecil dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Hal penting dalam pengontrolan biaya:
1. Mengembangkan standar biaya pada beberapa kegiatan administrasi
perkantoran. 2.
Mengembangkan kesadaran akan biaya yang ditimbulkan pada karyawan. 3.
Membantu pengembangan prosedur operasi yang efisien. 4.
Mengalokasikan biaya kegiatan administrasi perkantoran sesuai dengan fungsi yang dilakukan.
5. Mengetahui kegiatan administrasi perkantoran yang tidak efisien dan
mempersiapkan solusi untuk membenahinya.
2.7.1 Teknik Untuk Mengontrol Biaya Kegiatan Administrasi Perkantoran
Menurut Sukoco, 2007, untuk mengontrol biaya administrasi perkantoran, biaya kegiatan administrasi perkantoran aktual dibandingkan dengan
standar biaya yang telah ditetapkan. Jika biaya aktual melebihi perkiraan, manajer harus dapat menentukan alasan dari kondisi tersebut. Selanjutnya, manajer
administrasi dapat membuat rencana perbaikan biaya dengan mengembangkan kembali sistem dan prosedur kegiatan administrasi perkantoran hingga mencapai
tingkat kinerja yang dibutuhkan. Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol biaya
kegiatan administrasi perkantoran Sokoco, 2007:
1. Standar Biaya.
Dengan menetapkan standar biaya dari setiap kegiatan administrasi yang dilakukan, proses pengontrolan akan lebih mudah
dilakukan oleh manajer. 2.
Studi Analisis Biaya.
Cara ini digunakan untuk memperbandingkan biaya periode saat ini dengan periode sebelumnya. Jika biaya saat ini lebih besar dari
tahun lalu, maka alasan kenaikan harus diteliti. Kerena teknik ini sangat berpengaruh terhadap inflasi dan kenaikan biaya kegiatan administrasi
perkantoran, maka diperlukan dasar untuk mengetahui bahwa kenaikan biaya tersebut terjadi semata-mata diakibatkan oleh pengaruh inflasi atau karena
fungsi administrasi yang tidak efisien. 3.
Mengambil Tindakan Koreksi. Apabila biaya aktual melebihi biaya yang
telah dianggarkan, fungsi pengontrolan biaya akan sangat diperlukan untuk mengoreksi hal tersebut hingga supervisor bertanggung jawab untuk
mengambil tindakan yang tepat saat diperlukan. Karena banyak karyawan beranggapan bahwa kontrol sebagai hukuman, orang yang bertanggung jawab
atas tindakan koreksi harus menjaga keadilan dan kebebasan, karena tidak
