standar biaya yang telah ditetapkan. Jika biaya aktual melebihi perkiraan, manajer harus dapat menentukan alasan dari kondisi tersebut. Selanjutnya, manajer
administrasi dapat membuat rencana perbaikan biaya dengan mengembangkan kembali sistem dan prosedur kegiatan administrasi perkantoran hingga mencapai
tingkat kinerja yang dibutuhkan. Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol biaya
kegiatan administrasi perkantoran Sokoco, 2007:
1. Standar Biaya.
Dengan menetapkan standar biaya dari setiap kegiatan administrasi yang dilakukan, proses pengontrolan akan lebih mudah
dilakukan oleh manajer. 2.
Studi Analisis Biaya.
Cara ini digunakan untuk memperbandingkan biaya periode saat ini dengan periode sebelumnya. Jika biaya saat ini lebih besar dari
tahun lalu, maka alasan kenaikan harus diteliti. Kerena teknik ini sangat berpengaruh terhadap inflasi dan kenaikan biaya kegiatan administrasi
perkantoran, maka diperlukan dasar untuk mengetahui bahwa kenaikan biaya tersebut terjadi semata-mata diakibatkan oleh pengaruh inflasi atau karena
fungsi administrasi yang tidak efisien. 3.
Mengambil Tindakan Koreksi. Apabila biaya aktual melebihi biaya yang
telah dianggarkan, fungsi pengontrolan biaya akan sangat diperlukan untuk mengoreksi hal tersebut hingga supervisor bertanggung jawab untuk
mengambil tindakan yang tepat saat diperlukan. Karena banyak karyawan beranggapan bahwa kontrol sebagai hukuman, orang yang bertanggung jawab
atas tindakan koreksi harus menjaga keadilan dan kebebasan, karena tidak
semua orang bereaksi sama atas tindakan koreksi. Berikut adalah beberapa
alasan biaya aktual melebihi biaya yang diperkirakan:
a. Prosedur kerja tidak efektif.
b. Karyawan tidak dilatih secara baik untuk mengerjakan tugas yang diberikan.
c. Peralatan kurang berfungsi dengan baik.
d. Perlengkapan tidak memiliki kualitas yang sesuai dengan situasi.
e. Karyawan tidak mempunyai kesadaran akan biaya yang ditimbulkan.
f. Karyawan kurang memiliki motivasi untuk bekerja pada level kinerja yang
diharapkan.
2.8 Metodologi Penelitian
2.8.1 Metode Pengumpulan Data
a. Observasi
Observasi atau observation adalah teknik pengumpulan fakta dimana analis sistem turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang
melakukan aktivitas untuk mempelajari sistem. Observasi merupakan satu dari sekian banyak teknik pengumpulan data yang efektif untuk mempelajari sebuah
sistem Whitten et al, 2004. Observasi memiliki keuntungan dan kelemahan, berikut keuntungan dan
kelemahan observasi menurut Whitten et al, 2004. Kelebihan Observasi:
1. Data yang dikumpulkan berdasarkan observasi dapat sangat reliabel. Kadang-
kadang observasi dilakukan untuk memeriksa validitas data yang dapat dilihat langsung dari individu.
2. Analis dapat melihat apa yang sebenarnya terjadi. Tugas-tugas kompleks
kadang-kadang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Melalui observasi, analis sistem dapat mengidentifikasi tugas yang hilang atau tidak digambarkan
dengan akurat oleh teknik penemuan fakta lain. Analis juga dapat menemukan data yang menjelaskan lingkungan fisik dari suatu tugas.
3. Observasi relatif tidak mahal disbanding teknik penemuan fakta yang lain.
Teknik penemuan fakta yang lain biasanya membutuhkan waktu khusus dari pekerja dan mengeluarkan banyak biaya.
4. Observasi memberi peluang kepada analis untuk melakukan pengukuran kerja.
Kelemahan Observasi: Orang biasanya merasa tidak nyaman saat diawasi, mereka mungkin akan berlaku
secara berbeda saat diobservasi. 1.
Pekerjaan yang diobservasi kemungkinan tidak memasukkan tingkat kesulitan atau volume yang biasanya dialami selama periode waktu tersebut.
2. Beberapa aktivitas sistem dapat terjadi disaat yang tidak wajar, membuat
penjadwalan menjadi tidak nyaman bagi analis sistem. 3.
Tugas yang sedang diobservasi adalah subyek untuk berbagai tipe interupsi. 4.
Beberapa tugas mungkin tidak selalu dilakukan dengan cara seperti yang diobservasi oleh analis sistem.
