akan ditentukan oleh tujuan penggunaan laporan. Karena laporan setiap departemen secara berkala digabungkan untuk menghasilkan laporan anggaran
yang komprehensif, hanya sedikit detail yang mungkin akan dibandingkan tanpa
adanya penggabungan anggaran.
Tujuan dasar penganggaran adalah meningkatkan keuntungan perusahaan dengan meminimalisir pengeluaran. Sebagian besar organisasi akan meraih
keuntungan yang meningkat apabila penganggaran yang dilakukan cukup tepat serta teliti dan perbedaan biaya aktual dengan anggaran adalah minimal. Untuk
itulah beberapa jenis laporan yang dapat memperbandingkan kedua hal tersebut harus disiapkan oleh Manajer Administrasi sebagai dasar pengendalian anggaran.
2.6.3 Penyiapan Laporan Anggaran
Dalam menyiapkan laporan anggaran, beberapa hal yang perlu diperhatikan manajer adalah Sukoco, 2007:
1.
Situasi tertentu
. Karena manajer dan eksekutif mempunyai tanggung jawab yang cukup luas dan cenderung meningkat dari waktu ke waktu, mereka hanya
mempunyai sedikit waktu untuk memperhatikan seluruh kegiatan administrasi yang berjalan lancar dan sesuai rencana. Untuk itulah manajer diharapkan
hanya memperhatikan situasi tertentu yang menunjukkan aktivitas administrasi yang tidak sesuai dengan perencanaan maupun anggaran yang
telah ditetapkan sebelumnya. 2.
Ketika menampilkan angka laporan, perbandingan dasar harus disajikan
. Menampilkan angka tanpa menyajikan dasar perbandingan yang menjelaskan angka tersebut akan menjadikan perbandingan yang dilakukan
sia-sia. Perbedaan antara biaya aktual dan yang dianggarkan dikenal dengan variance
. Variance yang yang cukup besar perlu menjadi perhatian Manajer Administrasi dan diharapkan mereka telah menyiapkan langkah antisipasi
yang dapat mengurangi variance itu. 3.
Membantu pembaca meringkaskan informasi laporan sebanyak mungkin
. Penulisan laporan anggaran akan membantu manajer atau eksekutif yang sibuk dengan meringkaskan informasi yang ditampilkan pada laporan
tersebut. Pada umumnya, karena laporan ditampilkan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, maka hanya ringkasan yang dibutuhkan. Namun
sebaiknya perlu disiapkan pula laporan yang detail apabila pimpinan memerlukan penjelasan lebih lanjut mengenai kegiatan administrasi tertentu
yang memiliki variance cukup besar dibandingkan anggaran yang telah ditetapkan.
4. Laporan harus mengandung informasi yang dapat memberikan
penjelasan . Untuk membantu pembaca, penjelasan tentang laporan yang telah
disusun akan sangat berguna. Mungkin penulis mengetahui alasan mengapa pengeluaran tertentu melebihi anggaran yang telah disetujui. Penjelasan
mengenai situasi ini sebaiknya dapat dipahami oleh setiap pihak yang membaca laporan tertentu.
5. Laporan harus standar
. Membuat laporan yang berformat sama dari waktu ke waktu akan membantu pembaca. Ketika membaca format yang standar,
pembaca dapat memahami dengan cepat informasi penting yang mirip dengan laporan sebelumnya. Dengan menstandarkan format laporan akan
